Ինչ փաստաթղթեր են պահվում հաշվապահության մեջ: Քանի՞ տարի պահել հաշվապահական փաստաթղթերը

Դա գիտի ցանկացած հաշվապահ սկզբնաղբյուր փաստաթղթերանհրաժեշտ է պահել որոշակի ժամանակահատված: Խոշոր ընկերություններում կան հաշվապահական փաստաթղթերով թղթապանակներ պահելու հատուկ արխիվներ: Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման գալուստով փաստաթղթերի որոշակի մասը հնարավոր չէ տպել, այլ պահել այնտեղ էլեկտրոնային ձևաչափով. Անկախ ընտրված պահեստավորման եղանակից առաջնային փաստաթղթերպետք է աշխատի օրենքով սահմանված ժամկետներում: Նրանց մասին կպատմենք ստորև։

Առաջնային փաստաթղթերի պահպանման ժամկետների մասին ընդհանուր տեղեկատվությունը պարունակվում է դաշնային օրենքդեկտեմբերի 6-ի թիվ 402-FZ 2011 թ. Այս մասըՕրենսդրական ակտում նշվում է, որ առաջնային գրառումը պետք է պահպանվի առնվազն հինգ տարի։ Ժամկետը կարող է ավելի բարձր լինել, և կոնկրետ ո՞րն է որոշակի փաստաթղթի պահպանման ժամկետը, կասի Ռուսաստանի Դաշնության Մշակույթի նախարարության հրամանը: Այս փաստաթուղթը պարունակում է աղյուսակ առաջնային հաշվապահական փաստաթղթերի պահպանման պայմաններով, հարկային ռեգիստրներ, անձնակազմի փաստաթղթեր և այլ փաստաթղթեր: Աղյուսակը պարունակում է 1003 դիրք՝ ժամկետներով՝ ըստ փաստաթղթերի տեսակների:

Հաշվապահական հաշվառման մեջ առաջնային փաստաթղթերի պահպանման ժամկետը 2017 թվականին չի փոխվել:

Մի շփոթեք առաջնային փաստաթղթերի պահպանման ժամկետները փաստաթղթերի պահպանման ժամկետների հետ հարկային հաշվառում. Օրինակ, հաշիվ-ապրանքագիրը հարկային փաստաթուղթ է, և այն կարող է պահպանվել ընդամենը չորս տարի (Ռուսաստանի Դաշնության հարկային օրենսգրքի 8-րդ կետ 1):

Հիշեք, որ հաշվապահական հաշվառման բաժնում առաջնային փաստաթղթերի պահպանման ժամկետը հաշվվում է ոչ թե փաստաթղթի կազմման օրվանից, այլ նոր հաշվետու տարվա սկզբից ( Ռուսաստանի Դաշնության Ֆինանսների նախարարության նամակ):

Օրինակ՝ հաշիվ-ապրանքագիրը կազմվել է 24.08.2017թ. Պահպանման նվազագույն ժամկետը հինգ տարի է: Սա նշանակում է, որ նման հաշիվ-ապրանքագիրը չի կարող ոչնչացվել մինչև 01/01/2023 թ.

Որոշ փաստաթղթերի պահպանման ժամկետը կախված է ստուգման փաստից: Օրինակ, նախնական հաշվետվությունները պետք է պահվեն հինգ տարի: Եթե ​​այս ժամանակահատվածում հարկային մարմինները չեն ստուգել դրանք, ապա ժամկետն ավելանում է (Ռուսաստանի Դաշնության մշակույթի նախարարության 2010 թվականի օգոստոսի 25-ի թիվ 558 հրաման):

Պահպանման առավելագույն ժամկետը սահմանվում է կադրային փաստաթղթերի (պատվերներ, քարտեր աշխատողների համար), տարբեր աշխատավարձային փաստաթղթերի համար։ Այս գրառումները պետք է պահպանվեն առնվազն 75 տարի:

խանութ էլեկտրոնային փաստաթղթեր Diadoc-ում այն ​​ավելի ապահով է, քան անհատական ​​համակարգչի վրա: Բոլոր փաստաթղթերը պահվում են մի քանի օրինակով տարբեր սերվերների վրա, ինչը անհնար է դարձնում տեղեկատվության կորուստը: Անվճար գնահատեք Diadoc-ի հնարավորությունները «Անսահմանափակ 2 ամսով» ակցիայի շրջանակներում։

Էլեկտրոնային փաստաթղթերի պահպանման պայմանները

Օրենքը նշում է, որ առաջնային կազմակերպությունը կարող է թողարկվել թղթային և էլեկտրոնային ձևով (2011 թվականի դեկտեմբերի 6-ի թիվ 402-FZ Դաշնային օրենքի 5-րդ մաս): Եթե ​​էլեկտրոնային փաստաթուղթը կատարվում է օրենքով սահմանված կարգով, ապա դրա նկատմամբ կիրառվում են նույն ժամկետները, ինչ թղթային տարբերակի դեպքում:

Էլեկտրոնային ձևով փաստաթղթերը պահելու մեկ ծրագիր չկա: Այսպիսով, վճարման հանձնարարականները կարող են պահվել այնտեղ բանկային համակարգբանկի հաճախորդ. Հիմնական փաստաթղթերը, ինչպիսիք են ուղեգրերը, UPD, ակտերը, կարող են պահվել հաշվապահական ծրագիրկամ ծառայություն, որի միջոցով էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարում. Նաև էլեկտրոնային փաստաթղթերի պահպանումը հնարավոր է հատուկ էլեկտրոնային արխիվում կամ ամպի մեջ: Էլեկտրոնային փաստաթղթերը կարող եք պահել տարբեր ձևերով, գլխավոր հաշվապահի խնդիրն է նույնիսկ տարիներ անց ապահովել դրանց անվտանգությունն ու ընթեռնելիությունը։

Այսպիսով, եկեք ամփոփենք. Հարցին, թե որն է օրենքով սահմանված առաջնային հաշվապահական փաստաթղթերի պահպանման նվազագույն ժամկետը, կարող ենք հանգիստ պատասխանել՝ հինգ տարի։ Էլեկտրոնային փաստաթղթերի պահպանման ժամկետները կարող են հաշվարկվել թղթային փաստաթղթերի պահպանման ժամկետներից: Այս ամսաթվերը համընկնում են: Փաստաթղթերի պահպանման ընտրված մեթոդը պետք է արտացոլվի հաշվապահական հաշվառման քաղաքականության մեջ:

Մենք դիտարկել ենք հաշվապահական հաշվառման փաստաթղթերի տեսակները: Իսկ որքա՞ն ժամանակ պետք է պահվեն առաջնային հաշվապահական փաստաթղթերը, հաշվապահական գրանցամատյաններիսկ հաշվապահություն? Հաշվապահական փաստաթղթերի պահպանման պայմանների մասին մենք կխոսենք մեր նյութում:

Քանի՞ տարի է պահվում հաշվապահական հաշվառումը:

Հաշվապահական հաշվառման օրենսդրությունսահմանում է, որ առաջնային հաշվապահական փաստաթղթերը, գրանցումները հաշվառումև ֆինանսական հաշվետվությունները պետք է պահվեն կազմակերպության կողմից պետական ​​արխիվացման կազմակերպման կանոններին համապատասխան սահմանված ժամկետներում, բայց ոչ պակաս, քան հաշվետու տարվանից 5 տարի անց (06.12. թիվ 402-FZ դաշնային օրենքի 29-րդ հոդվածի 1-ին մաս): 2011):

Հաշվապահական փաստաթղթերի պահպանման ժամկետը

Կազմակերպությունում հաշվապահական փաստաթղթերի պահպանման պայմանները ներկայացնենք աղյուսակում (2004թ. հոկտեմբերի 22-ի դաշնային օրենք թիվ 125-FZ, Մշակույթի նախարարության 2010թ. օգոստոսի 25-ի թիվ 558 հրաման).

Բնականաբար, կազմակերպությունը նշված ժամկետներում պետք է ապահովի հաշվապահական հաշվառման փաստաթղթերի պահպանման անվտանգ պայմաններ և դրանց պաշտպանություն փոփոխություններից (06.12.2011 թիվ 402-FZ Դաշնային օրենքի 29-րդ հոդվածի 3-րդ մաս):

Միևնույն ժամանակ, կազմակերպության ղեկավարին փոխելիս հաշվապահական հաշվառման փաստաթղթերի փոխանցումը պետք է ապահովվի հենց կազմակերպության կողմից սահմանված կարգով (06.12.2011 թիվ 402-FZ դաշնային օրենքի 29-րդ հոդվածի 4-րդ մաս):

Նշվում է, որ առաջնային հաշվապահական փաստաթղթերի, հաշվապահական գրանցամատյանների և ֆինանսական հաշվետվությունները, դրանց գրանցումը և արխիվ փոխանցումը տրամադրում է գլխավոր հաշվապահը (

Ռոսարխիվը փոփոխություններ է պատրաստել տիպիկ կառավարչական արխիվային փաստաթղթերի ցանկում։ Կարևոր փոփոխությունները վերաբերում են ընկերության տարբեր փաստաթղթերի պահպանման ժամկետներին:

Փոփոխությունները կազդեն անձնակազմի գրառումների պահպանման ժամկետների վրա: Այսինքն:

• արձակուրդային գրաֆիկները պետք է պահվեն 3 տարի (այժմ՝ 1 տարի);
• մասին փաստաթղթեր կարգապահական գործողություն– 5 տարվա փոխարեն 3 տարի;
• համալրման հարցումներ օտարերկրյա աշխատողներ- 1 տարի.

Բացի այդ, կսահմանվեն պահպանման առանձին ժամկետներ՝

• աշխատողների դիմումները աշխատանքի հետ կապված փաստաթղթերի և դրանց պատճենների տրամադրման համար (պահման ժամկետը 1 տարի).
• ծանուցումներ, նախազգուշացումներ աշխատողներին (ներ)ին գործատուի կողմից (3 տարի):

Նախատեսվում է նաև ճշգրտել այլ փաստաթղթերի պահպանման ժամկետները.

• հարկային հայտարարագրեր(հաշվարկները) կպահվեն 6 տարի, ոչ թե 5 տարի, ինչպես հիմա է.
• ֆիզիկական անձանց եկամուտների մասին տեղեկատվության գրանցամատյան՝ 5 տարի՝ 75 տարվա փոխարեն.
• հաշիվ-ապրանքագրեր - 5 տարի 4 տարվա փոխարեն:

Քանի՞ տարի է պետք հաշվապահական հաշվառում պահել

Որքա՞ն ժամանակ պահել առաջնային փաստաթղթերը, հարկային հաշվետվությունները, հաշիվ-ապրանքագրերը, հաշվապահական հաշվառման տվյալների բազան: Ինչպես պահել և ոչնչացնել փաստաթղթերը: Ռոսարխիվ. Պատասխանատու է փաստաթղթերի պահպանման համար: ԿԱԶՄԱԿԵՐՊՈՒԹՅՈՒՆՆԵՐԻ ԳՈՐԾՈՒՆԵՈՒԹՅԱՆԸ ՍՏԵՂԾՎԱԾ ՏԻՊԱԿԱՆ ԿԱՌԱՎԱՐՄԱՆ ՓԱՍՏԱԹՂԹԵՐԻ ՑԱՆԿ, ՈՐՈՇՈՒՄ ԵՆ ՊԱՀՊԱՆՄԱՆ ՊԱՅՄԱՆՆԵՐԸ Ռուսաստանի Դաշնային արխիվային ծառայության կանոններ հաշվապահական հաշվառման մեջ փաստաթղթերի պահպանման համար:

Հարց է առաջանում, քանի տարի պահել հաշվապահական փաստաթղթեր .

Ըստ մեկ փաստաթղթի՝ 5 տարի։

Մյուս կողմից, այսպես կոչված, «խոր. հարկային աուդիտ- 3 տարի .

Միևնույն ժամանակ, 2011 թվականի դեկտեմբերի 6-ի թիվ 402-FZ օրենքի 1-ին մասում նշվում է, որ առաջնային հաշվապահական փաստաթղթերը, հաշվապահական գրանցամատյանները, ֆինանսական հաշվետվությունները, ինչպես նաև. աուդիտի հաշվետվություններըայն պետք է պահվի արխիվացման կանոններով սահմանված ժամկետով։ Բայց առնվազն հինգ տարի. Տիպիկ արխիվային փաստաթղթերի պահպանման ժամկետները որոշվում են Ռուսաստանի մշակույթի նախարարության 2010 թվականի օգոստոսի 25-ի թիվ 558 հրամանով հաստատված ցանկում։

2011 թվականի դեկտեմբերի 6-ի թիվ 402-FZ օրենքով սահմանված կանոնները խախտելու համար չպատժվելու համար առնվազն հինգ տարի պահել հարկային հայտարարագրերը, հաշվարկները, գրանցամատյանները և այլ փաստաթղթեր: Ավելի երկար - միայն նրանք, որոնց համար օրենսդրությունը սահմանում է ավելի երկար ժամկետ:

Փաթեթավորված փակ տոպրակների մեջ օգտագործված խիստ հաշվետվության ձևերի պատճենները (անհատներ), որոնք հաստատում են ընդունված կանխիկի գումարը Փողպահել առնվազն հինգ տարի: Այս ժամկետի ավարտից և վերջին գույքագրումից առնվազն մեկ ամիս անցնելուց հետո օգտագործված ձևաթղթերի պատճենները կարող են ոչնչացվել դրանք դուրս գրելու ակտի հիման վրա: Նման կանոնները սահմանված են Կանոնակարգի 19-րդ կետում, որը հաստատվել է Ռուսաստանի Դաշնության Կառավարության 2008 թվականի մայիսի 6-ի թիվ 359 որոշմամբ:

դեպի ճաշացանկ

HR փաստաթղթերի պահպանման պայմանները

Անձնակազմի վերաբերյալ փաստաթղթերի պահպանման ժամկետները նշված են 2004 թվականի հոկտեմբերի 22-ի թիվ 125-FZ օրենքի 22.1 հոդվածում և Ռուսաստանի մշակույթի նախարարության 2010 թվականի օգոստոսի 25-ի թիվ 558 հրամանով հաստատված ցանկում: Փաստաթղթերի պահպանման ժամկետի սկիզբը դրանց կազմման տարվան հաջորդող տարվա հունվարի 1-ն է (Ռուսաստանի մշակույթի նախարարության 2010 թվականի օգոստոսի 25-ի թիվ 558 հրամանով հաստատված ցանկի 4-րդ կետ, կետ 1.4):

Ընդհանուր գործով անձնակազմի աշխատանքի ընդունման, տեղափոխման, աշխատանքից ազատելու և այլ հրամանները պետք է պահպանվեն առնվազն 75 տարի, եթե դրանք ստեղծվել են մինչև 2003 թվականը: Եթե ​​այդ փաստաթղթերը ստեղծվել են 2003 թվականից հետո, ապա դրանք պետք է պահպանվեն առնվազն 50 տարի։

աշխատանքային պայմանագրեր, անձնական քարտերև անձնակազմի գործերը նույնպես պետք է պահվեն 75 տարի, եթե ստեղծվել են մինչև 2003 թվականը, կամ 50 տարի, եթե ստեղծվել են 2003 թվականից հետո: Անձնակազմի վերաբերյալ ցանկացած փաստաթուղթ, որը ձևավորվել է պետական ​​\u200b\u200bծառայություն չհանդիսացող պետական ​​\u200b\u200bծառայության ընթացքում, պետք է պահպանվի 75 տարի ՝ անկախ դրանց ստեղծման ամսաթվից:

Այն ժամանակահատվածը, որի ընթացքում անհրաժեշտ է պահպանել փաստաթղթերը, որոնք հաստատում են, որ աշխատողը կրթություն է ստացել կազմակերպության հաշվին, պայմանավորված է պահանջներով. հարկային օրենսդրությունը. Փաստն այն է, որ 264-րդ հոդվածի 3-րդ կետը հարկային կոդըՌուսաստանի Դաշնությունը սահմանեց, որ այս ծախսերը որպես հարկվող շահույթի նվազեցում դուրս գրելու համար կազմակերպությունը պետք է պահպանի վերապատրաստումը հաստատող բոլոր փաստաթղթերը (համաձայնագիր. ուսումնական հաստատություն, աշխատողին վերապատրաստման ուղարկելու ղեկավարի հրաման, ծառայությունների մատուցման ակտ, դիպլոմ, վկայական, վկայական և այլն): Դրանց պահպանման ժամկետը սահմանափակվում է վերապատրաստման պայմանագրի տևողությամբ և աշխատողի մեկ տարվա աշխատանքի, բայց ոչ պակաս, քան չորս տարի:

Ռուսաստանի մշակույթի նախարարության 2010 թվականի օգոստոսի 25-ի թիվ 558 հրամանով հաստատված ցանկում, բացի անձնակազմի վերաբերյալ փաստաթղթերից, նշված են նաև այլ փաստաթղթեր։ Դրանք խմբավորված են բաժինների՝ կախված իրենց շրջանակից:

Պահպանեք աշխատանքային գրաֆիկի կանոնները նույնիսկ դրանք նորերով փոխարինելուց հետո։ Պահպանման ժամկետը մեկ տարի է։ Արձակուրդի ժամանակացույցի համար սահմանվում է նաև պահեստավորման մեկ տարի ժամկետ։

Պահպանեք ժամանակացույցը հինգ տարի: Իսկ աշխատանքային ծանր, վնասակար ու վտանգավոր պայմաններում՝ 75տ.

Փաստաթղթերի պահպանման ժամկետի սկիզբը

համարել դրանց կազմման (հաշվառման համար ընդունված) հաջորդ տարվա հունվարի 1-ը (Ռուսաստանի մշակույթի նախարարության 2010 թվականի օգոստոսի 25-ի թիվ 558 հրամանով հաստատված ցանկի 4-րդ կետի 1.4 կետ): Օրինակ, եթե փաստաթուղթը կազմվել է 2017 թվականին, ապա պահպանման ժամկետը սկսվում է 2018 թվականի հունվարի 1-ից։ Այս կանոնից երկու բացառություն կա:

1. ԱԱՀ-ի նվազեցման համար անհրաժեշտ ռեգիստրներ: Մասնավորապես, գնումների և առուվաճառքի գրքույկը, ինչպես նաև թողարկված և ստացված հաշիվ-ապրանքագրերի հաշվառման ամսագրերը: Դրանց պահպանման ժամկետի սկիզբը որոշվում է դրանցում վերջին մուտքի օրվանից: Սա բխում է Հավելված 3-ի II բաժնի 13-րդ կետից, Հավելված 4-ի II բաժնի 24-րդ կետից, Հավելված 5-ի II բաժնի 22-րդ կետից՝ Ռուսաստանի Դաշնության Կառավարության 2011 թվականի դեկտեմբերի 26-ի թիվ 1137 որոշման:
2. Փաստաթղթեր, որոնք հաստատում են սկզբնական արժեքըմաշվող գույք. Դրանց համար պահպանման ժամկետը համարվում է այն պահից, երբ նրանք դադարեցրել են մաշվածությունը (Ռուսաստանի ֆինանսների նախարարության 2011 թվականի ապրիլի 26-ի թիվ 03-03-06 / 1/270 նամակ):

Այսպիսով, քառամյա ժամկետը սկսվում է հաշվետու (հարկային) ժամանակաշրջանից հետո, երբ փաստաթուղթը վերջին անգամ օգտագործվել է կազմելու համար: հարկային հաշվետվություն, հարկերի հաշվարկ և վճարում։

Օրինակ՝ հիմնական միջոցների սկզբնական արժեքը հաստատող փաստաթղթերի համար պահպանման ժամկետը կսկսվի այն բանից հետո, երբ ամորտիզացիոն մեխանիզմի միջոցով հիմնական միջոցի ինքնարժեքն այլևս հաշվի չի առնվի «շահավետ» ծախսերում: Նրանք. երբ հիմնական միջոցներն ամբողջությամբ մաշված են, լուծարվում կամ վաճառվում են (Ֆինանսների նախարարության 2016թ. փետրվարի 12-ի թիվ 03-03-06 / 1/7604 գրություն).

դեպի ճաշացանկ

Փաստաթղթերի կորստի դեպքում հարկ վճարողը պարտավոր է վերականգնել դրանք նախորդ չորս տարիների համար

Եթե ​​ընկերությունը ջրհեղեղի արդյունքում կորցրել է առաջնայինը, ապա պարտավոր է վերականգնել փաստաթղթերը։ Այդ թվում՝ անցած չորս տարիներին, և ոչ միայն 2011թ. Այս մասին հիշեցրել են Ռուսաստանի ֆինանսների նախարարության մասնագետները 11.08.11 թիվ 03-02-07 / 1-288 նամակում:

Ինչը վերաբերում է 5-րդ կետի դրույթներին. Որում ասվում է, որ հարկային ստուգման ժամանակ տեսուչներն իրավասու չեն ընկերությունից պահանջել փաստաթղթեր, որոնք արդեն ներկայացվել են տեսչությանը (կամ տեսչության ժամանակ կամ. դաշտային ստուգում) Բացառություն են կազմում այն ​​թղթերը, որոնք նախկինում ներկայացվել են բնօրինակների տեսքով, սակայն հարկային մարմինները հետ են վերադարձրել, իսկ հետո ֆորսմաժորային հանգամանքների պատճառով ընկերությունը կորցրել է դրանք։

Փաստաթղթերի վերականգնման ևս մեկ պատճառ՝ հարկերի հաշվարկման համար անհրաժեշտ փաստաթղթերի պահպանման ժամկետը չորս տարի է: Այս մասին ասվում է Ռուսաստանի Դաշնության հարկային օրենսգրքի 23-րդ հոդվածի 1-ին կետի 8-րդ ենթակետում:

Ինչպես վերականգնել կորցրած փաստաթուղթը

Պաշտոնապես ընթացակարգը հետևյալն է.

1. Հրահանգ արձակել հարկային հայտարարագրի կորստի պատճառներն ուսումնասիրող հանձնաժողով նշանակելու մասին.
2. Ուսումնասիրեք բացակայող փաստաթուղթը: Ստացեք դրա անվտանգության համար պատասխանատու աշխատակիցներից, գրավոր բացատրություններ՝ հուշագրեր։
3. Հետաքննության արդյունքներով կազմել ակտ. Դրանում նշեք փաստաթղթի կորստի պատճառները, այն միջոցները, որոնք անհրաժեշտ է ձեռնարկել այն վերականգնելու համար։
4. Վերականգնել փաստաթուղթը՝ հիմնվելով առաջնային փաստաթղթերի և հարկային ռեգիստրների վրա:
5. Ստորագրեք այն աշխատողի հետ, ով իրավասու է դա անել այսօր: Նույնիսկ եթե փաստաթուղթն ի սկզբանե կազմվել է, այն պետք է ստորագրվեր մեկ այլ աշխատակցի կողմից:
6. Հայտարարագրի վրա կատարել «Կրկնօրինակ» մակագրությունը։ Գործնականում գործընկերները հազվադեպ են հետևում այս կարգին: Հաշվապահական հաշվառման տվյալներով հայտարարագիրը նորից լրացնում են, եթե այն չի պահպանվել հաշվապահական ծրագրում։

Քանի՞ տարի է անհրաժեշտ պահպանել եկամտահարկի հայտարարագրում կորուստը հաստատող առաջնային փաստաթուղթը

Հարկային օրենսգրքում ասվում է. վնասը հաստատող փաստաթղթերը պետք է պահպանվեն ամբողջ ժամանակահատվածում, մինչև կորուստը նվազեցնի եկամտահարկի բազան: Սա առավելագույնը 10 տարի է։ Գումարած ևս չորս տարի կորստի մարումից հետո:

Բայց ինչ վերաբերում է կորստի փաստաթղթերին: Միայն նախորդ տարիների հայտարարագրերը, թե՞ ամբողջ նախնականը։

Ռուսաստանի ֆինանսների նախարարությունը պնդում է, որ բոլոր առաջնային փաստաթղթերը պետք է պահպանվեն (2009 թ. ապրիլի 23-ի թիվ 03-03-06/1/276 նամակ):

դեպի ճաշացանկ

ՏԱՐԲԵՐ ՓԱՍՏԱԹՂԹԵՐԻ ՊԱՀՊԱՆՄԱՆ ԺԱՄԱՆԱԿ(աղյուսակ)

Ժամանակահատվածը, որի ընթացքում անհրաժեշտ է պահպանել կազմակերպության և անհատ ձեռնարկատիրոջ փաստաթղթերը, կախված է դրանց տեսակից: Եթե ​​դուք ավելի վաղ ոչնչացնեք թղթերը, ընկերությանը սպառնում են տուգանքներ և լրացուցիչ գանձումներ:

դեպի ճաշացանկ

Հաշվապահական և այլ փաստաթղթերի պահպանման կազմակերպում և կանոններ

Հաշվապահական փաստաթղթերի պահպանման համար անհրաժեշտ է սարքավորել հատուկ սենյակներ, պահարաններ կամ պահարաններ (Կանոնակարգի 6.2 կետ, հաստատված ԽՍՀՄ Ֆինանսների նախարարության 1983 թվականի հուլիսի 29-ի թիվ 105 նամակով): Նման պահեստների կազմակերպման պահանջները տրված են Ռուսաստանի մշակույթի նախարարության 2015 թվականի մարտի 31-ի թիվ 526 հրամանով հաստատված Կանոններում:

Խիստ հաշվետվողականության ձևերը պահվում են չհրկիզվող պահարաններում, մետաղական պահարաններում կամ հատուկ սենյակներում՝ դրանց անվտանգությունն ապահովելու համար (Ռուսաստանի Դաշնության Կառավարության 2008 թվականի մայիսի 6-ի թիվ 359 որոշմամբ հաստատված Կանոնակարգի 16-րդ կետ): Կանխիկ պատվերներ, նախնական հաշվետվությունները, բանկային քաղվածքները հարակից փաստաթղթերով հավաքվում են ժամանակագրական կարգով և ամրացված:

«Առևտրային գաղտնիք» դասակարգված փաստաթղթերը պահվում են չհրկիզվող պահարաններում։

Այլ փաստաթղթերը կարող են պահվել հատուկ սենյակներում կամ կողպվող պահարաններում՝ գլխավոր հաշվապահի կողմից լիազորված անձանց պատասխանատվությամբ:

Ծանոթագրություն՝ ԽՍՀՄ Ֆինանսների նախարարության 1983 թվականի հուլիսի 29-ի թիվ 105 գրությամբ հաստատված Կանոնակարգի 6.2–6.4 կետերը և Ռուսաստանի արժեթղթերի դաշնային հանձնաժողովի հուլիսի 16-ի որոշմամբ հաստատված Կանոնակարգի 3.2 և 3.6 կետերը. , 2003 No 03-33 / ps.

Կազմակերպությունն իրավունք ունի հաշվապահական հաշվառման փաստաթղթերը պահել էլեկտրոնային ձևով

Հաշվապահական հաշվառման մասին օրենսդրության համաձայն, առաջնային և համախմբված հաշվապահական փաստաթղթերը կարող են կազմվել թղթի վրա կամ էլեկտրոնային ձևով (2011 թվականի դեկտեմբերի 6-ի թիվ 402-FZ օրենքի 9-րդ հոդվածի 5-րդ մաս): Հարկային հաշվառման գրանցամատյանները կարող են պահպանվել նաև թղթի վրա, էլեկտրոնային ձևով և (կամ) ցանկացած մեքենայի կրիչի վրա (): Վերջապես, հարկային հայտարարագրերը (հաշվարկները) կարող են և որոշ դեպքերում պետք է ներկայացվեն էլեկտրոնային եղանակով (Ռուսաստանի Դաշնության հարկային օրենսգրքի 80-րդ հոդված):

Եվ քանի որ առաջնային աղբյուրը, հաշվապահական և հարկային հաշվառման փաստաթղթերը, ինչպես նաև հարկային հայտարարագրերը (հաշվարկները) կարող են կազմել էլեկտրոնային եղանակով, ապա դրանք կարող են պահպանվել նույն ձևաչափով։ Տպագրություն չի պահանջվում: Միակ պայմանն այն է, որ նման փաստաթղթերը պետք է վավերացված լինեն բոլոր կանոններով՝ էլեկտրոնային ստորագրությամբ։

Ծանոթագրություն. Ռուսաստանի ֆինանսների նախարարության 2012 թվականի օգոստոսի 22-ի թիվ 03-02-07 / 1-202 և 2008 թվականի հուլիսի 24-ի թիվ 03-02-07 / 1-314 նամակները:

Կարգավորող մարմինների խնդրանքով, այդ թվում հարկային գրասենյակԷլեկտրոնային փաստաթղթերի պատճենները պետք է տպվեն և վավերացվեն ձեռքով, նախքան ստուգման ներկայացնելը (Ռուսաստանի Դաշնության հարկային օրենսգրքի 1-ին կետ, 252 հոդված, կետ 1, հոդված 93): Այս եզրակացությունըհիմք ընդունելով 2011 թվականի դեկտեմբերի 6-ի թիվ 402-FZ օրենքի 9-րդ հոդվածի 6-րդ մասի դրույթները, Ռուսաստանի Դաշնության հարկային օրենսգրքի 313-րդ և 314-րդ հոդվածները:

Փաստաթղթերի պահպանումն էլեկտրոնային եղանակով կազմակերպելու համար կիրառել ԽՍՀՄ ֆինանսների նախարարության 1983 թվականի հուլիսի 29-ի թիվ 105 գրությամբ հաստատված կանոնակարգը (այնքանով, որ դա չի հակասում օրենքին) և հաստատված Կանոնները. Ռուսաստանի մշակույթի նախարարության 2015 թվականի մարտի 31-ի թիվ 526 հրամանը: Դա արեք նախքան հաստատումը. դաշնային ստանդարտհաշվապահական հաշվառում, որը սահմանում է հաշվապահական հաշվառման մեջ փաստաթղթերի և աշխատանքի ընթացքի պահանջներ: Այս մասին ասվում է ՌԴ ֆինանսների նախարարության թիվ PZ-13/2015 տեղեկատվության մեջ։

Էլեկտրոնային փաստաթղթերի տեքստային փոխանցումը կազմակերպության արխիվում պահելու համար պետք է լինի PDF / A ձևաչափով: Առնվազն հինգ տարին մեկ անգամ ստուգեք էլեկտրոնային փաստաթղթերի կրիչի վիճակը և արդյոք փաստաթղթերն իրենք կարող են վերարտադրվել: Սրանք Կանոնների 2.31 և 2.32 կետերի պահանջներն են, որոնք հաստատվել են Ռուսաստանի մշակույթի նախարարության 2015 թվականի մարտի 31-ի թիվ 526 հրամանով:

դեպի ճաշացանկ

Փաստաթղթերի ոչնչացում

Փաստաթղթերի պահպանման ժամկետը լրանալուց հետո դրանք պետք է ոչնչացվեն (Ռուսաստանի մշակույթի նախարարության 2015 թվականի մարտի 31-ի թիվ 526 հրամանով հաստատված Կանոնների 2.3 կետ): Փաստաթղթերի ոչնչացման փաստաթղթավորումը շահավետ է հենց կազմակերպության համար: Ի վերջո, ստուգումների ժամանակ կարող են անհրաժեշտ լինել ոչնչացման գործողություններ կամ դատական ​​գործերեթե կազմակերպությունից պահանջվում է ներկայացնել որևէ փաստաթուղթ. Ոչնչացման կարգը նախատեսված է Կանոնների 4.6-4.13-րդ կետերում, որոնք հաստատվել են Ռուսաստանի մշակույթի նախարարության 2015 թվականի մարտի 31-ի թիվ 526 հրամանով:

Փորձագիտական ​​հանձնաժողովն ընտրում է փաստաթղթեր ոչնչացման համար: Փորձագիտական ​​հանձնաժողովի կազմում կարող են լինել կազմակերպության աշխատակիցներ (քարտուղար, հաշվապահ, գործավար և այլն):

Ընտրված փաստաթղթերի ոչնչացումը պետք է ձևակերպվի ակտով (.xls 35Kb) Կանոնների Հավելված 21-ից, որը հաստատվել է Ռուսաստանի մշակույթի նախարարության 2015 թվականի մարտի 31-ի թիվ 526 հրամանով: Գրեք մանրամասները: ակտում առկա բոլոր փաստաթղթերը. Միատարր փաստաթղթերը կարող են նշվել ընդհանուր վերնագրի տակ: Նշեք միատարր փաստաթղթերի ծայրահեղ ժամկետները: Օրինակ՝ «2009 թվականի նախնական հաշվետվությունները, վերջնաժամկետները՝ 01/20/2009–12/01/2009»։

Կազմակերպությունը կարող է փաստաթղթերը ոչնչացնել հետևյալ եղանակներով

• տեղափոխում վերամշակման (վերացման): Վերամշակման (օտարման) փոխանցման փաստաթղթերը թողարկում են հաշիվ-ապրանքագիր՝ նշելով փոխանցման ամսաթիվը, քաշը և թղթերի քանակը.
• ինքնուրույն ոչնչացնել փաստաթղթերը՝ այրել, մանրացնել մանրացնող սարքով, դեն նետել և այլն։

Ակտում պետք է նշվի ոչնչացման ընտրված եղանակը։

դեպի ճաշացանկ

Տույժեր և պատասխանատվություն փաստաթղթերի պահպանման կանոնների և ժամկետների խախտման համար

Եթե ​​չկան հաշվապահական փաստաթղթեր, օրինակ՝ կորցրած, սա եկամուտների և ծախսերի հաշվառման կանոնների կոպիտ խախտում է: Կազմակերպությանը սպառնում է 10000 ռուբլի տուգանք։ Ռուսաստանի Դաշնության հարկային օրենսգրքի համաձայն. Նույն պատիժը կլինի, եթե չկատարեք փաստաթղթերի պահպանման կարգն ու ժամկետը։

Եթե ​​փաստաթղթերի բացակայությունը հանգեցրեց թերագնահատման հարկային բազան, հարկ վճարողին սպառնում է տուգանք՝ գումարի 20 տոկոսի չափով չվճարված հարկ, բայց ոչ պակաս, քան 40 000 ռուբլի:

Պաշտոնատար անձի նկատմամբ կարող են կիրառվել հետևյալ պատժամիջոցները.

• տուգանք 5000-ից 10000 ռուբլի: - առաջին խախտման համար.
• 10,000-ից մինչև 20,000 ռուբլի: կամ մեկից երկու տարի ժամկետով որակազրկում` կրկնակի խախտման համար:

Նման պատժամիջոցները նախատեսված են հաշվապահական հաշվառման, ներառյալ ֆինանսական հաշվետվությունների, Ռուսաստանի Դաշնության օրենսգրքի պահանջների կոպիտ խախտման համար. վարչական իրավախախտումներ.

Փաստաթղթերի անվտանգությունը քրեական օրենսդրությամբ չի անտեսվում։ Ռուսաստանի Դաշնության Քրեական օրենսգրքի 325-րդ հոդվածի 1-ին մասի համաձայն՝ անձնական շահերից ելնելով պաշտոնական փաստաթղթերի գողությունը, ոչնչացումը, վնասումը կամ թաքցումը կարող է պատժվել ազատազրկմամբ՝ առավելագույնը մեկ տարի ժամկետով: Բայց, իհարկե իրավապահստիպված կլինի ապացուցել նման շահագրգռվածությունը:

դեպի ճաշացանկ

Հոդվածում դուք կգտնեք պատրաստի աղյուսակ կազմակերպությունում հաշվապահական, հարկային և այլ փաստաթղթերի պահպանման պայմանների վերաբերյալ: Եթե ​​դուք ավելի վաղ ոչնչացնեք թղթերը, սպառնում են տուգանքներ և լրացուցիչ գանձումներ։

Կան փաստաթղթեր, որոնք հաստատությունը պետք է մշտապես պահի, օրինակ հաշվապահական հաշվառման քաղաքականություն. Պահպանման ժամկետով աղյուսակը կօգնի որոշել, թե որ թղթերը կարելի է դեն նետել: Ի վերջո, բոլորն ունեն տարբեր ժամկետներ: Եթե ​​վերջնաժամկետի հետ սխալ եք թույլ տալիս և արխիվն ավելի վաղ քանդում եք, հաստատությունը կտուգանվի։

Քանի՞ տարի պահել հարկերի և հաշվապահական հաշվառման փաստաթղթերը

Հաշվապահական հաշվառման փաստաթղթերի պահպանման ժամկետը և ընթացքում ծագած այլ դեպքեր տնտեսական գործունեությունցանկացած տնտեսվարող սուբյեկտ, որոշվում է օրենսդրական մակարդակով։

Պահպանման տեւողությունը կարգավորվում է հետեւյալ օրենսդրական ակտերով.

• Ռուսաստանի Դաշնության հարկային օրենսգիրք;
• Դաշնային օրենք «Հաշվապահական հաշվառման մասին» 12.2011 թ. No 402-FZ (այսուհետ `թիվ 402 դաշնային օրենք);
• Դաշնային օրենքը «Ռուսաստանի Դաշնությունում արխիվային գործերի մասին» 2004 թվականի հոկտեմբերի 22-ի թիվ 125-FZ (այսուհետ դաշնային օրենք թիվ 125):
• Մշակույթի նախարարության 2010 թվականի օգոստոսի 25-ի թիվ 558 հրամանով հաստատված կառավարման ստանդարտ փաստաթղթերի ցանկը (այսուհետ՝ Ցուցակ).

Ըստ սրանց կանոնակարգերըհարկի մեծ մասը հաշվապահական փաստաթղթերպահվում են 5 տարի ժամկետը լրանալու օրվանից:

Կարող են սահմանվել այլ ժամկետներ, որոնց տևողությունը 5 տարուց ավելի կամ պակաս է.

• 1 տարի - ամսական հաշվետվության համար;
• 3 տարի՝ արտարժութային միջոցների ստացման և վճարումների եռամսյակային հաշվետվությունների համար.
• 4 տարի հաշիվ-ապրանքագրերի համար;
• 10 տարի՝ պայմանագրեր, շարժական գույքի առուվաճառքի ակտեր.
• 15 տարի՝ հայցեր, դատական ​​որոշումներ և հրամաններ։
• 25 տարի կամ մշտապես - կանոնադրական փաստաթղթեր:

Թիվ 402 դաշնային օրենքը և Ցուցակը սահմանում են կազմակերպությունում հաշվապահական փաստաթղթերի պահպանման հատուկ ժամկետներ: Նախորդ բաժնում տրված աղյուսակը կարգավորում է դրանք յուրաքանչյուր կետի (խմբի) համար առանձին:

Rosarchiv-ը պատրաստել է փոփոխությունների նախագիծ՝ փաստաթղթերի պահպանման նոր պայմաններով։ Եթե ​​նախագիծն ընդունվի, ժամկետները կփոխվեն.

Կարևոր է նախապես պատրաստվել փոփոխություններին: Ի վերջո, եթե դուք ժամանակից շուտ ոչնչացնեք փաստաթուղթը և չկարողանաք այն ներկայացնել տեսուչին, դուք կստանաք 10000 ռուբլի տուգանք: (Վարչական իրավախախտումների վերաբերյալ օրենսգրքի 19.4.1 հոդվածի 1-ին մաս): Մի ներկայացրեք դատարանի պահանջած փաստաթղթերը, վճարեք ևս 1000 ռուբլի: Խախտել արխիվային փաստաթղթերի պահպանման կանոնները՝ 500 ռուբլի: (Քաղաքացիական օրենսգրքի 57-րդ հոդվածի 3-րդ կետ և Վարչական իրավախախտումների վերաբերյալ օրենսգրքի 13.20-րդ հոդված):

Ինչպես կփոխվեն Rasarchive նախագծի պահպանման ժամկետները, տես աղյուսակը:

Աղյուսակ՝ հաշվապահական և հարկային փաստաթղթերի պահպանման ժամկետները

Ստուգելու համար, թե արդյոք թղթերը կարելի է դեն նետել, պահպանման ժամկետի աղյուսակը կօգնի.

Փաստաթուղթ	Պահպանման ժամկետը (տարիների թիվը)
1. Վճարեք
Հաստատված վարձատրության աստիճաններ (մակարդակներ), հաստատությունում աշխատողների պաշտոնների համար աշխատավարձի վճարում.	Անընդհատ *
Աշխատողների աշխատավարձերի և հավելավճարների վերաբերյալ կանոնակարգեր	Անընդհատ
Ժամանակացույց: Նորմալ աշխատանքային պայմաններ Ծանր, վնասակար և վտանգավոր աշխատանքային պայմաններ
Հաշվարկ և աշխատավարձ
Աշխատակիցների հավելավճարների վերաբերյալ փաստաթղթեր (հաշվարկներ, վկայագրեր, ցուցակներ).
2. Ապահովագրավճարներ
Անհատական ​​հաշվի քարտ
Ապահովագրավճարների փոխանցման վճարման հանձնարարականներ
Վճարման հիմքը, տեսակը և պատկանելությունը, հաշվետու (հաշվարկային) ժամկետը կամ ապահովագրավճարներ վճարողի կարգավիճակը պարզաբանելու դիմում.
Ապահովագրավճարների գծով հաշվարկներ (ձևեր 4-FSS և RSV-1)
2.1 Փաստաթղթեր Ռուսաստանի ԱԴԾ-ի համար
Վնասվածքների կանխարգելման ֆինանսավորման դիմում
Արդյունաբերական վնասվածքների կանխարգելման գործողությունների ծրագիր
Պրոֆեսիոնալ վնասվածքների և մասնագիտական ​​հիվանդությունների նվազեցման կանխարգելիչ միջոցառումների ֆինանսավորման պլան
Հաշվետվություն վնասվածքների կանխարգելիչ միջոցառումների ֆինանսավորման համար հատկացված միջոցների օգտագործման վերաբերյալ
2.1 Փաստաթղթեր ՖՀՄ-ի համար
Անհատական ​​տեղեկատվություն
Աշխատողի դիմումը աշխատավարձից լրացուցիչ կենսաթոշակային վճարները պահելու մասին
Ապահովագրված անձանց ռեգիստր (ձև DSV-3)
Հարկային քարտ անձնական եկամտահարկի համար
Օգնություն 2-NDFL ձևի վերաբերյալ
Նվազեցման դիմում (ստանդարտ, մանկական, մասնագիտական, գույքային, սոցիալական)
Հրաժարման դիմում
Հայտարարություն նվազեցումների կիրառման հաջորդականության մասին
Անձնական եկամտահարկի ապառքների նույնականացման հաշվառման վկայական
Բացատրական նշում հարկային գործակալ IFTS-ում
Անձնական եկամտահարկի պարտքի մասին հարկ վճարողին ծանուցում
Անաշխատունակության վկայական
Հիվանդ արձակուրդի գրանցամատյաններ
Նպաստների դիմում

* Պահպանման տևողությունը չի կարող լինել 10 տարուց պակաս (դա վերաբերում է պետական, քաղաքային արխիվների ձեռքբերման աղբյուր չհանդիսացող կազմակերպություններին):

Թեմայի վերաբերյալ հանրաճանաչ հարցերի պատասխանները.

Որքա՞ն պահեստավորել՝ 2-NDFL, 6-NDFL, 4-FSS, ապահովագրավճարների հաշվարկ, SZV-M:

Ո՞րն է ժամկետանց հաշվապահական փաստաթղթերը ոչնչացնելու կարգը:

Ո՞րն է ԲՍՕ-ները դուրս գրելու կարգը, որոնք աշխատակիցը փչացրել է լրացնելիս:

Ինչպե՞ս գրանցել և պահպանել աշխատանքային գրքերը:

Որքա՞ն ժամանակ պահել անձնակազմի փաստաթղթերը

Կադրային փաստաթղթերի ներկայացման ժամկետները որոշվում են Ցուցակով: Դրանք տատանվում են 12 ամսականից մինչև 50 (75) տարի: Կան բաներ, որոնք պետք է մշտապես պահել, այսինքն՝ առայժմ սուբյեկտիրականացնում է իր գործունեությունը.

2016 թվականին թիվ 125 դաշնային օրենքում փոփոխություն է կատարվել, որը ազդել է անձնակազմի համար նախատեսված կադրերի վրա: Փոփոխությունները կատարելուց հետո կիրառվում են հետևյալ ժամկետները.

• 75 տարի անձնակազմի վերաբերյալ բոլոր փաստաթղթերի համար, որոնք արխիվ են ուղարկվել մինչև 01/01/2003 թ.
• 50 տարի՝ 2003 թվականին և ավելի ուշ ավարտված և ի պահ հանձնված գործերի համար։

Ընկերությունը պետք է պահպանի.

• Հիմնական գործունեության պատվերներ;
• Աշխատանքի պաշտպանության առաջարկներ աշխատանքային պայմանների բարելավման վերաբերյալ և աշխատատեղերի ցուցակները, որտեղ կան վտանգավոր և վնասակար գործոններ:
• Կադրերի բաժնի աուդիտի արձանագրություններ.
• Անձնական տվյալների վերաբերյալ տեղական կանոնակարգեր.
• Անձնակազմի սեղաններ և այլն:

Աշխատակիցների անձնական փաստաթղթերի բնօրինակները պետք է պահպանվեն այնքան ժամանակ, մինչև պահանջվի: Եթե ​​դրանք մնում են չպահանջված, ապա ուղարկվում են արխիվ 75 տարով։

Ավելի կարճ ժամկետներ են սահմանվում.

• 1 տարի - արձակուրդի ժամանակացույցի համար;
• 3 տարի - գործուղումների պատվերներ;
• 5 տարի՝ ժամկետային թերթիկներ և պատվերներ, որոնց համար այլ ժամկետ չի սահմանվում (բոնուսներ, նկատողություններ և այլն):
• 10 տարի՝ կոլեկտիվ պայմանագրեր։

Նշում!Եթե ​​այս ցանկում թվարկված փաստաթղթերը պարունակում են տեղեկատվություն վնասակար և վտանգավոր պայմաններում աշխատելու մասին, ապա դրանց պահպանման ժամկետը ավելանում է մինչև 75 տարի։

Եթե ​​դեռ հարցեր ունեք որևէ փաստաթղթերի պահպանման պայմանների վերաբերյալ, տես և ներբեռնիր հուշագրի պայմանների ամբողջական աղյուսակը

Փաստաթղթերի պահպանում էլեկտրոնային ձևով

Թղթի վրա ֆայլերի երկարաժամկետ պահպանման դեպքում միշտ կա դրանց կորստի կամ վնասման վտանգ (տեղափոխում, վթար և այլն), ուստի շատ ընկերություններ դրանք կրկնօրինակում են էլեկտրոնային տեսքով։ Այս ֆայլերը կարող են նաև արխիվացվել: Այս մեթոդի համար անհրաժեշտ է հաշվի առնել մի շարք նրբերանգներ.

• Փոխանցումը կարող է իրականացվել կապի ուղիներով ուղարկելու կամ էլեկտրոնային կրիչների ուղղակի փոխանցման միջոցով:
• Ձեզ հարկավոր չէ ֆայլեր տպել:
• Անհրաժեշտ է իրականացնել փոխանցված ֆայլերի գույքագրում։ Դրանում դուք պետք է նշեք տեղեկատվության փոխանցման եղանակը (փոխադրող):
• Նախքան թվայնացված ֆայլերը պահեստավորման ուղարկելը, դուք պետք է համոզվեք, որ դրանք վնասված չեն և լրատվամիջոցների վրա վիրուսներ չկան:
• Արխիվում պետք է պայմաններ ստեղծվեն նման ֆայլերի պահպանման և վերարտադրման համար։
• Փաստաթղթերը պետք է փոխանցվեն երկու կրիչներով, որոնք կրկնօրինակում են միմյանց:
• Էլեկտրոնային արխիվները պետք է ստուգվեն առնվազն հինգ տարին մեկ անգամ:

Ոչնչացման համար էլեկտրոնային փաստաթղթեր փոխանցելու համար, որոնց պահպանման ժամկետը լրացել է, կազմեք ակտ ոչնչացման համար փաստաթղթեր հատկացնելու մասին:

Նշում! 10 տարուց ավելի պահպանման ժամկետ ունեցող թղթերը պետք է տեղափոխվեն արխիվային պահպանման: Այլ փաստաթղթերը կարող են պահվել աշխատավայրում: Սա հավասարապես վերաբերում է թղթային կրիչներին:

Ինչպես հաշվարկել փաստաթղթերի պահպանման ժամկետը

Փաստաթղթի պահպանման ժամկետը հաշվվում է դրա ավարտի կամ հաշվետու ժամանակաշրջանի (տարվա) փակման պահից: Որպես կանոն, այն ժամանակաշրջանի հետհաշվարկը, որի ընթացքում անհրաժեշտ է փաստաթուղթ պահել, սկսվում է փաստաթղթի ժամկետի ավարտին հաջորդող տարվա հունվարի 1-ից:

Սրա համար կան մի քանի բացառություններ.

• Կազմակերպությունը ճանաչում է դեբիտորականանհույս. Օժանդակ փաստաթղթերի պահպանման ժամկետը կկազմի 4 տարի այն ժամանակաշրջանի ավարտից, որում դա տեղի է ունեցել:
• Տնտեսվարող սուբյեկտը վնասներ է կրել. Փաստաթղթերը, որոնք հաստատում են դա, պահվում են ամբողջ ժամանակահատվածի համար, մինչդեռ կորուստը հաշվի է առնվում:
• Ամորտիզացիոն գույքի գնում: Դրա վրայի թղթերը պետք է պահվեն դուրսգրումից հետո ևս 4 տարի։

Ինչ անել հաշվապահական փաստաթղթերի հետ, եթե պահպանման ժամկետը լրացել է

Երբ փաստաթուղթը ժամկետանց է, այն կարող է ոչնչացվել: Սովորաբար դրա համար արխիվային ֆայլերի գույքագրում է կատարվում տարին մեկ անգամ։ Ժամկետանց պիտանելիության ժամկետով հաշվապահական փաստաթղթերի հեռացումը պետք է տեղի ունենա խստորեն կանոնակարգերի պահանջներին համապատասխան: Անհնար է արխիվից ֆայլերը հեռացնել և ոչնչացնել առանց պահանջվող փաստաթղթերը լրացնելու:

Ինչպես ոչնչացնել հին թղթերը

Ժամկետանց պահպանման ժամկետով ֆայլերի ոչնչացումը տեղի է ունենում հետևյալ կերպ.

• Ստեղծվում է հատուկ հանձնաժողով՝ նախագահությամբ։ Այն ներառում է ընկերության արխիվի մենեջերին (պատասխանատուին), ինչպես նաև գործեր ձևավորող և ավանդատու աշխատողներին (հաշվապահներ, անձնակազմի սպաներ, քարտուղարներ և այլն): IN առանձին դեպքերկարող է հրավիրվել Ռոսարխիվի աշխատակից։
• Հանձնաժողովն ընտրում է ֆայլեր, որոնց պահպանման ժամկետն արդեն լրացել է։ Դրանք ներառված են հատուկ ցուցակում, և կազմվում է «Փաստաթղթերի ոչնչացման մասին» ակտ։
• Ձեռնարկության ղեկավարը ակտի հիման վրա տալիս է ոչնչացման հրաման, որով որոշում է թղթերի տնօրինման ժամանակը, վայրը և եղանակը:

Եթե ​​ծավալը փոքր է, ապա դուք կարող եք դրանք ոչնչացնել ինքներդ, հակառակ դեպքում ավելի լավ է դիմել մասնագիտացված կազմակերպությանը:

Որպես կանոն, ոչնչացումը կատարվում է մանրացնող սարքի միջոցով։

Ֆայլերը չեն կարող ոչնչացվել հետևյալ կերպ.

• Այրեք դրսում կամ ներսում:
• Թափոնների հետ թափեք (դեն նետեք) գործի ամբողջ տարայի մեջ:

Նշում!Օրենսդրությունը ձեռնարկություններին չի պարտավորեցնում փաստաթղթերը ոչնչացնել պահեստավորման ժամկետը լրանալուց անմիջապես հետո։ Ընդ որում, նպատակահարմար է չոչնչացնել որոշ փաստաթղթեր, քանի դեռ չի կատարվել հարկային ստուգում։

Պահպանման ժամկետների խախտման համար պատասխանատվություն

Պահպանման պայմանները խախտելու դեպքում նախատեսվում է հետևյալ պատասխանատվությունը.

• հաշվառման բացակայության համար և հարկային փաստաթղթերմեկ ժամկետով` տուգանք 10,000 ռուբլու չափով:
• Երկու կամ ավելի ժամկետով այդ փաստաթղթերի բացակայության դեպքում տուգանքը բարձրանում է մինչև 30,000 ռուբլի:
• Եթե ​​փաստաթղթերի բացակայությունը հանգեցրել է հարկային բազայի նվազմանը, մեղավոր անձին տուգանք է դրվում 40,000 ռուբլու չափով կամ պակաս վճարված հարկի գումարի 20%-ի չափով:

Սա սահմանված է Ռուսաստանի Դաշնության հարկային օրենսգրքով, հոդված 120:

Բացի այդ, Ռուսաստանի Դաշնության Վարչական իրավախախտումների վերաբերյալ օրենսգրքի 15.11-րդ հոդվածը նախատեսում է պատիժ մեղավորներին. պաշտոնական. Տուգանքը այս դեպքում կազմում է 2000 - 3000 ռուբլի:

1. Ռուսաստանի Դաշնության աշխատանքային օրենսգիրք, հոդվածներ, 230.1
2. , որը պարտավորեցնում է որոշակի փաստաթղթեր պահպանել կարգավորող ակտերով սահմանված ժամկետներում։
3. (այսուհետ՝ Ցուցակ), որը սահմանում է բոլոր կազմակերպությունների համար պարտավորությունները փաստաթղթերի, այդ թվում՝ հաշվապահական, հարկային և անձնակազմի պահպանման առումով:
4. Դաշնային արխիվների կոլեգիայի 2002 թվականի փետրվարի 6-ի որոշմամբ հաստատված «Կազմակերպությունների արխիվների աշխատանքի հիմնական կանոններ» (կրում են մեթոդական և տեղեկատվական բնույթ).

Մի մոռացեք, որ կանոնակարգերը խորհրդատվական բնույթ ունեն:

Պետք է ուշադրություն դարձնել դաշնային օրենսդրության վերջին փոփոխություններին, որոնք կատարվել են 2016 թվականի մարտին 125-FZ օրենքի 22.1-րդ հոդվածում, որոնք սահմանում են կազմակերպությունում գործերի անվանացանկի պահպանման նոր պայմաններ, մասնավորապես՝ 2003 թվականից հետո ստեղծված անձնակազմի պատվերների համար, նշված ժամկետի փոխարեն 75 տարի նոր ժամկետ- 50 տարի.

Պետք է ուշադրություն դարձնել այս փոփոխությունների հետ կապված ծագած կոնֆլիկտին։ Համաձայն Արվեստի. Վերոնշյալ օրենքի 3-րդ կետով, անձնակազմի վերաբերյալ բացարձակապես բոլոր տեղեկությունները վերաբերում են արխիվային փաստաթղթերին, որոնք արտացոլում են աշխատողի աշխատանքային հարաբերությունները գործատուի հետ: Սակայն թիվ 558 հրամանով հաստատված Ցուցակում նոր փոփոխություններ չեն ներառվել։ Արդյունքում տարաձայնություններ են առաջացել։ Որոշ փորձագետների կարծիքով՝ պահպանման ժամկետը 75-ից դառնում է 50 միայն 75 տարի ֆիքսված պահպանման ժամկետով գործերի անվանացանկի վերաբերյալ փաստաթղթերի համար։ Մյուսների կարծիքով՝ նոր պայմանները տարածվում են ամբողջ արխիվի վրա։

Պահպանման կանոններ

Անձնակազմի հաշվառման վարման և տեղեկատվության պահպանման համար պատասխանատու աշխատողը նշանակվում է կազմակերպության ղեկավարի հրամանով. ֆունկցիոնալ պարտականություններամրագրված է աշխատանքի նկարագրության մեջ:

Անձնակազմի մասին տեղեկատվությունը ձևավորվում է հաստատված դեպքերում.

Գործերի ձևավորման ներքո պետք է հասկանալ կատարվող փաստաթղթերի խմբավորումը գործերի (թղթապանակների)՝ ըստ գործերի անվանացանկի:

Ստորև ներկայացնում ենք գործերի ստեղծման կարգը

1. Գործի շապիկի վրա պետք է նշվեն հետևյալ տվյալները.

• կազմակերպության անվանումը (ամբողջությամբ)
• Անուն կառուցվածքային միավոր(լրիվ)
• գործի համարը (ըստ անվանացանկի)
• գործի անվանումը
• փաստաթղթերի պահպանման ժամկետն ըստ նոմենկլատուրայի

2. Գործով հարուցվում են հետևյալը.

• միայն լրացված և կազմված փաստաթղթեր
• մեկ բնօրինակ օրինակ, բացառությամբ մի քանի դեպքերի
• հրապարակվել է մեկ օրացուցային տարում

Գործի ներսում փաստաթղթերը ներկայացվում են ըստ թվերի և ամսաթվերի հերթականությամբ, եթե 250 թերթը կամ ծավալը (4 սմ) գերազանցում են, փաստաթուղթը բաժանվում է հատորների: Հրատարակված է խոշոր կազմակերպություններում մեծ թվովհրամանները, որպես կանոն, ներկայացվում են տարբեր դեպքերում (օրինակ՝ երեխայի խնամքի համար արձակուրդ տրամադրելու մասին հրամաններ, առանց վարձատրության արձակուրդ տրամադրելու մասին հրամաններ և այլն)։

Պահպանման ժամկետը

Փաստաթղթերի պահպանման ժամկետները ներկայացված են աղյուսակում:

Պահպանման ժամկետը	Անուն
	աշխատանքի չընդունված անձանց տվյալները
	արձակուրդային գրաֆիկները
	հավատարմագրերը, որոնք հաստատում են աշխատողի աշխատանքային գործունեությունը և ստաժը
	աշխատանքային կարգապահության գրառումները
	ակտեր, կանոնակարգեր, անվտանգության հաշվետվություններ
	քաղվածքներ աշխատանքային պայմանների բարելավման և աշխատանքի պաշտպանության վերաբերյալ
	փաստաթղթեր անվտանգության և դրա պահպանման վերաբերյալ
	ճամփորդական փաստաթղթեր
50 տարի (սեփականատիրոջ պահանջով)	անձնական տվյալներ, բնօրինակներ (վկայականներ, դիպլոմներ, աշխատանքային գրքերվկայականներ և այլն)
	աշխատողների բնութագրերը և անձնական քարտերը
	աշխատանքային պայմանագրեր
Անընդհատ	կոլեկտիվ պայմանագրեր
	առաջնորդների անձնական գործերը

Կազմակերպությունների ավելի մանրամասն գործունեությունը ներկայացված է Ցուցակում, որը բաղկացած է 12 բաժիններից: Կադրերի ծառայության հետ անմիջականորեն առնչվում են 1.2, 7.1, 7.2, 7.3, 8.1, 8.2, 8.3, 8.4.

Ստորև բերված է աղյուսակ, որը ցույց է տալիս անձնակազմի փաստաթղթերի մոտավոր ցանկը:

Մշտական ​​պահպանման ժամկետ
Անձնական տվյալների պաշտպանության կանոնակարգ
Հավաստագրման կանոնակարգ
Վերապատրաստման համակարգի կանոնակարգեր
Պատվերներ հիմնական բիզնեսի համար
Երկարաժամկետ պահեստավորում
Ընդունման, տեղափոխման, աշխատանքից ազատման, առանց վարձատրության արձակուրդի պատվերներ
Ամսագրեր, ընդունելության, տեղափոխման, աշխատանքից ազատման պատվերների գրանցման գրքեր
Աշխատանքային պայմանագրեր, պայմանագրեր նրանց
		մինչև նորով փոխարինելը
Մասնագիտությունների ցուցակներ		մինչև անհրաժեշտության ավարտը

Սահմանված ժամկետով փաստաթղթերը պահվում են առևտրային կազմակերպություններում մինչև դրանց լուծարումը: Բայց պետական ​​և քաղաքային կազմակերպություններում փաստաթղթերը լրացվում են սահմանված կարգով՝ արխիվ փոխանցելու համար։

Անհրաժեշտ է հաշվի առնել փորձագիտական ​​հանձնաժողովի առանձնահատուկ դերը կադրային ծառայությունում գործերի պահպանման ժամկետները սահմանելիս։ Սխեմա 1-ում դուք կարող եք տեսնել վերը նշված մարմնի կողմից լուծված խնդիրները:

Նման հանձնաժողովի աշխատանքի կանոնակարգը, որպես կանոն, մշակվում է Դաշնային արխիվի 1995 թվականի հունվարի 19-ի թիվ 2 «Հաստատության մշտական ​​փորձագիտական ​​հանձնաժողովի մասին մոտավոր կանոնակարգը հաստատելու մասին» հրամանի հիման վրա. կազմակերպություն, ձեռնարկություն»։

Գործերի անվանացանկի 4-րդ սյունակում ժամկետներ սահմանելիս նշում է դրվում.

• արձանագրության (ԸՀ) համաձայն, եթե այդպիսիք չկա՝ կազմակերպության ղեկավարի հրամանը.
• «մինչև կարիքն ավարտվի» կամ «մինչև այն փոխարինվի նորերով», այսինքն. Պահպանման ժամկետը կազմակերպությունը սահմանում է ինքնուրույն (առնվազն 1 տարի):

Փաստաթղթերի պահպանման ժամկետը` ըստ գործերի անվանացանկի, սկսվում է հաջորդ օրացուցային տարվա հունվարի 1-ից: հետ գործեր ժամկետանցպահեստը պատրաստվում է ոչնչացման։

Ցուցակներում կամ կանոնակարգերում նշված պահպանման ժամկետների կրճատումն անընդունելի է: Եթե ​​երկու կանոնակարգեր սահմանում են պահպանման տարբեր ժամկետներ նույն տեսակի տեղեկատվության համար, ապա ավելի լավ է ընտրել ավելի երկար ժամկետ:

Վարչական պատասխանատվություն

Արվեստում։ Ռուսաստանի Դաշնության Վարչական իրավախախտումների վերաբերյալ օրենսգրքի 13.20, 13.25, 19.5, 19.6, 19.7 նախատեսում է տարբեր վարչական և քաղաքացիական պատասխանատվություն փաստաթղթերի պահպանման հետ կապված խախտումների համար՝ նախազգուշացման, տուգանքի, որակազրկման տեսքով:

Արբիտրաժային պրակտիկա

Արխիվային օրենսդրության ոլորտում վարչական իրավախախտումների վերաբերյալ գործերը քննվում են քաղաքացիական դատավարությունում: Հիմնականում վերահսկողությունը ներկայումս ուղղված է առկա խախտումների բացահայտմանը: Տեսուչները առաջնորդվում են Ռուսաստանի Դաշնության Մշակույթի նախարարության 2007 թվականի պահեստավորման կազմակերպման կանոններով, չնայած այն հանգամանքին, որ. նորմատիվ ակտորոշ չափով հնացած է, նորը չի մշակվել։

Ներկայումս նվազագույն տուգանքները կիրառվում են համաձայն Արվեստի: 13.20, բայց պետք չէ սրանով ուրախանալ, քանի որ դրանք վերաբերում են հիմնականում պետական ​​և քաղաքային արխիվներին։ Բայց առնչությամբ առևտրային կազմակերպություններներգրավված Արվեստ. 13.25, որի դեպքում տուգանքները մի կարգով ավելի բարձր են և հասնում են մինչև 300,000 ռուբլի չափերի: