Вход1с нефтепродукты. Нефтебаза и АЗС: оперативный учет
Компания "Татнефть АЗС-Центр" (Республика Татарстан, г. Альметьевск) занимается эксплуатацией АЗС, а также оптовой торговлей нефтепродуктами в Поволжье и на Урале. Помимо большого количества АЗС компании принадлежат несколько нефтебаз, в том числе такие крупные нефтебазы, как "Челнинская" и "Чебоксарская". Ежедневно эти нефтебазы отгружают потребителям, а также на собственные АЗС более тысячи тонн нефтепродуктов. Отгрузка крупных партий нефтепродуктов в другие регионы России и на экспорт производится в цистернах по железной дороге.
До 2009 г. компания состояла из группы юридических лиц, при этом каждое предприятие вело обособленный бухгалтерский, налоговый и оперативный учет. В 2009 г. все юридические лица были преобразованы в филиалы компании "Татнефть АЗС-Центр". Для ведения учета была запущена в эксплуатацию единая для всех филиалов система бухгалтерского и управленческого учета, которая работает в режиме распределенной информационной базы на платформе "1С:Предприятие 8".
В то же время новая информационная система, ориентированная в первую очередь на бухгалтерский учет, не смогла удовлетворить потребности учета на операционном уровне на нефтебазах, поэтому нефтебазы для оперативного учета движения нефтепродуктов продолжали использовать различные устаревшие системы. Каждая из этих систем поддерживала свою методику оформления операций и свои принципы формирования отчетности. Кроме того, эти программы не имели средств обмена с единой системой бухгалтерского учета компании, и это приводило к необходимости вводить данные повторно.
Такая ситуация не устраивала руководство компании, а следовательно, было принято решение о разработке и вводе в эксплуатацию единой системы для оперативного учета движения нефтепродуктов на нефтебазах. Новая система должна была поддерживать общую для всех филиалов стандартную методику оформления и учета операций, связанных с движением нефтепродуктов, а также содержать средства для автоматического обмена данными с другими системами учета.
По результатам тендера проект по разработке системы оперативного учета был поручен компании "Центр учетных технологий" (1С:Франчайзи, г. Москва), которая имеет большой опыт по автоматизации учета на нефтебазах. Несколько лет назад ее специалисты создали систему учета для одной из нефтебаз компании "Татнефть АЗС-Центр" и были хорошо знакомы с задачами и спецификой проекта.
В качестве основы автоматизированной системы было использовано прикладное решение "Бухгалтерия нефтебазы и АЗС", разработанное компанией "Центр учетных технологий" на платформе "1С:Предприятие 8" . Данный программный продукт является дополнением к прикладному решению "1С:Бухгалтерия 8" и предназначен для автоматизации оперативного и бухгалтерского учета на нефтебазах и АЗС.
Использование специализированного решения позволило в течение месяца после начала работ приступить к опытной эксплуатации новой системы на первой нефтебазе компании в г. Бавлы, а спустя еще месяц перейти к промышленной эксплуатации.
В октябре 2009 г. началась опытная эксплуатация новой информационной системы на двух других нефтебазах компании – "Челнинской" и "Чебоксарской". Начало промышленной эксплуатации системы на этих нефтебазах запланировано на ноябрь. На каждой нефтебазе с новой системой работают несколько десятков пользователей.
Оперативный учет нефтепродуктов
Для учета нефтепродуктов используются, как правило, две единицы измерения – масса и объем. Известно, что в учете нефти и нефтепродуктов существует проблема, связанная с изменением объема и плотности нефтепродуктов в зависимости от температуры, поэтому для учета всех операций по движению нефтепродуктов в системе предусмотрена регистрация информации об их массе, объеме, плотности и температуре. Реализован также ввод данных о паспортах качества и номерах резервуаров.
Наряду с операциями по поступлению, перемещению, отгрузке и ряду других характерных для многих товаров на нефтебазах имеют место также специфические операции. Это, например, компаундирование, при котором происходит смешивание нескольких компонентов с целью получения другого продукта, перевод нефтепродуктов из одной номенклатуры в другую, безвозмездная передача отходов, возврат нефтепродуктов с АЗС и т.п. В новой системе оперативного учета предусмотрено отражение всех перечисленных операций.
Одной из особенностей деятельности нефтебазы является предоставление сторонним организациям услуг по хранению нефтепродуктов. При этом нефтепродукты, принятые на хранение, хранятся зачастую в том же резервуаре, что и собственные нефтепродукты компании. Для нефтепродуктов, принятых на хранение, в системе предусмотрен тот же набор операций, что и для собственных нефтепродуктов, за исключением нескольких операций, не имеющих смысла для товаров, принятых на хранение. Это операции по списанию нефтепродуктов на собственные нужды и по установке отпускных цен.
В состав системы включены отраслевые, а также унифицированные печатные формы. К отраслевым формам относятся, например, акты слива и налива цистерн, акты приемки и отгрузки по трубопроводу, распоряжения на отгрузку, пропуска и т.д. Унифицированные формы представлены в программе товарно-транспортной накладной по ф. 1-Т, накладными по ф. ТОРГ-12, ТОРГ-13 и ТОРГ-16, актами по ф. М-11, МХ-1 и МХ-3 и т.д. При этом во всех унифицированных формах дополнительно предусмотрен ввод информации об объеме, плотности и температуре нефтепродуктов.
Автоматический обмен данными с другими системами
Проект автоматизации предусматривал организацию обмена данными между новой информационной системой и рядом других систем учета. В соответствии с проектом новая система поддерживает обмен с единой системой бухгалтерского и управленческого учета компании, с системой учета безналичных расчетов компании "Татнефть АЗС-Центр", а также с автоматизированными системами налива нефтепродуктов (АСН) нефтебазы.
В единую систему бухгалтерского и управленческого учета переносится информация о движении нефтепродуктов. В обратном направлении выполняется перенос данных о платежах покупателей. Это важно, поскольку система оперативного учета поддерживает учет взаиморасчетов с покупателями. В систему оперативного учета также поступает информация об оплате нефтепродуктов пластиковыми картами, накопленная в процессинговом центре компании "Татнефть АЗС-Центр". Обмен данными с АСН используется для управления наливом и получения информации о массе, объеме, плотности и температуре отпущенных нефтепродуктов.
-- [ Страница 3 ] --
Бухгалтерия нефтебазы и АЗС. Руководство пользователя. Стр. 117 из
Плотность;
Количество;
Температура;
Стоимость;
На отдельной закладке можно ввести набор реквизитов для печати ТТН.
Здесь доступна для ввода следующая информация:
Организация перевозчик;
Автомобиль (на печатной форме ТТН используется информация о регистрационном номере автомобиля);
Водитель (на печатной форме ТТН используется информация о водительском удостоверении);
Сопровождающий;
Подтверждающий документ (паспортные данные);
ФИО сотрудника, разрешившего отпуск;
ФИО сотрудника, который произвел отпуск;
Паспорт качества;
Номер ТТН;
Номер путевого листа;
Дата и номер доверенности;
Вид перевозки;
Грузоотправитель;
Грузополучатель;
Место погрузки;
Место разгрузки;
Для документа перемещения нефтепродуктов предусмотрено несколько печатных форм:
Акт перемещение нефтепродуктов;
Накладная ТОРГ-13;
Ниже показан пример печатной формы накладной «ТОРГ-13».
Бухгалтерия нефтебазы и АЗС. Руководство пользователя. Стр. 118 из При своем проведении документ выполняет движения по следующим учетным регистрам:
6.6.3 Инвентаризация нефтепродуктов Документы этого вида служат для отражения в учете операций инвентаризации нефтепродуктов (собственных или на хранении, в зависимости от выбранного режима).
Инвентаризация собственных нефтепродуктов должна проводиться по следующей методике:
Фактические остатки нефтепродуктов (на нефтебазе или на АЗС) снимаются между сменами;
В программе оперативного учета вводятся все операции и соответствующие им электронные документы вплоть до даты инвентаризации, включая последнюю смену (по складу, где проводится инвентаризация);
Если по этому складу были введены следующие операции, то соответствующие им электронные документы надо временно сделать непроведенными;
После этого вводится документ инвентаризации и автоматически заполняется текущими складскими остатками нефтепродуктов (для этого на экранной форме используется специальная кнопка);
Если в результате инвентаризации выявлены отклонения (излишки или недостача), то на основании инвентаризации вводятся документы оприходования излишков или документы списания потерь.
Экранная форма документа инвентаризации показана ниже на рисунке.
Бухгалтерия нефтебазы и АЗС. Руководство пользователя. Стр. 119 из Признак «Нефтепродукты Заполнение таблицы на хранении»
документа
Склад (выбирается из справочника «Склады»);
Для операций инвентаризации нефтепродуктов на хранении необходимо также указывать следующие реквизиты:
Договор хранения (выбирается из справочника «Договоры»), вид договора здесь может быть только один – «Договор с покупателем»;
В таблице документа используется следующий набор информации:
Номенклатура (выбирается из справочника «Номенклатура»);
Плотность фактическая;
Объем фактический;
Количество фактическое;
Плотность учетная;
Объем учетный;
Количество учетное;
В таблице документа дополнительно выводятся расчетные колонки с разностью между фактическими и учетными данными:
Отклонение по объему;
Отклонение по количеству (массе);
В этих расчетных колонках положительное отклонение означает излишки, а отрицательное – недостачу.
Бухгалтерия нефтебазы и АЗС. Руководство пользователя. Стр. 120 из Для документа используется несколько печатных форм:
Инвентаризационная опись «ИНВ-3»;
Сличительная ведомость «ИНВ-18»;
Акт инвентаризации нефтепродуктов (простая форма);
Пример печатной формы акта инвентаризации показан ниже на рисунке.
При своем проведении документ не выполняет движений по регистрам оперативного учета. Эти движения выполняют документы списания потерь и оприходования излишков, которые вводятся на основании документа инвентаризации.
6.6.4 Списание нефтепродуктов Документ используется для отражения в учете потерь, возникающих при хранении, транспортировке нефтепродуктов, а также любых иных потерь нефтепродуктов, выявленных, например, в результате инвентаризации (как для собственных нефтепродуктов, так и для нефтепродуктов на хранении). Документ может вводится и заполняться полностью вручную, также доступен ввод документа на основании ранее оформленного документа инвентаризации (при этом документ заполняется полностью автоматически).
При вводе документа списания на основании документа инвентаризации есть некоторые особенности. В табличную часть документа списания должна попадать только информация о недостачах, однако, в результате инвентаризации может быть выявлена недостача по массе и излишки по объему (или наоборот, недостача по объему и излишек по массе). В этом случае, недостача выявляется в зависимости от основного способа учета нефтепродуктов, который установлен для склада, по которому проводится инвентаризация (смотри раздел 5.2 «Справочник «Склады» и его расширение» на стр. 55):
Если для выбранного склада основным способом учета нефтепродуктов является способ «По массе», то недостача выявляется по массе;
Если для выбранного склада основным способом учета нефтепродуктов является способ «По объему», то недостача выявляется по объему;
Бухгалтерия нефтебазы и АЗС. Руководство пользователя. Стр. 121 из Если при этом и по второму числовому реквизиту учета нефтепродуктов также выявлена недостача, то в документ списания попадает именно это число. Однако, если по второму числовому реквизиту выявлены излишки, то недостача по этому реквизиту рассчитывается через среднюю плотность нефтепродуктов (смотри раздел 5. «Справочник «Номенклатура» и его расширение» на стр. 59).
Пусть для склада установлен основной метод учета «по объему», а для нефтепродукта задана средняя плотность 0,8. Рассмотрим следующие комбинации по документу инвентаризации:
Недостача по объему 100 л и недостача по массе 0,065 т. В этом случае в документ списания попадут цифры из документа инвентаризации: 100 л и 0,065 т.
Недостача по объему 100 л и излишки по массе 0,01 т. В этом случае объем берется из документа инвентаризации, а масса рассчитывается через среднюю плотность, т.е. в документе списания будут следующие цифры: 100 л и 0,08 т.
Обратите внимание, что в любом случае при проведении документа применяется обычный метод списания, который используется для всех расходных документов по нефтепродуктам (в зависимости от выбранного способа списания нефтепродуктов). Таким образом, для рассмотренного выше примера может наблюдаться такая ситуация:
По инвентаризации выявлена недостача 100 л и излишек 0,065 т;
В документ списания попали 100 л и 0,08 т;
В складском учета были списаны 100 л и 0,085 т;
Ниже показана экранная форма документа списания нефтепродуктов.
Бухгалтерия нефтебазы и АЗС. Руководство пользователя. Стр. 122 из Способ списания НП (подробнее смотри раздел 1.4.4 «Баланс между массой и объемом нефтепродуктов, режимы списания в расходных документах» на стр.
o По массе;
o По объему;
Для операций списания нефтепродуктов на хранении необходимо также указывать следующие реквизиты:
Контрагент, владелец нефтепродуктов (выбирается из справочника «Контрагенты»);
Договор хранения (выбирается из справочника «Договоры»), вид договора здесь может быть только один – «Договор с покупателем»;
В таблице документа используется следующий набор информации:
Номенклатура (выбирается из справочника «Номенклатура»);
Плотность;
Количество (масса);
Для документа предусмотрено две печатных формы:
Акт списания нефтепродуктов (служебная форма);
Акт списания по форме «ТОРГ-16»;
Пример формы акта списания ТОРГ-16 показан ниже на рисунке.
Бухгалтерия нефтебазы и АЗС. Руководство пользователя. Стр. 123 из При своем проведении документ выполняет движения по следующим учетным регистрам:
Склад по партиям (для собственных нефтепродуктов);
Склад по среднему (для собственных нефтепродуктов);
Склад хранения (для нефтепродуктов на хранении);
6.6.5 Оприходование нефтепродуктов Документ используется для отражения в учете излишков нефтепродуктов, выявленных, например, в результате инвентаризации (как для собственных нефтепродуктов, так и для нефтепродуктов на хранении). Документ может вводится и заполняться полностью вручную, кроме того, доступен ввод документа на основании ранее оформленного документа инвентаризации (при этом документ заполняется полностью автоматически).
Как и для списания, при вводе этого документа на основании документа инвентаризации есть некоторые особенности. В табличную часть документа должна попадать только информация об излишках, однако, в результате инвентаризации может быть выявлена недостача по массе и излишки по объему (или наоборот, недостача по объему и излишек по массе). Тогда излишки выявляются в зависимости от основного способа учета НП, который установлен для склада, по которому проводится инвентаризация:
Если основным способом учета нефтепродуктов является способ «По массе», то излишки выявляется по массе;
Если основным способом учета нефтепродуктов является способ «По объему», то излишки выявляется по объему;
Если при этом и по второму числовому реквизиту учета НП также выявлен излишек, то в документ попадает именно это число. Но если по второму числовому реквизиту выявлена недостача, то излишек по этому реквизиту рассчитывается через среднюю плотность НП (смотри раздел 5.5 «Справочник «Номенклатура» и его расширение» на стр. 59).
Ниже показана экранная форма документа оприходования излишков нефтепродуктов.
Бухгалтерия нефтебазы и АЗС. Руководство пользователя. Стр. 124 из В реквизитах документа указывается следующая информация:
Склад (выбирается из справочника «Склады»).
Состав цены;
o Цена включает НДС;
o Цена не включает НДС;
o НДС не облагается;
Тип цены нефтепродуктов;
o По массе;
o По объему;
Статья доходов и расходов (выбирается из справочника «Прочие доходы и расходы»);
Для операций оприходования излишков нефтепродуктов на хранении необходимо также указывать следующие реквизиты:
Контрагент, владелец нефтепродуктов (выбирается из справочника «Контрагенты»);
Договор хранения (выбирается из справочника «Договоры»), вид договора здесь может быть только один – «Договор с покупателем»;
В таблице документа необходимо указывать следующий набор информации:
Номенклатура (выбирается из справочника «Номенклатура»);
Плотность;
Количество;
Сумма НДС;
Для документа используется служебная печатная форма «Акт оприходования излишков НП», пример этой формы показан ниже на рисунке.
Бухгалтерия нефтебазы и АЗС. Руководство пользователя. Стр. 125 из При своем проведении документ выполняет движения следующим учетным регистрам:
На регистре оперативного учета «Склад по партиям» документ фигурирует в качестве «Партии», т.е. является партиеобразующим (подробнее смотри раздел 4.1 «Оперативный складской учет нефтепродуктов методом «по партиям» на стр. 49).
6.6.6 Списание нефтепродуктов на собственные нужды Этот электронный документ используется для оформления в оперативном учете операций списания нефтепродуктов на собственные нужды. Обратите внимание, что этот документ должен использоваться только для отпуска нефтепродуктов на нефтебазах. Для отпуска нефтепродуктов на собственные нужды через АЗС используются документы розничной реализации на АЗС и документы сводного списания на собственные нужды. Подробнее смотри раздел 6.5.4 «Сводное списание на собственные нужды на АЗС» на стр. 111.
Документы списания вводятся и заполняются полностью вручную и применяются только для собственных нефтепродуктов.
Ниже показана экранная форма документа.
В реквизитах документа указывается следующая информация:
Склад (выбирается из справочника «Склады»).
Способ списания НП (подробнее смотри раздел 1.4.4 «Баланс между массой и объемом нефтепродуктов, режимы списания в расходных документах» на стр.
o По массе;
o По объему;
Бухгалтерия нефтебазы и АЗС. Руководство пользователя. Стр. 126 из Статья затрат (выбирается из справочника «Статьи затрат»);
В таблице документа используется следующий набор информации:
Номенклатура (выбирается из справочника «Номенклатура»);
Плотность;
Количество (масса);
Стоимость (недоступна для ручного редактирования, рассчитывается при проведении документа);
Для документа предусмотрено несколько печатных форм:
Акт списания (простая форма);
Акт списания «ТОРГ-16»;
Требование-накладная «М-11»;
Пример служебной формы «Акт списания» показан ниже на рисунке.
При своем проведении документ выполняет движения по следующим учетным регистрам:
Склад по партиям;
Склад по среднему;
6.7 Документы по производству Для отражения в оперативном учете операций, связанных производством, используется следующий набор электронных документов:
Смешение (компаундирование) нефтепродуктов;
Процессинг сырья;
Электронные документы, связанные производством, могут использоваться для отражения в учете движений как собственных нефтепродуктов, так и нефтепродуктов на хранении.
Вид собственности нефтепродуктов определяется при помощи специального флажка на форме документа. Для документов, которыми отражаются операции движения нефтепродуктов на хранении, обязательно указываются владелец нефтепродуктов (контрагент) и договор хранения.
Бухгалтерия нефтебазы и АЗС. Руководство пользователя. Стр. 127 из 6.7.1 Смешение (компаундирование) нефтепродуктов Документы данного вида используются для оформления в учете операций по выпуску одного вида продукции из нескольких видов сырья. В качестве примера можно привести операции по компаундированию (смешению) нефтепродуктов в одном резервуаре нефтебазы. Экранная форма документа приведена на рисунке ниже.
Вид производства В реквизитах документа указывается следующая информация:
Склад сырья;
Признак «Нефтепродукты на хранении»
на стр. 11):
По массе;
По объему;
Продукция;
Количество и объем продукции;
Вид производства;
Стоимость продукции (рассчитывается автоматически при проведении документа);
Таблица сырья:
Номенклатура сырья;
Бухгалтерия нефтебазы и АЗС. Руководство пользователя. Стр. 128 из Количество, объем и плотность;
Стоимость (рассчитывается автоматически при проведении документа);
Реквизит «Вид производства» используется для возможности автоматического заполнения таблицы сырья. Чтобы автозаполнение было возможно, необходимо заполнить справочник видов производства для выбранной продукции и заполнить таблицу норм производства (смотри раздел 5.5 Справочник «Номенклатура» и его расширение на стр.
Для документа доступна печатная форма «Акт выпуска продукции», пример которой показан ниже на рисунке.
При своем проведении документ выполняет движения следующим учетным регистрам:
Склад по партиям (для собственных НП);
Склад по среднему (для собственных НП);
Склад хранения (для НП на хранении);
Бухгалтерия нефтебазы и АЗС. Руководство пользователя. Стр. 129 из 6.7.2 Процессинг сырья Документы данного вида используются для оформления в учете операций процессинга (выпуска нескольких видов продукции из одного вида сырья). В качестве примера можно привести операции по процессингу нефти или газового конденсата. Экранная форма документа приведена на рисунке ниже.
Заполнение по нормам Вид производства Признак «НП на хранении»
В реквизитах документа указывается следующая информация:
Склад сырья;
Склад продукции (склад-получатель);
Признак «Нефтепродукты на хранении»
Контрагент и договор (для НП на хранении);
Способ списания нефтепродуктов (подробнее смотри раздел 1.4.4 «Баланс между массой и объемом нефтепродуктов, режимы списания в расходных документах»
на стр. 11):
По массе;
По объему;
Количество и объем сырья;
Вид процессинга (производства);
Стоимость сырья (рассчитывается автоматически при проведении документа);
Таблица продукции:
Номенклатура продукции;
Количество, объем и плотность продукции;
Стоимость;
Бухгалтерия нефтебазы и АЗС. Руководство пользователя. Стр. 130 из Реквизит «Вид производства» используется для возможности автоматического заполнения таблицы продукции. Чтобы автозаполнение было возможно, необходимо заполнить справочник видов производства для выбранного вида сырья и заполнить таблицу норм производства (смотри главу 5.5 Справочник «Номенклатура» и его расширение на стр.
59). Если указаны вид производства и количество продукции, то по нажатию кнопки «Заполнить» происходит автозаполнение табличной части по нормам, которые указаны для данного вида производства.
Перенос стоимости с сырья на готовую продукцию. Для собственных сырья и продукции, еще существует проблема перенесения стоимости с сырья на готовую продукцию. Необходимо понимать, что в процессе производства из сырья получают совершенно различные продукты, например, битум, мазуты, дизельное и печное топливо, бензины, рыночная стоимость единицы (тонны) которых может различаться в десять и более раз. Поэтому не всегда удобно приходовать эти продукты по одинаковой себестоимости пропорционально массовому выходу этих продуктов. Для возможности автоматической коррекции стоимости готовой продукции можно применять весовые коэффициенты для коррекции стоимости, которые указываются в таблице норм производства для каждого вида производства. Если эти коэффициенты не указаны, то коррекция стоимости не выполняется.
Ниже для примера показана таблица выпущенной продукции в различных условиях расчета стоимости при затратах в 1000 тн. сырой нефти общей стоимостью 4 000 рублей. В колонке «К» указан применяемый весовой коэффициент для коррекции стоимости.
Продукт Кол- Стоимость без Цена без Стоимость Цена после К во, т коррекции, коррекции, после коррекции, руб. руб./т коррекции, руб./т руб.
Битум 100 1 000 000 10 000 250 000 2 500 2, Мазут 100 1 000 000 10 000 350 000 3 500 3, Бензин 200 2 000 000 10 000 3 400 000 17 000 Для документа доступна печатная форма «Акт выпуска продукции», пример которой был показан на следующем рисунке.
Бухгалтерия нефтебазы и АЗС. Руководство пользователя. Стр. 131 из При своем проведении документ выполняет движения следующим учетным регистрам:
Склад по партиям (для собственных НП);
Склад по среднему (для собственных НП);
Склад хранения (для НП на хранении);
На разделе учета «Склад по партиям» документ фигурирует в качестве «Партии», т.е.
является партиеобразующим (подробнее смотри раздел 4.1 Оперативный складской учет нефтепродуктов методом «по партиям» на стр. 49).
6.8 Документы по услугам Для отражения в оперативном учете операций, связанных с получением и оказанием услуг, связанных с движением нефтепродуктов, используется следующий набор электронных документов:
Получение услуг;
Реализация услуг;
Дополнительное соглашение по хранению нефтепродуктов;
Бухгалтерия нефтебазы и АЗС. Руководство пользователя. Стр. 132 из 6.8.1 Получение услуг (расходов), связанных с поставкой нефтепродуктов Этот документ используется для оформления операций получения услуг от поставщика, связанных с поставкой (закупкой) собственных нефтепродуктов. Документ вводится только на основании документов поступления (закупки) собственных нефтепродуктов, а сумма услуг относится на себестоимость закупленных нефтепродуктов и распределяется в зависимости от выбранного способа распределения.
Чтобы сумма услуг правильно и полностью относилась на закупленные нефтепродукты, необходимо оформлять документ датой документа поступления, с позицией по времени как можно ближе к позиции документа поступления.
Экранная форма документа показана ниже на рисунке.
Документ поступления НП Для документа необходимо указывать следующий набор реквизитов:
Контрагент (поставщик услуг), выбирается из справочника «Контрагенты»;
Договор;
Способ распределения суммы услуг o По количеству;
o По сумме (стоимости);
Способ распределения суммы услуг определяет, каким образом сумма полученных услуг будет распределена по нефтепродуктам из табличной части документа закупки нефтепродуктов:
Если табличная часть документа поступления содержит только одну строку, то вся сумма услуг относится на эту позицию;
Бухгалтерия нефтебазы и АЗС. Руководство пользователя. Стр. 133 из Если табличная часть документа поступления содержит несколько строк и выбран способ распределения «по количеству», то сумма услуг распределяется на нефтепродукты пропорционально их количеству (массе);
Если табличная часть документа поступления содержит несколько строк и выбран способ распределения «по сумме», то сумма услуг распределяется на нефтепродукты пропорционально их стоимости;
Для документа получения услуг можно указать информацию о накладной и счете-фактуре поставщика:
Признак «Счет-фактура поставщика предъявлен»;
Номер счета-фактуры поставщика;
Дата счета-фактуры поставщика;
Эта информация не влияет на состояние оперативного учета, но используется для формирования бухгалтерского документа.
Сумма НДС;
Для документа используется печатная форма «Акт получения услуг», пример которой показан ниже на рисунке.
Бухгалтерия нефтебазы и АЗС. Руководство пользователя. Стр. 134 из При своем проведении документ выполняет движения по следующим учетным регистрам:
Склад по партиям (увеличение стоимости товаров на складе);
Склад по среднему (увеличение стоимости товаров на складе);
6.8.2 Реализация услуг, связанных с отгрузкой нефтепродуктов Этот электронный документ используется для оформления в оперативном учете операций реализации услуг, связанных с отгрузкой или с хранением нефтепродуктов. Документ вводится или непосредственно или на основании документов отгрузки (продажи) нефтепродуктов. Экранная форма документа показана ниже на рисунке.
Для документа необходимо указывать следующий набор реквизитов:
Контрагент (получатель услуг), выбирается из справочника «Контрагенты»;
Договор;
Документ-основание (подставляется автоматически при вводе документа в режиме «на основании»);
В табличной части присутствует следующий набор информации:
Номенклатура услуг (из справочника «Номенклатура»);
Вариант наименования (первоначально подставляется по полному наименованию выбранной номенклатуры услуг, но может быть изменен произвольным образом, в соответствие с названием из акта поставщика);
Сумма НДС;
Для документа используется печатная форма «Акт реализации услуг», пример которой показан ниже на рисунке.
Бухгалтерия нефтебазы и АЗС. Руководство пользователя. Стр. 135 из 6.8.3 Дополнительное соглашение по хранению нефтепродуктов Дополнительные соглашения по хранению нефтепродуктов используются для фиксации в программе цен хранения нефтепродуктов (реализации услуг хранения) в рамках некоторого договора с владельцем нефтепродуктов. Эта информация может использоваться для расчета суммы оказанных услуг по хранению, подробнее смотри раздел 7.6.8 «Расчет начислений за услуги хранения нефтепродуктов» на стр. 166.
Для документа необходимо указывать следующий набор реквизитов:
Бухгалтерия нефтебазы и АЗС. Руководство пользователя. Стр. 136 из Контрагент (получатель услуг), выбирается из справочника «Контрагенты»;
Договор;
Номер дополнительного соглашения;
Дата окончания действия;
В табличной части присутствует следующий набор информации:
Номенклатура услуг (из справочника «Номенклатура»);
Вариант наименования (первоначально подставляется по полному наименованию выбранной номенклатуры услуг, но может быть изменен произвольным образом, в соответствие с названием из акта поставщика);
Цена за приемку 1 т нефтепродуктов;
Цена за отгрузку 1 т нефтепродуктов;
Цена за сутки хранения 1 т нефтепродуктов;
Для документа используется печатная форма «Дополнительное соглашение», пример которой показан ниже на рисунке.
Бухгалтерия нефтебазы и АЗС. Руководство пользователя. Стр. 137 из 7 Аналитические отчеты Отчеты служат для отображения на экране и печати каких-либо итоговых или детальных данных. Отчеты сами не хранят никакой информации, они извлекают информацию из других объектов, обрабатывают ее и выводят результаты на экран или печать.
Перед формированием таблица отчета, обычно открывается диалоговая форма его настройки. Ниже приведена типичная форма настройки отчета.
Бухгалтерия нефтебазы и АЗС. Руководство пользователя. Стр. 138 из Формирование отчета Выгрузка отчета в Excel Поля для установки Детализация Период Состав числовых отбора отчета отчета колонок На этой форме обычно фигурируют следующие реквизиты:
Дата, на которую формируется отчет (для остаточного отчета) или период, за который формируется отчет (для оборотного отчета);
Группа фильтров (одиночных или списочных) для отбора по некоторым критериям информации, которая попадет в отчет. Эти фильтры могут быть не заполнены.
Список для настройки детализации и порядка развертки информации, выводимой в отчет;
Группа полей для настройки числовых показателей, выводимых в отчет;
Дополнительные параметры для настройки отчета;
Порядок детализации отчета можно изменять при помощи кнопок панели инструментов для списка настройки детализации. Для многих отчетов изменение порядка детализации необходимо, так например, для складских отчетов можно строить таблицу с детализацией «Склад - Номенклатура», а можно и с детализацией «Номенклатура - Склад». Ниже показан фрагмент формы отчета, где настраивается детализация отчета и состав числовой информации, выводимой в таблицу отчета. Для управления настройками используются кнопки панелей инструментов, которые описаны ниже.
Бухгалтерия нефтебазы и АЗС. Руководство пользователя. Стр. 139 из Установка Добавление Изменение стандартной или удаление порядка детализации детализации детализации Тип группировки Числовые колонки В списке настройки детализации отчета для каждой группировки можно указать «Тип группировки», который выбирается из следующих значений:
Элементы;
Иерархия;
Только иерархия;
Изменять тип группировки имеет смысл только для иерархических структур данных, например, для некоторых справочников («Контрагенты», «Номенклатура» и прочие).
Для настройки списка числовых колонок используется такой же набор кнопок, как и для списка группировок. В этом списке можно выбрать числовые колонки, которые будут выведены в отчет. Для разных отчетов, а также для разных типов отчетов (остаточных или оборотных) доступны различные числовые колонки. Так например, для оборотных складских отчетов можно выбрать много различных числовых колонок (Начальный остаток, Приход, Расход, Конечный остаток по количеству, объему и стоимости).
Таблица отчета формируется по нажатию кнопки «Сформировать» на второй закладке отчета. Типичная сформированная таблица отчета показана на рисунке ниже.
Бухгалтерия нефтебазы и АЗС. Руководство пользователя. Стр. 140 из Группировки Расшифровка отчета отчета Для всех основных отчетов возможна автоматическая расшифровка информации в строках таблицы. Расшифровка возможна по активизации одной из строк сформированной таблицы. При этом появляется меню расшифровки, в котором можно открыть текущую информацию для просмотра или сформировать новый отчет с установленным фильтром по текущим значениям. Например, в показанном на рисунке примере, будет сформирован отчет с установленными фильтрами по складу и номенклатуре.
7.1 Актуальность информации в отчетах При формировании некоторых отчетов может автоматически контролироваться актуальность выводимой в таблицу отчета информации. Такой контроль может выполняться для отчетов связанных со складским учетом. Подробнее о проблемах актуальности информации в некоторых отчетах смотрите раздел 6.1.3 «Проблемы ввода документов «задним числом» на стр. 73.
Для остаточных отчетов актуальность проверяется на дату формирования отчета, для оборотных отчетов актуальность проверяется на конечную дату периода формирования отчета. Неактуальность означает, что в сформированном отчете могут фигурировать неверные данные, например стоимость складских остатков с детализацией по партиям.
Неактуальность, как правило, возникает при вводе документов «задним числом» без их последующего перепроведения.
Если сформированный отчет может быть неактуален, то выводится следующий диалог.
Бухгалтерия нефтебазы и АЗС. Руководство пользователя. Стр. 141 из В этом диалоге предлагается два варианта действий:
Продолжить выполнение отчета, при этом информация в отчете может быть неактуальна;
Отказаться от формирования отчета;
Чтобы восстановить последовательность документов и актуализировать информацию в отчетах необходимо перепровести документы вплоть до даты формирования отчета.
7.2 Отчеты по складскому учету нефтепродуктов методом «по партиям»
В эту группу объединены отчеты, связанные со складским учетом собственных нефтепродуктов методом «по партиям»:
Склад по партиям;
Складская ведомость по партиям;
Движение складских партий;
Отчеты этой группы формируются по информации, накопленной в регистре накопления «Склад по партиям». Собственно складской учет ведется по следующим числовым показателям:
Количество (масса) в тоннах;
Объем в литрах;
Полная стоимость;
Стоимость НДС;
7.2.1 Склад по партиям (остатки и обороты нефтепродуктов) Отчет служит для анализа остатков и оборотов нефтепродуктов на складах. Отчет строится по информации, накопленной в регистре «Склад по партиям» (смотри раздел 4. «Оперативный складской учет нефтепродуктов методом «по партиям» на стр. 49).
Настройки остаточного и оборотного отчетов доступны на разных закладках формы.
Бухгалтерия нефтебазы и АЗС. Руководство пользователя. Стр. 142 из Настройка Настройка остаточного отчета оборотного отчета
Организация;
Тип склада;
Склады (списочный фильтр);
Организация;
Поставщик (по документу, образующему партию);
Номенклатура;
Дополнительно для оборотного отчета доступны следующие группировки:
Документ движения;
Количество (масса) в тоннах;
Объем в литрах;
Плотность;
Стоимость полная;
Стоимость без НДС;
Стоимость НДС;
Стоимость за 1 тонну;
Стоимость за 1 литр;
Для остаточного отчета в числовых показателях выводятся остатки на дату формирования отчета (на конец дня). Для оборотного отчета каждый числовой показатель доступен в четырех значения:
Бухгалтерия нефтебазы и АЗС. Руководство пользователя. Стр. 143 из Остатки на дату начала периода;
Приход за период;
Расход за период;
Остатки на дату конца периода;
Ниже показана сформированная таблица остаточного отчета.
Группировки Числовые Итоговые отчета данные данные Для лучшего понимания, при формировании складских отчетов рекомендуется выбирать небольшое количество группировок отчета и ограниченное количество числовых показателей. Иначе из-за большого количества информации в таблице отчета ее будет тяжело анализировать.
Показанный выше отчет сформирован с детализаций «Склад - Номенклатура». Чтобы наглядно увидеть в этом отчете «партионный» складкой учет, в состав группировок можно добавить партию. Пример таблицы отчета с детализацией до партий показан на следующем рисунке.
Бухгалтерия нефтебазы и АЗС. Руководство пользователя. Стр. 144 из Партии Далее показан пример оборотного отчета, построенного с детализацией «Склад – Номенклатура – Документ движения».
7.2.2 Складская ведомость движения нефтепродуктов Этот оборотный отчет служит для анализа остатков и оборотов нефтепродуктов на складах за некоторый период и показывает динамику изменения складских остатков с детализацией до документов движения или до дат. Отчет строится по информации, накопленной в регистре «Склад по партиям» (смотри раздел 4.1 «Оперативный складской Бухгалтерия нефтебазы и АЗС. Руководство пользователя. Стр. 145 из учет нефтепродуктов методом «по партиям» на стр. 49). Форма настройки отчета показана ниже на рисунке.
Период формирования Режим формирования Отбор На форме отчета можно установить следующие фильтры:
Организация;
Склад (обязательный);
Номенклатура (обязательный);
Отчет может строиться в двух режимах:
По документам;
По датам;
В первом режиме информация в таблице отчета (обороты) детализируется до документов, которые изменили состояние складского учета, а во втором случае информация выводится свернуто по датам, когда были изменения состояния складского учета.
Числовая информация выводится в трех секциях отчета:
Остатки;
В данном случае остатки – это конечные остатки после проведения документа (в режиме формирования «по документам») или конечные остатки на конец дня (в режиме формирования «по датам»).
Для каждой строки отчета и для каждой секции отчета выводится следующий набор информации:
Количество (масса) в тоннах;
Объем в литрах;
Стоимость;
Стоимость за 1 ед.
Бухгалтерия нефтебазы и АЗС. Руководство пользователя. Стр. 146 из Стоимость за 1 л.
Дополнительно в отчет выводятся итоговые секции «Начальные остатки» (над основной таблицей) и «Обороты за период и конечные остатки» (после основной таблицы).
Пример сформированной в режиме «по документам» таблицы отчета показан ниже на рисунке.
Документы, которые Итоги Остатки изменили состояние складского учета На следующем рисунке показан пример таблицы отчета, сформированной в режиме «по датам».
7.2.3 Движение складских партий Этот оборотный отчет применяется для анализа движения партий нефтепродуктов (под термином «партия» понимается первичный документ оприходования нефтепродуктов), например, в этом отчете видно, какими расходными документами была отгружена покупателям конкретная партия.
Бухгалтерия нефтебазы и АЗС. Руководство пользователя. Стр. 147 из Отчет строится по информации, накопленной в регистре «Склад по партиям» (смотри раздел 4.1 «Оперативный складской учет нефтепродуктов методом «по партиям» на стр. 49). Форма настройки отчета показана ниже на рисунке.
На форме отчета можно установить следующие фильтры:
Организация;
Номенклатура (списочный фильтр);
В таблицу отчета по каждой партии выводится следующий набор информации:
Дата партии;
Документ, образующий партию;
Поставщик;
Единица измерения;
Цена закупки;
Для документов движения, связанных с партией, в таблицу отчета выводится следующий набор информации:
Документ движения;
Контрагент;
Числовая информация выводится в четырех секциях отчета:
Начальные остатки;
Конечные остатки;
Бухгалтерия нефтебазы и АЗС. Руководство пользователя. Стр. 148 из Для каждой строки отчета и для каждой секции отчета выводится следующий набор информации:
Количество;
Стоимость;
Фрагмент сформированной таблицы отчета показан ниже.
Партия Документы движения Числовая информация 7.3 Отчеты по складскому учету нефтепродуктов методом «по среднему»
В эту группу объединены отчеты, связанные со складским учетом собственных нефтепродуктов методом «по среднему»:
Склад по среднему;
Складская ведомость по среднему;
Отчеты этой группы формируются по информации, накопленной в регистре накопления «Склад по среднему». Собственно складской учет ведется по следующим числовым показателям:
Количество (масса) в тоннах;
Объем в литрах;
Полная стоимость;
Стоимость НДС;
7.3.1 Склад по среднему (остатки и обороты нефтепродуктов) Этот отчет также служит для анализа остатков и оборотов нефтепродуктов на складах и строится по информации, накопленной в регистре «Склад по среднему», смотри раздел 4. Бухгалтерия нефтебазы и АЗС. Руководство пользователя. Стр. 149 из «Оперативный складской учет нефтепродуктов методом «по среднему» на стр. 49.
Отчет в целом похож на описанный выше отчет «Склад по партиям». Единственное отличие в невозможности детализации информации в отчете до партии и до поставщика.
7.3.2 Складская ведомость движения нефтепродуктов Этот отчет полностью аналогичен отчету «Складская ведомость по партиям», описанному выше. Однако строится этот отчет по регистру «Склад по среднему», смотри раздел 4. «Оперативный складской учет нефтепродуктов методом «по среднему» на стр. 49.
7.4 Отчеты по складскому учету нефтепродуктов на хранении В эту группу объединены отчеты, связанные со складским учетом нефтепродуктов на хранении:
Склад хранения;
Складская ведомость движения нефтепродуктов на хранении;
Отчеты этой группы формируются по информации, накопленной в регистре накопления «Склад хранения». Собственно складской учет ведется по следующим числовым показателям:
Количество (масса) в тоннах;
Объем в литрах;
7.4.1 Склад хранения (остатки и обороты нефтепродуктов) Этот отчет также служит для анализа остатков и оборотов нефтепродуктов на хранении и строится по информации, накопленной в регистре «Склад хранения», смотри раздел 4. «Оперативный складской учет нефтепродуктов на хранении» на стр. 50. Отчет в целом похож на описанный выше отчет «Склад по среднему». Отличие в возможности детализации информации в отчете до владельцев нефтепродуктов.
7.4.2 Складская ведомость движения нефтепродуктов на хранении Этот отчет аналогичен отчету «Складская ведомость по среднему», описанному выше.
Однако строится этот отчет по информации регистра «Склад хранения», смотри раздел 4. «Оперативный складской учет нефтепродуктов на хранении» на стр. 50.
7.5 Реестры В эту группу объединены отчеты, при помощи которых формируются реестры:
Реестр отгрузок нефтепродуктов;
Бухгалтерия нефтебазы и АЗС. Руководство пользователя. Стр. 150 из 7.5.1 Реестр поставок нефтепродуктов Этот отчет служит для построения реестра поставок нефтепродуктов за выбранный период. Реестр формируется по информации документов «Поступление нефтепродуктов».
Форма настройки отчета показана ниже на рисунке.
Выбор режима отчета На форме отчета можно установить следующие фильтры:
Организация;
Тип собственности нефтепродуктов (собственные или на хранении);
Поставщики (списочный фильтр);
Склады (списочный фильтр);
Номенклатура (списочный фильтр);
Отчет формируется в двух вариантах:
Реестр поставок нефтепродуктов;
Реестр слитых цистерн;
Ниже на рисунке показан пример сформированного реестра поставок нефтепродуктов.
Бухгалтерия нефтебазы и АЗС. Руководство пользователя. Стр. 151 из В этом режиме в колонки отчета выводится следующая информация:
Дата поставки;
Документ поставки;
Поставщик;
Договор;
Номенклатура;
Единица измерения;
Количество (масса);
Плотность;
В режиме «Реестр слитых цистерн» в отчет выводится информация только о ЖД поставках. При этом в таблицу попадает следующая информация:
Дата слива;
Дата отгрузки;
Дата прибытия;
№ цистерны;
№ ЖД накладной;
Ст. отправления;
Ст. назначения;
Поставщик;
Договор;
Номенклатура;
По данным ЖД накладной:
o Уровень, см.;
o Температура, °C;
o Плотность, кг/л;
o Объем, м3;
o Количество брутто, т;
Бухгалтерия нефтебазы и АЗС. Руководство пользователя. Стр. 152 из o Количество нетто, т;
По данным измерений:
o Уровень, см.;
o Температура, °C;
o Плотность, кг/л;
o Объем, м3;
o Количество брутто, т;
o Количество нетто, т;
Разница:
o Количество, т;
Оприходовано:
o Объем, м3;
o Количество нетто, т;
7.5.2 Реестр отгрузок нефтепродуктов Этот отчет служит для построения реестра отгрузок нефтепродуктов за выбранный период. Реестр формируется по информации документов «Отгрузка нефтепродуктов».
Форма настройки отчета показана ниже на рисунке.
На форме отчета можно установить следующие фильтры:
Организация;
Бухгалтерия нефтебазы и АЗС. Руководство пользователя. Стр. 153 из Тип собственности нефтепродуктов (собственные или на хранении);
Склады (списочный фильтр);
Номенклатура (списочный фильтр);
Ниже на рисунке показан пример сформированного реестра отгрузок нефтепродуктов.
В таблицу отчета выводится следующая информация:
Дата отгрузки;
Документ отгрузки;
Покупатель;
Договор;
Грузополучатель;
Перевозчик;
Автомобиль;
Номенклатура;
Единица измерения;
Количество (масса);
Плотность;
7.6 Прочие отчеты Здесь описаны следующие отчеты:
Оценка остатков нефтепродуктов;
Анализ продаж нефтепродуктов;
Оборот нефтепродуктов на АЗС;
Расчет начислений за услуги хранения;
Бухгалтерия нефтебазы и АЗС. Руководство пользователя. Стр. 154 из 7.6.1 Оценка остатков нефтепродуктов В программе «Бухгалтерия нефтебазы и АЗС» складской учет собственных нефтепродуктов ведется по себестоимости и не содержит информации об остатках в пересчете на текущие отпускные цены. Чтобы оценить складские остатки в отпускных ценах (оптовой или розничной) применяется этот отчет. Форма настройки отчета показана ниже на рисунке.
Для отчета можно установить следующие фильтры:
Организация;
Тип склада;
Склады (списочный фильтр);
Номенклатура (списочный фильтр);
Для формирования отчета необходимо указать тип отпускной цены, по которой будут оцениваться складские остатки. Отчет формируется с фиксированной детализацией «Склад - Номенклатура».
Ниже показан пример сформированной таблицы отчета.
Бухгалтерия нефтебазы и АЗС. Руководство пользователя. Стр. 155 из В таблицу отчета выводится следующий набор числовой информации:
Количество (масса);
Плотность;
Стоимость;
Цена за 1 единицу;
Цена за 1 литр;
Пояснение. Отпускные цены устанавливаются при помощи специального документа (смотри раздел 6.4.7 «Установка отпускных цен на нефтепродукты» на стр. 99) и хранятся с детализацией до типа отпускных цен, склада и номенклатуры нефтепродуктов (смотри раздел 5.12.1 «Отпускные цены» на стр. 68). Для строк отчета отпускные цены номенклатуры подбираются по следующему принципу:
Сначала программа пытается найти установленную цену нефтепродуктов по указанному типу цен для данного склада;
Если такая цена не установлена, то программа пытается найти отпускную цену нефтепродуктов по указанному типу цен для любого другого склада;
Если и в этом случае цена не установлена, то информация в отчет о цене не выводится;
7.6.2 Анализ продаж нефтепродуктов Этот отчет служит для анализа торговой деятельности (продаж нефтепродуктов покупателям). Отчет является основным средством анализа торговой деятельности, где можно выявить наценку и проанализировать, каким образом эта наценка сформировалась.
Отчет формируется по информации, накопленной в оборотном учетном регистре «Продажи», смотри раздел 4.4 «Оперативный учет результатов продаж» на стр. 50.
Для отчета доступны три режима формирования:
Все продажи;
Только оптовые продажи;
Только розничные продажи;
Бухгалтерия нефтебазы и АЗС. Руководство пользователя. Стр. 156 из Для отчета доступна установка следующих фильтров:
Организация;
Тип склада;
Тип розничной реализации;
Склады (списочный фильтр);
Номенклатура (списочный фильтр);
Виды реализации (списочный фильтр);
Покупатели (списочный фильтр);
Форма настройки отчета показана на рисунке ниже.
Таблица отчета Диаграмма Выбор режима формирования В качестве реквизитов детализации (группировок) отчета можно выбрать следующие значения:
Организация;
Тип склада (АЗС или нефтебаза);
Номенклатура;
Контрагент (имеет смысл для оптовых продаж);
Договор (имеет смысл для оптовых продаж);
Бухгалтерия нефтебазы и АЗС. Руководство пользователя. Стр. 157 из Вид реализации (имеет смысл для розничных продаж);
Отчетный период (месяц);
Документ движения;
Количество;
Стоимость;
Наценка;
Ниже показан пример таблицы отчета сформированной с детализацией «Склад – Вид реализации - Номенклатура».
На следующем рисунке показан пример диаграммы.
Бухгалтерия нефтебазы и АЗС. Руководство пользователя. Стр. 158 из 7.6.3 Оборот нефтепродуктов на АЗС В отчет по продажам попадает не вся информация об обороте нефтепродуктов на АЗС.
Например, информация по отпуску на собственные нужды, по отпуску нефтепродуктов с хранения, по технологическим операциям (пролив в мерник) не попадают в отчет по продажам. Для возможности анализа полного оборота нефтепродуктов на АЗС используется этот отчет. Ниже показана форма настройки отчета.
Бухгалтерия нефтебазы и АЗС. Руководство пользователя. Стр. 159 из Для отчета доступна установка следующих фильтров:
Организация;
Тип розничной реализации;
Склады (списочный фильтр);
Номенклатура (списочный фильтр);
В качестве реквизитов детализации (группировок) отчета можно выбрать следующие значения:
Организация;
Номенклатура;
Тип реализации (имеет смысл для розничных продаж);
Вид реализации (имеет смысл для розничных продаж);
Документ движения;
Ниже показан пример таблицы отчета сформированной с детализацией «Тип реализации – Вид реализации - Номенклатура».
Для отчета доступны следующие числовые колонки:
Количество;
Бухгалтерия нефтебазы и АЗС. Руководство пользователя. Стр. 160 из Объем;
Стоимость;
7.6.4 Товарный отчет ТОРГ- Этот отчет служит для возможности формирования Типовой формы ТОРГ-29. Отчет строится по информации, накопленной в регистрах, связанных со складским учетом («Склад по партиям» или «Склад по среднему»), в зависимости от основного метода складского учета, принятого для указанной организации (смотри раздел 5.1.1 «Настройка учетной политики в части складского учета» на стр. 54). Как правило, необходимость построения такого отчета возникает на розничных торговых точках (на АЗС). Форма настройки отчета показана ниже на рисунке.
Перед формированием отчета необходимо указать следующие параметры:
Период формирования (период выборки информации);
Организация;
Номер отчета;
Пример сформированной формы отчета показан на следующем рисунке.
Бухгалтерия нефтебазы и АЗС. Руководство пользователя. Стр. 161 из 7.6.5 Складская карточка Этот отчет используется для возможности построения складской карточки – фиксированной оборотно-сальдовой таблицы, в которой показана динамика изменения остатков нефтепродуктов на складах за выбранный период. Отчет строится по информации, накопленной в регистре «Склад по среднему» или «Склад по партиям» (для собственных нефтепродуктов) и «Склад хранения» (для нефтепродуктов на хранении).
Форма настройки отчета показана на следующем рисунке.
Для отчета доступны следующие фильтры:
Организация;
Тип собственности ТМЦ;
Бухгалтерия нефтебазы и АЗС. Руководство пользователя. Стр. 162 из Дополнительно можно указать до 4 сотрудников – подписантов отчета.
На следующем рисунке показан пример сформированной таблицы отчета.
Бухгалтерия нефтебазы и АЗС. Руководство пользователя. Стр. 163 из 7.6.6 Анализ списания на собственные нужды Этот отчет используется для возможности сводного анализа операций по списанию собственных нефтепродуктов на собственные нужды. Отчет строится по совокупности документов списания на собственные нужды и документов розничной реализации, где также может присутствовать информация об отпуске нефтепродуктов на собственные нужды через АЗС. Экранная форма настройки отчета показана ниже на рисунке.
Для отчета могут используются следующие фильтры:
Период выборки информации;
Организация;
Номенклатура;
В качестве реквизитов детализации (группировок) отчета можно выбрать следующие значения:
Организация;
Номенклатура;
Документ движения;
Для анализа можно выбрать следующие числовые значения:
Количество (масса в тоннах);
Объем в литрах;
Стоимость полная;
Бухгалтерия нефтебазы и АЗС. Руководство пользователя. Стр. 164 из 7.6.7 Прайс-лист Этот отчет используется для возможности распечатки прайс-листа по нефтепродуктам.
Отчет строится на основании информации, накопленной в регистре сведений «Отпускные цены», (подробнее смотри раздел 5.12.1 «Отпускные цены» на стр. 68). Форма настройки отчета показана ниже на рисунке.
Бухгалтерия нефтебазы и АЗС. Руководство пользователя. Стр. 165 из Для отчета необходимо указать тип отпускной цены и дату, на которую будут выводиться текущие установленные цены. Для отчета доступны следующие фильтры:
Номенклатура (списочный фильтр);
Склады (списочный фильтр);
Сформированная таблица отчета показана ниже на рисунке.
Бухгалтерия нефтебазы и АЗС. Руководство пользователя. Стр. 166 из 7.6.8 Расчет начислений за услуги хранения нефтепродуктов Этот отчет используется для расчета и вывода информации о сумме оказанных услуг по хранению нефтепродуктов. Отчет строится по информации складского учета нефтепродуктов на хранении и по информации дополнительных соглашений к договорам хранения. Форма настройки отчета показана ниже на рисунке.
Для построения отчета, на форме настройки необходимо указать следующий набор информации:
Период выборки информации;
Организация;
Контрагент – владелец нефтепродуктов;
Договор хранения;
Кроме того, возможен отбор по списку номенклатуры нефтепродуктов.
Построенная таблица отчета показана ниже на рисунке. В отчет выводятся три секции:
Поступление нефтепродуктов на хранение;
Отгрузка нефтепродуктов с хранения;
Хранение нефтепродуктов по суткам;
Для каждой секции программа пытается найти цену (по информации, записанной дополнительными соглашениями по хранению нефтепродуктов) и рассчитать сумму начислений за услуги хранения.
Бухгалтерия нефтебазы и АЗС. Руководство пользователя. Стр. 167 из Расчетная информация из этого отчета может использоваться для заполнения документа реализации услуг.
7.6.9 Отчет по выпуску продукции Этот отчет используется для возможности сводного анализа операций по выпуску продукции (процессинга сырья и компаундированию нефтепродуктов). Отчет строится по информации, накопленной в соответствующем регистре накопления (смотри раздел 4. «Накопление результатов производства» на стр. 51). Экранная форма настройки отчета показана ниже на рисунке.
Бухгалтерия нефтебазы и АЗС. Руководство пользователя. Стр. 168 из Для отчета могут используются следующие фильтры:
Период выборки информации;
Организация;
Контрагент-владелец сырья и продукции;
Номенклатура продукции;
В качестве реквизитов детализации (группировок) отчета можно выбрать следующие значения:
Организация;
Владелец сырья и продукции;
Номенклатура продукции;
Номенклатура сырья;
Партия (документ выпуска продукции);
Для анализа можно выбрать следующие числовые значения:
Количество продукции;
Объем продукции;
Количество сырья;
Объем сырья;
Стоимость;
Ниже показана сформированная таблица отчета.
Бухгалтерия нефтебазы и АЗС. Руководство пользователя. Стр. 169 из Бухгалтерия нефтебазы и АЗС. Руководство пользователя. Стр. 170 из 8 Сервисные обработки Сервисные обработки используются для выполнения некоторых регламентных процедур или групповых действий над информацией. Обработки «Обработки по НП».
8.1 Проверка минусового склада Эта служебная процедура может использоваться для проверки расходных складских документов на списание в минус по складским регистрам. Форма настройки процедуры показана ниже.
Перед выполнением обработки необходимо выбрать период проверки документов, а также указать режим проверки (разделы складского учета). В случае обнаружения минусового списания по складам программа выдает на экран информационные сообщения.
8.2 Загрузка сменных отчетов АЗС Эта сервисная обработка служит для загрузки электронных сменных отчетов АЗС. По результатам работы этой процедуры генерируются документы розничной реализации (смотри раздел 6.5.1 «Розничная реализация нефтепродуктов на АЗС» на стр. 101). В настоящее время на рынке присутствует большое количество систем управления АЗС от различных производителей. В этих условиях нет единого стандартного формата электронных сменных отчетов, однако в любых форматах электронных сменных отчетов должен присутствовать следующий набор информации:
Номер АЗС;
Дата закрытия смены;
Номер смены;
Старший оператор смены;
Сумма наличной выручки;
Таблица продаж нефтепродуктов:
Бухгалтерия нефтебазы и АЗС. Руководство пользователя. Стр. 171 из o Номенклатура нефтепродуктов;
o Вид розничной реализации;
o Объем топлива;
Таблица состояний ТРК:
o Состояние на начало смены;
o Состояние на начало смены;
o Пролив в мерник;
Таблица состояния резервуаров:
o Состояние на начало смены;
o Состояние на начало смены;
o Поступление за смену;
o Выбытие за смену;
В файлах электронных сменных отчетов присутствуют данные различного типа, как правило, все эти данные приведены к строковому типу:
Код справочника;
Для справочников, которые используются при загрузке сменных отчетов, для возможности их однозначной идентификации необходима синхронизация по кодам. Это следующие справочники:
Номенклатура, реквизит «Код для обмена» (смотри раздел 5.5 «Справочник «Номенклатура» и его расширение» на стр. 59);
Виды розничной реализации, реквизит «Код для обмена» (смотри раздел 5.6 «Виды реализации нефтепродуктов» на стр. 62);
Склады, реквизит «Код для обмена» (смотри раздел 5.2 «Справочник «Склады» и его расширение» на стр. 55);
Кроме того, необходима синхронизация по кодам для таблиц счетчиков ТРК и резервуаров АЗС. Эти таблицы доступны для элементов справочника «Номенклатура» с типом «АЗС» (смотри раздел 5.5 «Справочник «Номенклатура» и его расширение» на стр. 59).
Экранная форма обработки показана ниже на рисунке. Для загрузки доступны следующие форматы файлов сменных отчетов:
Стандартный формат, текстовый формат (описание смотри ниже);
Альфа-АЗС, текстовый формат (производитель: компания «ПК-Электроникс», г.
Новосибирск);
Родник (ДОН), текстовый формат (производитель: г. Воронеж);
Славутич, текстовый формат (производитель: компания «Славутич», г. Краматорск, Украина);
Бук-ТС, текстовый формат (производитель: компания «Нефтепродукттехника», г.
Топаз-Электро, формат XML (производитель: компания «Топаз-Электро», г.
Волгодонск);
АйТи-Ойл, текстовый формат (производитель: компания «Ай-Ти Ойл», г. Москва);
Бухгалтерия нефтебазы и АЗС. Руководство пользователя. Стр. 172 из Файл сменного отчета Выбор формата сменного отчета Ниже описан стандартный текстовый формат программы.
Общий формат файла: текстовый структурированный файл с разделителями, разделитель «;
» (символ «точка с запятой»), кодировка - Windows;
Наименование файла: произвольное (это имя не разбирается), например:
o AAANNNNN.txt o AAA - номер АЗС с ведущими нулями;
o NNNNN - номер смены с ведущими нулями;
Первая строка файла: структурированный набор информации «N;
Дата окончания смены;
o N - номер АЗС, число;
o Дата окончания смены, формат: ДД.ММ.ГГГГ;
o S - номер смены, число;
Секции бывают следующих видов:
Имя секции = "Сотрудники". Формат данной секции:
o код оператора;
ФИО оператора;
Имя секции = "Реализация" + Вид номенклатуры. Формат данной секции:
o код основания;
код номенклатуры;
Количество, ед. изм;
Сумма от покупателя;
Имя секции = "СчетчикиТРК". Формат секции:
o код счетчика;
Счетчик на начало смены, л.;
Счетчик на конец смены, л.;
Технологический пролив, л.
Имя секции = "Резервуары". Формат секции:
o код резервуара;
Объем на начало смены, л.;
Объем на конец смены, л.;
Принято за смену, л.;
Выбыло за смену, л.;
Бухгалтерия нефтебазы и АЗС. Руководство пользователя. Стр. 173 из 8.3 Генерация бухгалтерских документов Принципы формирования бухгалтерских документов по документам оперативно учета были описаны выше в разделе 6.2 «Формирование бухгалтерских документов» на стр. 76.
Бухгалтерские документы могут формироваться как вручную при помощи специальной кнопки на экранной форме документа оперативного учета, так и при помощи специальной процедуры.
Экранная форма настройки генерации документов бухгалтерского учета показана ниже на рисунке.
Для этой процедуры необходимо указать следующие параметры:
Период выборки документов оперативного учета;
Организация;
Режим генерации (признак повторной генерации ранее обработанных документов);
По нажатию кнопки «Выполнить» процедура выполняет следующие действия:
За указанный период выбираются все документы оперативного учета по указанной организации для которых установлен признак необходимости переноса в бухгалтерский учет;
Если режим повторной генерации не установлен, то обрабатываются только такие документы оперативного учета, для которых бухгалтерский документ еще не сформирован;
ПТК АЗС
Система управления технологическими процессами нефтебазы позволяет автоматизировать технологические процессы управления оборудованием, вести учет движения ГСМ, предотвратить ошибки при выполнении технологических операций и обеспечить возможность регистрации событий с записью в журнал и передачи в офис для дальнейшего анализа всех действий.
Система управления технологическими процессами нефтебазы (НБ) состоит из программно-технического комплекса ПТК АЗС и щита автоматизации нефтебазы ЩИТ НБ. Применение комплекса позволяет автоматизировать технологические процессы управления оборудованием НБ, вести учет движения ГСМ, предотвратить ошибки при выполнении технологических операций и обеспечить возможность регистрации событий с записью в журнал и передачи в офис для дальнейшего анализа всех операций по отпуску ГСМ.
Система позволяет проводить удаленное управление и контроль за технологическим процессом приема и отпуска ГСМ из центрального офиса. В связке с ПТК АЗС WEB-Офис остатки в резервуарах, приходы, расходы и любые другие отчеты можно смотреть из любой точки планеты через любой интернет-браузер.
Управление участком слива ГСМ из ж/д-цистерн:
Оформление прихода в ПЭВМ в соответствии с приходной товарно-транспортной накладной (ТТН) и выдача команды на слив ГСМ;
Отображение на дисплее компьютера оператора текущей информации о процессе слива, а именно - состояние насосов слива, текущие значения принятого объема и расчет массы по данным плотности и температуры принятого ГСМ;
Контроль за предельным давлением линии слива с помощью электро-контактного манометра (ЭКМ);
Автоматический выбор маршрута перекачки и управление электромагнитными клапанами участка слива;
Одновременный слив ГСМ в несколько резервуаров;
Предотвращение смешивания ГСМ в резервуарах при выполнении слива;
Автоматическая блокировка слива при возникновении аварийных ситуаций.
Управление участком хранения ГСМ:
Контроль переливов и предотвращение переполнения при управлении отсечными электромагнитными клапанами слива в резервуары;
Связь с системой измерения уровня по интерфейсу RS 232RS 485;
Поддерживаются СИУ: «Струна-М», «ПМП-118/200/201», «ИГЛА», «VEEDER-ROOT», «ГАММА», «PetroVend» и др.;
Сбор информации по каждому резервуару об уровне, плотности, температуре и наличии подтоварной воды, измеряемых СИУ (рис. 2). Перечень измеряемых параметров определяется наличием соответствующих датчиков в СИУ;
Отображение и мониторинг информации на экране ПЭВМ считанных с СИУ и заданных оператором параметров ГСМ по каждому резервуару;
Запрет на выполнение операций по приему и отпуску ГСМ при достижении заранее установленных предельных уровней в резервуарах;
Обнаружение утечек из резервуаров;
Автотарировка резервуаров.
Управление оборудованием участка заправки бензовозов:
Ввод в ПЭВМ данных о получателе ГСМ и выдача команды на налив бензовоза;
Контроль заземления бензовоза и останов налива при отсутствии заземления;
Отображение текущих данных и контроль процесса налива в бензовоз;
Предотвращение переполнения бензовоза с помощью датчиков стояка налива;
Запись фактических данных и распечатка ТТН по окончанию налива о произведенных отпусках для каждого бензовоза;
Автоматическая блокировка налива при возникновении аварийных ситуаций;
Ведение программных счетчиков расхода и снятие показаний с электронных фискальных счетчиков АСН;
Диагностика ошибок АСН и блока связи.
При интенсивной работе нефтебазы функции управления можно распределить, установив соответствующие компоненты программного обеспечения на нескольких ПЭВМ, объединенных в локальную сеть. При этом можно организовать:
Рабочее место менеджера нефтебазы;
Рабочее место оператора участка слива из ж/д цистерн
Рабочее место оператора участка налива бензовозов;
Пункт оформления отчетной документации и выдачи ТТН.
АИС 1C: Нефтебаза - оперативный учет
Программа "Нефтебаза: оперативный учет" работает под управлением системы 1С:Предприятие 8.2 в режиме управляемого приложения и служит для автоматизации учета в компаниях, которые занимаются оптовой торговлей нефтепродуктами через нефтебазы. Программа обеспечивает поддержку большинства бизнес-процессов оптовой торговли нефтепродуктами и ГСМ и позволяет оперативно получать и использовать данные о различных сторонах деятельности компании. Программа не включает в себя возможностей ведения стандартного бухгалтерского учета, но в программе есть средства для обмена информацией с программами бухгалтерского учета 1С: Бухгалтерия через внешний файл обмена. Основные отрасли, в которых может применяться программа:
Учет на нефтебазе;
Торговля ГСМ;
Торговля нефтепродуктами;
Торговля нефтью;
Перевалка нефти и нефтепродуктов;
Ответственное хранение нефти и нефтепродуктов.
Программа не управляет торговым или технологическим оборудованием (кассами, фискальными регистраторами, весами, насосами, уровнемерами и т.п.).
При помощи программы можно решать следующие учетные задачи:
Ведение всех классификаторов (контрагенты, договоры, приложения к договорам и т.п.);
Документарное отражение всех этапов движения нефтепродуктов и товаров;
Складской учет нефтепродуктов и товаров;
Учет нефтепродуктов и товаров, принятых на хранение;
Учет взаиморасчетов с контрагентами по основной торговой деятельности;
Учет доходов и расходов;
Учет денежных средств;
Ведение информации о фактическом состоянии резервуаров нефтебазы.
В программе реализован двойной количественный учет нефтепродуктов по массе и объему: во всех документах, связанных с оборотом нефтепродуктов всегда указываются как масса, так и объем. Также документы, связанные с оборотом нефтепродуктов имеют следующие особенности:
Возможность указания цен как по массе, так и по объему;
Возможность выбора основного режима списания для расходных документов (по массе или по объему);
Возможность оформления документов на несколько складов (резервуаров нефтебазы).
Выбор способа реализации
Предварительный обзор процессов учета приемки и сбыта нефтепродуктов на нефтебазе показал наличие определенных недостатков и неудобств.
Внедрение системы учета приемки и сбыта должно решить эти проблемы, повысить производственную и финансовую эффективность эксплуатируемых объектов. Таким образом, для повышения эффективности деятельности нефтебазы необходима разработка АИС учета приемки, хранения и сбыта нефтепродуктов.
По результатам анализа имеющихся решений администрация нефтебазы пришла к решению самостоятельной разработки АИС. Имеющиеся решения комплексны и требуют изменения в работе уже существующей АСУ ТП.
Самостоятельная разработка не требует серьезных материальных вложений, переобучения персонала, перехода на новое программное обеспечение. В то же время, создаваемая АИС получит функционал, схожий с лучшими решениями аналогичных систем.
Результат анализа процессов приемки и сбыта нефтепродуктов
На предварительном этапе был проведен обзор процессов учета приемки и сбыта нефтепродуктов.
Технологический процесс подчинен и управляется современной АСУ ТП. Процесс учета и отчетности полностью выполняется вручную. Операторы регистрируют в журналах поступление и отгрузку нефтепродуктов и передают сведения в офис. Сотрудники офиса, при поступлении новых заявок, в свою очередь вынуждены по телефону обращаться к операторам на нефтебазе, чтобы уточнить наличие нефтепродуктов. Текущая деятельность не дает достоверной картины о функционировании нефтебазы.
По результатам обзора аналогичных программных решений руководством компании принято решение о необходимости внедрения АИС учета приемки и сбыта, разработанной своими силами.
Внедрение системы должно решить существующие проблемы, автоматизировать процесс учета, повысить производственную и финансовую эффективность эксплуатируемых объектов.
Программа «Альфа-нефтебаза 2.0» предназначена для автоматизированного управления технологическими процессами приемки, налива, хранения и коммерческого учета нефтепродуктов посредством персонального компьютера. Программа предоставляет оператору максимально возможный набор функций. Управляя АСН, оператор может следить за резервуарным парком. В любой момент времени оператору АЗС и удаленному офису доступна информация об объеме, весе и стоимости отпущенного, принятого и хранимого топлива. В конце смены автоматически составляется сменный отчет, содержащий все итоговые данные. Программа Альфа Нефтебаза имеет модульный характер и легко масштабируется.
Состав программы Нефтебаза:
- АРМ оператора слива;
- АРМ оператора налива;
- АРМ оператора резервуарного парка;
- АРМ отдела сбыта;
- АРМ отдела поставки;
Функциональные возможности Альфа Нефтебаза:
- управление АСН нефтебазы;
- визуальное отображение состояния каждого стояка налива и каждого резервуара
как на нефтебазе, так и в удаленном офисе; - аудио и видео связь удаленного офиса с оператором нефтебазы, а также видеонаблюдение в удаленном офисе за стояками и резервуарным парком и операторами;
- возможность продолжения отпуска с текущего значения дозы после останова;
- поддержка различных типов и протоколов АСН и систем измерения уровня и плотности в резервуарах;
- контроль резервуарного парка по уровню, объему, массе, температуре и плотности (возможна работа с системами автоматического измерения параметров резервуаров или с обычным метрощтоком);
- поддержка тарировочных таблиц резервуаров;
- расчет массы отгруженных нефтепродуктов при задании дозы в литрах;
- печать товарно-транспортных накладных;
- удаленное формирование в офисе или во внешних системах (например 1С) заявок на отпуск нефтепродуктов, передача этих заявок на нефтебазу и отпуск нефтепродуктов по заявке;
- прием нефтепродуктов из железнодорожных и автомобильных цистерн и через трубопровод;
- звуковое и визуальное оповещение об аварийных ситуациях, контроль утечек, контроль работоспособности оборудования;
- блокировка технологических операций при выходе из допустимых пределов контролируемых технологических параметров, например отключение насосов при достижении верхнего или нижнего предельных уровней в резервуаре;
- отработка нештатных ситуаций при наливе;
- автоматическое формирование сменных отчетов, сдача смены, формирование отчетов за период времени, построение диаграмм;
- одновременная работа более одного операторов;
- рабочее место старшего оператора;
- передача данных об отгрузках в систему «Офис Нефтебаза»;
- документирование товарных операций (прием, отгрузка, внутренние перемещения, пересортица);
- оперативный учет на заданное время, формирование отчетности по наличию нефтепродуктов;
- бухгалтерский учет движения нефтепродуктов в количественном выражении, формирование товарных балансов;
- прием нефтепродуктов на хранение от контрагентов;
- партионный учет нефтепродуктов;
- экспорт данных в "1С Бухгалтерия" и "1С-Рарус: Нефтебаза";
- регистрация и передача в офис всех событий и изменений контролируемых параметров, происходящих в системе;
- разделение прав администратора системы и операторов.
Основные достоинства:
- уменьшение влияния «человеческого фактора» за счет автоматизации ручных операций;
- учет технологических потерь;
- повышение комфортности и снижение трудоемкости работы персонала;
- возможность интеграции с различным оборудованием нефтебазы (системы автоматического измерения для резервуаров, плотномеры, АСН);
- формирование разнообразной отчетности (ведомости операций, реестры документов, фондовые карты собственников, товарные отчеты);
- проведение оперативного баланса с возможностью интеграции автоматизированных систем измерений;
- возможность настройки ограниченного доступа пользователей к функциям и отдельным объектам системы;
- возможны индивидуальные доработки программы по ТЗ заказчика;
Нефтебаза и АЗС: оперативный учет, ред.5 (для системы 1С:Предприятие 8.3 в режиме управляемого приложения)
1С-совместимо!
Программа "Нефтебаза и АЗС: оперативный учет" работает под управлением системы 1С:Предприятие 8.3 в режиме управляемого приложения и служит для автоматизации учета в компаниях, которые занимаются оптово-розничной торговлей нефтепродуктами через нефтебазы и АЗС. Программа обеспечивает поддержку большинства бизнес-процессов оптово-розничной торговли нефтепродуктами и ГСМ и позволяет оперативно получать и использовать данные о различных сторонах деятельности компании. Программа не включает в себя возможностей ведения стандартного бухгалтерского учета, но в программе есть средства для обмена информацией с программами бухгалтерского учета 1С:Бухгалтерия через внешний файл обмена. Основные отрасли, в которых может применяться программа:
- учет на нефтебазе;
- учет на АЗС;
- торговля ГСМ;
- торговля нефтепродуктами;
- торговля нефтью;
- перевалка нефти и нефтепродуктов;
- ответственное хранение нефти и нефтепродуктов;
Программа не управляет торговым или технологическим оборудованием (кассами, фискальными регистраторами, весами, ТРК, уровнемерами и т.п.). Однако в программе есть средства для обмена информацией с АСУ ТП АЗС различных типов на уровне загрузки данных через внешние файлы обмена.
При помощи программы можно решать следующие учетные задачи:
Ведение всех классификаторов (контрагенты, договоры, приложения к договорам и т.п.);
Документарное отражение всех этапов движения нефтепродуктов и товаров;
Складской учет нефтепродуктов и товаров;
Учет нефтепродуктов и товаров, принятых на хранение;
Учет взаиморасчетов с контрагентами по основной торговой деятельности;
Учет доходов и расходов;
Учет денежных средств;
Ведение информации о фактическом состоянии резервуаров нефтебазы;
В программе реализован двойной количественный учет нефтепродуктов по массе и объему: во всех документах, связанных с оборотом нефтепродуктов всегда указываются как масса, так и объем. Также документы, связанные с оборотом нефтепродуктов имеют следующие особенности:
Возможность указания цен как по массе (за 1 т.), так и по объему (за 1 л.);
Возможность выбора основного режима списания для расходных документов (по массе или по объему);
Возможность оформления документов на несколько складов (резервуаров нефтебазы);
Учет работы АЗС;
Цена программы (НДС не обл.)
(платформа "1С:Предприятие 8" в цену не входит)
:
Дистрибутив + лицензия на 1 рабочее место: 80 000 руб.;
Дополнительная лицензия на 1 рабочее место: 35 000 руб.;