Какой отчет надо сформировать по долгам клиентов. Анализ дебиторской задолженности в Excel

Доброго времени суток, уважаемые читатели блога . Сегодня я выкладываю внешний отчет 1С
для работы в конфигурации 1С:Бухгалтерия 8, который используется для анализа
дебиторской и кредиторской задолженности по срокам долга . В архиве находятся два файла отчёта для Бухгалтерия для Казахстана, редакция 2.0 и для российской конфигурации
Бухгалтерия предприятия, редакция 2.0.

Внешний вид отчета 1С для поиска анализа дебиторской и кредиторской задолженности по срокам долга следующий:

Принцип работы отчета «Анализ дебиторской и кредиторской задолженности по срокам долга»

Принцип работы отчета «Анализ дебиторской и кредиторской задолженности по срокам долга» такой же, что и в документе
«Акт сверки взаиморасчетов», который проводит все взаиморасчеты с контрагентом, то есть учитывает все реализации,
все поступления и платежи. Также, наш отчет выводит конечный остаток.

Разница только в том, что в отчете «Анализ дебиторской и кредиторской задолженности по срокам долга»
расчет ведется не по одному контрагенту, а по всем, с кем предприятие осуществляло деятельность.
Кроме того, данные в отчете выводятся по срокам долга, как это реализовано в отчете
«Задолженность покупателей по срокам долга», т.е. по периодам (интервалам) возникновения долга.

• В поле «На дату» установлена дата 23.08.12. После нажатия на кнопку «Сформировать отчет»
  в графе «Задолженность» появились остатки на 23.08.12. В графе «До 7 дней» задолженность
  за период 16.08.12 по 23.08.12, то есть в эту графу была выведена сумма накопленного долга за указанный
  период (именно за указанный период, это значит, что он не учитывает начальные остатки на 16.08.12).
• В графе «До 7 дней» выводится задолженность за период 16.08.12 по 23.08.12, то есть в эту графу была
  выведена сумма накопленного долга за указанный период (именно за указанный период, это значит,
  что он не учитывает начальные остатки на 16.08.12).
• Предположим, что за период 16.08.12 по 23.08.12 какой-то контрагент купил товар на сумму 250 000 у.е.,
  оплатил в кассу 50 000 у.е. и оказал услуги на сумму 125 000 у.е. Теперь в графе «До 7 дней» задолженность
  будет составлять сумма 75 000 у.е. А в графе «От 8 до 15 дней» задолженность за период 09.08.12 по 15.08.12 и т.д.

Инструкция по работе отчета «Анализ дебиторской и кредиторской задолженности по срокам долга»

Отчет дебиторской задолженности в «1С:Управление торговлей ред.11» строится на основании данных регистра накопления «Расчеты с клиентами по документам». В данном регистре последовательно отражается связь документов отгрузки/выполнения работ в адрес клиентов и поступление оплаты от покупателей.

Например, произвели отгрузку – провели документ «Реализация товаров услуг». В этот момент в регистр «Расчеты с клиентами по документам» внесена запись с видом движения «Приход», в поле Расчетный документ установлена ссылка на документ продажи.

Позднее пришла оплата от покупателя, например, документ «Поступление безналичных денежных средств». По логике – эта оплата должна закрыть долг клиента по выполненной ранее отгрузке. При проведении документа в регистр будет внесена запись с видом движения «Расход», у которой в поле «Расчетный документ» будет установлена ссылка на документ «Реализация товаров услуг». Таким образом, программа «1С:Управление торговлей», согласно прописанной логике, видит долг клиента за выполненную отгрузку и закрывает его.

Если клиент произвел оплату больше чем отгрузка, то в регистре будет еще одна запись, но в поле «Расчетный документ» будет установлена ссылка на этот же документ оплаты. В результате в следующий раз при проведении документа «Реализация товаров услуг» в регистр будет помещена запись и в поле «Расчетный документ» будет установлена ссылка на документ оплаты – т.е. теперь производится зачет ранее поступившей оплаты от покупателя.

И таким вот образом чередуя ввод документов поступление и реализация производится накопление информации по состоянию дебиторской или кредиторской задолженности с покупателями в программе «1С:Управление торговлей».

Актуализация данных расчетов.

Практика работы любой компании включает в себя такой момент, как несвоевременное отражение операций в учетной программе «1С:Управление торговлей» . На это могут быть разные причины, но главное следствие – учетные регистры информационной базы содержат не достоверные и не корректные записи.

Поэтому иногда требуется выполнять актуализацию данных учетных регистров информационной базы.

Для этих целей в отчете «Дебиторская задолженность по расчетным документам» существует кнопка «Актуализировать расчеты» . При выполнении этой команды программа анализирует текущее состояние регистров, проведенных документов, точки актуальности и выполняет дополнительное проведение документов.

Но даже после этого возможны не корректные данные в информационной базе. Для решения этой проблемы мы советуем поступить следующим образом:

• Определить клиента, данные по которому Вам кажутся не корректными
• Открыть любой из ранних документов этого клиента – отгрузка или поступление оплаты
• Отменить проведение данного документа и снова провести
• Перепровести все документы по этому клиенту
• Вновь выполнить операцию «Актуализировать расчеты»

В основном это помогает решить проблему актуальности данных в регистре накопления и, как следствие, отчет «Дебиторская задолженность по документам» формируется корректно.

Сформированный отчет по дебиторской задолженности поможет видеть историю платежей, быстро и понятно предоставлять информацию руководству компании. В статье расскажем, как создать такой отчет, а также приведем образец отчета по дебиторской задолженности.

Взгляните на дебиторскую задолженность, оставив в стороне формулы расчета оборачиваемости и разработку внутренних нормативов. Предлагаю воспользоваться алгоритмом обработки данных по долгам. Он поможет сформировать регулярную отчетность, видеть историю платежей, быстро и понятно предоставлять информацию руководству и собственникам компании.

Скачайте полезные документы :

Какие данные включить в отчет по дебиторской задолженности

Пример

У нашей компании был контрагент, который с периодичностью раз в две недели привозил нам товар на склад согласно нашему заказу. Чтобы не гнать машину обратно пустой, он после разгрузки закупался у нас и уезжал обратно. Поставка товара и продажа были юридически оформлены на разные компании, принадлежащие одному собственнику. Соответственно, каждая компания имела свои долги, которые юридически не пересекались. Привозил контрагент по предоплате, и поэтому отслеживался долг поставщика. Закупал он частично с отсрочкой платежа, и срок по покупателю также был на контроле. Основным учредителем в обоих случаях был один и тот же человек. Поэтому действовало правило: если очередная поставка товара покрывала предоплату не полностью и оставался долг, то сумма закупки, по которой можно было получить отсрочку платежа, также уменьшалась.

Для оперативного контроля, когда клиент приезжал, данные в систему по поставке вводились сразу и запускался отчет по дебиторской задолженности. А оператор, который обслуживал клиента, после обработки отчета на выписке товара узнавал сумму лимита, на которую этот клиент мог получить отсрочку по оплате.

В третий блок попадают:

• долги финансовых институтов, например депозиты в банках;
• долги сотрудников, например по договорам материальной ответственности;
• долги налоговых инспекций (возврат НДС или авансы по налогам), государственных фондов или институтов (государственное субсидирование, компенсации и т. п.), других аналогичных по сути организаций;
• прочие долги.

Внутри каждого блока разделите суммы по валютам. Составьте список долгов:

• рублевых;
• в у.е, привязанных к доллару США;
• в в у.е., привязанных к евро, юаню и т. д. - в зависимости от особенностей вашего бизнеса.

Далее в каждом из трех блоков сформируйте классический реестр старения дебиторской задолженности в любой удобной форме. Отразите суммы, даты, контрагентов и договоры. Выделите долги, которые в сумме дают 80 процентов от суммы всей задолженности в подгруппе. Согласно закону Паретто, обычно это 20 процентов всех дебиторов в подгруппе.

Список значимой дебиторской задолженности

Сделайте отдельный список значимых долгов, которые нужно контролировать в еженедельном режиме. Вы, как финансовый директор, должны знать все о каждой сумме этого списка, о договоре и контрагенте.

Если сроки оплаты срываются и дебитор попадает в «красную зону», принимайте управленческое решение.

Незначительную задолженность поручите контролировать вашему подчиненному. В зависимости от структуры компании это может быть заместитель главного бухгалтера, экономист или финансовый менеджер. Обозначьте этому сотруднику алгоритм действий:

• звонок;
• письмо-напоминание неофициальное;
• письмо-напоминание официальное;
• доклад руководству, исполнение принятого им решения.

Поясните, что, если контрагент не возвращает долг, эту сумму надо отметить в отчете красным цветом. В примечании указать, какие действия он предпринял. Обычно хватает неофициального письма, чтобы клиент оплатил.

Пример

Я использую несколько форм отчета по дебиторской задолженности. Руководству могут быть интересны только данные из «красной зоны» или только по ключевым клиентам. А финансовому директору нужна более полная информация. Мы утвердили для руководства отчет в формате «зеленая зона» - непроблемные долги, все согласно срокам; «красная зона» - проблемные долги и пояснения к ним. Для финансовой службы разработали алгоритм, описанный в таблице. При формировании отчета система компоновала данные Клиент/Договор в одной валюте по дате последней отгрузки (более ранние - «выше», более поздние - «ниже»). Далее по внутреннему курсу пересчитывались валютные долги в рубли и в конце выводился итог. Так же формировались отчеты по поставщикам и прочим должникам. Они выгружались в Excel, где уже основные суммы выделялись и анализировались. Добавлялись пояснения по срокам оплаты и другая необходимая информация.

Контролируйте задолженность

Учитывайте временной лаг между изменением статуса долга и отражением в учетной системе. Не забывайте про джентльменские соглашения сторон, которые не прописаны в юридических документах. Если это не конфиденциально, их можно отразить в пояснении к отчету.

Образец отчета по дебиторской задолженности

Как оформлять операции с контрагентами

Порой дебиторку невозможно вернуть просто потому, что документы не в порядке. Важно, чтобы у продавца были правильно составленные:

1. Правоустанавливающие документы на сделку (договор, акты выполненных работ или оказанных услуг, накладные и другие), оформленные в соответствии с действующим законодательством РФ и подтверждающие факт совершения операции. Необходимо, чтобы они были подписаны уполномоченными контрагентом лицами (доверенности должны прилагаться). Если подписант контрагента - генеральный директор, стоит проверить соответствие его полномочий уставу.
2. Документы обеспечения по сделке (если оно предусмотрено договором). Они также должны быть оформлены в соответствии с действующим законодательством и иметь юридическую силу. Например, банковская гарантия может быть недействительна без документа, подтверждающего ее оплату, - платежного поручения с отметкой банка о проведении платежа или кассового документа о приеме наличных.
3. Акты сверок. Со всеми дебиторами необходимо периодически проводить сверку взаиморасчетов и оформлять акты. Может быть, достаточно раза в год в процессе инвентаризации дебиторской задолженности. Однако если операций по дебиторам много - лучше ежеквартально или даже ежемесячно.

Есть «особенные» клиенты, которые придираются к документам, тянут до последнего и регулярно срывают сроки оплаты ( ). При этом компания не может отказаться от сотрудничества с ними в силу различных причин. Возьмите их на отдельный контроль. Как только приходит срок платежа - запускайте процесс напоминаний: звонок, тут же письмо-напоминание, через два дня официальное письмо. Не сработало - доклад руководству и согласование мер воздействия.

Собирайте статистику задолженности, анализируйте изменения ее структуры по всем должникам.

Пример

У нас был контрагент, который очень аккуратно оплачивал рублевые долги и регулярно срывал сроки оплаты валютных. Клиент был крупный, и поскольку валютные долги оплачивались по курсу на день оплаты, то руководство не видело в этом большой проблемы. К юридическому сроку оплаты по факту добавляли еще неделю и только потом просили сделать «звонок вежливости» - напомнить о долге. Когда такая практика устоялась, что подтверждалось отчетами, стало понятно, что клиент по факту добавил себе еще неделю отсрочки. Руководство компании использовало информацию при обсуждении условий очередного договора.

Обратите внимание на условия по срокам оплаты. Момент начала отсчета этого срока может быть описан как выполнение нескольких условий одновременно. Если не выполнено хотя бы одно из них, то обязательство по оплате еще не наступило. Чтобы оценивать сроки «рождения» долгов, заведите подреестр будущих долгов по ключевым договорам - клиентам, проектам, направлениям.

Если ваша компания реализует отдельные крупные проекты, нужно понимать, что это - будущая дебиторская задолженность, фактической она станет, только когда проекты завершатся. Если основной бизнес - продажа товаров или услуг, то долги возникают после закрытия сделки - подписания акта выполненных работ или счета-фактуры. Вы можете быстро определить «маркеры», которые требуется отслеживать, чтобы учитывать будущие долги. В этом вам поможет файл Excel с записями, личный рабочий дневник или ответственный сотрудник.

Пример

У нашей компании было небольшое направление - мы отгружали товар покупателям контейнерами и использовали модальных перевозчиков. Они отвечали за доставку груза. Часть постоянных клиентов имели отсрочку при оплате товара. Срок начинался с момента доставки контейнера покупателю. Появлялся временной лаг между фактической отгрузкой товара и юридическим возникновением долга покупателя. Такие отгрузки имели свой тип договоров и код и попадали в отчет по дебиторке с отметкой в пояснениях «дата отгрузки/товар в пути». Когда от перевозчика поступала информация о дате доставки груза покупателю, то в документ в системе вносились изменения и в новом отчете отгрузка числилась в разделе «обычных» долгов. Это позволяло контролировать будущие долги и «сводить сальдо» по движению товара в пути при проверке сумм.

Смотрите на реакцию руководителя, собственника - потребителя отчетности. Если отчет востребован, то он будет часто подвергаться корректировкам и изменениям со стороны пользователей. Если вас постоянно просят доработать форму, значит ею пользуются.

Создавайте востребованную отчетность по дебиторской задолженности

Формат отчетности должен быть удобен руководству, отражать важную информацию и позволять принимать управленческие решения. То есть важен не только состав данных, но и их оформление, вплоть до корпоративного стиля, принятого в компании. Это может быть и подробная таблица Excel, и мини-презентация на пяти слайдах. Периодичность отчетности задается внутренними регламентами компании - обычно неделя. Но бывает и чаще.

Пример

Во второй половине 90-х годов я работал в торговой компании, которая занималась оптовой торговлей бытовой химией, парфюмерией и другими сопутствующими товарами. Занимался учетом товарного движения - закупок и реализации. Руководство часто давало мне задачу срочно подготовить отчет о долгах компании. Мы с финансовым директором упростили работу - решили делать отчет регулярно. Обсудили и согласовали с руководством формат отчета, сроки представления. Время и дата были выбраны с учетом проведения еженедельных рабочих совещаний по понедельникам во второй половине дня. Каждый понедельник перед совещанием к 3 часам дня мы отправляли отчет руководству. При этом на внутреннем рабочем совещании договорились о том, что:

• сотрудник казначейства в понедельник до 12.00 обязан разнести все платежи и банковские выписки за прошлую неделю;
• старший менеджер операционного зала обязан проследить, чтобы до того же времени в систему были занесены все отгрузки и все поступления ТМЦ за прошлую неделю;
• старший оператор склада также был обязан проследить, чтобы в учетную систему были внесены все пересортицы и недостачи за прошлую неделю.

Один из моих подчиненных сотрудников в момент наступления времени «Ч» уточнял исполнение процедур у ответственных лиц и запускал формирование предварительного отчета в системе. Мы его выверяли, используя текущую рабочую информацию, и готовили итоговый отчет для руководства. Запустив регулярный процесс, мы в итоге добились нескольких выигрышей:

• руководство привыкло к определенному алгоритму предоставления данных и запрашивало их не в рамках процедуры, только по отдельным клиентам и в рамках «новых вводных» от внешней ситуации;
• выросла актуальность данных в системе, так как сотрудники несли ответственность за выявленные ошибки;
• появилась история отчетов - можно было при анализе обнаружить определенные тенденции.

ВИДЕО: Что включить в регламент контроля дебиторской задолженности

Контроль дебиторской задолженности должен быть регламентирован. Что включить в регламент, на видео рассказывает Дмитрий Гинкулов, заместитель генерального директора по экономике и финансам компании «Артпласт».

Подготовлено по материалам