Схема работы с дебиторской задолженностью. Управление дебиторской задолженностью и работа с долгами

Многие фирмы сталкиваются с проблемой дебиторской задолженности. В одном случае ее лучше списать, в другом – оставить на балансе. Какой из вариантов выбрать, читайте в статье.

Как списать долги

Списать задолженность неплатежеспособного дебитора можно в двух случаях:– если истек срок исковой давности (согласно статье 196 Гражданского кодекса, он составляет три года с момента возникновения задолженности);– если долг нереален для взыскания (например, фирма-должник ликвидирована).Чтобы списать долг, нужно составить следующие документы:– акт инвентаризации расчетов с покупателями и поставщиками;– приказ руководителя о списании задолженности.Об этом сказано в пункте 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности, утвержденного приказом Минфина от 29 июля 1998 г. № 34н.Приказ можно написать в произвольной форме. А вот акт инвентаризации нужно составить по форме № ИНВ-17. Она утверждена постановлением Госкомстата от 18 августа 1998 г. № 88. Как часто будет проводиться инвентаризация долгов в течение года, решает руководитель фирмы. Это предусмотрено пунктом 2.1 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина от 13 июня 1995 г. № 49.Чтобы списать долг ликвидированной фирмы, нужно также получить документы, которые подтверждают факт ликвидации (например, выписку из Госреестра юридических лиц).

Как отразить списание задолженности в бухучете

В бухгалтерском учете суммы просроченной и нереальной для взыскания дебиторской задолженности являются внереализационными расходами фирмы. Об этом сказано в пункте 12 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного приказом Минфина от 6 мая 1999 г. № 33н. При их списании нужно сделать проводку: Дебет 91-2 Кредит 62 (76) – списана дебиторская задолженность;Дебет 007 – учтена задолженность неплатежеспособного дебитора за балансом.На забалансовом счете такая задолженность должна учитываться в течение пяти лет с момента ее списания.Если под эту задолженность создавался резерв по сомнительным долгам, первая проводка будет такой:Дебет 63 Кредит 62 (76) – списана дебиторская задолженность за счет созданного ранее резерва.

Пример

По результатам инвентаризации, проведенной ООО «Сигма» 30 сентября 2003 года, выявлена задолженность фирмы ЗАО «Север» на сумму 150 000 руб. за отгруженную продукцию, по которой истек срок исковой давности.

В этот же день директор «Сигмы» издал такой приказ:

ООО «Сигма»

о списании дебиторской задолженности

На основании акта инвентаризации расчетов с покупателями и поставщиками от 30 сентября 2003 г. № 3 приказываю списать задолженность ЗАО «Север» с истекшим сроком исковой давности в сумме 150 000 рублей.

Директор ООО «Сигма» Парамонов Парамонов С.В.

Резерв по сомнительным долгам фирма не создавала.

Бухгалтер ЗАО «Сигма» сделал такие проводки:

Дебет 91-2 Кредит 62

– 150 000 руб. – списана дебиторская задолженность, по которой истек срок исковой давности;

Дебет 007

– 150 000 руб. – учтена сумма списанной дебиторской задолженности за балансом.

–конец примера–

НДС и налог на прибыль

Если покупатель не оплатил товары (работы, услуги), то днем оплаты будет наиболее ранняя из двух дат:– день истечения срока исковой давности;– день списания дебиторской задолженности.Об этом сказано в пункте 5 статьи 167 Налогового кодекса. Этот пункт важен для фирм, в учетной политике которых предусмотрено исчисление НДС «по оплате». Когда истечет срок исковой давности по задолженности покупателя, они должны будут начислить НДС к уплате в бюджет. Если же она будет списана до истечения этого срока, то налог нужно будет начислить в момент списания.В учете эта операция отражается проводкой:Дебет 76 субсчет «Расчеты по неоплаченному НДС» Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС» – начислен НДС к уплате в бюджет.Списанная задолженность относится к внереализационным расходам фирмы и уменьшает облагаемую налогом прибыль. Об этом сказано в подпункте 2 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса.Когда долг лучше не списывать Списывать дебиторскую задолженность невыгодно, если:– у фирмы в текущем периоде нет налогооблагаемой прибыли или она значительно меньше суммы налога; – есть вероятность того, что должник заплатит деньги после списания долга.В первом случае нужно будет заплатить НДС и не получится сэкономить на налоге на прибыль. Во втором – после списания долга придется перечислить НДС, а после поступления денег от покупателя еще и налог на прибыль. Дело в том, что поступившая сумма будет внереализационным доходом фирмы.И в том и в другом случае фирма заинтересована в том, чтобы отодвинуть день списания долга. Для этого нужно продлить срок исковой давности. Обычно он начинается с момента, когда по условиям договора покупатель должен был заплатить деньги. Если же стороны в договоре эту дату не указали, срок исковой давности начинается с момента, когда право собственности на товар перешло от продавца к покупателю.

Пример

Торговая фирма ООО «Стрелец» 25 сентября 2003 года продала ЗАО «Витязь» партию товара по накладной № 5 на сумму 80 000 руб.

В договоре на поставку фирмы не установили срок, когда «Витязь» должен перечислить деньги за товар. Следовательно, срок исковой давности начинается 25 сентября 2003 года и заканчивается 25 сентября 2006 года.

–конец примера–

Есть две ситуации, когда срок исковой давности прерывается, и его отсчет начинается заново:– продавец обратился в суд с иском к должнику;– покупатель признал свой долг.Если фирма обращается в суд, срок исковой давности прерывается в тот день, когда суд принимает ее исковое заявление.Считается, что покупатель признал долг, если: – он перечислил деньги в счет его погашения (при этом размер выплаченной суммы значения не имеет);– он письменно подтвердил, что признает долг.В последнем случае покупатель должен или написать письмо, или подписать акт сверки задолженности. Их можно составить в произвольной форме.

Пример

Продолжим предыдущий пример.

ЗАО «Витязь» 30 сентября 2003 года заплатило за товар только 40 000 руб. (платежное поручение № 201). Остаток долга на 1 октября 2003 года составил 40 000 руб. (80 000 – 40 000).

Акт сверки задолженности

По состоянию на 1 октября 2003 г. задолженность ЗАО «Витязь» перед ООО «Стрелец» составляет 40 000 руб.

Директор ЗАО «Витязь» Степанов /Степанов А.Ю./

Главный бухгалтер ЗАО «Витязь» Чернова /Чернова Н.В./

Директор ООО «Стрелец» Миронов /Миронов С.С./

Главный бухгалтер ООО «Стрелец» Кузнецова /Кузнецова М.А./

В этом случае срок исковой давности прерывается и начинает считаться заново с 1 октября 2003 года.

–конец примера–

Статья написана для директоров и руководителей отделов продаж, которые пока не автоматизированно работают с долгами клиентов. Призвана помочь им быстро внедрить шаблонный процесс в деятельность

Что это такое

и зачем с этим работать

У всех, кто работает в b2b, есть представление о дебиторской задолженности (будем называть ее "ДЗ" ). Это то, что вы часто необоснованно записываете в ваши свободные активы - долги вам от ваших контрагентов. ДЗ - нормальное и понятное явление, вы отгрузили - клиент платит через 5 дней. Вот эти 5 дней (например, у вас именно 5 дневный срок оплаты в договоре указан) за ним числится долг. Что происходит, если клиент не платит после 5 дней? Буква "П" - она добавляется к "ДЗ" и получается "просроченная дебиторская задолженность (ПДЗ)". Зачем с ней работать, ведь клиент все равно заплатит? Если готовы ждать год-три, пока не очень добросовестный клиент оплатит поставку, то можно пропустить статью.

Из популярных процессов в части долгов контрагентов обычно выделяют:

1. Возврат ПДЗ . Чтобы вернуть то, что нам уже должны
2. Отгрузка при ДЗ . Чтобы не усугубить свое положение, если клиент и так не платит.

Сегодня поговорим о возврате ПДЗ. Это прямо процесс из "ТОП 3" запросов клиентов нам на автоматизацию.

Лайфхак:
Задолженность есть почти у всех, но системно борются с ней единицы. По большому счету неважно, как ваша компания будете с ней работать - через бизнес-процессы или через таблицу xls. Любая системность даст результаты. Бизнес-процессы же круче тем, что они будут выполнять 65% чьей-то работы:

1. Сами запускаться при возникновении долга
2. Формировать письма клиенту
3. Направлять задачи менеджерам
4. Контролировать сроки оплаты и т.д.

Необходимые условия

для внедрения процесса в жизнь компании

1. Договора, заключённые с вашими клиентами, должны содержать пункты:

• по срокам оплаты (если это пред- и пост- оплаты, то указание их долей)
• пени и штрафные санкции в случае просроченной оплаты

Не указано в договоре? Не лучший вариант, но поможет ГК РФ статья 314, по которой оплата должна произойти в "разумные сроки" или в 7ми дневный срок с момента востребования по свершению обязательств.

2. Задачи по нему должны возникать сами и системно. Нет системы = нет контроля = лишняя нагрузка на пинки, напоминания и оправдания.

3. Есть такая неприятная "болезнь ребенка в магазине игрушек" - когда хочется, чтобы сразу было и то, и другое, и еще вот это. Начать следует с простого бизнес-процесса, с минимумом событий. Будет желание прикрутить сюда тонну оповещений, согласований срока от менеджера к руководителю... Не надо. Лучше проще, но заработает сразу, а бантики успеете позже доделать. Дайте сотрудникам привыкнуть к новому формату работы.

4. Должна быть ответственность у исполнителей процесса. Т.е. если менеджер получает свой процент независимо от оплаты клиента, то и работать с ПДЗ интереса для него не будет.

Из чего состоит процесс

и какие события в него входят

Схема работы представлена на рисунке выше. Если работаете через бизнес-процессы, то стартовать события схемы нужно за день до плановой оплаты по договору (если ещё нет денег от клиента). Все варианты работы с задолженностью схожи в том, что в зависимости от срока долга определенный исполнитель должен провести определенные мероприятия по взаимодействию с клиентом по этому долгу. Мы постарались объединить опыт разных внедрений и показать некий усреднённый шаблон, который будет легко изменить под свои потребности.

Мероприятий в процессе условно 4 типа:
1. У клиента есть долг, но он не просрочен.
Работают:
- менеджер клиента
Используемые документы:
- письмо напоминание об оплате

В этом случае наша система уже должна включиться и постараться предвосхитить возникновение просрочки. Система сама отправляет письмо клиенту с напоминанием, что от него нет оплаты. Дополнительно формируется задача менеджеру о телефонном звонке клиента.

2. У клиента есть долг, оплата по договору просрочена на 1 день.
Работают:
- менеджер клиента
Документы:
- письмо просьба исполнить обязательства по договору
- событие в crm о звонке клиенту и результате общения
- опционально - блокировка отгрузок контрагенту

Система зафиксировала момент просроченной оплаты и автоматически напомнила клиенту и менеджеру об этом событии. Менеджер должен уточнить у клиента дату оплаты, если она в срок до 7 дней, то считаем, что все процесс идёт "как задумано". Менеджер устанавливает новую дату оплаты, и система ждёт проведения платёжки. Желательно получить от клиента гарантийное письмо.
Если же менеджер понимает, что есть риск, либо клиент говорит, что оплатит позже, чем через 7 дней, то процесс эскалируется до руководителя отдела продаж (РОП)

3. Оплата по договору просрочена на 2 дня
Работают:
- руководитель отдела продаж (РОП)
Документы:
- письмо досудебное требование исполнить обязательства по договору
- событие в crm о звонке клиенту и результате общения

РОП подключается к процессу и связывается с клиентом. Либо назначает встречу, либо в телефонном разговоре уточняет у клиента причины, устанавливает в системе новую дату оплаты (мероприятия в каждом случае разнообразны и зависят от политики компании). Если дата оплаты превышает допустимый срок, эскалирует процесс дальше.

4. Оплата просрочена на 10 и более дней.
Работают:
- юридический отдел / служба безопасности

По задолженности превышены все разумные сроки - подключается служба, отвечающая за конфликтные отношения. Обычно это либо юрист, либо безопасность. Их работа зависит от политики компании. Обычно, вводят статусы, которые позволяют отследить, на каком этапе задача (выставлена претензия, пени рассчитаны и т.д.)

Итого

как это использовать

1. Скачиваем схему и регламент процесса
2. Подгоняем "мероприятия" под свои запросы
3. Редактируем регламент, пишем служебные распоряжения, запускаем в работу
4. Хотите автоматизировать? Пишите нам, настроим такой процесс

Автоматизацию подобных бизнес-процессов мы проводим на нашей новой редакции " ". В ней можно настроить такой шаблон, запустить в работу и подгонять под ваши реалии - добавлять оповещения, включать в процесс новые службы, добавить показатели работы менеджеров и т.д. " " встраиваются в базу, поэтому работа будет проходить в едином интерфейсе. Интересен такой кейс? Напишите нам, будем рады сотрудничеству!

Хороших процессов!

Дебиторская задолженность – это обычное явление в коммерческой деятельности любого предприятия или ИП, заключающееся по своей сути в предоставлении другим лицам и фирмам своих собственных средств во временное пользование, чаще бесплатное. А так как от обеспеченности свободными оборотными средствами (деньгами) в текущий и любой момент времени зависит в целом эффективность бизнеса, то работа с дебиторской задолженностью – это то, чему необходимо уделять должное внимание, а отчет о дебиторской задолженности, ее движении должен быть всегда на рабочем столе предпринимателя, руководителя фирмы.

Дебиторская задолженность

Согласно классическому определению – это сумма всей задолженности (долгов) предприятию или предпринимателю. В управленческом и бухгалтерском учете «дебиторка» относится к оборотным средствам предприятия.

Она возникает вследствие обычной коммерческой деятельности. Ее источником бывают:

1. Предприятия контрагенты , например, покупатели. В этом случае долг возникает тогда, когда товар (продукт, оказанная услуга) отпускается, передается покупателю, клиенту, но тот на определенную дату пока еще не рассчитался за покупку.

Это чаще всего случается тогда, когда покупателю предоставляется рассрочка по платежам, отсрочка. Например, поставщики или производители, поставляющие свою продукцию в торговые сети, деньги получают не сразу в момент поставки, а в течение определенного срока отсрочки, который, в зависимости от продукции и сроков ее хранения, может достигать периода больше 1 месяца.

В течение всего этого периода отсрочки сумма за проданные изделия у поставщика ил производителя будет записана (учтена) в разделе «Дебиторская задолженность». Скорее всего, в управленческом учете это будет отдельный документ – отчет о дебиторской задолженности.

2. Поставщики тоже могут быть дебиторами, то есть, должниками. Это случается тогда, когда вы что-то заказали у поставщика или производителя работ и услуг и передали ему аванс. Деньги (часть денег в виде аванса) вы передали, а сам товар (услуга, продукт) еще не поступил в ваше распоряжение. И вот в течение этого временного промежутка между тем, как вы передали аванс и тем, как получили товар, у вас, как у заказчика, сумма аванса будет записана в отчет о дебиторской задолженности.

3. Работники предприятия . Им можно выплатить аванс: пока не закончится рабочий период, точнее, пока работник не отработает этот аванс, сумма эта должна быть вписана в отчет о дебиторской задолженности.

Командировочные работники. Когда вы отправляете человека в командировку, вы выдаете ему денег, например, на аренду гостиницы и на другие нужды, связанные с работой. И до тех пор, пока человек не вернется из командировки и не отчитается перед бухгалтерией, предъявив все документы (чеки, квитанции), выданная сумма также будет отражена в соответствующем разделе документа «Отчет о дебиторской задолженности».

4. Налоги . Предприниматель может либо заплатить какой-то налог авансом, либо по какой-то причине, например, в виду неправильного расчета, заплатить в бюджет больше, чем нужно. И вот до следующего платежа эта сумма переплаты в виде долга бюджета перед предпринимателем также будет записана в отчет о дебиторской задолженности. Скорее всего, как это бывает в большинстве случаев, данная сумма переплаты будет зачтена при следующем расчете платежей по налогам.

5. Займы . Предприниматель или фирма может прокредитовать, то есть, дать в долг другому предпринимателю или другой фирме денег взаймы. Соответственно, должник будет дебитором, а сумма займа запишется в отчете о дебиторской задолженности.

Примечание

Виды задолженностей

1. Текущая . Она возникает вследствие обычной коммерческой деятельности и вытекает из условий договора, когда по договору одна сторона либо предоставляет другой стороне отсрочку по платежам (магазин покупателю), либо одна сторона выплачивает другой стороне (магазин поставщику) аванс.
   Период отсрочки или аванса, предусмотренного договором – это период дебиторской задолженности. Текущая «дебиторка» предсказуемая, ожидаемая.
2. Просроченная . Это когда одна из сторон нарушила договорные условия. Например, не рассчиталась вовремя за проданный товар или вовремя не произвела поставку товара, за который уже получила аванс.
   Просроченная – это по которой уже необходимо проводить определенный комплекс мероприятий, направленных на ее взыскание.
3. Безнадежная . Вероятность ее взыскать, то есть, вернуть крайне мала, близка к нулю. В большинстве случаев по ней истек срок исковой давности (обычно три года).

Кстати, фирма может создавать резервы для того, чтобы можно было наиболее безболезненно компенсировать свои потери от безнадежных долгов – это резервы по сомнительным долгам.

По срокам «дебиторка» бывает:

1. Краткосрочная – сроком до 12 месяцев.
2. Долгосрочная – сроком более 12 месяцев.

Управление дебиторской задолженностью

«Дебиторка» по своей экономической сути является кредитованием контрагента, потому что он в течение какого-то времени должен вам деньги. Причем, чаще всего это кредитование бесплатное. Поэтому вашему должнику выгоднее как можно дольше долг не отдавать, а вам, соответственно, выгоднее, чтобы все долги возвращались в установленные договорные сроки и раньше.

Конечно, в договорах обычно пишут условие, что в случае нарушения сроков платежей должник за каждый день просрочки должен будет выплатить пени, которые обычно равны 1/300 учетной ставки ЦБ РФ за каждый день просрочки. Но это все равно меньше, чем ставка по обычному кредиту в коммерческом банке.

Когда вам должны – это всегда деньги, временно отвлеченные из оборота. Это означает, что в то время, пока кто-то пользуется вашими деньгами в виде «дебиторки», эти же деньги вы могли бы вложить в более выгодное мероприятие – закупить товар и продать его, возможно, даже несколько раз или элементарно положить на депозитный счет в банке.

В связи со всем этим предприниматель должен всегда уделять должное и особенное внимание управлению этим видом своих активов. В общем смысле под таким управлением понимается «держать руку на пульсе»: главным образом, не допускать, чтобы «дебиторка» критически увеличивалась или переходила из разряда текущей в просроченную или даже в безнадежную. К примеру, можно всем своим покупателям товар продать в рассрочку, а пока ждать от всех постепенных платежей, фирму придется закрыть.

Инвентаризация

Управляя своими активами, предприниматель должен провести ревизию или инвентаризацию дебиторской задолженности. Ее вообще необходимо делать периодически, например, вместе с инвентаризацией товаров.

Проводя инвентаризацию, необходимо выявить всех должников, вписать их в соответствующий отчет или реестр. С кем из контрагентов ясности в расчетах очевидной нет, необходимо провести сверку. Результат такой сверки оформляется в акт сверки взаиморасчетов. Это бухгалтерский документ. Сверкой обычно занимается тот, кто с этим конкретным контрагентом работает, то есть, определенный менеджер.

Оборачиваемость дебиторской задолженности

Это один из самых важных показателей финансового анализа деятельности фирмы, предпринимателя. Коэффициент оборачиваемости находится достаточно просто:

КоДЗ = В / ДЗср

В этой формуле:

КоДЗ – коэффициент оборачиваемости.

В – выручка от продаж за какой-то период, например, за квартал или за год. Выражается в рублях.

ДЗср – Среднее значение дебиторской задолженности в рублях за тот же период.

Примечание
Уважаемые читатели! Для представителей малого и среднего бизнеса в области торговли и услуг мы разработали специальную программу "Бизнес.Ру", которая позволяет вести полноценный складской учет, торговый учет, финансовый учет, а также имеет встроенную CRM систему. Имеются как бесплатный, так и платные тарифы.

Среднее значение находится тоже достаточно просто:

ДЗср = (ДЗн + ДЗк) / 2

В этой формуле:

ДЗср – среднее значение «дебиторки»

ДЗн и ДЗк – значения соответственно на начало периода и на его конец, например, на первое число квартала (года) и на последнее.

Экономический смысл этого коэффициента означает то, что он показывает, сколько выручки, которую магазин получил в течение отчетного периода, было «заморожено» в виде «дебиторки», то есть, временно выведено из оборота.

Нормальных показателей коэффициента оборачиваемости, к которым нужно стремиться и которых нужно придерживаться нет: все зависит от сферы бизнеса, даже в торговле приемлемые показатели могут и будут отличаться друг от друга в зависимости от того, чем вы торгуете.

Вместе с тем, необходимо знать, что чем этот коэффициент больше, тем лучше.

Оборачиваемость определяют также не только в виде коэффициента, еще и в днях. Экономическая суть этого показателя, найденного в днях, сводится к тому, что он показывает, в течение скольких дней она оборачивается, то есть, превращается из долга в деньги – из «замороженных» денег в деньги «живые».

Или, что то же самое: в течение скольких дней денежные средства остаются «замороженными», то есть, выведенными из оборота в виде «дебиторки».

Оборачиваемость в днях находится так:

Оборачиваемость в днях = Т / КоДЗ

В этой формуле:

Т = отчетный период, для которого производится расчет. Если это месяц, то Т = 30, если квартал, то Т = 90, а если год, то Т = 365.

КоДЗ = коэффициент оборачиваемости, найденный для того же периода (месяц, квартал или год) по формуле, описанной выше.

Здесь тоже нет нормальных значений: все зависит от специфики бизнеса и от того, что вы продаете. Но этот коэффициент в днях должен быть чем меньше, тем лучше.

Указанные коэффициенты называют в экономическом анализе показателями деловой активности. Они являются очень важными, так как характеризуют эффективность вашего бизнеса.