Առաջնային և այլ հաշվապահական փաստաթղթերի պահպանման պայմանները. Կազմակերպությունում հաշվապահական հաշվառման փաստաթղթերի պահպանման պայմանները

Հոդվածում դուք կգտնեք պատրաստի աղյուսակ կազմակերպությունում հաշվապահական, հարկային և այլ փաստաթղթերի պահպանման պայմանների վերաբերյալ: Եթե ​​դուք ավելի վաղ ոչնչացնեք թղթերը, սպառնում են տուգանքներ և լրացուցիչ գանձումներ։

Կան փաստաթղթեր, որոնք հաստատությունը պետք է մշտապես պահի, օրինակ՝ հաշվապահական հաշվառման քաղաքականությունը: Պահպանման ժամկետով աղյուսակը կօգնի որոշել, թե որ թղթերը կարելի է դեն նետել: Ի վերջո, բոլորն ունեն տարբեր ժամկետներ: Եթե ​​վերջնաժամկետի հետ սխալ եք թույլ տալիս և արխիվն ավելի վաղ քանդում եք, հաստատությունը կտուգանվի։

Քանի՞ տարի պահել հարկերի և հաշվապահական հաշվառման փաստաթղթերը

Փաստաթղթերի պահպանման ժամկետը հաշվառումև ընթացքում ծագած այլ դեպքեր տնտեսական գործունեությունցանկացած տնտեսվարող սուբյեկտ, որոշվում է օրենսդրական մակարդակով։

Պահպանման տեւողությունը կարգավորվում է հետեւյալ օրենսդրական ակտերով.

• Ռուսաստանի Դաշնության հարկային օրենսգիրք;
• Դաշնային օրենք «Հաշվապահական հաշվառման մասին» 12.2011 թ. No 402-FZ (այսուհետ `թիվ 402 դաշնային օրենք);
• Դաշնային օրենքը «Ռուսաստանի Դաշնությունում արխիվային գործերի մասին» 2004 թվականի հոկտեմբերի 22-ի թիվ 125-FZ (այսուհետ դաշնային օրենք թիվ 125):
• Մշակույթի նախարարության 2010 թվականի օգոստոսի 25-ի թիվ 558 հրամանով հաստատված կառավարման ստանդարտ փաստաթղթերի ցանկը (այսուհետ՝ Ցուցակ).

Ըստ սրանց կանոնակարգերըհարկի մեծ մասը հաշվապահական փաստաթղթերպահվում են 5 տարի ժամկետը լրանալու օրվանից:

Կարող են սահմանվել այլ ժամկետներ, որոնց տևողությունը 5 տարուց ավելի կամ պակաս է.

• 1 տարի - ամսական հաշվետվության համար;
• 3 տարի՝ արտարժութային միջոցների ստացման և վճարումների եռամսյակային հաշվետվությունների համար.
• 4 տարի հաշիվ-ապրանքագրերի համար;
• 10 տարի՝ պայմանագրեր, շարժական գույքի առուվաճառքի ակտեր.
• 15 տարի՝ հայցեր, դատական ​​որոշումներ և հրամաններ։
• 25 տարի կամ մշտապես - կանոնադրական փաստաթղթեր:

Թիվ 402 դաշնային օրենքը և Ցուցակը սահմանում են հատուկ պահպանման ժամկետներ հաշվապահական փաստաթղթերԿազմակերպությունում. Նախորդ բաժնում տրված աղյուսակը կարգավորում է դրանք յուրաքանչյուր կետի (խմբի) համար առանձին:

Աղյուսակ՝ հաշվապահական և հարկային փաստաթղթերի պահպանման ժամկետները

Ստուգելու համար, թե արդյոք թղթերը կարելի է դեն նետել, պահպանման ժամկետի աղյուսակը կօգնի.

* Պահպանման տևողությունը չի կարող լինել 10 տարուց պակաս (դա վերաբերում է պետական, քաղաքային արխիվների ձեռքբերման աղբյուր չհանդիսացող կազմակերպություններին):

Թեմայի վերաբերյալ հանրաճանաչ հարցերի պատասխանները.

Որքա՞ն ժամանակ պահել անձնակազմի փաստաթղթերը

Կադրային փաստաթղթերի ներկայացման ժամկետները որոշվում են Ցուցակով: Դրանք տատանվում են 12 ամսականից մինչև 50 (75) տարի: Կան բաներ, որոնք պետք է մշտապես պահել, այսինքն՝ առայժմ սուբյեկտիրականացնում է իր գործունեությունը.

2016 թվականին թիվ 125 դաշնային օրենքում փոփոխություն է կատարվել, որը ազդել է անձնակազմի համար նախատեսված կադրերի վրա: Փոփոխությունները կատարելուց հետո կիրառվում են հետևյալ ժամկետները.

• 75 տարի անձնակազմի վերաբերյալ բոլոր փաստաթղթերի համար, որոնք արխիվ են ուղարկվել մինչև 01/01/2003 թ.
• 50 տարի՝ 2003 թվականին և ավելի ուշ ավարտված և ի պահ հանձնված գործերի համար։

Ընկերությունը պետք է պահպանի.

• Հիմնական գործունեության պատվերներ;
• Աշխատանքի պաշտպանության առաջարկներ աշխատանքային պայմանների բարելավման վերաբերյալ և աշխատատեղերի ցուցակները, որտեղ կան վտանգավոր և վնասակար գործոններ:
• Կադրերի բաժնի աուդիտի արձանագրություններ.
• Անձնական տվյալների վերաբերյալ տեղական կանոնակարգեր.
• Անձնակազմի սեղաններ և այլն:

Աշխատակիցների անձնական փաստաթղթերի բնօրինակները պետք է պահպանվեն այնքան ժամանակ, մինչև պահանջվի: Եթե ​​դրանք մնում են չպահանջված, ապա ուղարկվում են արխիվ 75 տարով։

Ավելի կարճ ժամկետներ են սահմանվում.

• 1 տարի - արձակուրդի ժամանակացույցի համար;
• 3 տարի - գործուղումների պատվերներ;
• 5 տարի՝ ժամկետային թերթիկներ և պատվերներ, որոնց համար այլ ժամկետ չի սահմանվում (բոնուսներ, նկատողություններ և այլն):
• 10 տարի՝ կոլեկտիվ պայմանագրեր։

Նշում!Եթե ​​այս ցանկում թվարկված փաստաթղթերը պարունակում են տեղեկատվություն վնասակար և վտանգավոր պայմաններում աշխատելու մասին, ապա դրանց պահպանման ժամկետը ավելանում է մինչև 75 տարի։

Եթե ​​որևէ փաստաթղթի պահպանման պայմանների վերաբերյալ հարցեր ունեք, տես հուշագրի պայմանների ամբողջական աղյուսակը:

Փաստաթղթերի պահպանում էլեկտրոնային ձևով

Թղթի վրա ֆայլերի երկարաժամկետ պահպանման դեպքում միշտ կա դրանց կորստի կամ վնասման վտանգ (տեղափոխում, վթար և այլն), ուստի շատ ընկերություններ դրանք կրկնօրինակում են. էլեկտրոնային ձևաչափով. Այս ֆայլերը կարող են նաև արխիվացվել: Այս մեթոդի համար անհրաժեշտ է հաշվի առնել մի շարք նրբերանգներ.

• Փոխանցումը կարող է իրականացվել կապի ուղիներով ուղարկելու կամ էլեկտրոնային կրիչների ուղղակի փոխանցման միջոցով:
• Ձեզ հարկավոր չէ ֆայլեր տպել:
• Անհրաժեշտ է իրականացնել փոխանցված ֆայլերի գույքագրում։ Դրանում դուք պետք է նշեք տեղեկատվության փոխանցման եղանակը (փոխադրող):
• Նախքան թվայնացված ֆայլերը պահեստավորման ուղարկելը, դուք պետք է համոզվեք, որ դրանք վնասված չեն և լրատվամիջոցների վրա վիրուսներ չկան:
• Արխիվում պետք է պայմաններ ստեղծվեն նման ֆայլերի պահպանման և վերարտադրման համար։
• Փաստաթղթերը պետք է փոխանցվեն երկու կրիչներով, որոնք կրկնօրինակում են միմյանց:
• Էլեկտրոնային արխիվները պետք է ստուգվեն առնվազն հինգ տարին մեկ անգամ:

Ոչնչացման համար էլեկտրոնային փաստաթղթեր փոխանցելու համար, որոնց պահպանման ժամկետը լրացել է, կազմեք ակտ ոչնչացման համար փաստաթղթերի հատկացման մասին.

Նշում! 10 տարուց ավելի պահպանման ժամկետ ունեցող թղթերը պետք է տեղափոխվեն արխիվային պահպանման: Այլ փաստաթղթերը կարող են պահվել աշխատավայրում: Սա հավասարապես վերաբերում է թղթային կրիչներին:

Ինչպես հաշվարկել փաստաթղթերի պահպանման ժամկետը

Փաստաթղթի պահպանման ժամկետը հաշվվում է դրա ավարտի կամ հաշվետու ժամանակաշրջանի (տարվա) փակման պահից: Որպես կանոն, այն ժամանակաշրջանի հետհաշվարկը, որի ընթացքում անհրաժեշտ է փաստաթուղթ պահել, սկսվում է փաստաթղթի ժամկետի ավարտին հաջորդող տարվա հունվարի 1-ից:

Սրա համար կան մի քանի բացառություններ.

• Կազմակերպությունը ճանաչում է դեբիտորականանհույս. Օժանդակ փաստաթղթերի պահպանման ժամկետը կկազմի 4 տարի այն ժամանակաշրջանի ավարտից, որում դա տեղի է ունեցել:
• Տնտեսվարող սուբյեկտը վնասներ է կրել. Փաստաթղթերը, որոնք հաստատում են դա, պահվում են ամբողջ ժամանակահատվածի համար, մինչդեռ կորուստը հաշվի է առնվում:
• Ամորտիզացիոն գույքի գնում: Դրա վրայի թղթերը պետք է պահվեն դուրսգրումից հետո ևս 4 տարի։

Ինչ անել հաշվապահական փաստաթղթերի հետ, եթե պահպանման ժամկետը լրացել է

Երբ փաստաթուղթը ժամկետանց է, այն կարող է ոչնչացվել: Սովորաբար դրա համար արխիվային ֆայլերի գույքագրում է կատարվում տարին մեկ անգամ։ Հաշվապահական հաշվառման փաստաթղթերի օտարում ժամկետանցպահեստավորումը պետք է տեղի ունենա խստորեն կանոնակարգերի պահանջներին համապատասխան: Անհնար է արխիվից ֆայլերը հեռացնել և ոչնչացնել առանց պահանջվող փաստաթղթերը լրացնելու:

Ինչպես ոչնչացնել հին թղթերը

Ժամկետանց պահպանման ժամկետով ֆայլերի ոչնչացումը տեղի է ունենում հետևյալ կերպ.

• Ստեղծվում է հատուկ հանձնաժողով՝ նախագահությամբ։ Այն ներառում է ընկերության արխիվի մենեջերին (պատասխանատուին), ինչպես նաև գործեր ձևավորող և ավանդատու աշխատողներին (հաշվապահներ, անձնակազմի սպաներ, քարտուղարներ և այլն): IN առանձին դեպքերկարող է հրավիրվել Ռոսարխիվի աշխատակից։
• Հանձնաժողովն ընտրում է ֆայլեր, որոնց պահպանման ժամկետն արդեն լրացել է։ Դրանք ներառված են հատուկ ցուցակում, և կազմվում է «Փաստաթղթերի ոչնչացման մասին» ակտ։
• Ձեռնարկության ղեկավարը ակտի հիման վրա տալիս է ոչնչացման հրաման, որով որոշում է թղթերի տնօրինման ժամանակը, վայրը և եղանակը:

Եթե ​​ծավալը փոքր է, ապա դուք կարող եք դրանք ոչնչացնել ինքներդ, հակառակ դեպքում ավելի լավ է դիմել մասնագիտացված կազմակերպությանը:

Որպես կանոն, ոչնչացումը կատարվում է մանրացնող սարքի միջոցով։

Ֆայլերը չեն կարող ոչնչացվել հետևյալ կերպ.

• Այրեք դրսում կամ ներսում:
• Թափոնների հետ թափեք (դեն նետեք) գործի ամբողջ տարայի մեջ:

Նշում!Օրենսդրությունը ձեռնարկություններին չի պարտավորեցնում փաստաթղթերը ոչնչացնել պահեստավորման ժամկետը լրանալուց անմիջապես հետո։ Ընդ որում, նպատակահարմար է չոչնչացնել որոշ փաստաթղթեր, քանի դեռ չի կատարվել հարկային ստուգում։

Պահպանման ժամկետների խախտման համար պատասխանատվություն

Պահպանման պայմանները խախտելու դեպքում նախատեսվում է հետևյալ պատասխանատվությունը.

• Մեկ ժամկետով հաշվապահական և հարկային փաստաթղթերի բացակայության համար նշանակվում է տուգանք 10,000 ռուբլի:
• Երկու կամ ավելի ժամկետով այդ փաստաթղթերի բացակայության դեպքում տուգանքը բարձրանում է մինչև 30,000 ռուբլի:
• Եթե ​​նվազման պատճառը եղել է փաստաթղթերի բացակայությունը հարկային բազան, մեղավորի նկատմամբ նշանակվում է տուգանք 40 000 ռուբլու չափով կամ պակաս վճարված հարկի գումարների 20%-ի չափով։

Սա սահմանված է Ռուսաստանի Դաշնության հարկային օրենսգրքով, հոդված 120:

Բացի այդ, Ռուսաստանի Դաշնության Վարչական իրավախախտումների վերաբերյալ օրենսգրքի 15.11-րդ հոդվածը նախատեսում է պատիժ մեղավոր պաշտոնատար անձի համար: Տուգանքը այս դեպքում կազմում է 2000 - 3000 ռուբլի:

Է.Վ. Սպիտակ մարդ Russian Tax Courier ամսագրի փորձագետ՝ Ռուսաստանի Դաշնային հարկային ծառայության մասնագետների մասնակցությամբ
Ռուսական հարկային սուրհանդակային ամսագիր, թիվ 6, 2009 թ

Բոլորը բիզնես գործարքներցանկացած կազմակերպության կողմից իրականացվող պետք է փաստաթղթավորվի հաստատող փաստաթղթերով: Դրանք առաջնային հաշվապահական փաստաթղթեր են և ծառայում են որպես հաշվապահական հաշվառման հիմք: Ինչպես նշված է 9-րդ հոդվածի 1-ին կետում դաշնային օրենքնոյեմբերի 21-ի թիվ 129-ФЗ (այսուհետ՝ թիվ 129-ՖԶ օրենք): Բացի այդ, այս նույն փաստաթղթերն օգտագործվում են հարկերի և տուրքերի հաշվարկման և վճարման համար: Հաճախ ընկերության գործունեության ողջ ժամանակահատվածի փաստաթղթերի արխիվն այնքան ծավալուն է, որ նոր փաստաթղթեր տեղադրելու տեղ չի մնում։ Այսպիսով, դուք պետք է հասկանաք, թե որքան ժամանակ է ձեզ անհրաժեշտ որոշակի փաստաթղթեր պահել: Միգուցե դրանցից մի քանիսը պետք է ոչնչացվեն։

Հաշվապահական փաստաթղթեր

Առաջնային հաշվապահական փաստաթղթերի, հաշվապահական գրանցամատյանների պահպանման ընդհանուր պայմանները և ֆինանսական հաշվետվություններըսահմանված թիվ 129-FZ օրենքի 17-րդ հոդվածում: Դրանում նշվում է, որ կազմակերպությունը պետք է պահպանի այդ փաստաթղթերը առնվազն հինգ տարի։ Որոշակի տեսակի փաստաթղթերի պահպանման ժամկետները որոշելու համար անհրաժեշտ է առաջնորդվել կազմակերպությունների գործունեության մեջ ստեղծվող տիպիկ կառավարման փաստաթղթերի ցանկով՝ նշելով պահպանման ժամկետները, որը հաստատվել է Դաշնային արխիվի կողմից 2000 թվականի հոկտեմբերի 6-ին (այսուհետ՝ Ցուցակ): Փաստաթղթերի ամենատարածված տեսակների մասին տեղեկատվությունը ներկայացված է ստորև բերված աղյուսակում:

Խնդրում ենք նկատի ունենալ. Ցուցակում սահմանված ժամկետները պետք է հաշվվեն ոչ թե փաստաթղթի պատրաստման օրվանից, այլ հաջորդ տարվա հունվարի 1-ից: Դա գրանցված է 2000 թվականի հոկտեմբերի 6-ին Դաշնային արխիվի կողմից հաստատված Ցուցակի օգտագործման հրահանգների 2.9-րդ կետում (այսուհետ՝ Հրահանգներ): Օրինակ՝ 2008 թվականին ավարտված գործերի պահպանման ժամկետի հաշվարկը սկսվում է 2009 թվականի հունվարի 1-ից։

Ավելին, կազմակերպությունը, հաշվի առնելով իր գործունեության առանձնահատկությունները, իրավունք ունի ավելացնել փաստաթղթերի պահպանման տևողությունը Ցուցակում սահմանված ժամկետի համեմատ (Հրահանգների 2.11 կետ): Նման որոշումը ձևակերպվում է ընկերության ղեկավարի հրամանով կամ ամրագրված է նրա հաշվապահական քաղաքականության մեջ:

Հարկային հայտարարագրեր և հարկերի հաշվարկման փաստաթղթեր

Ժամկետները, որոնց ընթացքում կազմակերպությունը պարտավոր է վարել հարկային հաշվետվություններ, սահմանված են Ցանկի 170-րդ կետում: Այո, տարեկան հարկային հայտարարագրերպետք է պահվի առնվազն տասը տարի, եռամսյակը `առնվազն հինգ տարի, ամսական` առնվազն մեկ տարի: Եթե ​​բացակայում է տարեկան հաշվետվություն(օրինակ՝ ԱԱՀ-ի համար), եռամսյակային և ամսական հարկային հայտարարագրերը պետք է պահվեն առնվազն տասը տարի։ Եռամսյակային հաշվետվությունների բացակայության դեպքում ամսական հաշվետվությունները պետք է պահպանվեն առնվազն հինգ տարի:

Ոչ մի տեղ հստակ նշված չեն փաստաթղթերի պահպանման պայմանները, որոնց հիման վրա կազմակերպությունը հաշվարկում է հարկերն ու տուրքերը։ Ռուսաստանի Դաշնության հարկային օրենսգրքի 23-րդ հոդվածի 1-ին կետի միայն 8-րդ ենթակետում նշվում է, որ հարկ վճարողները պարտավոր են չորս տարի ապահովել հարկերի հաշվարկման և վճարման համար անհրաժեշտ փաստաթղթերի անվտանգությունը: Այդ փաստաթղթերը, մասնավորապես, ներառում են հաշվապահական և հարկային հաշվառում, ինչպես նաև եկամուտների ստացումը, ծախսերի կատարումը, հարկերի վճարումն ու պահումը հաստատող այլ փաստաթղթեր։

Նմանատիպ պահանջ է սահմանված հարկային գործակալների համար Ռուսաստանի Դաշնության հարկային օրենսգրքի 24-րդ հոդվածի 3-րդ կետի 5-րդ ենթակետում: Չորս տարվա ընթացքում նրանք պետք է ապահովեն հարկերի հաշվարկման, պահումների և փոխանցման համար անհրաժեշտ փաստաթղթերի անվտանգությունը։

Ո՞ր օրվանից է համարվում այս քառամյա ժամկետը: Ռուսաստանի ֆինանսների նախարարությունը կարծում է, որ նշված ժամանակահատվածը սկսվում է հաշվետու (հարկային) ժամանակաշրջանից հետո, երբ փաստաթուղթը վերջին անգամ օգտագործվել է կազմելու համար: հարկային հաշվետվություն, հարկի հաշվարկ և վճարում, ստացված եկամուտների և կատարված ծախսերի հաստատում (18.10.2005թ. թիվ 03-03-04 / 2/83 գրություն):

Նշում

Բաժնետիրական ընկերությունների համար՝ հատուկ կանոններ

Ժամկետները, որոնց ընթացքում բաժնետիրական ընկերությունները պետք է պահեն իրենց փաստաթղթերը, սահմանվում են բաժնետիրական ընկերությունների փաստաթղթերի պահպանման կարգի և պայմանների մասին կանոնակարգով, որը հաստատվել է Ռուսաստանի Արժեթղթերի դաշնային հանձնաժողովի 03-33/ps որոշմամբ: 16 հուլիսի 2003 թ. Այսպիսով, նրանցից պահանջվում է մշտապես պահպանել տարեկան ֆինանսական հաշվետվությունները, այսինքն՝ կազմակերպության գործունեության ողջ ընթացքում։ Մշտական ​​գրառումները ներառում են նաև.

• փաստաթղթեր ընկերության ստեղծման, վերակազմակերպման վերաբերյալ.
• ընկերության կանոնադրությունը, դրանում կատարված փոփոխություններն ու լրացումները.
• վկայագիր պետական ​​գրանցումհասարակություն;
• հրապարակել որոշումները արժեքավոր թղթեր, արժեթղթերի թողարկման ազդագրեր;
• արձանագրություններ ընդհանուր ժողովներբաժնետերեր;
• տնօրենների խորհրդի (դիտորդ խորհուրդ) նիստերի արձանագրությունները.
• ընկերության փոխկապակցված անձանց ցուցակները.
• Ընկերության մասնաճյուղերի և ներկայացուցչությունների կանոնակարգերը.
• ընկերության խորհրդի (տնօրինության) նիստերի արձանագրությունները, ընկերության տնօրենի (գլխավոր տնօրեն, նախագահ) որոշումները.
• քվեաթերթիկներ;
• ընկերության աուդիտորական հանձնաժողովի (աուդիտորի) եզրակացությունները և այլն:

Ասենք Բաժնետիրական ընկերությունլուծարվում է. Եթե ​​նա ունի համաձայնագիր Ռոսարխիվի հիմնարկի հետ, մշտական ​​պահպանման ժամկետի փաստաթղթեր և ըստ անձնակազմի, նա տեղափոխում է պետական ​​արխիվ։

Եթե ​​արխիվի հետ պայմանագրային հարաբերություններ չկան, պետական ​​արխիվը պարտավոր է պահպանման համար ընդունել միայն ընկերության աշխատակիցների անձնակազմի վերաբերյալ փաստաթղթեր: Այլ փաստաթղթերի պահպանման վայրը սահմանում է լուծարային հանձնաժողովի նախագահը կամ սնանկության գործով կառավարիչը:

Եթե ​​վերակազմակերպման արդյունքում բաժնետիրական ընկերությունը դադարում է գործել, ապա դրա փաստաթղթերի բնօրինակները կարող են փոխանցվել միայն նորաստեղծ ընկերություններից մեկին (որպես կանոն՝ ամենաբարձր զուտ ակտիվների արժեք ունեցող ընկերությանը):

Հարկային բազան և հարկի չափը որոշվում են հարկային ժամանակաշրջանի վերջում (Ռուսաստանի Դաշնության հարկային օրենսգրքի 55-րդ հոդվածի 1-ին կետ): Հարկերի մեծ մասի համար այս ժամանակահատվածը օրացուցային տարին է: Բացառություն է կազմում ԱԱՀ-ն, որի հարկային ժամկետը քառորդ է: Այսպիսով, հարկերի հաշվարկման և վճարման համար անհրաժեշտ փաստաթղթերի պահպանման ժամկետը պետք է հաշվարկվի հարկային ժամանակաշրջանի ավարտին հաջորդող օրվանից:

Օրինակ 1

Hyacinth ՍՊԸ-ն գրանցվել է 2004 թվականի ապրիլին։ Կազմակերպությունը դիմում է ընդհանուր համակարգհարկումը։

Չորս տարի ժամկետը, որի ընթացքում «Hyacinth» ՍՊԸ-ն պետք է պահպանի 2004 թվականի եկամտահարկի, UST, կորպորատիվ գույքահարկի հաշվարկների հետ կապված փաստաթղթերը 2005 թվականի հունվարի 1-ից մինչև 2008 թվականի դեկտեմբերի 31-ն ընկած ժամանակահատվածն է: Համապատասխանաբար, հաշվարկի համար օգտագործվող փաստաթղթերը ասել է հարկերը 2005 թվականի համար կազմակերպությունից կպահանջվի պահպանել մինչև 2009 թվականի դեկտեմբերի 31-ը։

Հաշվապահական հաշվառման աշխատանքային պլանը, հաշվապահական հաշվառման քաղաքականության այլ փաստաթղթերը, ինչպես նաև տվյալների մշակման համակարգչային ծրագրերը պետք է պահպանվեն այն տարվանից առնվազն հինգ տարի հետո, երբ դրանք վերջին անգամ օգտագործվել են ֆինանսական հաշվետվությունների պատրաստման համար (2-րդ կետ, հոդված 17-րդ օրենքի N. 129-FZ)

Մինչեւ 2008 թվականը ԱԱՀ-ի գծով հարկային ժամկետը սահմանվել է օրացուցային ամիս, իսկ համար որոշակի կատեգորիաներհարկ վճարողներ - որպես եռամսյակ (Ռուսաստանի Դաշնության հարկային օրենսգրքի 163-րդ հոդված)

Հարկ վճարողները պարտավոր են հարկային մարմիններին և նրանց պաշտոնատար անձանց ներկայացնել հարկերի հաշվարկման և վճարման համար անհրաժեշտ փաստաթղթեր (Ռուսաստանի Դաշնության հարկային օրենսգրքի 23-րդ հոդվածի 6-րդ ենթակետ, 1-ին կետ):

Հարկային գործակալները պարտավոր են իրենց գրանցման վայրում հարկային մարմնին ներկայացնել փաստաթղթեր, որոնք անհրաժեշտ են հարկերի հաշվարկման, պահման և փոխանցման ճիշտությունը վերահսկելու համար (Ռուսաստանի Դաշնության հարկային օրենսգրքի 24-րդ հոդվածի 4-րդ ենթակետ, 3-րդ կետ):

2001 թվականի վերջին (մինչև Ռուսաստանի Դաշնության հարկային օրենսգրքի 25-րդ գլխի ուժի մեջ մտնելը) հայտնաբերված վնասը կարող է փոխանցվել ապագա՝ 2001 թվականի հուլիսի 1-ի դրությամբ գրանցված վնասի չափը չգերազանցող չափով: (06.08 .2001 թ. թիվ 110-FZ Դաշնային օրենքի 4-րդ կետ, հոդված 10):

Միևնույն ժամանակ, տեղում հարկային աուդիտի շրջանակներում աուդիտ անցկացնելու որոշումը կայացնելու տարվան նախորդող երեք օրացուցային տարին չգերազանցող ժամանակահատված (Ռուսաստանի Դաշնության հարկային օրենսգրքի 89-րդ հոդվածի 4-րդ կետ. ) կարող է ենթարկվել աուդիտի: Օրինակ, հարկային աուդիտ 2008 թվականի դեկտեմբերի 31-ին նշանակված կարող է ընդգրկել 2005-2007 թվականները և 2009 թվականին տևել առավելագույնը վեց ամիս: Սա նշանակում է, որ աուդիտի ողջ ընթացքում կազմակերպությունը պարտավոր է պահպանել ստուգված ժամանակաշրջանի հարկային հաշվարկներին վերաբերող փաստաթղթեր։ Բայց նա արդեն պարտավոր է դա անել թիվ 129-FZ օրենքի համաձայն: Ի վերջո, հարկերի հաշվարկման հիմքերը, որպես կանոն, նույն առաջնայինն են հաշվապահական փաստաթղթեր, որոնք օգտագործվում են հաշվապահական հաշվառման մեջ կատարված գործարքները արտացոլելու համար: Նման փաստաթղթերի պահպանման նվազագույն ժամկետը հինգ տարի է (թիվ 129-FZ օրենքի 17-րդ հոդվածի 1-ին կետ): Ստացվում է, որ հաշվապահական հաշվառման մասին օրենսդրության համաձայն, կազմակերպությունը պարտավոր է ընթացիկ տարվա ընթացքում հարկային հաշվարկներին վերաբերող փաստաթղթեր պահել այն ժամանակաշրջանների համար, որոնք հարկային մարմիններն այլևս չեն կարող ստուգել։

Առքուվաճառքի և առքուվաճառքի գրքերի պահպանման ժամկետը սահմանվում է հատուկ։ Այն սահմանվում է ավելացված արժեքի հարկը հաշվարկելիս ստացված և թողարկված հաշիվ-ապրանքագրերի, գնումների և վաճառքի գրքերի գրանցամատյանների պահպանման կանոնների 15-րդ և 27-րդ կետերում, որը հաստատվել է Ռուսաստանի Դաշնության Կառավարության 2000 թվականի դեկտեմբերի 2-ի N. 914. Դրա նվազագույն տեւողությունը հինգ լրիվ տարի է` նշված փաստաթղթերում վերջին մուտքագրման օրվանից:

Մենք նաև նշում ենք, որ, համաձայն Ցուցակի 150-րդ կետի, կազմակերպությունը պետք է պահպանի թողարկված և ստացված հաշիվ-ապրանքագրերը առնվազն հինգ տարի ժամկետով: Այնուամենայնիվ, եթե հարկային կամ այլ աուդիտի ընթացքում տեսուչների հետ տարաձայնություններ են առաջացել, ապա հաշիվ-ապրանքագրերը պետք է պահպանվեն մինչև այս ստուգման արդյունքների վերաբերյալ վերջնական որոշում կայացվի:

Թեև հաշիվ-ապրանքագրերը պետք է պահպանվեն առնվազն հինգ տարի, կազմակերպությունը պարտավոր չէ պահանջի դեպքում ներկայացնել. հարկային մարմինհաշիվ-ապրանքագրեր, որոնց չորս տարվա պահպանման ժամկետն արդեն լրացել է. Օրինակ՝ հարցում ստանալով 2009թ հարկային գրասենյակհամար հաշիվ-ապրանքագրի ներկայացման վերաբերյալ հարկ վճարողը (2004 թ. հարկային գործակալ) կարող է չկատարել:

Օրինակ 2

Օգտվենք օրինակ 1-ի պայմանից: Ասենք, որ մինչև 2008 թվականը «Hyacinth» ՍՊԸ-ի ԱԱՀ-ի հարկային ժամկետը օրացուցային ամիս էր:

2004 թվականի ապրիլի գնման և վաճառքի գրքերը կազմակերպությունը պետք է պահվի մինչև 2009 թվականի ապրիլի 30-ը (պայմանով, որ դրանցում վերջին գրառումները կատարվել են 2004 թվականի ապրիլին):

Թողարկված և ստացված հաշիվ-ապրանքագրերի պահպանման հնգամյա ժամկետը հաշվարկվում է դրանց պատրաստման տարվան հաջորդող տարվա հունվարի 1-ից՝ 2005 թվականի հունվարի 1-ից: Այսինքն՝ 2004 թվականի ապրիլի թվագրված հաշիվ-ապրանքագրերը պետք է պահվեն «Hyacinth» ՍՊԸ-ի մոտ մինչև 2009 թվականի դեկտեմբերի 31-ը։

Քանի որ 2004-2007 թվականներին ընկերության ԱԱՀ-ի հարկային ժամանակաշրջանը եղել է օրացուցային ամիս, յուրաքանչյուր ամսվա համար որոշվում է ԱԱՀ-ի հաշվարկման համար անհրաժեշտ այլ փաստաթղթերի պահպանման չորս տարի ժամկետը: Կազմակերպության կողմից 2004 թվականի ապրիլի համար ԱԱՀ-ն հաշվարկելու համար օգտագործվող փաստաթղթերի պահպանման պարտադիր նվազագույն ժամկետը 2004 թվականի մայիսի 1-ից մինչև 2008 թվականի ապրիլի 30-ն է:

2008 թվականի 1-ին եռամսյակի ԱԱՀ-ի հաշվարկին վերաբերող փաստաթղթերի պահպանման քառամյա ժամկետը սկսվում է 2008 թվականի ապրիլի 1-ից և ավարտվում 2012 թվականի մարտի 31-ին: 2008թ.-ի 1-ին եռամսյակի գնման և վաճառքի գրքերը ընկերությունը պարտավոր է պահել մինչև 2013թ. մարտի 31-ը (եթե դրանցում վերջին գրառումները կատարվել են 2008թ. մարտին), իսկ այդ ժամանակահատվածի հաշիվ-ապրանքագրերը` մինչև 2013թ. դեկտեմբերի 31-ը:

Այսպիսով, առաջնային հաշվապահական փաստաթղթերը պետք է պահպանվեն առնվազն հինգ տարի: Այնուամենայնիվ, որոշ իրավիճակներում օժանդակ փաստաթղթերը պետք է շատ ավելի երկար պահվեն:

Սցենար 1. Կազմակերպությունը կրում է կորուստներ դեպի ապագա

Ռուսաստանի Դաշնության հարկային օրենսգրքի 283-րդ հոդվածի համաձայն, եկամտահարկ վճարող ընկերությունն իրավունք ունի նվազեցնել ընթացիկ հարկային ժամանակաշրջանի հարկային բազան նախորդ հարկային ժամանակաշրջաններում ստացած վնասի չափով: Կորուստը կարող է փոխանցվել ապագա հարկային ժամանակաշրջանից հետո տասը տարվա ընթացքում, որում այն ​​ստացվել է (Ռուսաստանի Դաշնության հարկային օրենսգրքի 283-րդ հոդվածի 2-րդ կետ):

Կորուստների տեղափոխման ողջ ժամանակահատվածում կազմակերպությունը պետք է պահպանի կրած վնասի չափը հաստատող փաստաթղթեր: Այս մասին ասվում է Ռուսաստանի Դաշնության հարկային օրենսգրքի 283-րդ հոդվածի 4-րդ կետում: 03.04.2007թ. թիվ 03-03-06/1/206 նամակում Ռուսաստանի ֆինանսների նախարարությունը բացատրել է, որ կորուստների դուրսգրումը հնարավոր է միայն ստացված ֆինանսական արդյունքը հաստատող առաջնային փաստաթղթերի ներկայացմամբ:

Նմանատիպ պահանջներ են սահմանվում գյուղատնտեսական միասնական հարկ վճարողների և պարզեցված հարկման համակարգ կիրառող կազմակերպությունների նկատմամբ։ Կորուստները փոխանցելիս նրանցից պահանջվում է նաև փաստաթղթեր, որոնք հաստատում են կրած վնասի չափը և այն գումարը, որով նվազեցվել է հարկային բազան յուրաքանչյուր հարկային ժամանակաշրջանի համար: Այս մասին նշված է Հարկային օրենսգրքի համապատասխանաբար 346.6-րդ հոդվածի 5-րդ կետում և 346.18-րդ հոդվածի 7-րդ կետում:

Օրինակ 3

Եկամտային հարկ վճարող է «Ազալիա» ՍՊԸ-ն։ 2003 թվականի արդյունքներով կազմակերպության հարկային հաշվառման մեջ վնաս է ստացվել. Դրա գումարը 2006-2008 թվականներին փոխանցվել է ապառիկ:

Ըստ պահանջների հարկային օրենսդրությունը 2003 թվականի եկամտահարկի հաշվարկման համար անհրաժեշտ առաջնային հաշվապահական փաստաթղթերը կազմակերպությունը պարտավորվել է պահպանել չորս տարի՝ մինչև 2007 թվականի դեկտեմբերի 31-ը։ Քանի որ 2006-2008 թվականների հարկային բազաները 2003 թվականի վնասի չափով կրճատվել են, ընկերությունը շարունակում է պահպանել այդ փաստաթղթերը։ Այն պետք է դրանք պահպանի 2008 թվականի ավարտից հետո ևս չորս տարի (վերջին տարի, որի համար հարկային բազան նվազեցվել է նախորդ տարիների կորստի չափով)՝ մինչև 2012 թվականի դեկտեմբերի 31-ը։

Իրավիճակ 2. Բացահայտվել են նախորդ տարիների վնասները կամ դուրս են գրվել վատ պարտքերը

Անցած հարկային ժամանակաշրջանների կորուստները, որոնք բացահայտվել են հարկ վճարողի կողմից ընթացիկ հաշվետվության մեջ կամ հարկային ժամանակաշրջան, Ռուսաստանի Դաշնության հարկային օրենսգրքի 265-րդ հոդվածի 2-րդ կետի 1-ին ենթակետի հիման վրա հավասարեցվում են ոչ գործառնական ծախսերին: Այսինքն՝ նման կորուստները նվազեցնում են եկամտահարկի բազան այն ժամանակաշրջանի համար, որում դրանք հայտնաբերվել են։

Բացի այդ, վատ պարտքերի գումարները նույնպես հավասարեցվում են ոչ գործառնական ծախսերին, և եթե կազմակերպությունը կազմում է պահուստ. կասկածելի պարտքեր, - պահուստով չծածկված վատ պարտքերի գումարը (Ռուսաստանի Դաշնության հարկային օրենսգրքի 265-րդ հոդվածի 2-րդ ենթակետի 2-րդ կետ):

Ռուսաստանի Դաշնության հարկային օրենսգրքի 252-րդ հոդվածի 1-ին կետով սահմանված ընդհանուր կանոնի համաձայն, եկամտահարկը հաշվարկելիս կարող են ճանաչվել միայն այն ծախսերը, որոնք փաստաթղթավորված են: Սա նշանակում է, որ հարկային նպատակներով ընթացիկ տարում հայտնաբերված նախորդ տարիների կորուստները կամ վատ պարտքերը դուրս գրելու համար կազմակերպությունը պետք է ունենա համապատասխան հիմնավոր փաստաթղթեր։ Ընդ որում, պահանջվում է այդ փաստաթղթերը պահել առնվազն չորս տարի այն տարվա ավարտից հետո, որի համար հարկային բազան կրճատվել է նշված կորստի կամ դուրս գրված վատ պարտքի չափով։

Իրավիճակ 3. Կազմակերպությունն ունի հիմնական միջոցներ

Ենթադրենք, ընկերությունն ունի հիմնական միջոց, որը ձեռք է բերվել ավելի քան տասը տարի առաջ: Թվում է, թե դրա ձեռքբերման և շահագործման վերաբերյալ փաստաթղթերի պահպանման ժամկետն արդեն ավարտվել է:

Այնուամենայնիվ, նման փաստաթղթերը պետք է պահվեն ամբողջ ժամանակահատվածում շահավետ օգտագործումըօբյեկտ. Իրոք, այս ժամանակահատվածում կազմակերպությունը մաշվածություն է կուտակում հարկային և հաշվապահական գծով: Ճանաչել մաշվածության նվազեցումներ, ամորտիզացիոն ողջ ժամանակահատվածում պետք է ունենա օբյեկտի ձեռքբերումը և շահագործման հանձնելը հաստատող փաստաթղթեր։

Բացի այդ, ընկերությունը վճարում է գույքահարկ հիմնական միջոցների մնացորդային արժեքից: Հետևաբար, այս հարկի հաշվարկներն արդարացնելու համար նրան անհրաժեշտ են նաև նշված փաստաթղթերը։

Ենթադրենք, կազմակերպությունը որոշում է վաճառել մաշվող գույքը: Համաձայն Ռուսաստանի Դաշնության հարկային օրենսգրքի 268-րդ հոդվածի 1-ին կետի 1-ին ենթակետի, նա իրավունք ունի այս գույքի մնացորդային արժեքով նվազեցնել վաճառքից ստացված եկամուտը: Բայց օբյեկտի մնացորդային արժեքը, կրկին, պետք է հաստատվի համապատասխան փաստաթղթերով։

Այսպիսով, նույնիսկ եթե ամորտիզացիոն գույք ունեցող կազմակերպությունը չի նախատեսում վաճառել այն, նպատակահարմար է, որ նա պահպանի փաստաթղթեր այս գույքի ձեռքբերման, շահագործման հանձնելու և ամորտիզացիոն գումարների հաշվարկման վերաբերյալ ընկերության գործունեության ողջ ընթացքում:

Այլ գույքի վաճառքի դեպքում (բացառությամբ արժեթղթերի, սեփական արտադրության արտադրանքի. գնված ապրանքներ) կազմակերպությունը նվազեցնում է այդ գույքի ձեռքբերման կամ ստեղծման գնով ստացված եկամուտը (Ռուսաստանի Դաշնության հարկային օրենսգրքի 268-րդ հոդվածի 2-րդ ենթակետի 1-ին կետ): Բնականաբար, պայմանով, որ նա կարող է փաստաթղթերով հաստատել նշված գինը։ Նման փաստաթղթերի բացակայության դեպքում ընկերությունն իրավունք չունի նվազեցնել եկամտահարկի հարկային բազան գույքի ձեռքբերման ծախսերի չափով, քանի որ այդ ծախսերը չեն համապատասխանում Հարկային օրենսգրքի 252-րդ հոդվածի 1-ին կետի պահանջներին: Ռուսաստանի Դաշնություն. Այս փաստաթղթերի պահպանման ժամկետներն այս դեպքում նշանակություն չունեն: Նմանատիպ դիրքորոշում է տրված Ռուսաստանի ֆինանսների նախարարության 2005 թվականի սեպտեմբերի 15-ի թիվ 03-03-02 / 84 նամակում:

Փաստաթղթերի պահպանում

Հարկ վճարողի ողջամիտ և փաստագրված ծախսերը ճանաչվում են որպես ծախսեր, իսկ Ռուսաստանի Դաշնության հարկային օրենսգրքի 265-րդ հոդվածով նախատեսված դեպքերում նրա կրած վնասները (Ռուսաստանի Դաշնության հարկային օրենսգրքի 252-րդ հոդվածի 1-ին կետ):

Հարկային նպատակներով մաշվող գույքի մնացորդային արժեքը որոշվում է Ռուսաստանի Դաշնության հարկային օրենսգրքի 257-րդ հոդվածի 1-ին կետով սահմանված կանոններով.

Բաժնետիրական ընկերության փաստաթղթերի ցանկը, որոնք նա պետք է պահի իր գտնվելու վայրում գործադիր մարմին, ստեղծվել է 26.12-ի Դաշնային օրենքի 89-րդ հոդվածի 1-ին կետով: 95 No 208-FZ

Պայմանները, որոնց դեպքում էլեկտրոնային փաստաթղթում EDS-ը համարժեք է թղթային փաստաթղթում ձեռագիր ստորագրությանը, նշված են 2002 թվականի հունվարի 10-ի «Էլեկտրոնային թվային ստորագրության մասին» թիվ 1-FZ դաշնային օրենքի 4-րդ հոդվածում:

Կազմակերպությունները, որոնց փաստաթղթերը ենթակա չեն ընդունման պետական ​​կամ քաղաքային արխիվներում, ոչնչացնում են փաստաթղթերը, որոնց պահպանման ժամկետները լրացել են առանց արխիվային իշխանությունների համաձայնության (Հրահանգների 3.9 կետ):

Կազմակերպության ղեկավարը պատասխանատու է հաշվապահական փաստաթղթերի, հաշվապահական գրանցամատյանների և ֆինանսական հաշվետվությունների պահպանման կազմակերպման համար (թիվ 129-FZ օրենքի 17-րդ հոդվածի 3-րդ կետ)

Յուրաքանչյուր կազմակերպություն ինքնուրույն որոշում է փաստաթղթերի պահպանման վայրը: Որպես կանոն, փաստաթղթերի մեծ մասը տեղադրվում է ընկերության գրասենյակում։ Փաստաթղթերի զգալի ծավալով, նպատակահարմար է արխիվի համար հատուկ տեղ հատկացնել կամ նույնիսկ առանձին սենյակ վարձել, որտեղ տեղափոխել մշակված փաստաթղթեր, որոնք այլևս չեն օգտագործվում ընթացիկ աշխատանքում:

Մեկ այլ տարբերակ է փաստաթղթերը պահեստավորման համար փոխանցել մասնագիտացված արխիվային ընկերությանը: Այնուամենայնիվ, եթե կազմակերպությունը բաժնետիրական ընկերություն է, ապա անհրաժեշտ է հաշվի առնել հետևյալ առանձնահատկությունը. 1995 թվականի դեկտեմբերի 26-ի թիվ 208-FZ դաշնային օրենքի 89-րդ հոդվածի 2-րդ կետը նշում է, որ բաժնետիրական ընկերությունը պետք է պահպանի մի շարք փաստաթղթեր իր գործադիր մարմնի գտնվելու վայրում: Նման փաստաթղթերը, մասնավորապես, ներառում են ֆինանսական հաշվետվություններ, հաշվապահական փաստաթղթեր, փաստաթղթեր, որոնք հաստատում են ընկերության գույքի նկատմամբ իր հաշվեկշռի իրավունքը:

Բնականաբար, ժամանակի ընթացքում ցանկացած կազմակերպության արխիվների ծավալը մեծանում է, դրանք տեղավորելու համար նոր տարածքներ են պահանջվում։ Գուցե ավելի հարմար է փաստաթղթերը պահել ոչ թե թղթային, այլ էլեկտրոնային տեսքով:

Այս հնարավորությունն ուղղակիորեն նախատեսված է առաջնային հաշվապահական փաստաթղթերի և հաշվապահական հաշվառման գրանցամատյանների առնչությամբ (թիվ 129-FZ օրենքի 7-րդ կետ, հոդված 9 և 1-ին կետ, հոդված 10): Բացի այդ, Ռուսաստանի Դաշնության հարկային օրենսգրքի 314-րդ հոդվածը սահմանում է, որ հարկային հաշվառման գրանցամատյանները վարվում են թղթի վրա, էլեկտրոնային ձևով կամ ցանկացած մեքենայական կրիչով: Միեւնույն ժամանակ, նրանք պետք է պաշտպանված լինեն չարտոնված ուղղումներից:

2008 թվականի հուլիսի 24-ի թիվ 03-02-07 / 1-314 նամակում Ռուսաստանի ֆինանսների նախարարությունը բացատրել է, որ առաջնային փաստաթղթերի, հաշվապահական և հարկային հաշվառման փաստաթղթերի պահպանումը թույլատրվում է էլեկտրոնային ձևով, եթե այլ բան նախատեսված չէ Ռուսաստանի Դաշնության կողմից: Ռուսաստանի Դաշնության կարգավորող իրավական ակտերը և նախատեսում են, որ էլեկտրոնային փաստաթղթերը վավերացված են էլեկտրոնային թվային ստորագրությամբ (EDS):

Կազմակերպությունների արխիվների աշխատանքի հիմնական կանոնները հաստատվել են Դաշնային արխիվի կոլեգիայի 2002 թվականի փետրվարի 6-ի որոշմամբ (այսուհետ՝ Հիմնական կանոններ): Հիմնական կանոնների 2.3.1 կետը սահմանում է, որ անհրաժեշտ է անցկացնել փաստաթղթերի արժեքի տարեկան փորձաքննություն, այսինքն՝ որոշել դրանց պահպանման ժամկետները և ընտրել փաստաթղթեր երկարաժամկետ պահպանման և ոչնչացման համար:

Փաստաթղթերի ոչնչացում և հեռացում

Փաստաթղթերը, որոնց պահպանման ժամկետը լրացել է, կազմակերպությունն իրավունք ունի ինքնուրույն ոչնչացնել (ձեռքով կամ ջարդիչով պատռել, դեն նետել, այրել) կամ փոխանցել երկրորդական հումքի վերամշակմամբ զբաղվող մասնագիտացված ընկերությանը: Ոչնչացման կամ ոչնչացման ենթակա փաստաթղթերի ցանկը հաստատում է կազմակերպության ղեկավարը: Այն կարող է տրվել ղեկավարի հրամանի կամ հրամանի կամ ընկերության կողմից ինքնուրույն մշակված ակտի տեսքով: Նման արարքի օրինակը տրված է ստորև:

Նկարչություն. Ոչնչացման համար փաստաթղթերի ընտրության օրինակելի ակտ

Բացի այդ, կազմակերպությունը կարող է օգտագործել օրինակելի ակտ՝ պահպանման ենթակա փաստաթղթերի ոչնչացման հատկացման վերաբերյալ: Դրա ձևը հաստատված է Հիմնական կանոնների N 4 հավելվածում:

Ոչնչացման ենթակա փաստաթղթերի ցանկը կազմելիս պետք չէ նշել յուրաքանչյուր փաստաթղթի մանրամասները։ Սա բխում է Հիմնական կանոնների 2.4.5 կետի դրույթներից: Այն նշում է, որ միատարր գործերը (փաստաթղթերը) մուտքագրվում են ակտում ընդհանուր վերնագրով, որը ցույց է տալիս այս խմբին վերագրված գործերի թիվը (օրինակ՝ 2000 թվականի նախնական հաշվետվությունները):

Վերամշակման համար փաստաթղթերի փոխանցումը տրվում է հաշիվ-ապրանքագրով, որտեղ նշվում են փոխանցման ամսաթիվը, փոխանցված փաստաթղթերի քանակը (թղթապանակների, տուփերի և այլն) և մակուլատուրաների քաշը: Բեռնումը և հեռացումը կատարվում է կազմակերպությունում փաստաթղթերի անվտանգության համար պատասխանատու աշխատողի հսկողության ներքո (Հիմնական կանոնների 2.4.7 կետ):

Եթե ​​ընկերությունն ինքնուրույն է ոչնչացնում փաստաթղթերը, ապա այդ փաստը կազմում է փաստաթղթերի ոչնչացման վերաբերյալ առանձին ակտով։ Քանի որ միասնական ձևոչ, այն նույնպես կազմված է ազատ ձև. Նկատի ունեցեք, որ փաստաթղթերի ոչնչացումը պահպանման ժամկետի ավարտից հետո կազմակերպության իրավունքն է, այլ ոչ թե պարտավորությունը (տես Ռուսաստանի ֆինանսների նախարարության 2005 թվականի հոկտեմբերի 18-ի թիվ 03-03-04 / 2/83 նամակը. ) Այլ կերպ ասած, ընկերությունը կարող է շարունակել փաստաթղթերի պահպանումը նույնիսկ դրանց պարտադիր պահպանման ժամկետը լրանալուց հետո:

Պատասխանատվություն փաստաթղթերի կորստի համար

հարկային. Հարկ վճարողի կողմից առաջնային փաստաթղթերի, հաշիվ-ապրանքագրերի կամ հաշվապահական գրանցամատյանների բացակայությունը համարվում է եկամուտների և ծախսերի և հարկման օբյեկտների հաշվառման կանոնների կոպիտ խախտում: Նման խախտման համար հարկային օրենսգրքի 120-րդ հոդվածը նախատեսում է պատասխանատվություն՝ տուգանքի տեսքով՝

5000 ռուբլի, - եթե մեկ հարկային ժամանակաշրջանի համար փաստաթղթեր չկան.

15000 ռուբ. - մեկից ավելի հարկային ժամանակաշրջանի փաստաթղթերի բացակայության դեպքում.

Գումարի 10%-ը չվճարված հարկ, բայց ոչ պակաս, քան 15000 ռուբլի, եթե հարկային բազան թերագնահատվել է փաստաթղթերի բացակայության պատճառով:

Բացի այդ, եթե հարկ վճարողը (վճար վճարող, հարկային գործակալ) հարկային տեսչության պահանջով փաստաթղթեր կամ այլ տեղեկություններ չներկայացնի, նրանից կգանձվի 50 ռուբլի տուգանք: յուրաքանչյուր չներկայացված փաստաթղթի համար (Ռուսաստանի Դաշնության հարկային օրենսգրքի 126-րդ հոդվածի 1-ին կետ):

Վարչական. Արխիվային փաստաթղթերի պահպանման, ձեռքբերման, հաշվառման կամ օգտագործման կանոնների խախտումը ենթադրում է նախազգուշացում կամ վարչական տուգանքի նշանակում. պաշտոնյաները 300-ից 500 ռուբլի չափով: Այս մասին ասվում է Ռուսաստանի Դաշնության Վարչական իրավախախտումների վերաբերյալ օրենսգրքի 13.20-րդ հոդվածում: Հաշվապահական հաշվառման փաստաթղթերի պահպանման կարգի և ժամկետների խախտման համար պաշտոնատար անձինք կարող են նշանակվել վարչական տույժ 2000-ից 3000 ռուբլի չափով: (Ռուսաստանի Դաշնության Վարչական իրավախախտումների վերաբերյալ օրենսգրքի 15.11-րդ հոդված):

Հանցագործ. Պաշտոնական փաստաթղթերի գողությունը, ոչնչացումը, վնասումը կամ թաքցումը, որը կատարվել է շահադիտական ​​կամ այլ անձնական շահերից ելնելով, պատժվում է տուգանքով՝ մինչև 200,000 ռուբլի: կամ դատապարտյալի աշխատավարձի կամ այլ եկամուտների չափով` մինչև 18 ամիս ժամկետով, կամ ուղղիչ աշխատանքներով` մինչև երկու տարի ժամկետով, կամ կալանքով` մինչև չորս ամիս ժամկետով, կամ ազատությունից զրկելը մինչև մեկ տարի ժամկետով (Ռուսաստանի Դաշնության Քրեական օրենսգրքի 325-րդ հոդվածի 1-ին կետ).

Առաջնային հաշվապահական փաստաթղթերը, ֆինանսական հաշվետվությունները և դրանց վերաբերյալ աուդիտի հաշվետվությունները ենթակա են պահպանման: Մենք ձեզ կասենք, թե ինչպես, որտեղ և որքան ժամանակ է անհրաժեշտ պահել արխիվները:

Որքա՞ն ժամանակ է անհրաժեշտ հաշվապահական հաշվառման փաստաթղթերը:

Որպես ընդհանուր կանոն, հաշվապահական հաշվառման փաստաթղթերի պահպանման ժամկետը 5 տարի է, սակայն անհատական ​​փաստաթղթերը պետք է պահպանվեն ավելի երկար ժամկետներով կամ մշտապես: Պահպանման ժամկետը հաշվապահական փաստաթղթերսահմանված է Ռուսաստանի Դաշնության հարկային օրենսգրքով, 2011 թվականի դեկտեմբերի 6-ի թիվ 402-FZ դաշնային օրենքով, ինչպես նաև Ռուսաստանի մշակույթի նախարարության 2010 թվականի օգոստոսի 25-ի թիվ 558 հրամանով հաստատված ցանկում: Հաշվապահական հաշվառում և փաստաթղթերի պահպանումը պետք է կազմակերպի ձեռնարկության ղեկավարը:

Այո, ըստ հարկային կոդըՀարկ վճարողը պետք է ապահովի հաշվապահական փաստաթղթերի և հարկերի հաշվարկման և վճարման համար անհրաժեշտ հաշվապահական հաշվառման, ինչպես նաև հարկերի, կատարված ծախսերի և ստացված եկամուտների վճարումը հաստատող փաստաթղթերի պահպանումը առնվազն չորս տարի: Սակայն այլ ընթացակարգ է նախատեսված, օրինակ՝ ընկերության կողմից ստացված վնասը հաստատող փաստաթղթերի համար։ Այս դեպքում օժանդակ փաստաթղթերը պետք է պահպանվեն ամբողջ ժամանակ, մինչև կորստի գումարը ամբողջությամբ մարվի:

Ցանկը, որը հաստատվել է Ռուսաստանի մշակույթի նախարարության 2010 թվականի օգոստոսի 25-ի հրամանով, պարունակում է ստանդարտ արխիվային փաստաթղթեր, ինչպես նաև այն ժամանակահատվածները, որոնց ընթացքում դրանք պետք է պահպանվեն: Աղյուսակում կարող եք տեսնել կազմակերպությունում հաշվապահական հաշվառման փաստաթղթերի պահպանման պայմանները: Բոլոր փաստաթղթերը բաժանված են բաժինների. Այսպիսով, «Հաշվապահական հաշվառում և հաշվետվություն» 4-րդ բաժնում կարող եք տեսնել, թե քանի տարի են պահվում հաշվապահական փաստաթղթերը. օրինակ, լիզինգային ընկերության գույքի վերաբերյալ փաստաթղթերը պետք է պահվեն անժամկետ (մշտապես), և վճարովի ծառայությունների մատուցման վերաբերյալ տեղեկատվություն պարունակող նամակագրությունը պետք է լինի: պահվում է 5 տարի: «Հաշվապահական հաշվառում և հաշվետվություն» 4.1 ենթաբաժնում կարող եք տեսնել նաև ֆինանսական հաշվետվությունների, հաշվապահական հաշվառման քաղաքականության փաստաթղթերի և այլ վերլուծական փաստաթղթերի պահպանման պայմանները:

Ինչպես պահել հաշվապահական փաստաթղթերը

10 տարուց պակաս պահպանման ժամկետով ժամանակավոր պահեստավորման դեպքերը սովորաբար չեն արխիվացվում ընկերության հաշվապահական փաստաթղթերի համար: Որպես կանոն, դրանք մնում են կազմակերպության կառուցվածքային ստորաբաժանումներում, իսկ հաշվապահական հաշվառման փաստաթղթերի վաղեմության ժամկետը լրանալուն պես ոչնչացվում են։ Անպայման, անժամկետ (մշտական) և երկարաժամկետ պահպանման հաշվապահական փաստաթղթերը, որոնք գերազանցում են 10 տարին, փոխանցվում են կազմակերպության արխիվային պահեստ:

Կազմակերպությունները պարտավոր են օրենքով սահմանված ժամկետներում պահպանել հաշվապահական հաշվառման փաստաթղթերի պահպանման կարգը, ապահովել փաստաթղթերի անվտանգությունը: Օրենքի համաձայն՝ ստեղծելու համար պահանջվում է միայն սեփական արխիվներ պետական ​​մարմինները, մունիցիպալ շրջանի, քաղաքային շրջանի և ներքաղաքային շրջանի տեղական ինքնակառավարման մարմիններ։

Օրենքի համաձայն՝ փաստաթղթերի պահպանման համար սեփական արխիվ ստեղծելը ընկերության իրավունքն է, այլ ոչ թե պարտավորությունը։ Հետևաբար, եթե ձեռնարկությունը չունի սեփական արխիվ, ապա հնարավոր է փաստաթղթերի պահպանման մասին պայմանագիր կնքել պետական ​​քաղաքային արխիվի հետ: Կազմակերպությունն իրավունք ունի ընտրել ցանկացած պետական ​​կամ քաղաքային արխիվ, ինչպես նաև թանգարան կամ գրադարան իր փաստաթղթերը պահելու համար: Միևնույն ժամանակ, նպատակահարմար է պայմանագիր կնքել կազմակերպության իրական վայրում գտնվող արխիվի հետ:

Հաշվապահական փաստաթղթերի արխիվի ստեղծում

Հաշվապահական փաստաթղթերը պահելու համար կազմակերպությունն իրավունք ունի ստեղծել իր սեփական արխիվը:

Կախված փաստաթղթերի քանակից և ծավալից, որոնք նախատեսում եք պահել, կարող եք արխիվ ստեղծել հետևյալ կերպ.

• առանձին անկախ կառուցվածքային ստորաբաժանումընկերություններ;
• բաժին որոշակի ստորաբաժանման մեջ, ինչպիսին է գրասենյակի կառավարման բաժինը:

Կախված պահման համար արխիվ փոխանցվող փաստաթղթերի կազմից (հաշվապահական և այլ փաստաթղթեր) կարող են ստեղծվել արխիվների հետևյալ տեսակները.

• արխիվ, որում պահվում են կառավարման փաստաթղթերը.
• գիտատեխնիկական արխիվ;
• արխիվ տեսալսողական նյութերով;
• արխիվ էլեկտրոնային փաստաթղթեր.

Միաժամանակ, արխիվին պետք է տրամադրվի արխիվային պահպանման բոլոր պահանջներին համապատասխանող առանձին սենյակ՝ հագեցած անհրաժեշտ սարքավորումներով և անձնակազմով։

Ինչպե՞ս արխիվացնել հաշվապահական փաստաթղթերը: Գործերը, որոնք ներառում են մշտական ​​պահպանման փաստաթղթեր կամ երկարաժամկետ պահպանման փաստաթղթեր (որոնք պետք է պահվեն 10 տարի և ավելի), ենթակա են ամբողջական գրանցման։ Ամբողջական դասավորությունը հետևյալն է.

• գործի ներկայացում կամ պարտադիր կատարում;
• էջադրում;
• հավաստագրման թերթիկի կազմում;
• փաստաթղթերի ներքին գույքագրման ստեղծում (անհրաժեշտության դեպքում);
• լրացնելով գործի շապիկի տվյալները (կազմակերպության ստույգ անվանումը, գործի անվանումը, գործի գրանցման ցուցիչը և այլն):

Ինչ վերաբերում է 10 տարուց պակաս պահվող գործերին, արժե իրականացնել մասնակի կատարում. հնարավոր է չհամակարգել գործի փաստաթղթերը, չդնել համարակալման և հավաստագրման մակագրությունները։

Քանի՞ տարի և ինչպես պետք է հաշվապահական փաստաթղթերը պահվեն էլեկտրոնային ձևով: Նույն պահպանման ժամկետները վերաբերում են էլեկտրոնային փաստաթղթերին: Այնուամենայնիվ, էլեկտրոնային փաստաթղթերի պահպանումն ունի որոշ առանձնահատկություններ. Հետևյալ պայմանները պետք է պահպանվեն.

Էլեկտրոնային հաշվապահական փաստաթղթերը կազմակերպության արխիվում պահելու գործընթացում պարբերաբար պետք է իրականացվի էլեկտրոնային փաստաթղթեր կրողների ֆիզիկական և աշխատանքային վիճակի տեխնիկական հսկողություն: Վերահսկողությունը պետք է իրականացվի առնվազն հինգ տարին մեկ անգամ։ Եթե ​​լրատվամիջոցների վիճակի մեջ որևէ փոփոխություն հաստատվի, որը կարող է ազդել տեղեկատվության անվտանգության վրա, ապա ղեկավարի որոշմամբ պետք է աշխատանքներ տարվեն էլեկտրոնային փաստաթղթերը նոր լրատվամիջոցներին փոխանցելու ուղղությամբ:

• ձեռնարկության արխիվը պետք է պահպանի էլեկտրոնային փաստաթղթերի յուրաքանչյուր դիրքի առնվազն երկու օրինակ (պատճենները պետք է լինեն տարբեր սարքերում).
• ընկերությունը պետք է ունենա ծրագրակազմ և սարքաշար, որոնք նախատեսված են վերարտադրման, պատճենահանման և էլեկտրոնային փաստաթղթերի հետ այլ աշխատանքի համար.
• անհրաժեշտ է ապահովել էլեկտրոնային փաստաթղթերի այնպիսի անվտանգություն, որպեսզի դրանց կորուստը, ոչնչացումը, չլիազորված անձանց մուտքն ամբողջությամբ բացառվի։

Կան հաշվապահական, հարկային, կադրային և այլ փաստաթղթերի պահպանման տարբեր ժամկետներ: Եթե ​​դուք չունեք Դաշնային հարկային ծառայության տեսչության պահանջած փաստաթղթերը, տեսուչները լրացուցիչ հարկեր կգանձեն տույժերով և կտուգանեն:

Ուշադրություն. Փաստաթղթերի պահպանման ժամկետների աղյուսակը 2019 թվականին կարող եք անվճար ներբեռնել հղումով՝

Հարմար է փաստաթղթերի հետ աշխատել . Հարմար է կազմակերպությունների և անհատ ձեռնարկատերերի համար։ Ծրագիրը ավտոմատ կերպով կստեղծի և կտպագրի բոլոր անհրաժեշտ առաջնային փաստաթղթերը: Այն նաև ներառում է գործարքների վերբեռնում 1C, ցանկացած հաշվետվության ավտոմատ ստեղծում և շատ ավելին:

Փաստաթղթերի պահպանման ժամկետները

Հաշվապահական և հարկային փաստաթղթերի պահպանման ժամկետները, դրանց ոչնչացման կարգը և պահպանման և ոչնչացման խախտման համար պատասխանատվությունը սահմանվում են օրենքով: Հիմնական կանոնները նշված են Ռուսաստանի Դաշնության հարկային օրենսգրքում, Ռուսաստանի Դաշնության մշակույթի նախարարության 2010 թվականի օգոստոսի 25-ի թիվ 558 հրամանում և երկու դաշնային օրենքներում: Սրանք 2004 թվականի հոկտեմբերի 22-ի թիվ 125-FZ «Արխիվացման մասին» օրենքներն են. Ռուսաստանի Դաշնություն«և թվագրված 06.12.2011 թիվ 402-FZ «Հաշվապահական հաշվառման մասին»: Ավելի լավ է դրանք չկոտրել։ Այս հղումը ներկայացնում է ամենակարևոր փաստաթղթերի ցանկը, որոնք պետք է ունենա ցանկացած ընկերություն >>>:

Աղյուսակ. Փաստաթղթերի պահպանման ժամկետները 2019 թ

* Աշխատողի փաստաթղթերի պատճենները պահելու համար ավելի լավ է ունենալ այս աշխատակցի գրավոր համաձայնությունը նրա անձնական տվյալների մշակման համար: Դա կօգնի խուսափել վերահսկողների հետ վեճերից և տուգանքից:

Ի՞նչ անել, եթե փաստաթղթերի պահպանման ժամկետը լրացել է:

Ժամկետանց փաստաթղթերը պետք է ոչնչացվեն։ Փաստաթղթերը ոչնչացնելու համար կազմեք ակտ, որտեղ գրեք այն փաստաթղթերի անվանումը և թիվը, որոնք ժամանակն է ոչնչացնել: Այս ակտը պետք է ստորագրվի հատուկ հանձնաժողովի կողմից, որի կազմը գործադիր տնօրենհաստատվել է իր հրամանով։

Փաստաթղթերի բացակայության համար տուգանք

Առաջնային փաստաթղթերի, հաշիվ-ապրանքագրերի և հարկային ռեգիստրներ IFTS-ի աշխատակիցները կարող են տուգանել ՍՊԸ-ին չափով 10,000-ից 30,000 ռուբլի(Ռուսաստանի Դաշնության հարկային օրենսգրքի 120-րդ հոդված):

Բացի այդ, առանց բիզնես գործարքները հաստատող փաստաթղթերի, տեսուչները կհանեն շահույթի ծախսերը (կամ միասնական հարկ) և ԱԱՀ-ի նվազեցումները: Կամ նրանք հաշվարկելու են վճարման ենթակա հարկի գումարը հաշվարկման մեթոդով (Ռուսաստանի Դաշնության հարկային օրենսգրքի 1-ին ենթակետ, 7-րդ կետ, հոդված 31):

Ցանկացած հաշվապահ գիտի, որ բոլոր առաջնային փաստաթղթերը պետք է պահվեն որոշակի ժամանակահատվածում: Խոշոր ընկերություններում կան հաշվապահական փաստաթղթերով թղթապանակներ պահելու հատուկ արխիվներ: Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման գալուստով փաստաթղթերի որոշակի մասը հնարավոր չէ տպել, այլ պահել էլեկտրոնային տեսքով: Անկախ ընտրված պահեստավորման եղանակից առաջնային փաստաթղթերպետք է աշխատի օրենքով սահմանված ժամկետներում: Նրանց մասին կպատմենք ստորև։

Առաջնային փաստաթղթերի պահպանման ժամկետների մասին ընդհանուր տեղեկատվությունը պարունակվում է 2011 թվականի դեկտեմբերի 6-ի թիվ 402-FZ Դաշնային օրենքով: Այս մասըՕրենսդրական ակտում նշվում է, որ առաջնային գրառումը պետք է պահպանվի առնվազն հինգ տարի։ Ժամկետը կարող է ավելի բարձր լինել, և կոնկրետ ո՞րն է որոշակի փաստաթղթի պահպանման ժամկետը, կասի Ռուսաստանի Դաշնության Մշակույթի նախարարության հրամանը: Այս փաստաթուղթը պարունակում է աղյուսակ առաջնային հաշվապահական փաստաթղթերի, հարկային գրանցամատյանների, անձնակազմի փաստաթղթերի և այլ փաստաթղթերի պահպանման պայմաններով: Աղյուսակը պարունակում է 1003 դիրք՝ ժամկետներով՝ ըստ փաստաթղթերի տեսակների:

Հաշվապահական հաշվառման մեջ առաջնային փաստաթղթերի պահպանման ժամկետը 2017 թվականին չի փոխվել:

Մի շփոթեք առաջնային փաստաթղթերի պահպանման պայմանները հարկային հաշվառման փաստաթղթերի պահպանման պայմանների հետ: Օրինակ, հաշիվ-ապրանքագիր է հարկային փաստաթուղթ, և այն կարող է պահպանվել ընդամենը չորս տարի (Ռուսաստանի Դաշնության հարկային օրենսգրքի 8-րդ կետ 1-ին կետ):

Հիշեք, որ հաշվապահական հաշվառման բաժնում առաջնային փաստաթղթերի պահպանման ժամկետը հաշվվում է ոչ թե փաստաթղթի կազմման օրվանից, այլ նոր հաշվետու տարվա սկզբից ( Ռուսաստանի Դաշնության Ֆինանսների նախարարության նամակ):

Օրինակ՝ հաշիվ-ապրանքագիրը կազմվել է 24.08.2017թ. Պահպանման նվազագույն ժամկետը հինգ տարի է: Սա նշանակում է, որ նման հաշիվ-ապրանքագիրը չի կարող ոչնչացվել մինչև 01/01/2023 թ.

Որոշ փաստաթղթերի պահպանման ժամկետը կախված է ստուգման փաստից: Օրինակ, նախնական հաշվետվությունները պետք է պահվեն հինգ տարի: Եթե ​​այս ժամանակահատվածում հարկային մարմինները չեն ստուգել դրանք, ապա ժամկետն ավելանում է (Ռուսաստանի Դաշնության մշակույթի նախարարության 2010 թվականի օգոստոսի 25-ի թիվ 558 հրաման):

Պահպանման առավելագույն ժամկետը սահմանվում է կադրային փաստաթղթերի (պատվերներ, քարտեր աշխատողների համար), տարբեր աշխատավարձային փաստաթղթերի համար։ Այս գրառումները պետք է պահպանվեն առնվազն 75 տարի:

Պահպանեք էլեկտրոնային փաստաթղթերը Diadoc-ում. դա ավելի ապահով է, քան անհատական ​​համակարգչի վրա: Բոլոր փաստաթղթերը պահվում են մի քանի օրինակով տարբեր սերվերների վրա, ինչը անհնար է դարձնում տեղեկատվության կորուստը: Անվճար գնահատեք Diadoc-ի հնարավորությունները «Անսահմանափակ 2 ամսով» ակցիայի շրջանակներում։

Էլեկտրոնային փաստաթղթերի պահպանման պայմանները

Օրենքը նշում է, որ առաջնային կազմակերպությունը կարող է թողարկվել թղթային և էլեկտրոնային ձևով (2011 թվականի դեկտեմբերի 6-ի թիվ 402-FZ Դաշնային օրենքի 5-րդ մաս): Եթե ​​էլեկտրոնային փաստաթուղթը կատարվում է օրենքով սահմանված կարգով, ապա դրա նկատմամբ կիրառվում են նույն ժամկետները, ինչ թղթային տարբերակի դեպքում:

Էլեկտրոնային ձևով փաստաթղթերը պահելու մեկ ծրագիր չկա: Այսպիսով, վճարման հանձնարարականները կարող են պահվել այնտեղ բանկային համակարգբանկի հաճախորդ. Հիմնական փաստաթղթերը, ինչպիսիք են ուղեգրերը, UPD, ակտերը, կարող են պահվել հաշվապահական ծրագիրկամ ծառայություն, որի միջոցով էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարում. Նաև էլեկտրոնային փաստաթղթերի պահպանումը հնարավոր է հատուկ էլեկտրոնային արխիվում կամ ամպի մեջ: Էլեկտրոնային փաստաթղթերը կարող եք պահել տարբեր ձևերով, գլխավոր հաշվապահի խնդիրն է նույնիսկ տարիներ անց ապահովել դրանց անվտանգությունն ու ընթեռնելիությունը։

Այսպիսով, եկեք ամփոփենք. Հարցին, թե որն է օրենքով սահմանված առաջնային հաշվապահական փաստաթղթերի պահպանման նվազագույն ժամկետը, կարող ենք հանգիստ պատասխանել՝ հինգ տարի։ Էլեկտրոնային փաստաթղթերի պահպանման ժամկետները կարող են հաշվարկվել թղթային փաստաթղթերի պահպանման ժամկետներից: Այս ամսաթվերը համընկնում են: Փաստաթղթերի պահպանման ընտրված մեթոդը պետք է արտացոլվի հաշվապահական հաշվառման քաղաքականության մեջ: