ՄուտքՔանի՞ տարի են պահվում տարեկան ֆինանսական հաշվետվությունները: Փաստաթղթերի պահպանում
Հաշվապահական փաստաթղթերը կազմում են կազմակերպության ընդհանուր փաստաթղթային հոսքի մինչև 80%-ը: Պահպանում և ժամանակին ոչնչացում հաշվապահական փաստաթղթեր- հրատապ խնդիր շատ հաշվապահների համար: Ավելի հաճախ Հատուկ ուշադրությունպահպանման կարգի և ժամկետների առումով վճարվում է օրենսդրության պահանջներին հաշվապահական փաստաթղթեր. Հենց այս երկու հարցերը կփորձի բացահայտել արխիվային Delis Archive ընկերության փորձագետը։
1. Հաշվապահական հաշվառման փաստաթղթերի պահպանման կարգը՝ ինչու՞ պահել փաստաթղթերը:
Փաստաթղթերի պահպանման կարգը կարգավորվում է հետևյալ հիմնական փաստաթղթերով.
- 2004 թվականի հոկտեմբերի 22-ի թիվ 125-FZ դաշնային օրենքը «Արխիվացման մասին». Ռուսաստանի Դաշնություն»;
- կազմակերպության արխիվի աշխատանքի հիմնական կանոնները` հաստատված Դաշնային արխիվի 2002 թվականի փետրվարի 6-ի որոշմամբ (այսուհետ` Հիմնական կանոններ).
- գործունեության ընթացքում ստեղծված տիպիկ կառավարչական արխիվային փաստաթղթերի ցանկը պետական մարմիններ, տեղական ինքնակառավարման մարմինները և կազմակերպությունները, նշելով պահպանման ժամկետները, հաստատված Ռուսաստանի Դաշնության Մշակույթի նախարարության 2010 թվականի օգոստոսի 25-ի N 558 հրամանով.
- հաշվապահական հաշվառման մեջ փաստաթղթերի և աշխատանքի ընթացքի վերաբերյալ գործող կանոնակարգը, որը հաստատվել է ԽՍՀՄ ֆինանսների նախարարության 1983 թվականի հուլիսի 29-ի թիվ 105 հրամանով:
Հաշվապահական փաստաթղթերի պահպանման կարգը սահմանվում է 1996 թվականի նոյեմբերի 21-ի «Հաշվապահական հաշվառման մասին» N 129-FZ դաշնային օրենքով, ինչպես նաև. հարկային կոդըՌԴ.
1996 թվականի նոյեմբերի 21-ի «Հաշվապահական հաշվառման մասին» N 129-FZ Դաշնային օրենքի 17-րդ հոդվածը սահմանում է, որ կազմակերպությունները պարտավոր են վարել հաշվապահական փաստաթղթեր (առաջնային հաշվապահական փաստաթղթեր, որոնց հիման վրա ընկերությունը վարում է հաշվապահական հաշվառում, գրանցամատյաններ. հաշվառում, ֆինանսական հաշվետվություններ) պետական արխիվային գործի կազմակերպման կանոններով սահմանված ժամկետներում, բայց միևնույն ժամանակ պահպանման նվազագույն ժամկետը չի կարող պակաս լինել հինգ տարուց:
Նմանատիպ պահանջ է սահմանվում Ռուսաստանի Դաշնությունում հաշվապահական հաշվառման և հաշվառման կանոնակարգի 98-րդ կետում, որը հաստատվել է Ռուսաստանի ֆինանսների նախարարության 1998 թվականի հուլիսի 29-ի N 34n հրամանով:
Ռուսաստանի Դաշնության հարկային օրենսգիրքը հարկ վճարողներին պարտավորեցնում է ապահովել հաշվապահական հաշվառման անվտանգությունը և հարկային հաշվառումև հարկերի հաշվարկման և վճարման համար անհրաժեշտ այլ փաստաթղթեր: Սա վերաբերում է նաև եկամուտների, ծախսերի, ինչպես նաև հարկերի վճարումը (պահումը) հաստատող փաստաթղթերին։ Անհատ ձեռնարկատերերՊարզեցված հարկային համակարգ կիրառելը պետք է համապատասխանի սույն կանոնին, եթե օրենքով այլ պայմաններ նախատեսված չեն:
Առանձնահատուկ ուշադրություն պետք է դարձնել Տիպիկ կառավարչական արխիվային փաստաթղթերի ցանկ, որը ձևավորվել է պետական \u200b\u200bմարմինների, տեղական ինքնակառավարման մարմինների և կազմակերպությունների գործունեության ընթացքում, նշելով պահպանման ժամկետները, հաստատված Ռուսաստանի Դաշնության Մշակույթի նախարարության 2010 թվականի օգոստոսի 25-ի N 558 հրամանով (այսուհետ՝ Ցուցակ) .
Այս ցանկը ներառում է ստանդարտ կառավարչական արխիվային փաստաթղթեր, որոնք ստեղծվել են պետական մարմինների, տեղական ինքնակառավարման մարմինների և կազմակերպությունների գործունեության ընթացքում նույն տեսակի (բոլոր կամ մեծ մասի համար ընդհանուր) կառավարչական գործառույթների իրականացման ընթացքում՝ անկախ սեփականության ձևից՝ նշելով պահպանման ժամկետները: . Ցանկը պարունակում է փաստաթղթեր՝ խմբավորված բաժիններով, որոնք կազմվել են փաստերի գրանցման ժամանակ տնտեսական կյանքըկազմակերպություններ և դրա օգտագործման հրահանգներ: Ցանկում հատկացված բաժինների թվում, մասնավորապես, կա 4-րդ «Հաշվապահական հաշվառում և հաշվետվություն» բաժինը, որը պարունակում է 4.1 ենթաբաժիններ: «Հաշվապահական հաշվառում և հաշվետվություն» և 4.2. «Վիճակագրական հաշվառում և հաշվետվություն».
Հաշվապահական փաստաթղթերի պահպանման ժամկետները ավտոմատ կերպով որոշելու համար խորհուրդ ենք տալիս օգտագործել անվճար Archivist Online ծառայությունը, որը փաստաթղթեր է որոնում երեք հիմնական ցուցակներում, ներառյալ տիպիկ կառավարչական արխիվային փաստաթղթերի ցանկը, որը հաստատված է Ռուսաստանի Դաշնության Մշակույթի նախարարության օգոստոսի օգոստոսի հրամանով: 25, 2010։
Հարկ է նաև նշել, որ 2004 թվականի հոկտեմբերի 22-ի թիվ 125-FZ «Ռուսաստանի Դաշնությունում արխիվացման մասին» Դաշնային օրենքի 5-րդ հոդվածի համաձայն, բոլոր փաստաթղթերը ներառված են արխիվային փաստաթղթերում՝ անկախ դրանց կրիչի տեսակից: Սա նշանակում է, որ փաստաթղթերի պահպանումը վերաբերում է ինչպես թղթային, այնպես էլ էլեկտրոնային փաստաթղթերին:
Խնդրում ենք նկատի ունենալ, որ 2013 թվականի հունվարի 1-ից ուժի մեջ է մտնում 2011 թվականի դեկտեմբերի 6-ի «Հաշվապահական հաշվառման մասին» թիվ 402-FZ դաշնային օրենքը, որի 29-րդ հոդվածում նշված է, որ առաջնային. հաշվապահական փաստաթղթեր, հաշվապահական գրանցամատյանները, հաշվապահական (ֆինանսական) հաշվետվությունները ենթակա են պահպանման տնտեսվարող սուբյեկտպետական արխիվների կազմակերպման կանոններով սահմանված ժամկետներում, բայց ոչ պակաս, քան հաշվետու տարվանից հինգ տարի հետո: Սա համապատասխանեցնում է հարկային և հաշվապահական օրենսդրության նախկինում գործող նորմերին։
Հաշվապահական հաշվառման քաղաքականության փաստաթղթերը, տնտեսվարող սուբյեկտի ստանդարտները, հաշվապահական հաշվառման կազմակերպման և վարման հետ կապված այլ փաստաթղթեր, ներառյալ էլեկտրոնային փաստաթղթերի վերարտադրումն ապահովող գործիքները, ինչպես նաև էլեկտրոնային ստորագրության իսկությունը, ենթակա են պահպանման տնտեսվարողի կողմից: կազմակերպություն առնվազն հինգ տարվա ընթացքում այն տարվանից հետո, երբ դրանք վերջին անգամ օգտագործվել են հաշվապահական (ֆինանսական) հաշվետվություններ պատրաստելու համար:
2. Պատասխանատվություն հաշվապահական հաշվառման փաստաթղթերի ոչ պատշաճ պահպանման համար
Առաջին հերթին ղեկավարը պատասխանատու է կազմակերպության փաստաթղթերի, ներառյալ առաջնային հաշվապահական փաստաթղթերի պահպանման կազմակերպման համար: Պատասխանատվությունը նաև առաջնային հաշվապահական փաստաթղթերի, հաշվապահական գրանցամատյանների և ֆինանսական հաշվետվությունների անվտանգության համար է Գլխավոր հաշվապահհաստատություններ։
Փաստաթղթերը կարող են կորցնել բնական աղետների կամ երրորդ անձանց անօրինական գործողությունների հետևանքով: Եթե ինչ-որ մեկի անօրինական գործողությունների (օրինակ՝ գողության) արդյունքում փաստաթղթեր են կորել, ապա այդ փաստը պետք է հաստատվի իրավապահ մարմինների կողմից։ Բնական աղետների հետևանքով փաստաթղթերի կորուստը նույնպես համապատասխան մարմինների կողմից ընթացք է ստանում։ Հրդեհի դեպքում դա կարող է լինել հրդեհային մարմինների վկայական:
Հաշվապահական առաջնային փաստաթղթերը կորցնելու դեպքում կազմակերպության ղեկավարը, Փաստաթղթերի և փաստաթղթերի կառավարման կանոնակարգի 6.8 կետի համաձայն, իր հրամանով նշանակում է կորստի պատճառներն ուսումնասիրող հանձնաժողով:
Ցանկացած բիզնես գործարքի կատարումը հիմնավորող առաջնային փաստաթղթերի բացակայությունը, համաձայն Արվեստի: Ռուսաստանի Դաշնության հարկային օրենսգրքի 120-ը վերաբերում է եկամուտների և ծախսերի հաշվառման կանոնների կոպիտ խախտումներին, ինչը նշանակում է.
- առաջնային փաստաթղթերի, հաշիվ-ապրանքագրերի կամ հաշվապահական գրանցամատյանների բացակայություն.
- համակարգված (օրացուցային տարվա ընթացքում երկու կամ ավելի անգամ) ժամանակին կամ սխալ արտացոլում հաշիվների և բիզնես գործարքների մասին հաշվետվություններում. Փող, նյութական ակտիվներ, ոչ նյութական ակտիվներԵվ ֆինանսական ներդրումներհարկատու.
Ինչ վերաբերում է հաշվապահական հաշվառման փաստաթղթերի պահպանման կանոններին չհամապատասխանելու պատասխանատվությունին, ապա դա կարող է լինել ինչպես վարչական, այնպես էլ հարկային: Ինչպես նշվեց վերևում, առաջնային փաստաթղթերի, հաշվապահական գրանցամատյանների բացակայությունը եկամուտների, ծախսերի, հարկման օբյեկտների հաշվառման կանոնների կոպիտ խախտում է և ենթադրում է տուգանք 5000-ից մինչև 15000 ռուբլի չափով: (Ռուսաստանի Դաշնության հարկային օրենսգրքի 120-րդ հոդված):
Վարչական տուգանք այս դեպքում կարող է կիրառվել ինչպես փաստաթղթերի պահպանման արխիվային պահանջների խախտման համար (Վարչական իրավախախտումների վերաբերյալ օրենսգրքի 13.20-րդ հոդված՝ 300-500 ռուբլի), այնպես էլ հաշվապահական հաշվառման կանոնների կոպիտ խախտման համար, եթե դրա բացակայության պատճառով: փաստաթղթերը ֆինանսական հաշվետվությունները(Վարչական իրավախախտումների վերաբերյալ օրենսգրքի 15.11-րդ հոդված - 2000-3000 հազար ռուբլի):
Փաստաթղթերի ոչնչացումն առանց դրանց պահպանման ժամկետների անօրինական էև ենթադրում է վարչական պատասխանատվություն: Արվեստի համաձայն. Ռուսաստանի Դաշնության Վարչական իրավախախտումների վերաբերյալ օրենսգրքի 13.20-ը վարչական տույժեր է սահմանում նախազգուշացման կամ վարչական տուգանքի ձևով փաստաթղթերի պահպանման, լրացման, հաշվառման կամ օգտագործման կանոնների խախտման համար:
3. Փաստաթղթերի ոչնչացում` ելնելով դրանց պահպանման ժամկետներից
Համաձայն 1995 թվականի հունվարի 19-ի N 2 Դաշնային արխիվի հրամանով հաստատված հաստատության, կազմակերպության, ձեռնարկության մշտական փորձագիտական հանձնաժողովի մասին օրինակելի կանոնակարգի 1.1 կետի` ընթացքում ստեղծված փաստաթղթերի արժեքի քննության համար: կազմակերպության գործունեությունը, դրանց ընտրությունը և պատրաստումը հանրային պահեստ տեղափոխելու համար Կազմակերպությունն արխիվներում ստեղծում է մշտական փորձագիտական հանձնաժողով:
Այն ներառում է ընկերության բոլոր գոյություն ունեցող կառուցվածքային ստորաբաժանումների ամենաորակյալ մասնագետները, ովքեր կարող են գնահատել որոշակի տեսակի փաստաթղթերի արժեքը: Փորձագիտական հանձնաժողովի կազմը հաստատում է կազմակերպության ղեկավարը: Կազմակերպությունում փորձագիտական հանձնաժողովն է, որը զբաղվում է մշտական և ժամանակավոր պահպանման փաստաթղթերի ընտրությամբ, որոշում է կայացնում նաև այն փաստաթղթերի ոչնչացման մասին, որոնց պահպանման ժամկետները լրացել են։
Այս փորձագիտական հանձնաժողովը ուսումնասիրում է փաստաթղթերի արժեքը արխիվային պահպանման համար նախապատրաստելու փուլում և ընտրում է կազմակերպության փաստաթղթերը հետագա պահպանման և ոչնչացման համար: Ըստ այդմ, լուծարային հանձնաժողովը պետք է ստեղծի փորձագիտական հանձնաժողով և անցկացնի կազմակերպության բոլոր առկա փաստաթղթերի փորձաքննություն։
Փաստաթղթերի փորձաքննության արդյունքների հիման վրա լուծարային հանձնաժողովը պետք է կազմակերպի փաստաթղթերի ոչնչացման կարգը, որոնց պահպանման ժամկետը լրացել է: Փաստաթղթերի ֆիզիկական ոչնչացման սկզբունքները սահմանված են 9.9 կետում: Ռուսաստանի Դաշնության ազգային ստանդարտ «Տեղեկատվության, գրադարանավարության և հրատարակչության ստանդարտների համակարգ. Փաստաթղթերի կառավարում. Ընդհանուր պահանջներ. ԳՕՍՏ Ռ ԻՍՕ 15489-1-2007, հաստատված Ռոստեխռեգուլիրովանիեի 12.03.2007թ. N 28-րդ հրամանով:
Համաձայն 2004 թվականի հոկտեմբերի 22-ի «Ռուսաստանի Դաշնությունում արխիվացման մասին» N 125-FZ դաշնային օրենքի, երբ լուծարվում են հասարակական կազմակերպությունները, արխիվային փաստաթղթերը, անձնակազմի մասին փաստաթղթերը, ինչպես նաև արխիվային փաստաթղթերը, ժամկետները, որոնք ձևավորվել են. նրանց գործունեությունը և ներառված Ռուսաստանի Դաշնության արխիվային ֆոնդում, որի ժամանակավոր պահպանման ժամկետը չի լրացել, լուծարային հանձնաժողովի կողմից կարգով փոխանցվում են համապատասխան պետական կամ քաղաքային արխիվ՝ լուծարային հանձնաժողովի և լուծարային հանձնաժողովի միջև համաձայնության հիման վրա պահպանելու համար։ պետական կամ քաղաքային արխիվ: Միաժամանակ լուծարման հանձնաժողովը կազմակերպում է լուծարված կազմակերպության արխիվային փաստաթղթերի պատվիրումը։
Ուստի, եթե փաստաթղթերի պահպանման ժամկետը չի լրացել, ապա լուծարային հանձնաժողովը պետք է համապատասխան պայմանագրով կազմակերպի դրանց պատվիրումը և տեղափոխումը պետական կամ քաղաքային արխիվ:
Եթե կազմակերպությունը պետական, քաղաքային արխիվների ձեռքբերման աղբյուր չէ, ապա փաստաթղթերի ոչնչացումն իրականացվում է առանց արխիվային իշխանությունների համաձայնության։
Պետական արխիվ փաստաթղթեր չփոխանցող կազմակերպություններում ոչնչացման ենթակա փաստաթղթերը որոշվում են միայն մշտական պահպանման համար գործերի գույքագրման տարեկան բաժինները կազմելուց հետո, իսկ անձնակազմի համար՝ միայն կազմակերպության ղեկավարի կողմից հաստատվելուց հետո:
Փաստաթղթերի ոչնչացում ժամկետանցՊահպանումը պարտադիր է կազմվում փորձագիտական հանձնաժողովի կողմից կազմված ակտով և հաստատվում է կազմակերպության ղեկավարի կողմից: Նման ակտի միասնական ձև չկա, ուստի կազմակերպությունը պետք է մշակի իր ձևը (ակտը պետք է պարունակի բոլոր մանրամասները, որոնք ներառված են N 129-FZ օրենքով) և ամրագրի դրա օգտագործումը ընկերության հաշվապահական քաղաքականության մեջ: Եվս մեկ անգամ հիշեցնում ենք, որ ակտի ինքնուրույն մշակված ձևում պետք է առկա լինեն բոլոր այն մանրամասները, որոնք ներառված են N 129-FZ օրենքով պարտադիր:
Փաստաթղթերը ոչնչացվում են միայն այն դեպքում, եթե նշված ժամկետըգույքագրում. Եթե փաստաթղթերով նախատեսված ժամկետը չի վերանայվում, դրանք չեն կարող ոչնչացվել: Փաստաթղթերի պահպանման ժամկետի սկիզբը դրանց կազմման (կամ հաշվի առնելու) տարվան հաջորդող տարվա հունվարի 1-ն է: Օրինակ՝ 2010 թվականին կազմված գործերի համար պահման ժամկետի հաշվարկը սկսվում է 2011 թվականի հունվարի 1-ից։
Նշենք նաև, որ անկախ նրանից՝ կազմակերպությունը հանդիսանում է պետական արխիվների ձեռքբերման աղբյուր, թե ոչ, ոչնչացման համար ֆայլերի տրամադրումը կարող է իրականացվել մասնագիտացված (արխիվային) ընկերության կողմից։ Այս մոտեցումը թույլ է տալիս.
- նվազագույնի հասցնել ոչնչացման համար փաստաթղթերի սխալ (ապօրինի) ընտրության ռիսկը կամ այն փոխանցել երրորդ կողմի կազմակերպությանը.
- նվազեցնել հաշվապահի վրա ոչ հիմնական բեռը.
- զգալիորեն բարձրացնել ոչնչացման դեպքերի ընտրության արդյունավետությունը.
- Օրենքի նորմերին խստորեն պատրաստել ոչնչացման գործերը հատկացնելու մասին ակտ.
Փաստաթղթերը պահելու համար կազմակերպությունը կարող է կամ օգտվել մասնագիտացված արխիվային ընկերության ծառայություններից (փաստաթղթերի պահեստավորում տեղում), կամ ստեղծել իր սեփական արխիվը: Արխիվ ստեղծելու կազմակերպության իրավունքը ամրագրված է 2004 թվականի հոկտեմբերի 22-ի «Ռուսաստանի Դաշնությունում արխիվային գործերի մասին» N 125-FZ դաշնային օրենքով:
Եթե կազմակերպությունը փաստաթղթերը պահում է տանը, ապա այդ նպատակների համար ընկերությունը պետք է առանձնացնի առանձին սենյակ, որը սովորաբար հագեցած է հատուկ դարակներով կամ դարակներով: Եթե արխիվի սենյակում պատուհաններ կան, ապա դրանք պետք է վարագույրով կամ շերտավարագույրներով տեղադրվեն, այլապես հնարավոր չի լինի փաստաթղթերը պաշտպանել լույսի ազդեցությունից, ուստի չի բացառվում դրանց գունաթափումը։ Բացի այդ, այդ նպատակների համար, դարակների փոխարեն, կարող եք օգտագործել կույր պահարաններ:
Ցանկալի է պատուհանների բացվածքները մետաղական ճաղավանդակներով սարքավորել, հատկապես, եթե պահեստը գտնվում է առաջին կամ ներս առաջին հարկշենքերը, բացի այդ, ավելի լավ է արխիվում մետաղական դուռ տեղադրել: Նման միջոցները կազմակերպությանը թույլ կտան խուսափել չարտոնված մուտքից արխիվի տարածք:
Որպեսզի շատ ժամանակ չծախսենք որոնումների վրա պահանջվող փաստաթղթեր, կազմակերպությունը պետք է մշակի գործերի նոմենկլատուրա, որի պատճենը պետք է տեղադրվի հենց արխիվի տարածքում։
Խնդրում ենք նկատի ունենալ, որ հաշվապահական հաշվառման բաժնից, ինչպես նաև ընկերության արխիվից հաշվապահական փաստաթղթերի տրամադրումը կազմակերպության կառուցվածքային այլ ստորաբաժանումների աշխատակիցներին, որպես կանոն, չի թույլատրվում: IN առանձին դեպքերփաստաթղթերը կարող են տրվել, բայց միայն գլխավոր հաշվապահի թույլտվությամբ:
Կայքից դուրս փաստաթղթերի պահպանումը, որը վերը նշված է, այն է արդյունավետ մեթոդհաշվապահական հաշվառման արխիվի կազմակերպում, որը նախատեսում է հաշվապահական հաշվառման փաստաթղթերը պահեստավորման համար տեղափոխել մասնագիտական արխիվ, որը հագեցած է. ժամանակակից սարքավորումներ(արխիվային դարակաշարեր, մասնագիտացված տուփեր, մուտքի վերահսկման և հրդեհային անվտանգության համակարգեր): Այս տեխնոլոգիայի հիմնական առավելություններն են.
- հաշվապահի վրա ոչ հիմնական ծանրաբեռնվածության կրճատում.
- պաշտպանություն գաղտնի տեղեկատվության չարտոնված մուտքից.
- կարևոր փաստաթղթերի անվտանգություն;
- նվազեցնել ձեր սեփական արխիվը սարքավորելու և դրա հետագա պահպանման հետ կապված ծախսերը.
- գրասենյակային տարածքի ազատում.
Քանի՞ տարի պահել հաշվապահական փաստաթղթերը
Հետ դեպի
Հաշվապահությունը ցանկացած ընկերության ամենաթղթային բաժինն է: Բայց պետք է գրագետ ազատվել բոլոր տեսակի փաստաթղթերից։ Նրանք պետք է պահվեն առնվազն մի քանի տարի: Իսկ որոշ փաստաթղթեր 75 տարի հնարավոր չէ ոչնչացնել։ Ուրեմն ինչքա՞ն պետք է «ապրեն» հաշվապահական փաստաթղթեր?
Որքա՞ն ժամանակ պահել փաստաթղթերը
Իհարկե, փաստաթղթերը պետք է պահպանվեն առնվազն այնքան ժամանակ, որքան դրանք կարող են պահանջվել: հարկային տեսուչներըստուգելիս. Ռուսաստանի Դաշնության 89-րդ հոդվածի 4-րդ կետի հիման վրա կարող է ստուգվել ստուգման որոշումը կայացնելու տարվան նախորդող երեք օրացուցային տարին չգերազանցող ժամկետ: Սա նշանակում է, որ պետք է պահպանվեն նախորդ երեք տարիների փաստաթղթերը։
Մինչդեռ հարկային օրենսդրությունն այս ժամկետին ևս մեկ տարի է ավելացնում։ Ռուսաստանի Դաշնության հարկային օրենսգրքի 23-րդ հոդվածի 1-ին կետի 8-րդ ենթակետի համաձայն, հարկ վճարողները պարտավոր են չորս տարվա ընթացքում ապահովել հարկերի հաշվարկման և վճարման համար անհրաժեշտ փաստաթղթերի անվտանգությունը: Դրանք ներառում են հաշվապահական և հարկային հաշվառման տվյալները, ինչպես նաև եկամուտների ստացումը, ծախսերի կատարումը և հարկերի վճարումը (պահումը) հաստատող փաստաթղթերը: Նմանատիպ պահանջ է դրված հարկային գործակալներ(Ռուսաստանի Դաշնության հարկային օրենսգրքի 5-րդ ենթակետ, 3-րդ կետ, 24-րդ հոդված): Իսկ ո՞ր պահից հաշվել քառամյա ժամկետը։
Հարկերը հաշվարկվում են հարկային ժամանակաշրջանների արդյունքների հիման վրա (Ռուսաստանի Դաշնության հարկային օրենսգրքի 55-րդ հոդվածի 1-ին կետ): Ստացվում է, որ քառամյա ժամկետը պետք է հաշվել հարկային ժամանակաշրջանի ավարտի հաջորդ օրվանից։ Օրինակ՝ վերցնենք ԱԱՀ-ն՝ մինչև ե՞րբ պետք է պահեք IV եռամսյակի այս հարկի հաշվարկների հետ կապված փաստաթղթերը։ Չորս տարի ժամկետը կսկսվի 2005 թվականի հունվարի 1-ին և կավարտվի դեկտեմբերի 31-ին: Պարզվում է, որ 2008 թվականին անհրաժեշտ է փաստաթղթեր պահել. Այսինքն՝ տակը չընկնող տարի դաշտային ստուգում.
Փաստաթղթերի պահպանման պայմանները սահմանվում են նաև հաշվապահական հաշվառման մասին օրենսդրությամբ: «Հաշվապահական հաշվառման մասին» թիվ 129-FZ դաշնային օրենքի 17-րդ հոդվածից (այսուհետ՝ Հաշվապահական հաշվառման մասին օրենք) հետևում է, որ.
Առաջնային հաշվապահական փաստաթղթերը, գրանցամատյանները և պետք է պահպանվեն պետական արխիվացման կանոններով սահմանված ժամկետներում, բայց ոչ պակաս, քան հինգ տարի.
Հաշվապահական հաշվառման և համակարգչային տվյալների մշակման ծրագրի փաստաթղթերը պետք է պահպանվեն կազմակերպության կողմից առնվազն հինգ տարի այն տարվանից, երբ վերջին անգամ օգտագործվել են ֆինանսական հաշվետվությունների պատրաստման համար:
Ընդհանուր կանոնից մի քանի բացառություններ
Այսպիսով, որպես ընդհանուր կանոն, դուք պետք է թղթերը պահեք առնվազն հինգ տարի: Սա Հաշվապահական հաշվառման մասին օրենքով սահմանված առավելագույն ժամկետն է: Միևնույն ժամանակ, հարկային ստուգման առավելագույն խորությունը երեք տարի է: Ուստի հատկապես կարևոր է պահպանել այս ժամանակահատվածում հարկերի հաշվարկման հետ կապված թղթերի անվտանգությունը։ Եթե դուք չունեք բավարար փաստաթղթեր, ասենք, հինգ տարի առաջ, կարող եք տուգանվել միայն փաստաթղթերի պահպանման կանոնները խախտելու համար։
Մինչդեռ որոշ դեպքերում փաստաթղթերի պահպանման ժամկետը որոշվում է հատուկ կանոններ. Արդյունքում՝ թղթերի բացակայությունը, նույնիսկ, օրինակ՝ վեց տարեկան, կարող է հանգեցնել տուգանքների՝ հարկային վճարումները թերագնահատելու համար։ Այս իրավիճակները մենք կվերլուծենք առանձին:
«Առաջնային» ձեռք բերված գույքի համար. Գնման փաստաթղթերը պետք է պահպանվեն՝ անկախ ժամկետից շահավետ օգտագործումըայս օբյեկտները. Ի վերջո, սկզբնական արժեքը հաստատելու համար փաստաթղթեր են անհրաժեշտ նաև մաշվածության հաշվարկման նպատակով։ Բացի այդ, առանց «առաջնային» ընկերությունը չի կարողանա հաստատել գույքի արժեքը, երբ այն վաճառվի: Ընդ որում, դա վերաբերում է ինչպես հիմնական միջոցներին, այնպես էլ այլ գույքին (Ռուսաստանի ֆինանսների նախարարության թիվ 03-03-02 / 84 նամակ):
Հատուկ պահանջ վնասատու ընկերությունների համար. Վճարողն իրավունք ունի հարկային օրենսգրքի 283-րդ հոդվածով սահմանված կարգով նվազեցնել ընթացիկ ժամանակաշրջանի հարկային բազան նախորդ հարկային ժամանակաշրջանների կորուստներով: Կորուստները կարելի է հաշվի առնել հետագա 10 տարիների համար։ Ներքին եկամուտների օրենսգրքի 25-րդ գլխից ի վեր, այս տարվա կորուստը կարող է օգտագործվել նվազեցնելու համար հարկային բեռընկերությունները մինչև 2012թ. Ավելին, թիվ 110-FZ դաշնային օրենքի 10-րդ հոդվածը թույլ է տալիս ճանաչել կորուստները:
Այնուամենայնիվ, եթե ընկերությունը վնասներ է կրում ապագայում, ապա այդ նպաստից օգտվելու ողջ ժամանակահատվածում նա պարտավոր է պահպանել կրած վնասի չափը հաստատող փաստաթղթեր (Ռուսաստանի Դաշնության հարկային օրենսգրքի 283-րդ հոդվածի 4-րդ կետ): . Այս կանոնը թույլ է տալիս հարկային մարմիններին պահանջել փաստաթղթեր անցյալ ժամանակաշրջանի կորուստների վերաբերյալ, որոնք ընկերությունը հայտարարագրում է ընթացիկ ժամանակաշրջանի հայտարարագրում: Դրա հիման վրա Ռուսաստանի ֆինանսների նախարարությունը թիվ 03-03-06 / 1/206 նամակում բացատրում է, որ կորուստների դուրսգրումը հնարավոր է միայն ստացվածը հաստատող առաջնային փաստաթղթերի ներկայացմամբ: ֆինանսական արդյունքները.
Ճիշտ է, կորուստների ծավալը կարելի է հաստատել ավելի վաղ հարկային ստուգումներ, որի ընթացքում արդեն ուսումնասիրվել է դրանց հետ կապված «առաջնայինը»։ Այս դեպքում կրկնեք փաստաթղթային ստուգումպարտադիր չէ: Այս եզրակացությանն է հանգել Ռուսաստանի Դաշնության Գերագույն արբիտրաժային դատարանը թիվ 6899/08 որոշմամբ։
Հավելում ենք, որ դրանց դուրսգրման ողջ ժամանակահատվածում կորուստների վերաբերյալ փաստաթղթերը պահելու պահանջը գործում է նաև գյուղատնտեսական միասնական հարկ վճարողների համար (Ռուսաստանի Դաշնության հարկային օրենսգրքի 346.6-րդ հոդվածի 5-րդ կետ) և «պարզեցողների» համար ( Ռուսաստանի Դաշնության հարկային օրենսգրքի 346.18-րդ հոդվածի 7-րդ կետ):
Դուրս գրել անհույս. Եվ այս դեպքում փաստաթղթերը պետք է պահվեն ավելի քան հինգ տարի:
Հիշեցնենք, որ Ռուսաստանի Դաշնության հարկային օրենսգրքի 265-րդ հոդվածի 2-րդ կետի 2-րդ ենթակետի համաձայն, վատ պարտքերի գումարը հավասարեցվում է հարկ վճարողի ոչ գործառնական ծախսերին որպես հաշվետու (հարկային) ժամանակաշրջանում ստացված վնաս: Նման ծախսերը նվազեցնում են հարկային բազան եկամտահարկը հաշվարկելիս։ Բնականաբար, օժանդակ թղթերի առկայության դեպքում։
Այսպիսով, գումարը հիմնավորող առաջնային հաշվապահական փաստաթղթերը դեբիտորական, բնութագրում են սեփականության իրավունքի թոշակի անցնելու արժեքը, այսինքն՝ ծախսի չափը։ Հետևաբար, նման փաստաթղթերի պահպանման ժամկետի հետհաշվարկը պետք է վերսկսվի վատ պարտքի դուրսգրման պահից: Եթե փաստաթղթերը ոչնչացվեն ժամանակից առաջ, ընկերությունը կկորցնի վատ պարտքերը որպես ծախս ճանաչելու իրավունքը, քանի որ չի կարողանա դրանց գումարը հաստատել հարկային մարմիններին։
Բաժնետիրական ընկերությունների կողմից փաստաթղթերի պահպանման ժամկետը. Փաստաթղթերը պահելու ժամանակ բաժնետիրական ընկերությունները պետք է առաջնորդվեն Կանոնակարգով, որը հաստատված է FCSM թիվ 03-33/ps որոշմամբ: Մասնավորապես, ըստ այս նորմատիվ փաստաթուղթ, կանոնադրությունը և տարեկան ֆինանսական հաշվետվությունները նրանք պարտավոր են մշտապես պահել: Այսինքն՝ ընկերության ողջ կյանքի ընթացքում։ Իսկ ընկերության լուծարման դեպքում մշտական պահպանման և անձնակազմի փաստաթղթերը փոխանցվում են պետական արխիվ։ Սա այն դեպքում, եթե նրա հետ պայմանագիր է կնքվել։ Եթե արխիվի հետ համաձայնություն չկա, ապա այն պարտավոր է պահպանման համար ընդունել միայն ընկերության աշխատակիցների անձնակազմի վերաբերյալ փաստաթղթեր: Այլ փաստաթղթերի պահպանման վայրը սահմանում է լուծարային հանձնաժողովի նախագահը կամ սնանկության գործով կառավարիչը:
Հարկային հաշվետվություններ. տարեկան հարկային հայտարարագրերընկերությունը պետք է պահպանի առնվազն 10 տարի, իսկ եռամսյակը մեկ տարեկանի առկայության դեպքում՝ հինգ տարի: Սա որոշվում է 2000 թվականի հոկտեմբերի 6-ին Ռուսաստանի արխիվի կողմից հաստատված 2000 թվականի հոկտեմբերի 6-ին Ռուսաստանի արխիվի կողմից (այսուհետ՝ ստանդարտ կառավարման փաստաթղթերի ցանկ) հաստատված կազմակերպությունների գործունեության մեջ ստեղծվող ստանդարտ կառավարման փաստաթղթերի ցանկի 170-րդ կետով: ցանկի կիրառման ուղեցույցի 2.4.2 կետով։ Եռամսյակային հաշվետվությունները նույնպես պետք է պահվեն առնվազն 10 տարի, եթե չկան տարեկան հաշվետվություններ (օրինակ՝ ԱԱՀ-ի համար): Եվ ահա ամսական հաշվետվությունը բացակայության դեպքում եռամսյակային ձևերպետք է պահել 5 տարի։
Հաշիվ-ապրանքագրեր, գնումների և վաճառքի գրքեր: Համաձայն ստացված և թողարկված հաշիվ-ապրանքագրերի, գնման և վաճառքի գրքերի գրանցամատյանների պահպանման կանոնների 15-րդ և 27-րդ կետերի, որոնք հաստատվել են Ռուսաստանի Դաշնության Կառավարության թիվ 914 որոշմամբ, գնման և վաճառքի գրքերը պետք է պահվեն վերջին մուտքի օրվանից լրիվ հինգ տարի: Այսինքն՝ 2004 թվականի 4-րդ եռամսյակի այս փաստաթղթերը պետք է պահպանվեն նաև 2009 թվականի ընթացքում։
Հաշիվ-ապրանքագրերի համար սահմանվում է նաև պահպանման հինգ տարի ժամկետ: Հիմքը ստանդարտ կառավարման փաստաթղթերի ցանկի 150-րդ կետն է:
Այնուամենայնիվ, հարկային մարմիններչնայած նա իրավունք ունի պահանջել փաստաթղթեր, որոնք հիմք են հանդիսանում հարկերի հաշվարկման և դրանց վճարումը հաստատելու համար, բայց միայն հարկերի և տուրքերի մասին օրենսդրությանը համապատասխան: Վերոնշյալ ցանկը ներառված չէ: Ուստի, օրինակ, 2009 թվականին հարկային մարմինների 2004 թվականի համար հաշիվ-ապրանքագիր ներկայացնելու խնդրանքը կարող է անտեսվել։
Մի շարք այլ փաստաթղթերի պահպանման ժամկետը: Մի շարք այլ փաստաթղթերի պահպանման ժամկետները սահմանում է հատուկ դաշնային գործադիր մարմինը՝ Ռոսարխիվը (Թիվ 125-FZ Դաշնային օրենքի 6-րդ հոդվածի 3-րդ կետ, Ռուսաստանի Դաշնության Կառավարության թիվ 290 որոշումը): Եվ նրանք հաճախ անցնում են հինգ տարին: Անդրադառնանք մեր կողմից արդեն իսկ նշված տիպիկ կառավարման փաստաթղթերի ցանկին:
Հաշվապահին առաջին հերթին վերաբերում է 4-րդ «Հաշվապահական հաշվառում և հաշվետվություն», ինչպես նաև 7-րդ «» և 8-րդ «Անձնակազմ» բաժինները: Փաստաթղթերի պահպանման ժամկետները անհրաժեշտ է դիտարկել դրանց թողարկման տարվան հաջորդող տարվա հունվարի 1-ից:
Ինչպես ճիշտ պահել և ոչնչացնել փաստաթղթերը
Մշտական փորձագիտական հանձնաժողովը պետք է ընտրի փաստաթղթեր պահպանման և ոչնչացման համար, ինչպես նաև սահմանի ժամկետներ: Այն բաղկացած է հիմնական կառուցվածքային ստորաբաժանումների ամենաորակյալ մասնագետներից, իսկ նախագահ է նշանակվում ընկերության ղեկավարներից մեկը։
Ինչպես պահել. Փաստաթղթերի պահպանումը աշխատանքային գործընթացի տարր է և, հետևաբար, պետք է կարգավորվի հաշվապահական հաշվառման քաղաքականություն(կետ 5 PBU 1/98 «Կազմակերպության հաշվապահական քաղաքականություն»): Այս դեպքում պետք է առաջնորդվել հաշվապահական հաշվառման մեջ փաստաթղթերի և աշխատանքի ընթացքի մասին կանոնակարգով (հաստատված է ԽՍՀՄ Ֆինանսների նախարարության թիվ 105, այսուհետ՝ Կանոնակարգ): Բայց այն մասով, որը չի հակասում գործող օրենսդրությանը։ Կանոնակարգի 6.1 կետում նշվում է, որ առաջնային փաստաթղթերը. հաշվապահական գրանցամատյաններ, հաշվապահական հաշվետվություններիսկ մնացորդները ենթակա են պարտադիր փոխանցման արխիվ: Մշակված առաջնային փաստաթղթերը լրացվում են ամսական կտրվածքով (Կանոնակարգի 6.4 կետ):
Ընկերության փաստաթղթերի պահպանման վայրը որոշվում է ինքնուրույն: Որպես կանոն, սա ընկերության գրասենյակն է։ Նկատի ունեցեք, որ դուք կարող եք թղթեր պահել գրասենյակից դուրս. դա օրենքով արգելված չէ: Օրինակ, դուք կարող եք օգտվել մասնագիտացված արխիվային ֆիրմաների ծառայություններից, որոնք հաճախ ավելի շահավետ են և ավելի հուսալի: Բայց բաժնետիրական ընկերությունները մի շարք փաստաթղթեր (օրինակ, կանոնադրություն և տարեկան հաշվետվություններ) պետք է պահվեն բացառապես իրենց գտնվելու վայրում գործադիր մարմին(2-րդ կետ, 89-րդ հոդվածի դաշնային օրենքի N 208-FZ «Մի մասին բաժնետիրական ընկերություններ»).
Իհարկե, թղթային արխիվի տեղադրման համար անհրաժեշտ է գրասենյակային տարածք, որն անընդհատ թանկանում է։ Հետևաբար, հաշվապահական և հարկային փաստաթղթերը ավելի հեշտ է պահել էլեկտրոնային ձևաչափով. Այս հնարավորությունը նախատեսված է «Հաշվապահական հաշվառման մասին» օրենքի 9-րդ և 10-րդ հոդվածներով և Ռուսաստանի Դաշնության հարկային օրենսգրքի 314-րդ հոդվածով: Այս մասին թիվ 03-02-07 / 1-314 նամակով հաստատել է Ռուսաստանի ֆինանսների նախարարությունը։
Այնուամենայնիվ, պաշտոնյաները բացատրեցին, որ մեքենայական լրատվամիջոցների մասին տեղեկատվությունը պետք է պահպանվի էլեկտրոնային թվային ստորագրության միջոցով: «Էլեկտրոնային թվային ստորագրության մասին» թիվ 1-FZ դաշնային օրենքի նորմերին համապատասխան, նման ստորագրությունը համարժեք է թղթային փաստաթղթում ձեռքով գրված ստորագրությանը: Համար էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարումընկերությունը ստեղծում է կորպորատիվ տեղեկատվական համակարգ. Այն սպասարկվում է սերտիֆիկացման կենտրոնի կողմից, որն ապահովում է թվային ստորագրության օգտագործումը էլեկտրոնային փաստաթղթեր.
Իսկ ի՞նչ անել փաստաթղթերի հետ, եթե ընկերությունը լուծարվի։ Այնուհետև լուծարման հանձնաժողովը անձնակազմի վերաբերյալ փաստաթղթերը փոխանցում է պետական կամ քաղաքային արխիվ: Իսկ արխիվային այլ փաստաթղթեր, որոնց ժամանակավոր պահպանման ժամկետները չեն լրացել, կարող են փոխանցվել արխիվ՝ նրա հետ պայմանագիր կնքելով։ Կամ պահել այն մեկ այլ տեղ: Նկատի ունեցեք, որ այդ թղթերի ուղղակի ոչնչացումն արգելված է Ռուսաստանի արխիվի խորհրդի որոշմամբ հաստատված Կազմակերպությունների արխիվների գործունեության հիմնական կանոնների 9.7.3 կետով: Իսկ հնարավոր խնդիրներից խուսափելու համար ավելի լավ է դա չանել։
Ընկերությունում փաստաթղթերը փոխանցվում են կազմակերպությանը կամ իրավահաջորդ կազմակերպություններին: Եթե կա նոր կազմակերպության սպին-օֆ, ապա դրան են փոխանցվում նրա գործունեության նկարագրի հետ կապված գործերը, ինչպես նաև անձնական գործերը և այս կազմակերպությունում աշխատանքի անցած աշխատակիցները:
Ինչպես ոչնչացնել. Փաստաթղթերի ոչնչացումը ձևակերպվում է կազմակերպության ղեկավարի կողմից հաստատված ակտով:
Միևնույն ժամանակ, փաստաթղթերի տնօրինման ակտում պարտադիր չէ նշել բոլոր թղթերի մանրամասները: Նման եզրակացությունը բխում է Կազմակերպությունների արխիվների գործունեության հիմնական կանոնների 2.4.5 կետից: Այս կանոնները նախատեսում են միասնական ձևակտ ոչնչացման համար փաստաթղթերի հատկացման վերաբերյալ. Եվ դրանում դուք կարող եք կատարել մեկ ձայնագրություն միատարր փաստաթղթերի խմբի համար: Որ փաստաթղթերը համարվում են միատարր, ընկերությունն իրավունք ունի ինքնուրույն որոշել: Օրինակ՝ դրանք կարող են լինել նույն անունով փաստաթղթեր, ասենք՝ հաշիվ-ապրանքագրեր։
Օրենքի համաձայն՝ ոչնչացման ենթակա փաստաթղթերով թղթապանակները պետք է փոխանցվեն մշակման (օգտագործման)։ Վերցրեք, օրինակ, վերամշակող ընկերությունը: Փաստաթղթերի փոխանցումը կազմվում է երթուղայինով: Բեռնումը և հեռացումը տեղի է ունենում կազմակերպությունում փաստաթղթերի անվտանգությունն ապահովող աշխատակցի հսկողության ներքո:
Հնարավոր է մոտենալ փաստաթղթերի ոչնչացմանը, և դա ավելի պարզ է: Օրինակ, դրա համար օգտագործեք թղթի մանրացնող սարք: Բացի այդ, փաստաթղթերը կարող են այրվել կամ պարզապես դեն նետվել: Ճիշտ է, պետք է նկատի ունենալ, որ չարտոնված այրումը բնապահպանական օրենսդրության խախտում է։ Ռիսկային է նաև ավելորդ փաստաթղթերը դեն նետելը։ Օրինակ, ըստ աշխատանքային օրենսդրության, այն պարտավոր է ապահովել աշխատողների անձնական տվյալների պաշտպանությունը։ Եվ այլ փաստաթղթեր կարող են հետաքրքրել մրցակիցներին:
Պատասխանատվություն փաստաթղթերի պահպանման կանոնների խախտման համար
Հարկային օրենսգրքի 120-րդ հոդվածի համաձայն՝ հարկ վճարողի կողմից առաջնային փաստաթղթերի բացակայությունը կամ հաշիվ-ապրանքագրերի կամ հաշվապահական հաշվառման գրանցամատյանների բացակայությունը համարվում է եկամուտների և ծախսերի և հարկման օբյեկտների հաշվառման կանոնների կոպիտ խախտում: Նման հարկը ենթադրում է 5000 ռուբլի տուգանք: Բայց միայն այն պայմանով, որ նշված փաստաթղթերի «պակասությունը» հայտնաբերվի միայն մեկի համար հարկվող ժամանակաշրջան. Հակառակ դեպքում հարկ վճարողին սպառնում է առնվազն 15000 ռուբլի տուգանք: Եթե փաստաթղթերի բացակայությունը հանգեցրեց թերագնահատման հարկային բազան, հարկ վճարողին սպառնում է տուգանք՝ գումարի 10 տոկոսի չափով չվճարված հարկ, բայց ոչ պակաս, քան 15000 ռուբլի:
Փաստաթղթերի անվտանգությունը քրեական օրենսդրությամբ չի անտեսվում։ Ռուսաստանի Դաշնության Քրեական օրենսգրքի 325-րդ հոդվածի 1-ին մասի համաձայն՝ անձնական շահերից ելնելով պաշտոնական փաստաթղթերի գողությունը, ոչնչացումը, վնասումը կամ թաքցումը կարող է պատժվել ազատազրկմամբ՝ առավելագույնը մեկ տարի ժամկետով: Բայց, իհարկե իրավապահստիպված կլինի ապացուցել նման շահագրգռվածությունը: Եվ վերջապես, թե ինչպես է ընկերությունը համապատասխանում արխիվային օրենսդրությանը, կարող են ստուգել արխիվային մարմինների աշխատակիցները: Ռուսաստանի Դաշնության Վարչական իրավախախտումների վերաբերյալ օրենսգրքի 13.20-րդ հոդվածի համաձայն, արխիվային փաստաթղթերի պահպանման, կազմման, գրանցման կամ օգտագործման կանոնների խախտումը սպառնում է պաշտոնյաներին նախազգուշացումով կամ տուգանքով 300-ից 500 ռուբլի:
Ինչպե՞ս է բաշխվում փաստաթղթերի պահպանման պատասխանատվությունը:
Ընկերության ղեկավարը և գլխավոր հաշվապահը պատասխանատու են փաստաթղթերի պահպանման համար: Ավելին, «Հաշվապահական հաշվառման մասին» օրենքի հիման վրա տնօրենը պատասխանատու է պահեստավորման կազմակերպման համար, մասնավորապես՝ հատուկ սենյակների, կողպվող պահարանների, պահարանների առկայության համար։ Իսկ գլխավոր հաշվապահն ապահովում է փաստաթղթերի անվտանգությունն ու արխիվ տեղափոխումը։ Դրա համար նա կարող է նշանակել պատասխանատու անձանց (Կանոնակարգի 6.6 և 6.2 կետեր): Օրինակ, ժամանակի ընթացքում թղթային կրիչների վրա արտացոլված տեղեկատվությունը կարող է կորչել (խամրել): Այս դեպքում դուք պետք է հոգ տանեք այդ փաստաթղթերի պատճենների պատրաստման մասին և դրանք վավերացրեք ընկերության կնիքով: Այս առաջարկությունըբխում է Ռուսաստանի ֆինանսների նախարարության թիվ 03-03-06/1/209 գրությունից.
Հետ | |
Թերևս ոչ մի օր կազմակերպությունում ամբողջական չէ առանց փաստաթղթերի պատրաստման: Նամակներ, պայմանագրեր, պատվերներ, հաշվետվություններ. սա փաստաթղթերի այն զանգվածն է, որով շրջապատված է յուրաքանչյուր կազմակերպություն: Արդյո՞ք բոլոր փաստաթղթերը պետք է պահպանվեն: Եթե այո, ապա որտեղ և ինչքա՞ն ժամանակով:
Երեք խումբ
Փաստաթղթերի պահպանման բոլոր կանոնները, որոնք առաջանում են կազմակերպության գործունեության ընթացքում, կարելի է բաժանել երեք խոշոր խմբերի. Առաջինը կներառի սահմանված կանոնները հարկային օրենսդրությունը. Ըստ այդմ՝ դիմում են հարկերի և տուրքերի հաշվարկման և վճարման համար անհրաժեշտ փաստաթղթերին։ Կադրային փաստաթղթերը կհայտնվեն երկրորդ խմբի մեջ: Իսկ երրորդում` հաշվապահական փաստաթղթեր և փաստաթղթեր տնտեսական գործունեություն. Դիտարկենք դրանք բոլորին ըստ հերթականության։
հարկային փաստաթղթեր
Պահպանման ընդհանուր կանոն հարկային փաստաթղթերՀարկային օրենսգրքի 23-րդ հոդվածի 1-ին կետի 8-րդ ենթակետով սահմանված. Դրանում ասվում է, որ հարկ վճարողը չորս տարի պետք է պահի հաշվապահական հաշվառման փաստաթղթերը և հարկերի հաշվարկման և վճարման համար անհրաժեշտ այլ փաստաթղթեր։ Նույն ժամկետն է սահմանվում հարկի վճարումը հաստատող փաստաթղթերի համար։ Միաժամանակ, Հարկային օրենսգիրքը այս քառամյա ժամկետը հաշվարկելու հատուկ կարգ չի պարունակում։ Սա նշանակում է, որ փաստաթղթի պատրաստման հաջորդ օրվանից պետք է հաշվել չորս տարի։ Եվ դրանք կլրանան համապատասխան ամսաթվին և ամսին, որը կգա 4 տարի հետո (հոդված 6.1. Ռուսաստանի Դաշնության հարկային օրենսգիրք):
Կան երկու բացառություններ չորս տարվա պահպանման ժամկետից: Առաջինը վերաբերում է հարկային արտոնություններ կիրառող հարկ վճարողներին։ Նրանք պետք է պահպանեն համապատասխանության ապացույցները նպաստի տևողության ընթացքում: Ի վերջո, ժամը գրասեղանի աուդիտտեսչությունն իրավունք ունի պահանջել նման փաստաթղթեր (Ռուսաստանի Դաշնության հարկային օրենսգրքի 88-րդ հոդվածի 6-րդ կետ): Բայց նույնիսկ արտոնությունների կիրառման ժամկետը լրանալուց հետո չարժե շտապել փաստաթղթերը ոչնչացնել։ Ի վերջո, կա նաև տեղում ստուգում, որը կարող է իրականացվել նախորդ երեք տարիների ընթացքում (Ռուսաստանի Դաշնության հարկային օրենսգրքի 89-րդ հոդվածի 4-րդ կետ):
Հետևաբար եզրակացությունը. Նպաստների իրավունքների վերաբերյալ փաստաթղթերը պետք է պահվեն երեք տարի ժամկետի ավարտից հետո, երբ կազմակերպությունը դադարեցրել է նպաստի կիրառումը:
Երկրորդ բացառությունը վերաբերում է մաշվող գույքին: Քանի որ դրա համար ծախսերը դուրս են գրվում որոշակի ժամանակահատվածում, ապա այս ամբողջ ընթացքում կազմակերպությունը պետք է պահպանի հաստատող փաստաթղթեր սկզբնական արժեքըայդպիսի գույքը, ինչպես նաև հաշվեգրված և ծախսված մաշվածությունը: Եվ, իհարկե, մի մոռացեք տեղում ստուգման հնարավորության մասին:
Հաշվի առնելով դրա խորությունը՝ մենք եզրակացնում ենք. արժեզրկվող գույքի վերաբերյալ փաստաթղթերը կարող են ոչնչացվել ոչ շուտ, քան այն ժամանակաշրջանի ավարտից երեք տարի հետո, որում մաշվածությունը դադարեցվում է:
Հարկային փաստաթղթերի պահպանման ժամկետների խախտումը, բացի տույժերով լրացուցիչ հարկերից, կարող է հանգեցնել նաև տուգանքների։ Այսպիսով, հարկային օրենսգրքի 120-րդ հոդվածի համաձայն՝ առաջնային փաստաթղթերի, հաշիվ-ապրանքագրերի, հաշվապահական գրանցամատյանների բացակայությունը եկամուտների և ծախսերի և հարկման օբյեկտների հաշվառման կանոնների կոպիտ խախտում է։ Եվ դա ենթադրում է տուգանք 5000 ռուբլու չափով: մինչև 15000 ռուբլի Եթե այս խախտումը հանգեցրեց հարկային բազայի թերագնահատմանը, ապա տուգանքի չափը կկազմի չվճարված հարկի գումարի 10%-ը, բայց ոչ պակաս, քան 15000 ռուբլի:
Կադրային փաստաթղթեր
Հիմա անցնենք կադրային փաստաթղթերին։ Այստեղ պահպանման ժամկետները որոշվում են արխիվային օրենսդրությամբ։ Սա, մասնավորապես, կազմակերպությունների գործունեության մեջ ստեղծվող ստանդարտ կառավարման փաստաթղթերի ցանկն է՝ նշելով պահպանման ժամկետները (հաստատվել է Դաշնային արխիվի կողմից 06.10.2000թ.): Այս Ցուցակում պարունակվող տեղեկատվության ամփոփումը թույլ է տալիս մեզ ստանալ անձնակազմի փաստաթղթերի պահպանման հետևյալ կանոնները.
Փաստաթղթերը, որոնց հետ օրենսդրությունը կապում է ցանկացած վճարումների կամ արտոնությունների տրամադրումը, պահպանվում են առնվազն 75 տարի: Սա վերջնաժամկետն է անձնական քարտեր, անձնական գործեր, աշխատանքային պայմանագրերՎտանգավոր աշխատանքային պայմաններում աշխատող աշխատողների ցուցակները և այլն։ Թերևս այստեղ միակ բացառությունը կլինի չպահանջված։ Աշխատանքային պատմություն, որը պետք է պահվի «ընդամենը» 50 տարի։
Այլ փաստաթղթերի համար ժամկետները շատ ավելի կարճ են: Այսպիսով, պարտավորությունների պայմանագրերը պահպանվում են 5 տարի ժամկետով։ Ենթադրվում է, որ նույնքանով կպահվի տեղեկություններ անվտանգության նախազգուշական միջոցների աշխատակիցների վերապատրաստման, կրճատված աշխատանքային ժամերի սահմանման հրամանների, տրանսֆերտների մասին։ Նաև գործուղումների պատվերների, պարգևատրումների համար սահմանված է հնգամյա ժամկետ։
Աշխատանքային ժամանակի հաշվառման և աշխատանքային կարգապահության վերաբերյալ փաստաթղթերը կարող են պահպանվել նույնիսկ ավելի քիչ՝ 3 տարի: Իսկ ժամանակացույցի համար ժամկետն ընդհանրապես կրճատվել է մինչև 1 տարի։ Նաև տարվա ընթացքում պահվում են արձակուրդային գրաֆիկները և այն աշխատողների փաստաթղթերը, ովքեր մերժված են աշխատանքից:
Խնդրում ենք նկատի ունենալ, որ, ի տարբերություն Հարկային օրենսգրքի, Ցուցակում պարզաբանվում է, որ փաստաթղթերի պահպանման ժամկետի հաշվարկն իրականացվում է այն տարվան հաջորդող տարվա հունվարի 1-ից, երբ դրանք ավարտվել են գրասենյակային աշխատանքով (կետ 2.9):
Անձնակազմի փաստաթղթերի պահպանման պահանջներին չհամապատասխանելը կարող է հանգեցնել արվեստի տուգանքի կազմակերպությանը: Վարչական իրավախախտումների վերաբերյալ օրենսգրքի 13.20 (300-500 ռուբլի փաստաթղթերի պահպանման պահանջները չկատարելու համար), և բացասական հետևանքներԱշխատանքի պետական տեսչության կողմից ստուգումների տեսքով, Թոշակային ֆոնդ, կամ աշխատողին աշխատավայրում վերականգնելու մասին դատարանի որոշման տեսքով։ Այսպիսով, մի շտապեք ազատվել կադրային փաստաթղթերից:
Հաշվապահական և բիզնես փաստաթղթեր
Տեսականորեն հաշվապահական հաշվառման փաստաթղթերի պահպանման ժամկետները պետք է սահմանվեն «Հաշվապահական հաշվառման մասին» օրենքում։ Բայց այս օրենքը, թեև պարունակում է փաստաթղթերի պահպանմանը նվիրված մի ամբողջ հոդված (հոդված 17), սակայն այս հարցի վերաբերյալ շատ սակավ տեղեկատվություն է տրամադրում։ Այսպիսով, օրենքը պահանջում է առնվազն հինգ տարի առաջնային հաշվապահական փաստաթղթերի, հաշվապահական հաշվառման գրանցամատյանների և ֆինանսական հաշվետվությունների պահպանման համար: Միևնույն ժամանակ, հատուկ սահմանվում է, որ աշխատանքային հաշվային պլանի և հաշվապահական հաշվառման քաղաքականության այլ փաստաթղթերի առնչությամբ այս ժամանակահատվածը համարվում է այն տարվան հաջորդող տարվանից, երբ այդ փաստաթղթերը վերջին անգամ օգտագործվել են ֆինանսական հաշվետվությունների պատրաստման համար: .
Մնացած մասով Հաշվապահական հաշվառման մասին օրենքը կազմակերպություններին վերաբերում է արխիվային օրենսդրությանը: Իսկ ավելի ստույգ, ապա կազմակերպությունների գործունեության մեջ առաջացած տիպիկ կառավարման փաստաթղթերի արդեն նշված ցանկին` նշելով պահպանման ժամկետները: Այն պարունակում է գրեթե բոլոր հնարավոր փաստաթղթերի պահպանման պայմանները, որոնք կարող են ձևավորվել կազմակերպության գործունեության մեջ: Միևնույն ժամանակ, հաշվապահական հաշվառման փաստաթղթերի հետ կապված, ցուցակի բոլոր ժամկետները հավասար են ուղիղ հինգ տարվա: Ահա թե որքան պետք է պահեք հաշվապահական հաշվառում (և տարեկան, և եռամսյակային), բոլոր տեսակի բիզնես պայմանագրերը, առաջնային և կանխիկ փաստաթղթեր, ընդունման վկայականներ և այլն: Այս դեպքում այդ ժամկետները հաշվվում են փաստաթղթի դադարեցման տարվան հաջորդող տարվա հունվարի 1-ից (Ցանկի կիրառման հրահանգի 2.9 կետ):
Հաշվապահական հաշվառման փաստաթղթերի պահպանման մեկ այլ առանձնահատկությունն այն է, որ օրենսդրությունը հստակ նշում է, թե որտեղ և ինչպես պետք է պահվեն նման փաստաթղթերը: Ինչպես նաև հաստատված պատասխանատու անձինք և փաստաթղթերի հասանելիության կարգը:
Այսպիսով, հաշվապահական հաշվառման մեջ փաստաթղթերի և աշխատանքի ընթացքի մասին կանոնակարգի 6.2 կետի համաձայն (հաստատված է ԽՍՀՄ ֆինանսների նախարարության 1983 թ. հուլիսի 29-ի թիվ 105) առաջնային փաստաթղթերը, հաշվապահական գրանցամատյանները, հաշվապահական հաշվետվությունները և հաշվեկշիռները կարող են պահպանվել կամ կազմակերպության արխիվը կամ հաշվապահական հաշվառման բաժնում հատուկ սենյակներում կամ կողպվող պահարաններում: Իսկ խիստ հաշվետվական ձևերը պետք է պահվեն չհրկիզվող պահարաններում, մետաղյա պահարաններում կամ հատուկ սենյակներում՝ դրանց անվտանգությունն ապահովելու համար:
Փաստաթղթերի անվտանգության համար պատասխանատու է գլխավոր հաշվապահը: Նա է, ով իրավունք ունի որոշում կայացնել ձեռնարկության կառուցվածքային ստորաբաժանումների աշխատակիցներին նման փաստաթղթեր տրամադրելու մասին:
Ինչ վերաբերում է հաշվապահական հաշվառման փաստաթղթերի պահպանման կանոններին չհամապատասխանելու պատասխանատվությունին, ապա դա կարող է լինել ինչպես վարչական, այնպես էլ հարկային: Ի վերջո, ինչպես նշվեց վերևում, առաջնային փաստաթղթերի, հաշվապահական գրանցամատյանների բացակայությունը եկամուտների, ծախսերի, հարկման օբյեկտների հաշվառման կանոնների կոպիտ խախտում է և ենթադրում է տուգանք 5000-ից մինչև 15000 ռուբլի չափով: (Ռուսաստանի Դաշնության հարկային օրենսգրքի 120-րդ հոդված):
Վարչական տուգանք այս դեպքում կարող է կիրառվել ինչպես փաստաթղթերի պահպանման արխիվային պահանջների խախտման համար (Վարչական իրավախախտումների վերաբերյալ օրենսգրքի 13.20-րդ հոդված՝ 300-500 ռուբլի), այնպես էլ հաշվապահական հաշվառման կանոնների կոպիտ խախտման համար, եթե ֆինանսական հաշվետվությունները խեղաթյուրված են: փաստաթղթերի բացակայության պատճառով (Վարչական իրավախախտումների վերաբերյալ օրենսգրքի 15.11-րդ հոդված՝ 2-3 հազար ռուբլի):
Յուրաքանչյուր կազմակերպություն պարտավոր է պահպանել հաշվապահական և հարկային փաստաթղթերի պահպանման պայմանները՝ անկախ տնտեսական գործունեության կազմակերպական ձևից և տեսակից:
Պահպանման պատասխանատվությունը հարկային ռեգիստրներիսկ այլ փաստաթղթերը կրում է գլխավոր հաշվապահը կամ ընկերության ղեկավարը: Հաշվապահական փաստաթղթերի, հաշվետվության, առաջնային փաստաթղթերի պահպանման ժամկետները հաշվետու տարվանից առնվազն 5 տարի են:
Պահպանվում է 4 տարի հարկային տեղեկատվությունհարկերի, ինչպես նաև եկամուտներն ու ծախսերը հաստատող փաստաթղթերի հաշվարկման և վճարման համար: Բացի այդ, բանկի և ընկերության միջև էլեկտրոնային փաստաթղթերը ենթակա են պահպանման 4 տարի ժամկետով: Բայց որոշ դեպքերում օրենքը սահմանում է հաշվապահական հաշվառման փաստաթղթերի և այլ հաշվետվությունների պահպանման ժամկետները: Այսպիսով, օրինակ, RSV-1 PFR-ի պահպանման ժամկետը 6 տարի է:
Հարկային և հաշվապահական փաստաթղթերի պահպանման բացառիկ ժամկետներ
| Փաստաթղթի տեսակը | Պահպանման ժամկետը, տարիները | |
| 1 | Հարկային հաշվետվություններ, հարկային վճարումների կանխավճարների, անձնական եկամտահարկի վկայագրերի գծով հաշվեգրումներ և այլն | 5 |
| 2 | Ապահովագրավճարների վճարման փաստաթղթեր՝ հիվանդության արձակուրդի վկայականներ, RSV-1 հաշվետվություն և այլն: | 6 |
| 3 | Կանխիկ Փաստաթղթեր | 5 |
| 3.1 | անձնական հաշիվների բացակայության դեպքում աշխատավարձերի տրամադրման մասին | 75 |
| 4 | Առաջնային փաստաթղթեր, որոնք ապացուցում են հարկ վճարողի կորուստը եկամտահարկի գծով, USN («եկամուտ - ծախսեր»), USHN, արժեթղթերի հետ գործարքների անձնական եկամտահարկ: | Ամբողջ ժամանակահատվածը, որի ընթացքում հաշվարկվում է կորստի գումարի հարկման հիմքը |
| 5 | Փաստաթղթեր, որոնք ցույց են տալիս հիմնական միջոցի արժեքը | 4 մաշվածության տարվանից |
| 6 | Փաստաթղթեր, որոնց հիման վրա պարտապանների վատ պարտքերը ենթակա են դուրսգրման (եթե ժամկետը սահմանափակման ժամկետըերբ այդ փաստաթղթերի պահպանումն ավարտվել և վերսկսվել է, ապա պահպանման ժամկետը շարունակվում է) | 4 դեբիտորական պարտքերի անհավաքագրելիության ճանաչումից |
| 7 | Իրավաբանական անձի հաշվին աշխատողների վերապատրաստման ծախսերն արտացոլող փաստաթղթեր | Վերապատրաստված աշխատողի վերապատրաստման ժամանակահատվածում և 1 տարվա աշխատանքի ընթացքում, բայց ոչ պակաս, քան 4 տարի |
| 8 | Հաշվետու տարվա հաշվապահական հաշվետվություններ | Կազմակերպության շարունակական գոյության համար |
Ինչպես պահպանել փաստաթղթերը
Որոշելով առաջնային հաշվապահական և հարկային փաստաթղթերի պահպանման ժամկետները, դրանք պետք է պահվեն հաշվապահական գրասենյակի հատուկ սենյակում կամ փակ կահույքում մինչև արխիվացումը: Սեյֆերը կամ փակ մուտքով պահարանները պարունակում են խիստ հաշվետվության ձևեր:
Հարկերի հաշվարկման համար օժանդակ փաստաթղթերի բացակայության դեպքում Դաշնային հարկային ծառայությունը իրավունք ունի տուգանք և տույժեր նշանակել հարկ վճարողին անվտանգության պայմանները չկատարելու համար: Բացի այդ, իրավաբանական անձինք կարող են փաստաթղթերը պահել էլեկտրոնային տարբերակով, սակայն էլեկտրոնային ստորագրության առկայությունը համարվում է պարտադիր մանրամասն։
Քանի՞ տարի է հարկ վճարողի հաշվետվությունը պահվում հարկային և արտաբյուջետային ֆոնդերում
Հարկային հաշվետվությունների պահպանման ժամկետը հաստատվում է Դաշնային հարկային ծառայության հրամանով և կազմում է 5 տարի: Սպասարկման հետհաշվարկը սահմանվում է հաշվետու ժամանակաշրջանի ավարտից հետո՝ նոր տարվա հունվարի 1-ից: Իսկ ԱԱՀ-ի նվազեցումների հաշվարկի վավերականությունն ապացուցող հարկային գրանցամատյանների պահպանման ժամկետը սկսվում է վերջին տեղեկատվությունը մուտքագրելու օրվանից։
Պահպանման ժամկետը եռամսյակային բյուջեի հաշվետվությունստեղծվել է 5 տարի ժամկետով, իսկ տարեկան՝ անժամկետ՝ կազմակերպության գոյության ողջ ընթացքում։ Մինչև 2017 թվականը իրավաբանական անձինք և անհատ ձեռներեցները հաշվետվություն էին ներկայացնում Կենսաթոշակային հիմնադրամ և ԱԴԾ, այսօր՝ միասնական. RSV ձևընդունում և պահում է Դաշնային հարկային ծառայությունը 5 տարի ժամկետով, ինչպես հարկային հաշվետվություն. Բայց RSV-1-ի պահպանման պայմանները ըստ ապահովագրավճարների ցանկի (կենսաթոշակային, սոցիալական, առողջության ապահովագրություն) հավասար են 6 տարվա։
Հաշվապահական փաստաթղթերի, գրանցամատյանների և հաշվետվությունների պահպանման պայմանները կարգավորվում են 2004 թվականի հոկտեմբերի 22-ի «Ռուսաստանի Դաշնությունում արխիվացման մասին» թիվ 125-ФЗ-ով:
Եթե ընկերության փաստաթղթերը կորչում են, ղեկավարը հավաքում է հանձնաժողով, որը որոշում է կորստի կամ ոչնչացման փաստերը (օրինակ՝ գողություն, արտակարգ իրավիճակ և այլն): Անհամաձայնությունից խուսափելու համար հարկային ծառայությունփաստաթղթերը հաշվարկելիս ավելի լավ է վերականգնել այն:
Ինչպես ցույց է տալիս պրակտիկան, գրեթե ցանկացած ժամանակակից հայրենական ձեռնարկությունում հաշվապահական հաշվառման բաժինը ստեղծում է փաստաթղթերի ամենամեծ քանակությունը: հասկանալի է՝ հենց այս բաժնում են աշխատում փողով, և յուրաքանչյուր նման գործողություն պետք է պաշտոնապես ամրագրվի թղթի վրա։ Բացի այդ, կազմակերպությունում առաջնային փաստաթղթերի պահպանման ժամկետը օրենքով սահմանված է, ինչը նշանակում է, որ «թղթերից» ազատվելու համար հենց այնպես չի աշխատի, դուք ստիպված կլինեք դրանք պահել առնվազն մի քանի տարի և միայն դրանից հետո ոչնչացնել: . Ի դեպ, թղթի թափոններից ազատվելու գործընթացը նույնպես հեշտ չէ, այն ունի մի շարք կոնկրետ առանձնահատկություններ։ Այս ամենի մասին՝ հետագա։
Փաստաթղթեր, փաստաթղթեր...
Եթե բերենք արտադրված փաստաթղթերի քանակի վիճակագրություն, ապա կստացվի, որ գրեթե բոլոր ժամանակակից հայրենական ձեռնարկություններում թղթային փաստաթղթերի 80-90%-ի աղբյուրը հաշվապահությունն է։ Նրանք պարզապես պետք չէ պահել: Սահմանափակումները որոշում են ոչ միայն առաջնային գրառումների պահպանման նվազագույն ժամկետը (սովորաբար տատանվում է հինգ տարուց մինչև մեկ տասնամյակ), այլև այն պայմաններում, թե այդ օբյեկտները պետք է լինեն: Միևնույն ժամանակ, հարկ է հիշել, որ կա փաստաթղթերի բաժանում ժամանակավոր պահպանման և մշտական:
Այնուամենայնիվ, ինչպես ցույց է տալիս պրակտիկան, ոչ բոլոր ընկերության մենեջերներն են շահագրգռված հասկանալու այն բարդությունները, թե որոնք են առաջնային փաստաթղթերի պահպանման ժամկետները: Գլխացավից փրկվելու համար կարող եք օգտվել մասնագիտացված արխիվային ընկերությունների ծառայություններից։ Նման ընկերությունում նրանք հստակ գիտեն, թե ինչ տեսակի փաստաթղթեր են անհրաժեշտ պահելու, ինչ պայմաններով, ինչ կանոններով: Բացի այդ, նման կազմակերպությունն ունի տեխնիկական հնարավորություններ ոչնչացնելու փաստաթղթերը, որոնք վստահված են պահպանման ժամկետների ավարտին: Դա իսկապես հարմար է, բայց արժե գումար: Եթե ցանկանում եք գումար խնայել, ապա պետք է արխիվի համար հատուկ սենյակ հատկացնեք և հասկանաք, թե որն է օրենսդրության համաձայն կազմակերպությունում առաջնային հաշվապահական փաստաթղթերի պահպանման ժամկետը:
ուզում եմ - չեմ ուզում
Խնդիրն, ի դեպ, այն չէ դատարկ տեղ. Գործող օրենքները սահմանում են առաջնային հաշվապահական փաստաթղթերի պահպանման պայմանները, և ցանկացած ձեռնարկությունում դրանք պետք է պահպանվեն: Օրենսդրությունից բխում է, որ ցանկացած վավեր սուբյեկտՊատասխանատու է գրառումների պահպանման համար: Սա նշանակում է, որ գործունեության ձևը նշանակություն չունի՝ լինի դա ինքնազբաղված, միայնակ բիզնեսով զբաղվելը կամ մեծ կոնցեռնը դեռ պետք է զբաղվի ֆինանսական հաշվետվությունների և այլ փաստաթղթերի պահպանմամբ: Կարևոր է ուսումնասիրել օրենսդրությունը էլեկտրոնային առաջնային փաստաթղթերի, թղթի պահպանման սահմանված ժամկետների համար, որպեսզի կապալառուի հետ կոնֆլիկտի դեպքում կամ վերահսկող մարմնի կողմից ստուգման ժամանակ անհարմար վիճակում չհայտնվեք: Բացի այդ, օրենքով սահմանված ժամկետները չպահպանելը կարող է զգալի տուգանք առաջացնել ստուգման ընթացքում։ Գործող օրենսդրությունը պարունակում է կանոնակարգեր, որոնք կարգավորում են առաջնային հաշվապահական փաստաթղթերի պահպանման նվազագույն ժամկետը: Կարևոր է, որ բիզնեսն ապահով լինի, իսկ բիզնեսի վարումը մեր երկրում առանձնանա օրինականությամբ և սահմանված կանոնների պահպանմամբ։
125-րդ դաշնային օրենքըընդունվել է 2004 թվականի հոկտեմբերին։ Անվանման հիման վրա այն նվիրված է արխիվներին և բիզնեսի ճիշտ վարմանը։ Հենց այս պաշտոնական փաստաթղթում դիտարկվում են հաշվապահական հաշվառման բաժնի կողմից արտադրված պաշտոնական փաստաթղթերի պահպանման առանձնահատկությունները: Այստեղ դուք կարող եք գտնել ինչպես առանձնահատկություններ, որոնք հնարավորություն են տալիս տարբերակել ժամանակավոր և մշտական պահպանման փաստաթղթերը, ինչպես նաև որոշակի տեսակի թղթի տերմինները:
Ո՞ւմ է այն վերաբերում:
Առաջնային փաստաթղթերի պահպանման նվազագույն պայմաններին համապատասխանելու պարտականությունները վերապահված են.
- տեղական իշխանությունները;
- պետական մարմիններ;
- ձեռնարկատերեր;
- ձեռնարկություններ;
- բիզնեսով զբաղվող անձինք.
Օրենքը պետք է պահպանվի արխիվային փաստաթղթերի, ներառյալ անձնակազմի հետ կապված փաստաթղթերի նկատմամբ: Օրենքով սահմանված ողջ ժամանակահատվածը պետք է պահվի ապահով վայրում։ Բացի դաշնային օրենքներից, առաջնային փաստաթղթերի պահպանման պայմանների առանձնահատկությունները և հաշվապահական գրանցամատյաններշոշափված են մի շարք կարգավորող փաստաթղթերում, որոնք ուժի մեջ են ինչպես ամբողջ երկրի տարածքում, այնպես էլ յուրաքանչյուր առանձին տարածաշրջանում: Սակայն ամենակարեւոր փաստաթուղթը վերը նշված 125-րդ օրենքն է, որը նախատեսում է ամբողջական ցանկըհաշվապահական հաշվառման փաստաթղթերի պահպանման տևողությունը կարգավորող փաստաթղթեր.
Օրենք թիվ 129
1996 թվականին դաշնային օրենք է ընդունվել հաշվապահական հաշվառման առանձնահատկությունների մասին։ Այն նշում է, որ հաշվապահությունը կարող է ստեղծել իր փաստաթղթերը թղթի վրա, ինչպես նաև օգտագործելով տարբեր հաստոցներ: Միևնույն ժամանակ, ընկերությունը պետք է ինքնուրույն կատարի փաստաթղթերի պատճենները թղթի վրա, որպեսզի գործառնությունների բոլոր մասնակիցներին հասանելի լինեն դրանց վերաբերյալ տվյալները: Եթե կարգավորող մարմինը պահանջում է մուտք գործել փաստաթղթեր, ապա ընկերության ներկայացուցիչները պարտավոր են տրամադրել այն: Դա անելու իրավունք ունեն և՛ դատախազները, և՛ դատարանների ներկայացուցիչները։
Առաջնային հաշվապահական հաշվառման փաստաթղթերի ստեղծումը, պահպանումը, ըստ պահանջի պահպանման ժամկետների, պետք է համապատասխանի կարգավորող ակտերով սահմանված ձևերին: Փաստաթղթերը պետք է ուղարկվեն հայցող անձին թղթային ձևով: Եթե դա թույլատրվում է աշխատանքում օգտագործվող մեքենաների հնարավորություններով, եթե բոլոր մասնակիցները համաձայն են, հաշվետվությունը կարող է ուղարկվել էլեկտրոնային տարբերակով: Դա թույլատրվում է նաև մեր երկրի գործող օրենքներով։
Պահպանում ենք ըստ կանոնների
129-րդ դաշնային օրենքը նշում է առաջնային հաշվապահական փաստաթղթերի պահպանման պայմանների պարտադիր պահպանման մասին: Մասնավորապես, 17-րդ հոդվածում նշվում է, որ ցանկացած իրավաբանական անձ պետք է անպայման պահպանի նման փաստաթղթերը, այդ թվում՝ գրանցամատյանները և հաշվետվությունները։ Ժամանակային միջակայքի տևողությունը սահմանվում է արխիվացումը կարգավորող կանոններով պետական մակարդակով. Այս ժամկետի տևողությունը չի կարող պակաս լինել 5 տարուց։
Առաջնային փաստաթղթերի պահպանման հատուկ ժամկետ է սահմանվում հաշվապահական հաշվառման քաղաքականությունը կարգավորող փաստաթղթերի և որոշ այլ կատեգորիաների համար (տեղեկատվություն մշակող մեքենաների վրա օգտագործվող ծրագրեր, հաշվապահական աղյուսակ): Իհարկե, այստեղ տևողությունը նույնպես հինգ տարի է (որոշ դեպքերում այս ժամկետը կարող է ավելի երկար սահմանվել), բայց ժամկետը սկսում է հաշվել այն պահից, երբ այս փաստաթուղթը վերջին անգամ օգտագործվել է ձեռնարկությունում: Իրավաբանական անձի ղեկավարն այն անձն է, ով օրենքով պատասխանատու է բոլոր անհրաժեշտ փաստաթղթերը ժամանակային ընդմիջումներով պահպանելու համար: Սա նշանակում է, որ ցանկացած կրթված և պատասխանատու շեֆ պետք է իմանա հաշվապահական հաշվառման բաժնում առաջնային փաստաթղթերի պահպանման ժամկետը, եթե ցանկանում է իր հսկողության տակ պահել ընկերությունում իրավիճակը:
Ինչպես ցույց է տալիս պրակտիկան, շատ կազմակերպություններ կանոնավոր կերպով իրականացնում են պաշտոնական փաստաթղթերի գույքագրում, և տեղական կանոնակարգերը սահմանում են փաստաթղթերի պահպանման համար պատասխանատու անձինք, որոնց հետ տեսչական մարմինները իրականում շփվում են արխիվացման կանոններին համապատասխանությունը վերահսկելիս:
Ստեղծում և պահպանում. ամեն ինչ ըստ կանոնների
Գործող օրենսդրության հիման վրա հաշվապահները կարող են ստեղծել ինչպես առաջնային, այնպես էլ ամփոփ փաստաթղթեր ոչ միայն թղթային, այլև էլեկտրոնային ձևով. միևնույն ժամանակ, թղթային պատճենների ստեղծման պարտականությունը դրվում է իրավաբանական անձի վրա, իսկ շահագրգիռ անձի, տեսչական մարմնի, ֆիրմայի պահանջով պարտավորվում է. հնարավորինս շուտհասցեով ուղարկել թղթային փաստաթղթեր. Կազմումը և պահպանումը պետք է իրականացվեն գործող կարգավորող ակտերով սահմանված ձևով:
Այն մասին, թե որն է հաշվապահական հաշվառման բաժնում առաջնային փաստաթղթերի պահպանման ժամկետը, այս գործընթացի կարգը, պատմում է փաստաթղթերի ցանկը, որը հաշվի է առնում տիպիկ կառավարման փաստաթղթերը, որոնք ձևավորվում են ցանկացած ձեռնարկության աշխատանքի ընթացքում: Դրանք ստեղծվել են 2010 թվականին Ֆինանսների նախարարության և Դաշնային արխիվի կողմից հաստատված փաստաթղթում: Բացի այդ, անհրաժեշտ է հաշվի առնել Հարկային օրենսգրքի պահանջները, որը կարգավորում է, որ մեր երկրի յուրաքանչյուր քաղաքացի պատասխանատու է չորս տարի հաշվապահական հաշվառման վարման համար: Սա վերաբերում է ծախսերի, եկամուտների բաղադրիչի հաշվառմանը, ինչպես նաև հարկերի վճարումը հաստատող փաստաթղթերին։
Եկեք դա անենք խելամտորեն
Առաջնային հաշվապահական փաստաթղթերի պահպանման պայմաններին համապատասխան գործընթացի ճիշտ կազմակերպումը ենթադրում է մասնագիտական մոտեցում, հաշվապահական հաշվառման փաստաթղթերի համար պատասխանատու անձնակազմի ներգրավում, աշխատանքային գործընթացի կազմակերպման վերաբերյալ արխիվային տեղեկատվության մշակում: Ներկայումս արխիվացման մասնագիտացված ուսուցման վայրեր գործնականում չկան, ուստի հաճախ դժվար է գտնել իսկապես բարձրակարգ մասնագետ: Մյուս կողմից, առաջադեմ օրենսդրությունը պահանջում է, որ պահպանվեն առաջնային հաշվապահական փաստաթղթերի պահպանման ժամկետները, հակառակ դեպքում կարող եք ենթարկվել կտրականապես տհաճ տուգանքների։ Լավագույն տարբերակըբավականաչափ ծավալուն փաստաթղթային հոսքով - ընկերության աշխատակազմում արխիվային պահպանման համար պատասխանատու բաժնի ստեղծում և փաստաթղթերի համար պատասխանատու անձնակազմի կանոնավոր վերապատրաստում: ներքին ռեսուրսներ. Դա թույլ կտա վերահսկողության տակ պահել օրենքներում ամրագրված նորամուծությունները և համապատասխանեցնել բոլոր պահանջներին։
Այլընտրանքային տարբերակ, որը նաև թույլ է տալիս հաշվի առնել առաջնային փաստաթղթերի պահպանման ժամկետը և համապատասխանել դրան ձեր աշխատանքային գործունեության մեջ, համագործակցությունն է միջնորդի հետ, որը պարտավորվում է պահպանել հաճախորդի փաստաթղթերը: Այնուամենայնիվ, ինքներդ ձեզ համար արխիվային ընկերություն ընտրելը նույնպես հեշտ գործ չէ: Հարկավոր է ուշադիր վերլուծել առկա բոլոր տարբերակները՝ վստահելի ընկերությանը նախապատվություն տալու համար և չանհանգստանալ, որ այն կարող է փակվել և շենքը այրվել։
Փաստաթղթերի որոշ տեսակների պահպանման առանձնահատկությունները
Գործող օրենսդրությունից բխում է, որ առաջնային փաստաթղթերը, ինչպես նաև գրանցամատյանները, հաշվետվությունները և հաշվեկշիռները պետք է փոխանցվեն արխիվ: Պաշտոնական փաստաթղթերի այս բոլոր կատեգորիաները, մինչև արխիվ ուղարկելը, պետք է պահվեն հաշվապահական հաշվառման սենյակներում, մինչդեռ իրավաբանական անձը պարտավոր է ապահովել թղթերի անվտանգության բոլոր պայմանները. պահարանները պետք է փակ լինեն, պահպանվեն հրդեհային և այլ անվտանգություն: . Ձեռնարկությունում փաստաթղթերի անվտանգության համար պատասխանատու անձ նշանակվում է հատուկ փաստաթղթով:
Եթե ձեռնարկությունը դիմում է, ապա օրենքով այդ փաստաթղթերը պետք է պահվեն պահարանում կամ հատուկ պահարանում, փակ սենյակում, որը երաշխավորում է փաստաթղթերի անվտանգությունը: Ընթացիկ ժամանակաշրջանի առաջնային փաստաթղթերը, որոնք մշակվում են ձեռքով, պետք է ժամանակագրական կարգով հավաքվեն գրանցամատյաններում, որոնք այնուհետև ուղարկվեն արխիվ՝ մշտական պահպանման համար:
Էլ ինչի՞ վրա ուշադրություն դարձնել:
Պահպանում բանկային քաղվածքներ, կանխիկ պատվերներև նախնական հաշվետվությունները, բոլոր փաստաթղթերը պետք է պահվեն ժամանակագրական կարգով և կապված լինեն համատեղ, կազմակերպված պահպանման համար: Փաստաթղթերի որոշ հատուկ կատեգորիաներ (հերթափոխի հաշվետվություններ, աշխատանքային պատվերներ) կարող են պահվել առանց պարտադիր, բայց թղթապանակներում, որպեսզի ոչինչ չկորչի կամ օգտագործվի անազնիվ նպատակներով:
Փաստաթղթերի անվտանգությունը, ինչպես նաև դրանց ժամանակին արխիվ ուղարկելը, առաջին հերթին գլխավոր հաշվապահի պարտականությունն է, թեև, անհրաժեշտության դեպքում, տեղական կանոնակարգերըկարող է պարունակել լիազորությունների պատվիրակում մեկ այլ անձի: արտահանձնում առաջնային փաստաթղթեր, հաշվետվությունը, հաշվեկշիռները հնարավոր է միայն որոշ դեպքերում, եթե առկա է գլխավոր հաշվապահի պաշտոնական հրամանը: Ընդհանուր առմամբ կառուցվածքային միավորներմուտք չունեն հաշվապահական փաստաթղթեր. Փաստաթղթերի առգրավումը հնարավոր է միայն այն դեպքում, եթե առկա է մասնագիտացված հարցում հետաքննող մարմիններից, դատարանից կամ օրենքով համապատասխան լիազորություններ ունեցող այլ մարմիններից: Այս դեպքում անհրաժեշտ է ներկայացնել օրենքով սահմանված կարգով կազմված պաշտոնական որոշում։ Հրաժարվելիս անհրաժեշտ է կազմել արձանագրություն, որի պատճեններից մեկն ստորագրության դիմաց փոխանցվում է կազմակերպության ներկայացուցչին:
Առաջնային փաստաթղթերի պահպանման ժամկետը ներկայացված է ստորև բերված աղյուսակում:
Փաստաթղթերի հոսքի առանձնահատկությունները
«Փաստաթղթերի հոսք» տերմինը կիրառվում է մի շարք գործոնների նկատմամբ, որոնք կապված են փաստաթղթերի շարժի հետ՝ թղթի ստեղծման պահից մինչև արխիվացում փոխանցելը: Ժամանակացույցի մշակումը գլխավոր հաշվապահի պարտականությունն է, չնայած որոշ ձեռնարկություններում այն պատվիրակված է փաստաթղթերի կառավարման մասնագետին: Այնուամենայնիվ, ինչպես ցույց է տալիս պրակտիկան, ամենաճիշտը նման ժամանակացույցի ներառումն է կազմակերպության հաշվապահական քաղաքականության մեջ, որն այնուհետև հաստատվում է ղեկավարի կողմից ստորագրված հատուկ տրված հրամանով: պաշտոնականընկերություններ։
Ժամանակացույցի օգնությամբ դուք կարող եք ներդաշնակեցնել և պարզեցնել ձեռնարկությունում պլանավորման խնդիրը: Առաջնային փաստաթղթերի աշխատանքային հոսքի ժամանակացույցը կատարողների ցուցակն է, այն ժամանակային ընդմիջումները, որոնց ընթացքում փաստաթղթերը պետք է ուղարկվեն հաշվապահական հաշվառման բաժին, և ժամկետները, որոնց համար հաշվապահները դրանք մշակում են: Անպայման նկարագրեք հաշվետու ժամանակաշրջաններըներառյալ հաշվեկշիռը: Հաճախակի հաշվապահական հաշվառման քաղաքականությունպարունակում է առաջնային փաստաթղթերի պահպանման ժամկետների կարգավորում, և այդ ժամկետը կամ հավասար է օրենքով սահմանվածին, կամ նշանակվում է ավելի երկար, եթե պահանջվում է ընկերության գործունեության առանձնահատկություններով: Տարվա հաշվետվությունը ներկայացնելիս փաստաթղթերը կազմվում են սահմանված կարգով և տեղափոխվում արխիվային պահեստ: Միաժամանակ հաշվի է առնվում, որ ապագայում կարող է անհրաժեշտ լինել պահեստավորման համար փոխանցված ծավալից օգտակար տվյալներ հանել։ Դրա համար ընդունված է դեպքերը բաժանել թղթապանակների, մինչդեռ խմբավորումը բացատրվում է բովանդակությամբ։ Համոզվեք, որ յուրաքանչյուր թղթապանակին համապատասխան վերնագիր հատկացրեք:
Գործի պահպանման առանձնահատկությունները
Ձեռնարկության գործունեության ընթացքում ստեղծված բոլոր փաստաթղթերը, ինչպես նշվեց վերևում, բաժանվում են ժամանակավոր պահպանման և մշտական պահպանման համար նախատեսված փաստաթղթերի: Թղթերը արխիվ տեղափոխելիս անհրաժեշտ է այս կատեգորիաներից յուրաքանչյուրը հանձնել առանձին՝ առանց պաշտոնական թղթերը նույն թղթապանակներում խառնելու։ Այս դեպքում պատճենները պետք է պահվեն բնօրինակներից առանձին: Բացի այդ, առանձին թղթապանակներում դուք պետք է տեսակավորեք փաստաթղթերը, որոնք ցույց են տալիս հաշվետվությունները, տարվա պլանները և եռամսյակները, ամիսները: Մեկ ֆայլը պետք է պարունակի մեկ փաստաթուղթ:
Մեկ գործը խմբավորելու համար կարող եք օգտագործել մեկ ժամանակահատվածի համար ստեղծված փաստաթղթերը (եռամսյակ, տարի, ամիս): Բացառություն են կազմում, այսպես կոչված, անցողիկ կատեգորիաները, օրինակ՝ անձնական ֆայլերը, որոնց փակումը նախատեսված չէ օրացուցային տարվա հետ համընկնելու համար: Եթե ֆայլը պարունակում է փաստաթղթեր, որոնք ստեղծվել են մի քանի ամսվա ընթացքում, ապա անհրաժեշտ է յուրաքանչյուր ամիս առանձնացնել մյուսներից հատուկ թերթիկով՝ դրա վրա նշելով, թե որ ժամանակահատվածում է փաստաթղթերը հաջորդող բլոկը: Այս դեպքում թույլատրվում է խմբավորել մինչև 250 թերթ մեկ ֆայլի մեջ։ Թղթապանակը հաստությամբ կարող է լինել 4 սմ և պակաս:
Էլ ինչի՞ վրա ուշադրություն դարձնել:
Ինչպես երևում է արխիվի պահպանման կանոններից, եթե փաստաթղթերն ունեն հավելվածներ, ապա դրանք (անկախ նրանից, թե կոնկրետ երբ են կազմվել) պետք է կցվեն իրենց ուղեկցող փաստաթղթերին։ Ընդհանուր առմամբ, հաշվապահական փաստաթղթերի արխիվի հաջորդականությունը շատ կարևոր է, ուստի այն պետք է խստորեն պահպանվի: Որպես կանոն՝ սկզբում տեղադրվում է հաշվետվություն, հետո բացատրական նշումներ, որից հետո հաշվեկշիռը՝ լրացված կից փաստաթղթերով։
Ընկերության աշխատակիցների անձնական հաշիվների պահպանումը կազմակերպելիս դրա համար անհրաժեշտ է հատկացնել առանձին դեպք, որում փաստաթղթերը կազմվում են ըստ տարին խիստ ժամանակագրության: Տարեկան նամակագրությունը ձևավորվում է օրացուցային տարին մատնանշող թղթապանակներով և համակարգված է նաև ամսաթվերին համապատասխան: Յուրաքանչյուր հարցման պետք է հետևի պատասխան:
Որոշ առանձնահատկություններ
Հարկային օրենսգրքով սահմանված պահպանման ժամկետները կարող են տարբերվել այն ստանդարտներից, որոնք նշված են հաշվապահական հաշվառման գործունեությունը կարգավորող օրենքներում: Նման անհամապատասխանություն դիտարկելիս, առաջին հերթին, խորհուրդ է տրվում պահպանել ավելի երկար ժամանակահատվածը, ինչը թույլ կտա, անհրաժեշտության դեպքում, հղում կատարել փաստաթղթերին, օգտագործել այն, նույնիսկ եթե, գործող կանոններից մեկի համաձայն, վերջնաժամկետը արդեն սպառվել է. Բացի այդ, տեսուչները դժգոհելու ոչինչ չեն ունենա։ Պետք է հիշել նաև 2000 թվականին հրապարակված հատուկ ցանկը՝ նշելով փաստաթղթերի որոշակի կոնկրետ խմբերի պահպանման տևողությունը։ Այս ցանկը պարբերաբար թարմացվում և լրացվում է, ուստի ձեռնարկության գլխավոր հաշվապահը և փաստաթղթերի կառավարման համար պատասխանատու բաժինը պետք է պահպանեն արդի տեղեկատվությունը:
Եթե պահպանման ժամկետները խախտվել են, ապա դրա պատասխանատվությունը կրում է ընկերության ղեկավարը, չնայած այն հանգամանքին, որ անվտանգության հարցը առաջին հերթին գլխավոր հաշվապահի վրա է: Եթե կարգը, պահպանման ժամկետը խախտվում է, ընկերությունը տուգանվում է։ Պաշտոնյայի համար պատիժը սովորաբար տատանվում է երկու-երեք հազար ռուբլու սահմաններում։ Բայց եթե առաջնային փաստաթղթերն ընդհանրապես չեն պահպանվում, ապա նրանք կարող են պատժվել հինգ հազար ռուբլի կամ ավելի տուգանք վճարելով: