Որքա՞ն ժամանակ է անհրաժեշտ առաջնային հաշվապահական փաստաթղթերը պահելու համար: Առաջնային փաստաթղթերի պահպանման պայմանները, ներառյալ էլեկտրոնային ձևով

Հոդվածում դուք կգտնեք պատրաստի աղյուսակ կազմակերպությունում հաշվապահական, հարկային և այլ փաստաթղթերի պահպանման պայմանների վերաբերյալ: Եթե ​​դուք ավելի վաղ ոչնչացնեք թղթերը, սպառնում են տուգանքներ և լրացուցիչ գանձումներ։

Կան փաստաթղթեր, որոնք հաստատությունը պետք է մշտապես պահի, օրինակ՝ հաշվապահական հաշվառման քաղաքականությունը: Պահպանման ժամկետով աղյուսակը կօգնի որոշել, թե որ թղթերը կարելի է դեն նետել: Ի վերջո, բոլորն ունեն տարբեր ժամկետներ: Եթե ​​վերջնաժամկետի հետ սխալ եք թույլ տալիս և արխիվն ավելի վաղ քանդում եք, հաստատությունը կտուգանվի։

Քանի՞ տարի պահել հարկերի և հաշվապահական հաշվառման փաստաթղթերը

Փաստաթղթերի պահպանման ժամկետը հաշվառումև ընթացքում ծագած այլ դեպքեր տնտեսական գործունեությունցանկացած տնտեսվարող սուբյեկտ, որոշվում է օրենսդրական մակարդակով։

Պահպանման տեւողությունը կարգավորվում է հետեւյալ օրենսդրական ակտերով.

• Ռուսաստանի Դաշնության հարկային օրենսգիրք;
• Դաշնային օրենք «Հաշվապահական հաշվառման մասին» 12.2011 թ. No 402-FZ (այսուհետ `թիվ 402 դաշնային օրենք);
• Դաշնային օրենքը «Ռուսաստանի Դաշնությունում արխիվային գործերի մասին» 2004 թվականի հոկտեմբերի 22-ի թիվ 125-FZ (այսուհետ դաշնային օրենք թիվ 125):
• Մշակույթի նախարարության 2010 թվականի օգոստոսի 25-ի թիվ 558 հրամանով հաստատված կառավարման ստանդարտ փաստաթղթերի ցանկը (այսուհետ՝ Ցուցակ).

Ըստ սրանց կանոնակարգերըհարկի մեծ մասը հաշվապահական փաստաթղթերպահվում են 5 տարի ժամկետը լրանալու օրվանից:

Կարող են սահմանվել այլ ժամկետներ, որոնց տևողությունը 5 տարուց ավելի կամ պակաս է.

• 1 տարի - ամսական հաշվետվության համար;
• 3 տարի՝ արտարժութային միջոցների ստացման և վճարումների եռամսյակային հաշվետվությունների համար.
• 4 տարի հաշիվ-ապրանքագրերի համար;
• 10 տարի՝ պայմանագրեր, շարժական գույքի առուվաճառքի ակտեր.
• 15 տարի՝ հայցեր, դատական ​​որոշումներ և հրամաններ։
• 25 տարի կամ մշտապես - կանոնադրական փաստաթղթեր:

Թիվ 402 դաշնային օրենքը և Ցուցակը սահմանում են կազմակերպությունում հաշվապահական փաստաթղթերի պահպանման հատուկ ժամկետներ: Նախորդ բաժնում տրված աղյուսակը կարգավորում է դրանք յուրաքանչյուր կետի (խմբի) համար առանձին:

Rosarchiv-ը պատրաստել է փոփոխությունների նախագիծ՝ փաստաթղթերի պահպանման նոր պայմաններով։ Եթե ​​նախագիծն ընդունվի, ժամկետները կփոխվեն.

Կարևոր է նախապես պատրաստվել փոփոխություններին: Ի վերջո, եթե դուք ժամանակից շուտ ոչնչացնեք փաստաթուղթը և չկարողանաք այն ներկայացնել տեսուչին, դուք կստանաք 10000 ռուբլի տուգանք: (Վարչական իրավախախտումների վերաբերյալ օրենսգրքի 19.4.1 հոդվածի 1-ին մաս): Մի ներկայացրեք դատարանի պահանջած փաստաթղթերը, վճարեք ևս 1000 ռուբլի: Խախտել արխիվային փաստաթղթերի պահպանման կանոնները՝ 500 ռուբլի: (Քաղաքացիական օրենսգրքի 57-րդ հոդվածի 3-րդ կետ և Վարչական իրավախախտումների վերաբերյալ օրենսգրքի 13.20-րդ հոդված):

Ինչպես կփոխվեն Rasarchive նախագծի պահպանման ժամկետները, տես աղյուսակը:

Աղյուսակ՝ հաշվապահական և հարկային փաստաթղթերի պահպանման ժամկետները

Ստուգելու համար, թե արդյոք թղթերը կարելի է դեն նետել, պահպանման ժամկետի աղյուսակը կօգնի.

* Պահպանման տևողությունը չի կարող լինել 10 տարուց պակաս (դա վերաբերում է պետական, քաղաքային արխիվների ձեռքբերման աղբյուր չհանդիսացող կազմակերպություններին):

Թեմայի վերաբերյալ հանրաճանաչ հարցերի պատասխանները.

Որքա՞ն պահեստավորել՝ 2-NDFL, 6-NDFL, 4-FSS, ապահովագրավճարների հաշվարկ, SZV-M:

Ո՞րն է ժամկետանց հաշվապահական փաստաթղթերը ոչնչացնելու կարգը:

Ո՞րն է ԲՍՕ-ները դուրս գրելու կարգը, որոնք աշխատակիցը փչացրել է լրացնելիս:

Ինչպե՞ս գրանցել և պահպանել աշխատանքային գրքերը:

Որքա՞ն ժամանակ պահել անձնակազմի փաստաթղթերը

Կադրային փաստաթղթերի ներկայացման ժամկետները որոշվում են Ցուցակով: Դրանք տատանվում են 12 ամսականից մինչև 50 (75) տարի: Կան բաներ, որոնք պետք է մշտապես պահել, այսինքն՝ առայժմ սուբյեկտիրականացնում է իր գործունեությունը.

2016 թվականին թիվ 125 դաշնային օրենքում փոփոխություն է կատարվել, որը ազդել է անձնակազմի համար նախատեսված կադրերի վրա: Փոփոխությունները կատարելուց հետո կիրառվում են հետևյալ ժամկետները.

• 75 տարի անձնակազմի վերաբերյալ բոլոր փաստաթղթերի համար, որոնք արխիվ են ուղարկվել մինչև 01/01/2003 թ.
• 50 տարի՝ 2003 թվականին և ավելի ուշ ավարտված և ի պահ հանձնված գործերի համար։

Ընկերությունը պետք է պահպանի.

• Հիմնական գործունեության պատվերներ;
• Աշխատանքի պաշտպանության առաջարկներ աշխատանքային պայմանների բարելավման վերաբերյալ և աշխատատեղերի ցուցակները, որտեղ կան վտանգավոր և վնասակար գործոններ:
• Կադրերի բաժնի աուդիտի արձանագրություններ.
• Անձնական տվյալների վերաբերյալ տեղական կանոնակարգեր.
• Անձնակազմի սեղաններ և այլն:

Աշխատակիցների անձնական փաստաթղթերի բնօրինակները պետք է պահպանվեն այնքան ժամանակ, մինչև պահանջվի: Եթե ​​դրանք մնում են չպահանջված, ապա ուղարկվում են արխիվ 75 տարով։

Ավելի կարճ ժամկետներ են սահմանվում.

• 1 տարի - արձակուրդի ժամանակացույցի համար;
• 3 տարի - գործուղումների պատվերներ;
• 5 տարի՝ ժամկետային թերթիկներ և պատվերներ, որոնց համար այլ ժամկետ չի սահմանվում (բոնուսներ, նկատողություններ և այլն):
• 10 տարի՝ կոլեկտիվ պայմանագրեր։

Նշում!Եթե ​​այս ցանկում թվարկված փաստաթղթերը պարունակում են տեղեկատվություն վնասակար և վտանգավոր պայմաններում աշխատելու մասին, ապա դրանց պահպանման ժամկետը ավելանում է մինչև 75 տարի։

Եթե ​​դեռ հարցեր ունեք որևէ փաստաթղթերի պահպանման պայմանների վերաբերյալ, տես և ներբեռնիր հուշագրի պայմանների ամբողջական աղյուսակը

Փաստաթղթերի պահպանում էլեկտրոնային ձևով

Թղթի վրա ֆայլերի երկարաժամկետ պահպանման դեպքում միշտ կա դրանց կորստի կամ վնասման վտանգ (տեղափոխում, վթար և այլն), ուստի շատ ընկերություններ դրանք կրկնօրինակում են. էլեկտրոնային ձևաչափով. Այս ֆայլերը կարող են նաև արխիվացվել: Այս մեթոդի համար անհրաժեշտ է հաշվի առնել մի շարք նրբերանգներ.

• Փոխանցումը կարող է իրականացվել կապի ուղիներով ուղարկելու կամ էլեկտրոնային կրիչների ուղղակի փոխանցման միջոցով:
• Ձեզ հարկավոր չէ ֆայլեր տպել:
• Անհրաժեշտ է իրականացնել փոխանցված ֆայլերի գույքագրում։ Դրանում դուք պետք է նշեք տեղեկատվության փոխանցման եղանակը (փոխադրող):
• Նախքան թվայնացված ֆայլերը պահեստավորման ուղարկելը, դուք պետք է համոզվեք, որ դրանք վնասված չեն և լրատվամիջոցների վրա վիրուսներ չկան:
• Արխիվում պետք է պայմաններ ստեղծվեն նման ֆայլերի պահպանման և վերարտադրման համար։
• Փաստաթղթերը պետք է փոխանցվեն երկու կրիչներով, որոնք կրկնօրինակում են միմյանց:
• Էլեկտրոնային արխիվները պետք է ստուգվեն առնվազն հինգ տարին մեկ անգամ:

Ոչնչացման համար էլեկտրոնային փաստաթղթեր փոխանցելու համար, որոնց պահպանման ժամկետը լրացել է, կազմեք ակտ ոչնչացման համար փաստաթղթեր հատկացնելու մասին:

Նշում! 10 տարուց ավելի պահպանման ժամկետ ունեցող թղթերը պետք է տեղափոխվեն արխիվային պահպանման: Այլ փաստաթղթերը կարող են պահվել աշխատավայրում: Սա հավասարապես վերաբերում է թղթային կրիչներին:

Ինչպես հաշվարկել փաստաթղթերի պահպանման ժամկետը

Փաստաթղթի պահպանման ժամկետը հաշվվում է դրա ավարտի կամ հաշվետու ժամանակաշրջանի (տարվա) փակման պահից: Որպես կանոն, այն ժամանակաշրջանի հետհաշվարկը, որի ընթացքում անհրաժեշտ է փաստաթուղթ պահել, սկսվում է փաստաթղթի ժամկետի ավարտին հաջորդող տարվա հունվարի 1-ից:

Սրա համար կան մի քանի բացառություններ.

• Կազմակերպությունը ճանաչում է դեբիտորականանհույս. Օժանդակ փաստաթղթերի պահպանման ժամկետը կկազմի 4 տարի այն ժամանակաշրջանի ավարտից, որում դա տեղի է ունեցել:
• Տնտեսվարող սուբյեկտը վնասներ է կրել. Փաստաթղթերը, որոնք հաստատում են դա, պահվում են ամբողջ ժամանակահատվածի համար, մինչդեռ կորուստը հաշվի է առնվում:
• Ամորտիզացիոն գույքի գնում: Դրա վրայի թղթերը պետք է պահվեն դուրսգրումից հետո ևս 4 տարի։

Ինչ անել հաշվապահական փաստաթղթերի հետ, եթե պահպանման ժամկետը լրացել է

Երբ փաստաթուղթը ժամկետանց է, այն կարող է ոչնչացվել: Սովորաբար դրա համար արխիվային ֆայլերի գույքագրում է կատարվում տարին մեկ անգամ։ Հաշվապահական հաշվառման փաստաթղթերի օտարում ժամկետանցպահեստավորումը պետք է տեղի ունենա խստորեն կանոնակարգերի պահանջներին համապատասխան: Անհնար է արխիվից ֆայլերը հեռացնել և ոչնչացնել առանց պահանջվող փաստաթղթերը լրացնելու:

Ինչպես ոչնչացնել հին թղթերը

Ժամկետանց պահպանման ժամկետով ֆայլերի ոչնչացումը տեղի է ունենում հետևյալ կերպ.

• Ստեղծվում է հատուկ հանձնաժողով՝ նախագահությամբ։ Այն ներառում է ընկերության արխիվի մենեջերին (պատասխանատուին), ինչպես նաև գործեր ձևավորող և ավանդատու աշխատողներին (հաշվապահներ, անձնակազմի սպաներ, քարտուղարներ և այլն): IN առանձին դեպքերկարող է հրավիրվել Ռոսարխիվի աշխատակից։
• Հանձնաժողովն ընտրում է ֆայլեր, որոնց պահպանման ժամկետն արդեն լրացել է։ Դրանք ներառված են հատուկ ցուցակում, և կազմվում է «Փաստաթղթերի ոչնչացման մասին» ակտ։
• Ձեռնարկության ղեկավարը ակտի հիման վրա տալիս է ոչնչացման հրաման, որով որոշում է թղթերի տնօրինման ժամանակը, վայրը և եղանակը:

Եթե ​​ծավալը փոքր է, ապա դուք կարող եք դրանք ոչնչացնել ինքներդ, հակառակ դեպքում ավելի լավ է դիմել մասնագիտացված կազմակերպությանը:

Որպես կանոն, ոչնչացումը կատարվում է մանրացնող սարքի միջոցով։

Ֆայլերը չեն կարող ոչնչացվել հետևյալ կերպ.

• Այրեք դրսում կամ ներսում:
• Թափոնների հետ թափեք (դեն նետեք) գործի ամբողջ տարայի մեջ:

Նշում!Օրենսդրությունը ձեռնարկություններին չի պարտավորեցնում փաստաթղթերը ոչնչացնել պահեստավորման ժամկետը լրանալուց անմիջապես հետո։ Ընդ որում, նպատակահարմար է չոչնչացնել որոշ փաստաթղթեր, քանի դեռ չի կատարվել հարկային ստուգում։

Պահպանման ժամկետների խախտման համար պատասխանատվություն

Պահպանման պայմանները խախտելու դեպքում նախատեսվում է հետևյալ պատասխանատվությունը.

• հաշվառման բացակայության համար և հարկային փաստաթղթերմեկ ժամկետով` տուգանք 10,000 ռուբլու չափով:
• Երկու կամ ավելի ժամկետով այդ փաստաթղթերի բացակայության դեպքում տուգանքը բարձրանում է մինչև 30,000 ռուբլի:
• Եթե ​​նվազման պատճառը եղել է փաստաթղթերի բացակայությունը հարկային բազան, մեղավորի նկատմամբ նշանակվում է տուգանք 40 000 ռուբլու չափով կամ պակաս վճարված հարկի գումարների 20%-ի չափով։

Սա սահմանված է Ռուսաստանի Դաշնության հարկային օրենսգրքով, հոդված 120:

Բացի այդ, Ռուսաստանի Դաշնության Վարչական իրավախախտումների վերաբերյալ օրենսգրքի 15.11-րդ հոդվածը նախատեսում է պատիժ մեղավոր պաշտոնատար անձի համար: Տուգանքը այս դեպքում կազմում է 2000 - 3000 ռուբլի:

Կան հաշվապահական, հարկային, կադրային և այլ փաստաթղթերի պահպանման տարբեր ժամկետներ: Եթե ​​դուք չունեք Դաշնային հարկային ծառայության տեսչության պահանջած փաստաթղթերը, տեսուչները լրացուցիչ հարկեր կգանձեն տույժերով և կտուգանեն:

Ուշադրություն. Փաստաթղթերի պահպանման ժամկետների աղյուսակը 2019 թվականին կարող եք անվճար ներբեռնել հղումով՝

Աշխատեք անձնակազմի փաստաթղթերի հետ հեշտությամբ և հարմարավետորեն BukhSoft ծրագրում: Հարմար է կազմակերպությունների և անհատ ձեռնարկատերերի համար։ Ծրագիրը ավտոմատ կերպով կստեղծի և կտպագրի անձնակազմի բոլոր անհրաժեշտ փաստաթղթերը: Այն ներառում է նաև անձնական եկամտահարկի և ապահովագրավճարների վերաբերյալ ավտոմատ հաշվետվություն: Փորձեք այն անվճար.

Պատրաստեք HR փաստաթղթերը առցանց ⟶

Փաստաթղթերի պահպանման ժամկետները

Հաշվապահական և հարկային փաստաթղթերի պահպանման ժամկետները, դրանց ոչնչացման կարգը և պահպանման և ոչնչացման խախտման համար պատասխանատվությունը սահմանվում են օրենքով: Հիմնական կանոնները նշված են Ռուսաստանի Դաշնության հարկային օրենսգրքում, Ռուսաստանի Դաշնության մշակույթի նախարարության 2010 թվականի օգոստոսի 25-ի թիվ 558 հրամանում և երկու դաշնային օրենքներում: Սրանք 2004 թվականի հոկտեմբերի 22-ի թիվ 125-FZ «Արխիվացման մասին» օրենքներն են. Ռուսաստանի Դաշնություն«և թվագրված 06.12.2011 թիվ 402-FZ «Հաշվապահական հաշվառման մասին»: Ավելի լավ է դրանք չկոտրել։ Այս հղումը ներկայացնում է ամենակարևոր փաստաթղթերի ցանկը, որոնք պետք է ունենա ցանկացած ընկերություն >>>:

Աղյուսակ. Փաստաթղթերի պահպանման ժամկետները 2019 թ

* Աշխատողի փաստաթղթերի պատճենները պահելու համար ավելի լավ է ունենալ այս աշխատակցի գրավոր համաձայնությունը նրա անձնական տվյալների մշակման համար: Դա կօգնի խուսափել վերահսկողների հետ վեճերից և տուգանքից:

Ի՞նչ անել, եթե փաստաթղթերի պահպանման ժամկետը լրացել է:

Ժամկետանց փաստաթղթերը պետք է ոչնչացվեն։ Փաստաթղթերը ոչնչացնելու համար կազմեք ակտ, որտեղ գրեք այն փաստաթղթերի անվանումը և թիվը, որոնք ժամանակն է ոչնչացնել: Այս ակտը պետք է ստորագրվի հատուկ հանձնաժողովի կողմից, որի կազմը գործադիր տնօրենհաստատվել է իր հրամանով։

Փաստաթղթերի բացակայության համար տուգանք

Առաջնային փաստաթղթերի, հաշիվ-ապրանքագրերի և հարկային ռեգիստրներ IFTS-ի աշխատակիցները կարող են տուգանել ՍՊԸ-ին չափով 10,000-ից 30,000 ռուբլի(Ռուսաստանի Դաշնության հարկային օրենսգրքի 120-րդ հոդված), ներառյալ հարկային օրենսգրքի համաձայն USN կիրառողները:

Բացի այդ, առանց հաստատող փաստաթղթերի բիզնես գործարքներ, տեսուչները կհանեն շահույթի ծախսերը (կամ միասնական հարկ) և ԱԱՀ-ի նվազեցումները: Կամ նրանք հաշվարկելու են վճարման ենթակա հարկի գումարը հաշվարկման մեթոդով (Ռուսաստանի Դաշնության հարկային օրենսգրքի 1-ին ենթակետ, 7-րդ կետ, հոդված 31):

Այսպիսով, «Հաշվապահական հաշվառման մասին» դաշնային օրենքը սահմանում է, որ առաջնային փաստաթղթերը պետք է պահվեն ձեռնարկությունում «պետական ​​արխիվների կազմակերպման կանոններին համապատասխան սահմանված ժամկետներում, բայց ոչ պակաս, քան հինգ տարի» (հոդված 17): Քանի որ այս օրենքը կարգավորում է հաշվապահական հաշվառման խնդիրները, նշանակում է, որ այս պահանջը վերաբերում է հատկապես հաշվապահական փաստաթղթերին:

Հարկային փաստաթղթերի պահպանում

Հարկային օրենսգիրքը, մյուս կողմից, ասում է, որ «հաշվապահական տվյալները և հարկերի հաշվարկման և վճարման համար անհրաժեշտ այլ փաստաթղթերը» պետք է պահպանվեն 4 տարի (հոդված 23): Իսկ 283-րդ հոդվածի համաձայն փոխանցված վնասի չափը հաստատող փաստաթղթեր հարկային կոդըՌԴ-ն պետք է պահվի «ամբողջ ժամանակահատվածում, մինչև կազմակերպությունը նվազեցնի ընթացիկ հարկային բազան հարկային ժամանակաշրջաննախկինում ստացված վնասների չափի վրա։

Կարևոր

Այս նյութը քաղվածք է Բերատոր «Առաջնային փաստաթղթեր».

Բերատոր «Առաջնային փաստաթղթերը» դարձավ Ռուսաստանում առաջին հրատարակությունը, որը պարունակում է բացարձակապես բոլոր տեղեկությունները «առաջնային փաստաթղթերի» նախագծման վերաբերյալ: Հասանելի է և՛ և՛ էլեկտրոնայինընտրող տարբերակ:

Ոչ ոք չգիտի, թե ինչպես բաժանել առաջնային փաստաթղթերը նրանց, որոնք անհրաժեշտ են հաշվապահական հաշվառման համար, և նրանց, որոնք հաստատում են հարկերի ճիշտ հաշվարկն ու վճարումը: հարկային տեսուչներըկամ հաշվապահներ։ Փաստորեն, խոսքը նույն փաստաթղթերի մասին է։ Թվում է, թե հակասություն կա.

Ռուսաստանի ֆինանսների նախարարությունը այլ տեսակետ ունի. 1999 թվականի փետրվարի 9-ի թիվ 04-01-10 գրությամբ այս գերատեսչության պատասխանատուները «բացատրել են», որ այստեղ հակասություն չկա. Պարզապես խոսքը տարբեր փաստաթղթերի մասին է՝ մի մասն անհրաժեշտ է հաշվապահական, մյուսը՝ հարկային։ Բայց նորից ոչ մի խոսք այն մասին, թե ինչպես կարելի է առաջնային փաստաթղթերը բաժանել հաշվապահական և հարկայինի։

Ուստի, եթե կասկածում եք, թյուրիմացություններից խուսափելու համար, ձեր առաջնային հաշվապահական և հարկային փաստաթղթերը պահեք 5 տարի։

Արխիվային օրենսդրության պահանջները

Չպետք է մոռանալ, որ բացի «Հաշվապահական հաշվառման մասին» օրենքից և Հարկային օրենսգրքից, փաստաթղթերի պահպանման ժամկետները կարգավորվում են արխիվային օրենսդրությամբ։ Այսպիսով, կազմակերպությունների գործունեության մեջ ստեղծված տիպիկ կառավարչական արխիվային փաստաթղթերի ցանկում, նշելով պահպանման ժամկետները (հաստատված է Ռուսաստանի Դաշնության Մշակույթի նախարարության 2010 թվականի օգոստոսի 25-ի թիվ 558 հրամանով), մանրամասնվում է, թե որ փաստաթղթերն են անհրաժեշտ. որքան ժամանակ պետք է պահպանվի:

Առաջնային հաշվապահական փաստաթղթերի համար այս ցանկը սահմանում է նաև 5 տարի պահպանման ժամկետ: Բայց անձնակազմի գրառումների վերաբերյալ փաստաթղթերը (ներառյալ աշխատողների անձնական հաշիվները (և դրանց բացակայության դեպքում `հաշվարկային (հաշվարկային և վճարման) քաղվածքներ)) ցուցակը պարտավոր է պահել 75 տարի:

Բաժնետիրական ընկերություններում փաստաթղթերի պահպանման ժամկետները սահմանվում են հրամանագրով Դաշնային հանձնաժողովըստ շուկայի արժեքավոր թղթերհուլիսի 16, 2003 թիվ 03 33/ps.

Կազմակերպությունները ինքնուրույն որոշում են, թե որտեղ պետք է պահվեն մշակված փաստաթղթերը: Այսպիսով դու կարող ես:

• փաստաթղթեր պահել ընկերությունում;
• փաստաթղթեր ներկայացնել արխիվում պահելու համար (հանրային կամ մասնավոր):

Պատասխանատվություն փաստաթղթերի պահպանման կանոնների խախտման համար

Եթե հարկային գրասենյակաուդիտի ընթացքում նա կպարզի, որ դուք չունեք առաջնային փաստաթղթեր, հաշիվ-ապրանքագրեր կամ հաշվապահական (հարկային) հաշվառման գրանցամատյաններ, նա իրավունք ունի տուգանել ձեր ընկերությանը:

Նման խախտման համար տուգանքի չափը (Ռուսաստանի Դաշնության հարկային օրենսգրքի 120-րդ հոդված).

• 10,000 ռուբլի, եթե մեկ հարկային ժամանակաշրջանի հետ կապված հաշվապահական կամ հարկային փաստաթղթեր չկան.
• 30,000 ռուբլի, եթե մի քանի հարկային ժամանակաշրջանների համար հաշվապահական կամ հարկային փաստաթղթեր չկան.
• Գումարի 20%-ը չվճարված հարկ, բայց ոչ պակաս, քան 40 000 ռուբլի, եթե փաստաթղթերի բացակայությունը հանգեցրեց հարկային բազայի թերագնահատմանը:

Նկատի ունեցեք, որ հարկային մարմինները կարող են պահանջել ընկերության փաստաթղթերը միայն վերջին երեք տարիների համար, և դուք պետք է դրանք պահեք չորս տարի: Եվ սա նշանակում է, որ հարկային մարմիններն իրավունք չունեն տուգանել ձեր ընկերությանը Ռուսաստանի Դաշնության հարկային օրենսգրքի 120-րդ հոդվածի համաձայն՝ վերջին (չորրորդ) տարվա ընթացքում հաշվապահական կամ հարկային փաստաթղթերի բացակայության համար:

Բացի այդ, հաշվապահական հաշվառման փաստաթղթերի պահպանման կարգի և ժամկետների խախտման համար ընկերության ղեկավարի նկատմամբ կարող է նշանակվել վարչական տուգանք: Տուգանքի չափը 2000-ից 3000 ռուբլի է (ՌԴ Վարչական իրավախախտումների վերաբերյալ օրենսգրքի 15.11-րդ հոդված):

Խնդրում ենք նկատի ունենալ. այս տուգանքը կարող է կիրառվել ինչպես հաշվապահական հաշվառման օրենսդրությանը չհամապատասխանելու համար հաշվապահական հաշվառման փաստաթղթերի պահպանման կարգի և ժամկետների, այնպես էլ հարկային հաշվապահական հաշվառման փաստաթղթերի պահպանման հարկային օրենսգրքի պահանջները խախտելու համար:

Եթե ​​հարկային մարմինները պարզեն, որ դուք խախտել եք հաշվապահական հաշվառման փաստաթղթերը պահելու կանոնները, նրանք իրավունք ունեն այդ խախտման վերաբերյալ արձանագրություն կազմել և ուղարկել խաղաղության արդարադատությանը, որը կորոշի, թե արդյոք տուգանք նշանակել պետին։ ձեր ընկերությունը, թե ոչ:

Փաստաթղթերի պահպանման պայմանները խախտելու համար և արխիվային ծառայության աշխատակիցների նախաձեռնությամբ մագիստրատը կարող է պատժել: Պատիժը կարող է լինել նախազգուշացման կամ տուգանքի տեսքով: Քաղաքացիների նկատմամբ կիրառվող տուգանքի չափը տատանվում է 100-ից մինչև 300 ռուբլի; պաշտոնյաների համար `300-ից 500 ռուբլի (Ռուսաստանի Դաշնության Վարչական իրավախախտումների վերաբերյալ օրենսգրքի 13.20-րդ հոդված):

Փաստաթղթերի պահպանման պայմանների խախտում այս դեպքում նշանակում է կազմակերպությունների գործունեության մեջ ստեղծվող ստանդարտ կառավարման փաստաթղթերի ցանկում սահմանված պայմանների խախտում (հաստատված է Ռուսաստանի Դաշնության Մշակույթի նախարարության 2010 թվականի օգոստոսի 25-ի N 2010 թ. 558):

Ռուսաստանի շատ շրջաններ ունեն իրենց արխիվային օրենսդրությունը, որը վարչական պատասխանատվություն է նախատեսում արխիվային փաստաթղթերի պահպանման կանոնները խախտելու համար: Մոսկվայում, օրինակ, սա Մոսկվա քաղաքի 2001 թվականի նոյեմբերի 28-ի թիվ 67 «Մոսկվայի արխիվային ֆոնդի և արխիվների մասին» օրենքն է։

Այնուամենայնիվ, հիշեք. մարզային իշխանությունները կարող են վարչական պատասխանատվություն սահմանել միայն օրենքի շրջանակներում և միայն տեղական օրենսդրության խախտումների համար: Այնուամենայնիվ, տուգանքը պաշտոնյաներըչի կարող գերազանցել 50,000 ռուբլին (Ռուսաստանի Դաշնության Վարչական իրավախախտումների վերաբերյալ օրենսգրքի 3.5-րդ հոդված):

Եթե ​​տեղական իշխանությունները փորձեն ձեզ տուգանել ոչ թե օրենքով, այլ մեկ այլ օրենքով սահմանված նորմերի հիման վրա նորմատիվ փաստաթուղթ(հրամանագիր, բանաձև, հրաման) կամ ոչ թե տարածաշրջանային, այլ դաշնային օրենսդրության խախտումների համար կամ ավելի քան 50,000 ռուբլի չափով, դիմեք դատարան.

Առաջնային հաշվապահական փաստաթղթեր, ֆինանսական հաշվետվություններըԵվ աուդիտի հաշվետվություններըդրա վրա ենթակա են պահպանման։ Մենք ձեզ կասենք, թե ինչպես, որտեղ և որքան ժամանակ է անհրաժեշտ պահել արխիվները:

Որքա՞ն ժամանակ է անհրաժեշտ հաշվապահական հաշվառման փաստաթղթերը:

Որպես ընդհանուր կանոն, հաշվապահական հաշվառման փաստաթղթերի պահպանման ժամկետը 5 տարի է, սակայն անհատական ​​փաստաթղթերը պետք է պահպանվեն ավելի երկար ժամկետներով կամ մշտապես: Պահպանման ժամկետը հաշվապահական փաստաթղթերսահմանված է Ռուսաստանի Դաշնության հարկային օրենսգրքով, դաշնային օրենքդեկտեմբերի 6-ի թիվ 402-FZ, ինչպես նաև Ռուսաստանի մշակույթի նախարարության 2010 թվականի օգոստոսի 25-ի թիվ 558 հրամանով հաստատված ցանկում: Փաստաթղթերի հաշվառումը և պահպանումը պետք է կազմակերպի ձեռնարկության ղեկավարը: .

Այսպիսով, հարկային օրենսգրքի համաձայն, հարկ վճարողը պետք է ապահովի հաշվապահական փաստաթղթերի և հարկերի հաշվարկման և վճարման համար անհրաժեշտ հաշվապահական հաշվառման տվյալների, ինչպես նաև հարկերի, կատարված ծախսերի և ստացված եկամուտների վճարումը հաստատող փաստաթղթերի պահպանումը առնվազն. չորս տարի. Սակայն այլ ընթացակարգ է նախատեսված, օրինակ՝ ընկերության ստացած վնասը հաստատող փաստաթղթերի համար։ Այս դեպքում օժանդակ փաստաթղթերը պետք է պահպանվեն ամբողջ ժամանակ, մինչև կորստի գումարը ամբողջությամբ մարվի:

Ցանկը, որը հաստատվել է Ռուսաստանի մշակույթի նախարարության 2010 թվականի օգոստոսի 25-ի հրամանով, պարունակում է ստանդարտ արխիվային փաստաթղթեր, ինչպես նաև այն ժամանակահատվածները, որոնց ընթացքում դրանք պետք է պահպանվեն: Աղյուսակում կարող եք տեսնել կազմակերպությունում հաշվապահական հաշվառման փաստաթղթերի պահպանման պայմանները: Բոլոր փաստաթղթերը բաժանված են բաժինների. Այսպիսով, 4-րդ «Հաշվապահական հաշվառում և հաշվետվություն» բաժնում կարող եք տեսնել, թե քանի տարի է պահվում հաշվապահական փաստաթղթերՕրինակ, ընկերության գույքի վարձակալության վերաբերյալ փաստաթղթերը պետք է պահվեն անժամկետ (մշտապես), իսկ վճարովի ծառայությունների մատուցման վերաբերյալ տեղեկատվություն պարունակող նամակագրությունը պետք է պահվի 5 տարի: 4.1 «Հաշվապահական հաշվառում և հաշվետվություն» ենթաբաժնում կարող եք տեսնել նաև ֆինանսական հաշվետվությունների, փաստաթղթերի վերլուծական փաստաթղթերի պահպանման պայմանները. հաշվապահական հաշվառման քաղաքականությունեւ ուրիշներ.

Ինչպես պահել հաշվապահական փաստաթղթերը

10 տարուց պակաս պահպանման ժամկետով ժամանակավոր պահեստավորման դեպքերը սովորաբար չեն արխիվացվում ընկերության հաշվապահական փաստաթղթերի համար: Որպես կանոն, դրանք մնում են կազմակերպության կառուցվածքային ստորաբաժանումներում, իսկ հաշվապահական հաշվառման փաստաթղթերի վաղեմության ժամկետը լրանալուն պես ոչնչացվում են։ Անպայման, անժամկետ (մշտական) և երկարաժամկետ պահպանման հաշվապահական փաստաթղթերը, որոնք գերազանցում են 10 տարին, փոխանցվում են կազմակերպության արխիվային պահեստ:

Կազմակերպությունները պարտավոր են օրենքով սահմանված ժամկետներում պահպանել հաշվապահական հաշվառման փաստաթղթերի պահպանման կարգը, ապահովել փաստաթղթերի անվտանգությունը: Օրենքի համաձայն՝ ստեղծելու համար պահանջվում է միայն սեփական արխիվներ պետական ​​մարմինները, մունիցիպալ շրջանի, քաղաքային շրջանի և ներքաղաքային շրջանի տեղական ինքնակառավարման մարմիններ։

Օրենքի համաձայն՝ փաստաթղթերի պահպանման համար սեփական արխիվ ստեղծելը ընկերության իրավունքն է, այլ ոչ թե պարտավորությունը։ Հետևաբար, եթե ձեռնարկությունը չունի սեփական արխիվ, ապա հնարավոր է փաստաթղթերի պահպանման մասին պայմանագիր կնքել պետական ​​քաղաքային արխիվի հետ: Կազմակերպությունն իրավունք ունի ընտրել ցանկացած պետական ​​կամ քաղաքային արխիվ, ինչպես նաև թանգարան կամ գրադարան իր փաստաթղթերը պահելու համար: Միևնույն ժամանակ, նպատակահարմար է պայմանագիր կնքել կազմակերպության իրական վայրում գտնվող արխիվի հետ:

Հաշվապահական փաստաթղթերի արխիվի ստեղծում

Հաշվապահական փաստաթղթերը պահելու համար կազմակերպությունն իրավունք ունի ստեղծել իր սեփական արխիվը:

Կախված փաստաթղթերի քանակից և ծավալից, որոնք նախատեսում եք պահել, կարող եք արխիվ ստեղծել հետևյալ կերպ.

• ընկերության առանձին անկախ կառուցվածքային բաժին.
• բաժին որոշակի ստորաբաժանման մեջ, ինչպիսին է գրասենյակի կառավարման բաժինը:

Կախված պահման համար արխիվ փոխանցվող փաստաթղթերի կազմից (հաշվապահական և այլ փաստաթղթեր) կարող են ստեղծվել արխիվների հետևյալ տեսակները.

• արխիվ, որում պահվում են կառավարման փաստաթղթերը.
• գիտատեխնիկական արխիվ;
• արխիվ տեսալսողական նյութերով;
• արխիվ էլեկտրոնային փաստաթղթեր.

Միաժամանակ, արխիվին պետք է տրամադրվի արխիվային պահպանման բոլոր պահանջներին համապատասխանող առանձին սենյակ՝ հագեցած անհրաժեշտ սարքավորումներով և անձնակազմով։

Ինչպե՞ս արխիվացնել հաշվապահական փաստաթղթերը: Գործերը, որոնք ներառում են մշտական ​​պահպանման փաստաթղթեր կամ երկարաժամկետ պահպանման փաստաթղթեր (որոնք պետք է պահվեն 10 տարի և ավելի), ենթակա են ամբողջական գրանցման։ Ամբողջական դասավորությունը հետևյալն է.

• գործի ներկայացում կամ պարտադիր կատարում;
• էջադրում;
• հավաստագրման թերթիկի կազմում;
• փաստաթղթերի ներքին գույքագրման ստեղծում (անհրաժեշտության դեպքում);
• լրացնելով գործի շապիկի տվյալները (կազմակերպության ստույգ անվանումը, գործի անվանումը, գործի գրանցման ցուցիչը և այլն):

Ինչ վերաբերում է 10 տարուց պակաս պահվող գործերին, ապա արժե իրականացնել մասնակի կատարում. հնարավոր է չհամակարգել գործի փաստաթղթերը, չդնել համարակալման և հավաստագրման մակագրությունները։

Քանի՞ տարի և ինչպես պետք է հաշվապահական փաստաթղթերը պահվեն էլեկտրոնային ձևով: Նույն պահպանման ժամկետները վերաբերում են էլեկտրոնային փաստաթղթերին: Այնուամենայնիվ, էլեկտրոնային փաստաթղթերի պահպանումն ունի որոշ առանձնահատկություններ. Հետևյալ պայմանները պետք է պահպանվեն.

Էլեկտրոնային հաշվապահական փաստաթղթերը կազմակերպության արխիվում պահելու գործընթացում պարբերաբար պետք է իրականացվի էլեկտրոնային փաստաթղթեր կրողների ֆիզիկական և աշխատանքային վիճակի տեխնիկական հսկողություն: Վերահսկողությունը պետք է իրականացվի առնվազն հինգ տարին մեկ անգամ։ Եթե ​​լրատվամիջոցների վիճակի մեջ որևէ փոփոխություն հաստատվի, որը կարող է ազդել տեղեկատվության անվտանգության վրա, ապա ղեկավարի որոշմամբ պետք է աշխատանքներ տարվեն էլեկտրոնային փաստաթղթերը նոր լրատվամիջոցներին փոխանցելու ուղղությամբ:

• ձեռնարկության արխիվը պետք է պահպանի էլեկտրոնային փաստաթղթերի յուրաքանչյուր դիրքի առնվազն երկու օրինակ (պատճենները պետք է լինեն տարբեր սարքերում).
• ընկերությունը պետք է ունենա ծրագրակազմ և սարքաշար, որոնք նախատեսված են վերարտադրման, պատճենահանման և էլեկտրոնային փաստաթղթերի հետ այլ աշխատանքի համար.
• անհրաժեշտ է ապահովել էլեկտրոնային փաստաթղթերի այնպիսի անվտանգություն, որպեսզի դրանց կորուստը, ոչնչացումը, չլիազորված անձանց մուտքն ամբողջությամբ բացառվի։

Թերևս ոչ մի օր կազմակերպությունում ամբողջական չէ առանց փաստաթղթերի պատրաստման: Նամակներ, պայմանագրեր, պատվերներ, հաշվետվություններ. սա փաստաթղթերի այն զանգվածն է, որով շրջապատված է յուրաքանչյուր կազմակերպություն: Արդյո՞ք բոլոր փաստաթղթերը պետք է պահպանվեն: Եթե ​​այո, ապա որտեղ և ինչքա՞ն ժամանակով:

Երեք խումբ

Փաստաթղթերի պահպանման բոլոր կանոնները, որոնք առաջանում են կազմակերպության գործունեության ընթացքում, կարելի է բաժանել երեք խոշոր խմբերի. Առաջինը կներառի սահմանված կանոնները հարկային օրենսդրությունը. Ըստ այդմ՝ դիմում են հարկերի և տուրքերի հաշվարկման և վճարման համար անհրաժեշտ փաստաթղթերին։ Կադրային փաստաթղթերը կհայտնվեն երկրորդ խմբի մեջ: Իսկ երրորդում՝ հաշվապահական հաշվառման փաստաթղթերն ու տնտեսական գործունեության վերաբերյալ փաստաթղթերը։ Դիտարկենք դրանք բոլորին ըստ հերթականության։

հարկային փաստաթղթեր

Հարկային փաստաթղթերի պահպանման ընդհանուր կանոնը սահմանվում է Հարկային օրենսգրքի 23-րդ հոդվածի 1-ին կետի 8-րդ ենթակետով: Դրանում ասվում է, որ հարկ վճարողը չորս տարի պետք է պահի հաշվապահական հաշվառման փաստաթղթերը և հարկերի հաշվարկման և վճարման համար անհրաժեշտ այլ փաստաթղթեր։ Նույն ժամկետն է սահմանվում հարկի վճարումը հաստատող փաստաթղթերի համար։ Միաժամանակ, Հարկային օրենսգիրքը այս քառամյա ժամկետը հաշվարկելու հատուկ կարգ չի պարունակում։ Սա նշանակում է, որ փաստաթղթի պատրաստման հաջորդ օրվանից պետք է հաշվել չորս տարի։ Եվ դրանք կլրանան համապատասխան ամսաթվին և ամսին, որը կգա 4 տարի հետո (հոդված 6.1. Ռուսաստանի Դաշնության հարկային օրենսգիրք):

Կան երկու բացառություններ չորս տարվա պահպանման ժամկետից: Առաջինը վերաբերում է հարկային արտոնություններ կիրառող հարկ վճարողներին։ Նրանք պետք է պահպանեն համապատասխանության ապացույցները նպաստի տևողության ընթացքում: Ի վերջո, ժամը գրասեղանի աուդիտտեսչությունն իրավունք ունի պահանջել նման փաստաթղթեր (Ռուսաստանի Դաշնության հարկային օրենսգրքի 88-րդ հոդվածի 6-րդ կետ): Բայց նույնիսկ արտոնությունների կիրառման ժամկետը լրանալուց հետո չարժե շտապել փաստաթղթերը ոչնչացնել։ Ի վերջո, կա նաև տեղում ստուգում, որը կարող է իրականացվել նախորդ երեք տարիների ընթացքում (Ռուսաստանի Դաշնության հարկային օրենսգրքի 89-րդ հոդվածի 4-րդ կետ):

Հետևաբար եզրակացությունը. Նպաստների իրավունքների վերաբերյալ փաստաթղթերը պետք է պահվեն երեք տարի ժամկետի ավարտից հետո, երբ կազմակերպությունը դադարեցրել է նպաստի կիրառումը:

Երկրորդ բացառությունը վերաբերում է մաշվող գույքին: Քանի որ դրա համար ծախսերը դուրս են գրվում որոշակի ժամանակահատվածում, ապա այս ամբողջ ընթացքում կազմակերպությունը պետք է պահպանի հաստատող փաստաթղթեր սկզբնական արժեքըայդպիսի գույքը, ինչպես նաև հաշվեգրված և ծախսված մաշվածությունը: Եվ, իհարկե, մի մոռացեք տեղում ստուգման հնարավորության մասին:

Հաշվի առնելով դրա խորությունը՝ մենք եզրակացնում ենք. արժեզրկվող գույքի վերաբերյալ փաստաթղթերը կարող են ոչնչացվել ոչ շուտ, քան այն ժամանակաշրջանի ավարտից երեք տարի հետո, որում մաշվածությունը դադարեցվում է:

Հարկային փաստաթղթերի պահպանման ժամկետների խախտումը, բացի տույժերով լրացուցիչ հարկերից, կարող է հանգեցնել նաև տուգանքների։ Այսպիսով, հարկային օրենսգրքի 120-րդ հոդվածի համաձայն, բացակայությունը առաջնային փաստաթղթեր, հաշիվ-ապրանքագրերը, հաշվապահական գրանցամատյանները եկամուտների և ծախսերի և հարկման օբյեկտների հաշվառման կանոնների կոպիտ խախտում է: Եվ դա ենթադրում է տուգանք 5000 ռուբլու չափով: մինչև 15000 ռուբլի Եթե ​​այս խախտումը հանգեցրեց հարկային բազայի թերագնահատմանը, ապա տուգանքի չափը կկազմի չվճարված հարկի գումարի 10%-ը, բայց ոչ պակաս, քան 15000 ռուբլի:

Կադրային փաստաթղթեր

Հիմա անցնենք կադրային փաստաթղթերին։ Այստեղ պահպանման ժամկետները որոշվում են արխիվային օրենսդրությամբ։ Սա, մասնավորապես, կազմակերպությունների գործունեության մեջ ստեղծվող ստանդարտ կառավարման փաստաթղթերի ցանկն է՝ նշելով պահպանման ժամկետները (հաստատվել է Դաշնային արխիվի կողմից 06.10.2000թ.): Այս Ցուցակում պարունակվող տեղեկատվության ամփոփումը թույլ է տալիս մեզ ստանալ անձնակազմի փաստաթղթերի պահպանման հետևյալ կանոնները.
Փաստաթղթերը, որոնց հետ օրենսդրությունը կապում է ցանկացած վճարումների կամ արտոնությունների տրամադրումը, պահպանվում են առնվազն 75 տարի: Սա վերջնաժամկետն է անձնական քարտեր, անձնական գործեր, աշխատանքային պայմանագրերՎտանգավոր աշխատանքային պայմաններում աշխատող աշխատողների ցուցակները և այլն: Այստեղ թերևս միակ բացառությունը կլինի չպահանջված աշխատանքային գրքույկը, որը պետք է պահել «ընդամենը» 50 տարի:

Այլ փաստաթղթերի համար ժամկետները շատ ավելի կարճ են: Այսպիսով, պատասխանատվության պայմանագրերը պահպանվում են 5 տարի ժամկետով։ Ենթադրվում է, որ նույնքանով կպահվի տեղեկություններ անվտանգության նախազգուշական միջոցների աշխատակիցների վերապատրաստման, կրճատված աշխատանքային ժամերի սահմանման հրամանների, տրանսֆերտների մասին։ Նաև գործուղումների պատվերների, պարգևատրումների համար սահմանված է հնգամյա ժամկետ։

Աշխատանքային ժամանակի հաշվառման և աշխատանքային կարգապահության վերաբերյալ փաստաթղթերը կարող են պահպանվել նույնիսկ ավելի քիչ՝ 3 տարի: Իսկ ժամանակացույցի համար ժամկետն ընդհանրապես կրճատվել է մինչև 1 տարի։ Նաև տարվա ընթացքում պահվում են արձակուրդային գրաֆիկները և այն աշխատողների փաստաթղթերը, ովքեր մերժված են աշխատանքից:
Խնդրում ենք նկատի ունենալ, որ, ի տարբերություն Հարկային օրենսգրքի, Ցուցակում պարզաբանվում է, որ փաստաթղթերի պահպանման ժամկետի հաշվարկն իրականացվում է այն տարվան հաջորդող տարվա հունվարի 1-ից, երբ դրանք ավարտվել են գրասենյակային աշխատանքով (կետ 2.9):

Անձնակազմի փաստաթղթերի պահպանման պահանջներին չհամապատասխանելը կարող է հանգեցնել արվեստի տուգանքի կազմակերպությանը: Վարչական իրավախախտումների վերաբերյալ օրենսգրքի 13.20 (300-500 ռուբլի փաստաթղթերի պահպանման պահանջները չկատարելու համար), և բացասական հետևանքներԱշխատանքի պետական ​​տեսչության կողմից ստուգումների տեսքով, Թոշակային ֆոնդ, կամ աշխատողին աշխատավայրում վերականգնելու մասին դատարանի որոշման տեսքով։ Այսպիսով, մի շտապեք ազատվել կադրային փաստաթղթերից:

Հաշվապահական և բիզնես փաստաթղթեր

Տեսականորեն հաշվապահական հաշվառման փաստաթղթերի պահպանման ժամկետները պետք է սահմանվեն «Հաշվապահական հաշվառման մասին» օրենքում։ Բայց այս օրենքը, թեև պարունակում է փաստաթղթերի պահպանմանը նվիրված մի ամբողջ հոդված (հոդված 17), սակայն այս հարցի վերաբերյալ շատ սակավ տեղեկատվություն է տրամադրում։ Այսպիսով, օրենքը պահանջում է առնվազն հինգ տարի առաջնային հաշվապահական փաստաթղթերի, հաշվապահական հաշվառման գրանցամատյանների և ֆինանսական հաշվետվությունների պահպանման համար: Միևնույն ժամանակ, հատուկ սահմանվում է, որ աշխատանքային հաշվային պլանի և հաշվապահական հաշվառման քաղաքականության այլ փաստաթղթերի առնչությամբ այս ժամանակահատվածը համարվում է այն տարվան հաջորդող տարվանից, երբ այդ փաստաթղթերը վերջին անգամ օգտագործվել են ֆինանսական հաշվետվությունների պատրաստման համար: .

Մնացած մասով Հաշվապահական հաշվառման մասին օրենքը կազմակերպություններին վերաբերում է արխիվային օրենսդրությանը: Իսկ ավելի ստույգ, ապա կազմակերպությունների գործունեության մեջ առաջացած տիպիկ կառավարման փաստաթղթերի արդեն նշված ցանկին` նշելով պահպանման ժամկետները: Այն պարունակում է գրեթե բոլոր հնարավոր փաստաթղթերի պահպանման պայմանները, որոնք կարող են ձևավորվել կազմակերպության գործունեության մեջ: Միևնույն ժամանակ, հաշվապահական հաշվառման փաստաթղթերի հետ կապված, ցուցակի բոլոր ժամկետները հավասար են ուղիղ հինգ տարվա: Ահա թե որքան պետք է պահեք հաշվապահական հաշվառում (և տարեկան, և եռամսյակային), բոլոր տեսակի բիզնես պայմանագրերը, առաջնային և կանխիկ փաստաթղթեր, ընդունման վկայականներ և այլն: Այս դեպքում այդ ժամկետները հաշվվում են փաստաթղթի դադարեցման տարվան հաջորդող տարվա հունվարի 1-ից (Ցանկի կիրառման հրահանգի 2.9 կետ):

Հաշվապահական հաշվառման փաստաթղթերի պահպանման մեկ այլ առանձնահատկությունն այն է, որ օրենսդրությունը հստակ նշում է, թե որտեղ և ինչպես պետք է պահվեն նման փաստաթղթերը: Ինչպես նաև հաստատված պատասխանատու անձինք և փաստաթղթերի հասանելիության կարգը:
Այսպիսով, հաշվապահական հաշվառման մեջ փաստաթղթերի և աշխատանքի ընթացքի մասին կանոնակարգի 6.2 կետի համաձայն (հաստատված է ԽՍՀՄ ֆինանսների նախարարության կողմից 1983 թ. հուլիսի 29-ի թիվ 105), առաջնային փաստաթղթերը. հաշվապահական գրանցամատյաններ, հաշվապահական հաշվետվություններիսկ մնացորդները կարող են պահվել կա՛մ կազմակերպության արխիվում, կա՛մ հաշվապահական հաշվառման բաժնում՝ հատուկ սենյակներում կամ կողպվող պահարաններում: Իսկ խիստ հաշվետվական ձևերը պետք է պահվեն չհրկիզվող պահարաններում, մետաղյա պահարաններում կամ հատուկ սենյակներում՝ դրանց անվտանգությունն ապահովելու համար:

Պատասխանատու է փաստաթղթերի պահպանման համար Գլխավոր հաշվապահ. Նա է, ով իրավունք ունի որոշել աշխատողներին նման փաստաթղթեր տրամադրելու մասին կառուցվածքային ստորաբաժանումներձեռնարկություններ։

Ինչ վերաբերում է հաշվապահական հաշվառման փաստաթղթերի պահպանման կանոններին չհամապատասխանելու պատասխանատվությունին, ապա դա կարող է լինել ինչպես վարչական, այնպես էլ հարկային: Ի վերջո, ինչպես նշվեց վերևում, առաջնային փաստաթղթերի, հաշվապահական գրանցամատյանների բացակայությունը եկամուտների, ծախսերի, հարկման օբյեկտների հաշվառման կանոնների կոպիտ խախտում է և ենթադրում է տուգանք 5000-ից մինչև 15000 ռուբլի չափով: (Ռուսաստանի Դաշնության հարկային օրենսգրքի 120-րդ հոդված):

Վարչական տուգանք այս դեպքում կարող է կիրառվել ինչպես փաստաթղթերի պահպանման արխիվային պահանջների խախտման համար (Վարչական իրավախախտումների վերաբերյալ օրենսգրքի 13.20-րդ հոդված՝ 300-500 ռուբլի), այնպես էլ հաշվապահական հաշվառման կանոնների կոպիտ խախտման համար, եթե ֆինանսական հաշվետվությունները խեղաթյուրված են: փաստաթղթերի բացակայության պատճառով (Վարչական իրավախախտումների վերաբերյալ օրենսգրքի 15.11-րդ հոդված՝ 2-3 հազար ռուբլի):