Lagringsperioden för revisionsarbetsdokumentation. Villkor för lagring av redovisningshandlingar

Revisorns arbetsdokument- detta är material som utarbetats av revisorn och för revisorn, eller som revisorn tagit emot och lagrat i samband med utförandet.

Revisionsorganisationen måste utarbeta all information som är viktig för att bekräfta revisionsutlåtandet att revisionen utfördes i enlighet med de federala reglerna (standarderna) för revision. Kraven för arbetsdokument fastställs av federal regel (standard) nr 2 "Revisionsdokumentation", godkänd genom dekret från Ryska federationens regering av 23 september 2002 nr 696.

• vid planering;
• implementering av aktuell kontroll och verifiering av det arbete som utförs av revisorn;
• att registrera de revisionsbevis som inhämtats för att stödja revisorns uppfattning.

Revisorn har rätt att, med ledning av sitt professionella yttrande, bestämma omfattningen av arbetsdokument för varje specifik revision.

Samtidigt bör det beaktas att formen och innehållet i arbetsdokument bestäms av:

• arten av revisionsuppdraget;
• kraven på en revisionsberättelse;
• arten och komplexiteten hos den granskade enhetens verksamhet;
• systemens karaktär och tillstånd bokföring och intern kontroll av den granskade enheten;
• behovet av att ge instruktioner till revisionspersonalen, att övervaka dem, att kontrollera deras arbete;
• specifika metoder och tekniker som används i revisionsprocessen.

Revisionsorganisationen kan utvecklas standardarbetsdokument. De ges ut på papper, elektroniska medier eller i någon annan form av informationslagring. Arbetsdokument bör innehålla information: om namnet på den granskade enheten; period och tidpunkt för kontrollen; den person som utförde revisionsåtgärderna; såväl som personen som utövar kontroll (det kan till exempel vara huvudet granska). Dessa dokument bör också innehålla: en beskrivning av kundens verksamhet, revisionsplanering; preliminär bedömning av den granskade enhetens redovisnings- och interna kontrollsystem, bekräftelse av denna bedömning under revisionen; bedömning av revisionsrisk, väsentlighet; metoder för urval och konstruktion av ett revisionsurval; tester av utförda kontroller; materiella förfaranden; resultat och slutsatser från revisorn vid kontroll; annan information som behövs för att stödja revisorns slutsatser.

När man genomför en samordnad revision kan vissa filer (mappar) med arbetsdokument klassificeras som permanenta eller aktuella filer. Den permanenta filen innehåller information som avslöjar funktionerna i verksamheten hos den enhet som granskas, som uppdateras när ny information blir tillgänglig. Denna fil innehåller kopior av stadgan, certifikat av statlig registrering, licenser och annan liknande information. Den aktuella filen innehåller information relaterad till revisionen av en viss period.

Interna arbetsdokument lagras i revisionsorganisation och tillhandahålls i regel inte till den granskade enheten, förutom i fall som överenskommits med revisorn. I praktiken kan det röra sig om officiella svar på remissvar i uppdragsgivarens frågor och kopior av externa förfrågningar som revisorn gjort med klientens samtycke.

Revisionsorganisationen måste säkerställa sekretessen och säkerheten för arbetsdokument (minst fem år).

Arbetspapper är revisorns egendom. Enligt revisorns gottfinnande kan de presenteras för den enhet som granskas, men kan inte fungera som en ersättning bokföringshandlingar.

1. Syfte, mål, riktningar för revisioner, sammansättningen av användare av material i revisionsrapporter, deras inriktning och innehåll
2. Skillnaden mellan en revision och andra former av ekonomisk kontroll: revisioner, finansiell kontroll, rättsmedicinsk redovisning
3. Funktioner i organisationen av revisionsverksamhet i den medföljande (konsulterande) revisionen

1. Rättigheter och skyldigheter för revisorer, revisionsföretag och granskade enheter
2. Revisorers och revisionsföretags ansvar: typer, ansvarsmått

1. Internationella revisionsstandarder. Införande av internationella revisionsstandarder i rysk praxis

1. Krav på graden av professionalism hos revisorer. System för professionell certifiering av revisorer
2. Revisorns och revisionsorganisationens oberoende. Lagstiftande begränsningar i att delta i revisionsverksamhet, i att utföra revisioner av en viss kund

1. Val av kunder av revisionsbyråer och revisorer
2. Revisionens huvudstadier: förberedelse och planering av revisionen, inhämtning och utvärdering av revisionsbevis, utvärdering av revisionsresultaten

1. Behovet av att förstå verksamheten i den enhet som granskas
2. Granskning och utvärdering av internkontrollsystemet under revisionen
3. Begreppet väsentlighet i revisionsprocessen

1. Förutsättningar för upprättande av bokslut
2. Drag av dokumentation i olika stadier av revisionen

1. Funktioner av revisionsteknik i organisationer i olika branscher, organisations- och produktionsstrukturer och juridiska former. Val av huvudinriktningar för revisionen
2. Kommunikation av revisionsresultat till ledning och representanter för ägaren av den granskade enheten

1. Mål och metoder för ekonomisk analys som används vid revisionen

1. Revisionsberättelsens syfte, sammansättning och innehåll

8. Ordningen för lagring och användning av arbetsdokument

Arbetsdokumentationen består av:

• separata ifyllda tabeller och formulär för dokument,
• förklaringar, förklaringar och uttalanden från den granskade organisationen, dess chefer och ledande anställda (om nödvändigt),
• kopior, inklusive fotokopior, av dokument från den granskade organisationen, bifogade till relevanta dokument som upprättats av revisorer,
• andra handlingar av väsentlig betydelse, enligt revisionschefens och/eller revisorers uppfattning som deltagit i den.

Samtidigt kan kopior, inklusive fotokopior, av dokument från den granskade organisationen inkluderas i arbetsdokumentation revisionsorganisation med samtycke från denna granskade organisation. Om den granskade enheten vägrar att förse revisorn med kopior primära dokument, då är revisorn skyldig att i arbetsdokumentationen anteckna detaljerna i den handling som kontrolleras för att entydigt identifiera den.

Arbetsdokumentation upprättas i form av blanketter, standardformulärtabeller, beroende på deras funktionellt syfte eller i det fria ordet. Standardformer för arbetsdokument godkänns av revisionsföretaget som bilagor till den interna standarden "Revisionsdokumentation" och justeras vid behov. För varje avsnitt av revisionen fylls en separat uppsättning arbetsdokumentation i.

Arbetsdokumentation ska skapas på papper, anteckningar i dokument ska göras med medel som säkerställer journalernas säkerhet i minst 5 år.

Arbetspapper ska vara snyggt formaterade och informationen ska vara lätt att läsa och entydig.

Efter avslutad revision fylls arbetsdokumentationen i en separat pärm i ordning med identifikationsnummer och deponeras i revisionsorganisationens arkiv.

Förfarandet för att lagra dokumentation, villkoren för dess lagring, avgränsning av tillgången till den för olika personer och personalkategorier på ett revisionsföretag bör fastställas i en separat intern standard.

Arbetsdokumentationen som utarbetats under revisionen är revisionsorganisationens egendom.

Revisionsorganisationen är inte skyldig att tillhandahålla arbetsdokumentation till klienten för vilken revisionen utförts, och har ingen rätt och är inte skyldig att tillhandahålla arbetsdokumentation till andra personer, inklusive skatte- och andra statliga myndigheter, utom när det uttryckligen anges. förordning Ryska Federationen.

Återkallande av arbetsdokumentation från revisionsorganisationen kan endast utföras av auktoriserade organ i fall och på det sätt som uttryckligen fastställts i Rysslands lagstiftning.

Kontrollfrågor:

1. Vad betyder "tillräckligt lämpligt revisionsbevis"?
2. Vilka är rutinerna för att erhålla revisionsbevis?
3. Förklara innebörden av ekonomiska förberedelseförutsättningar bokslut.
4. Vilken betydelse har dokumentation vid en revision?
5. Vilka krav ställs på arbetsdokumentationens innehåll och utformning?

1. Merzlikin, E.M. Revision: lärobok / E. M. Merzlikina, Yu. P. Nikolskaya - M .: INFRA-M, 2008. - 367 sid.
2. Grunderna för revision: lärobok. bidrag / Ed. M. V. Melnik-M.: INFRA-M, 2008. - 366 sid.
3. Podolsky, V. I. Revision: lärobok / V. I. Podolsky, A. A. Savin. - M.: URAIT, 2010. -605 sid.
4. Sheremet, A.D. Revision: lärobok för universitet i nationalekonomi. specialiteter och vägbeskrivningar / A. D. Sheremet, V. P. Suits. - 5:e uppl., reviderad. och ytterligare - M.: INFRA-M, 2009. - 447 sid.

E.V. Vit man Expert på tidningen Russian Tax Courier, med deltagande av specialister från Rysslands federala skattetjänst
Russian Tax Courier Magazine, nr 6, 2009

Alla affärstransaktioner som utförs av någon organisation måste dokumenteras med stödjande dokument. De är primära redovisningshandlingar och fungerar som grund för redovisning. Detta anges i punkt 1 i artikel 9 i den federala lagen av den 21 november 1996 nr 129-FZ (nedan - lag nr 129-FZ). Dessutom används samma dokument för beräkning och betalning av skatter och avgifter. Ofta är arkivet med dokument för hela perioden av företagets verksamhet så omfattande att det inte finns någon plats att placera nya dokument. Så du bör ta reda på hur länge du behöver behålla vissa dokument. Kanske borde några av dem förstöras.

Bokföringshandlingar

De allmänna villkoren för lagring av primära bokföringshandlingar, bokföringsregister och bokslut fastställs i artikel 17 i lag nr 129-FZ. Där anges att organisationen ska bevara dessa dokument i minst fem år. För att bestämma lagringstiderna för specifika typer av dokument är det nödvändigt att vägledas av listan över typiska förvaltningsdokument som genereras i organisationers verksamhet, som anger lagringsperioderna, godkänd av Federal Archives den 6 oktober 2000 (nedan - den Lista). Information om de vanligaste typerna av dokument presenteras i tabellen nedan.

Observera: de tidsfrister som anges i listan måste inte räknas från datumet för upprättandet av dokumentet, utan från den 1 januari nästa år. Detta finns registrerat i punkt 2.9 i bruksanvisningen för listan, godkänd av Federal Archives den 6 oktober 2000 (nedan kallad instruktionerna). Till exempel börjar beräkningen av lagringstiden för ärenden avslutade 2008 den 1 januari 2009.

Dessutom har organisationen, med hänsyn till detaljerna i dess verksamhet, rätt att öka varaktigheten för lagring av dokument i jämförelse med den period som fastställs i listan (klausul 2.11 i instruktionerna). Ett sådant beslut är formaliserat på order av chefen för företaget eller fastställt i dess redovisningsprincip.

Skattedeklarationer och dokument för beräkning av skatter

Villkoren under vilka organisationen är skyldig att hålla skatteredovisning fastställs i punkt 170 i förteckningen. Så årliga skattedeklarationer måste sparas i minst tio år, kvartalsvis - minst fem år, månadsvis - minst ett år. Om det inte finns någon årsredovisning (till exempel för moms) ska kvartals- och månadsdeklarationer sparas i minst tio år. Månadsrapportering i avsaknad av kvartalsrapporter bör sparas i minst fem år.

Villkoren för lagring av dokument på grundval av vilka organisationen beräknar skatter och avgifter är inte tydligt specificerade någonstans. Endast stycke 8 i punkt 1 i artikel 23 i Ryska federationens skattelag säger att skattebetalare är skyldiga att säkerställa säkerheten för dokument som är nödvändiga för beräkning och betalning av skatter i fyra år. Dessa dokument inkluderar i synnerhet redovisning och skatteredovisning, såväl som andra dokument som bekräftar mottagandet av inkomst, genomförandet av utgifter, betalning och innehållande av skatter.

Ett liknande krav fastställs i punkt 5 i punkt 3 i artikel 24 i Ryska federationens skattelag för skatteagenter. Inom fyra år måste de säkerställa säkerheten för de dokument som är nödvändiga för beräkning, innehållande och överföring av skatter.

Från vilket datum räknas denna fyraårsperiod? Rysslands finansministerium anser att den angivna perioden börjar efter den rapporteringsperiod (skatte) under vilken dokumentet senast användes för att sammanställa skatteredovisning, beräkning och betalning av skatt, bekräftelse av erhållen inkomst och uppkomna utgifter (brev daterat 2005-10-18 nr 03-03-04 / 2/83).

notera

För aktiebolag - särskilda regler

De villkor under vilka aktiebolag ska förvara sina handlingar fastställs i föreskrifter om förfarande och villkor för förvaring av handlingar aktiebolag, godkänd av dekret från Federal Securities Commission i Ryssland av den 16 juli 2003 nr 03-33/ps. Så de är skyldiga att hålla årsbokslutet permanent, det vill säga under hela organisationens verksamhet. Permanenta register inkluderar också:

• dokument om skapandet, omorganisationen av företaget;
• bolagets stadga, ändringar och tillägg till den;
• intyg om statlig registrering av företaget;
• beslut om emission av värdepapper, prospekt för emission av värdepapper;
• protokoll bolagsstämmor aktieägare;
• protokoll från styrelsens möten (förvaltningsrådet);
• listor över anknutna personer till företaget;
• föreskrifter om bolagets filialer och representationskontor;
• protokoll från möten i bolagets styrelse (ledning), beslut av direktören ( vd, ordförande) i samhället;
• valsedlar;
• slutsatser av revisionskommissionen (revisorn) i bolaget m.m.

Antag att ett aktiebolag likvideras. Om han har en överenskommelse med institutionen för Rosarkivet, handlingar om en permanent lagringstid och enligt personal, överför han till statsarkivet.

Om det inte finns något avtalsförhållande till arkivet är statsarkivet skyldigt att för förvaring endast ta emot handlingar om personalen hos företagets anställda. Platsen för förvaring av övriga handlingar bestäms av likvidationskommissionens ordförande eller konkursförvaltaren.

Om ett aktiebolag upphör att verka till följd av en omorganisation, kan originalen av dess handlingar endast överföras till ett av de nybildade företagen (som regel företaget med det högsta substansvärdet)

Skatteunderlaget och skattebeloppet bestäms i slutet av skatteperioden (klausul 1, artikel 55 i Ryska federationens skattelag). För de flesta skatter är denna period kalenderåret. Undantaget är moms, vars skatteperiod är en fjärdedel. Perioden för förvaring av handlingar som är nödvändiga för beräkning och betalning av skatter ska alltså räknas från dagen efter utgången av skatteperioden.

Exempel 1

Hyacinth LLC registrerades i april 2004. Organisationen gäller gemensamt system beskattning.

Den fyraårsperiod under vilken LLC "Hyacinth" måste behålla dokument relaterade till beräkningar av inkomstskatt, UST, företagsskatt för 2004 är perioden från 1 januari 2005 till 31 december 2008. Följaktligen de dokument som används för beräkningen nämnda skatter för 2005 kommer organisationen att vara skyldig att behålla till den 31 december 2009.

Arbetsplanen för redovisningskonton, andra redovisningspolicydokument, såväl som databehandlingsprogram bör bevaras i minst fem år efter det år då de senast användes för att upprätta bokslut (klausul 2, artikel 17 i lag nr. 129-FZ)

Fram till 2008 var skatteperioden för moms satt som en kalendermånad, och för vissa kategorier skattebetalare - som en fjärdedel (artikel 163 i Ryska federationens skattelag)

Skattebetalare är skyldiga att till skattemyndigheterna och deras tjänstemän lämna in de dokument som är nödvändiga för beräkning och betalning av skatter (avsnitt 6, klausul 1, artikel 23 i Ryska federationens skattelag)

Skatteombud är skyldiga att till skattemyndigheten på platsen för deras registrering lämna in de dokument som är nödvändiga för att övervaka riktigheten av beräkningen, innehållet och överföringen av skatter (avsnitt 4, klausul 3, artikel 24 i Ryska federationens skattelag)

Förlusten som identifierades i slutet av 2001 (före ikraftträdandet av kapitel 25 i Ryska federationens skattelag) kan överföras till ett belopp som inte överstiger beloppet av förlusten som registrerades den 1 juli 2001 ( klausul 4, artikel 10 i den federala lagen av 06.08.2001 nr 110-FZ)

Samtidigt, inom ramen för en skatterevision på plats, en period som inte överstiger tre kalenderår före det år då beslutet att genomföra en revision fattades (klausul 4, artikel 89 i Ryska federationens skattelagstiftning ) kan granskas. Till exempel, skatterevision tillsatt den 31 december 2008 kan omfatta åren 2005-2007 och pågå i högst sex månader 2009. Det innebär att organisationen under hela revisionstiden är skyldig att föra handlingar som rör skatteberäkningar för den granskade perioden. Men hon är redan skyldig att göra detta i enlighet med lag nr 129-FZ. När allt kommer omkring är grunden för beräkning av skatter som regel samma primära redovisningshandlingar som används för att spegla transaktioner i redovisningen. Minsta lagringsperiod för sådana dokument är fem år (klausul 1, artikel 17 i lag nr 129-FZ). Det visar sig att organisationen enligt bokföringslagstiftningen under innevarande år är skyldig att förvara handlingar som rör skatteberäkningar för de perioder som skattemyndigheten inte längre kan kontrollera.

Lagringstiden för inköpsböcker och försäljningsböcker är särskilt fastställd. Det är fastställt i punkterna 15 och 27 i reglerna för att föra register över mottagna och utfärdade fakturor, inköpsböcker och försäljningsböcker vid beräkning av mervärdesskatt, godkänd genom dekret från Ryska federationens regering av den 2 december 2000 nr. 914. Dess minsta giltighetstid är fem hela år från datumet för den sista anteckningen i de angivna dokumenten.

Vi noterar också att organisationen enligt punkt 150 i listan måste lagra fakturor som utfärdats och mottagits i minst fem år. Men om det i samband med en skatterevision eller annan revision uppstått oenighet med inspektörerna, ska fakturorna bevaras tills slutligt beslut fattas om resultatet av denna revision.

Även om fakturor måste sparas i minst fem år, är en organisation inte skyldig att på begäran av skattemyndigheten lämna in fakturor som redan har löpt ut i fyra år. Till exempel att ha fått en förfrågan 2009 skattekontor vid inlämnande av en faktura för 2004 ska den skattskyldige ( skatteombud) kanske inte fungerar.

Exempel 2

Låt oss använda villkoret i exempel 1. Låt oss säga att fram till 2008 var skatteperioden för moms för LLC "Hyacinth" en kalendermånad.

Inköpsböcker och försäljningsböcker för april 2004 måste bevaras av organisationen till den 30 april 2009 (förutsatt att de sista anteckningarna i dem gjordes i april 2004).

Den femåriga lagringsperioden för utfärdade och mottagna fakturor beräknas från 1 januari året efter det år då de upprättades - från 1 januari 2005. Det vill säga, fakturor daterade april 2004 måste sparas av Hyacinth LLC till den 31 december 2009.

Eftersom bolagets momsbeskattningsperiod 2004-2007 var en kalendermånad, bestäms den fyraåriga bevarandetiden för övriga handlingar som krävs för momsberäkning för varje månad. Den obligatoriska minsta lagringsperioden för dokument som används av organisationen för att beräkna moms för april 2004 är från 1 maj 2004 till 30 april 2008.

Fyraårsperioden för förvaring av handlingar som rör beräkningen av moms för 1:a kvartalet 2008 börjar den 1 april 2008 och slutar den 31 mars 2012. Inköpsböcker och försäljningsböcker för det första kvartalet 2008 kommer företaget att vara skyldigt att behålla fram till den 31 mars 2013 (om de sista anteckningarna i dem gjordes i mars 2008), och fakturor för denna period - till den 31 december 2013.

Så primära redovisningshandlingar måste bevaras i minst fem år. I vissa situationer bör dock styrkande handlingar bevaras mycket längre.

Scenario 1: En organisation bär förluster in i framtiden

I enlighet med artikel 283 i Ryska federationens skattelag har ett företag som betalar inkomstskatt rätt att minska skattebas av den aktuella beskattningsperioden med beloppet av den förlust som den erhållit under tidigare beskattningsperioder. Förlusten kan överföras till framtiden inom tio år efter den skatteperiod då den mottogs (klausul 2, artikel 283 i Ryska federationens skattelag).

Under hela perioden för förlustavdraget måste organisationen förvara dokument som bekräftar storleken på den uppkomna förlusten. Detta anges i punkt 4 i artikel 283 i Ryska federationens skattelag. I ett brev daterat 03.04.2007 nr 03-03-06/1/206 förklarade det ryska finansministeriet att avskrivning av förluster endast är möjlig efter inlämnande av primära dokument som bekräftar det erhållna ekonomiska resultatet.

Liknande krav ställs för betalare av den enhetliga jordbruksskatten och organisationer som tillämpar det förenklade skattesystemet. Vid överföring av förluster är de också skyldiga att föra handlingar som bekräftar storleken på den uppkomna förlusten och det belopp med vilket skatteunderlaget reducerades för varje beskattningsperiod. Detta anges i punkt 5 i artikel 346.6 och punkt 7 i artikel 346.18 skattelagstiftningen respektive.

Exempel 3

Azalia LLC betalar inkomstskatt. Enligt resultaten från 2003 erhölls en förlust i organisationens skatteredovisning. Dess belopp överfördes under 2006-2008 i omgångar.

Enligt krav skattelagstiftningen de primära redovisningshandlingar som var nödvändiga för beräkningen av inkomstskatten för 2003 var organisationen skyldig att behålla i fyra år - fram till den 31 december 2007. Eftersom skatteunderlaget för 2006-2008 minskat med förlustbeloppet 2003 fortsätter bolaget att behålla dessa dokument. Det måste behålla dem i ytterligare fyra år efter utgången av 2008 (det sista året för vilket skatteunderlaget reducerades med beloppet av förlusten från tidigare år) - fram till den 31 december 2012.

Situation 2. Tidigare års förluster avslöjas eller osäkra fordringar avskrivs

Förluster av tidigare skatteperioder identifierade av den skattskyldige i den aktuella rapporteringen eller skatteperiod, likställs med icke-driftskostnader på grundval av punkt 1 i punkt 2 i artikel 265 i Ryska federationens skattelag. Sådana förluster minskar med andra ord inkomstskatteunderlaget för den period då de upptäcktes.

Dessutom likställs beloppen av osäkra fordringar även med icke-driftskostnader, och om organisationen bildar en reserv för tveksamma skulder, - mängden osäkra fordringar som inte täcks av reserven (stycke 2, punkt 2, artikel 265 i Ryska federationens skattelag).

Enligt den allmänna regeln som fastställs i punkt 1 i artikel 252 i Ryska federationens skattelagstiftning, vid beräkning av inkomstskatt, kan endast de utgifter som är dokumenterade erkännas. Detta innebär att för att skattemässigt ta hänsyn till förluster från tidigare år som identifierats under innevarande år, eller för att skriva av osäkra fordringar, måste organisationen ha lämpliga underlag. Dessutom är det skyldigt att bevara dessa handlingar i minst fyra år efter utgången av det år för vilket skatteunderlaget minskades med beloppet av den angivna förlusten eller avskrivna osäkra fordringar.

Situation 3. Organisationen äger anläggningstillgångar

Antag att ett företag äger en anläggningstillgång som köptes för mer än tio år sedan. Det verkar som om perioden för lagring av dokument om dess förvärv och driftsättning redan har löpt ut.

Sådana handlingar ska dock bevaras under hela perioden fördelaktig användning objekt. Under denna period samlar organisationen faktiskt avskrivningar på skatt och redovisning. Att känna igen värdeminskningsavdrag, ska den under hela avskrivningstiden ha handlingar som bekräftar förvärvet av anläggningen och dess idrifttagande.

Dessutom betalar bolaget fastighetsskatt på restvärdet av anläggningstillgångar. Därför, för att motivera beräkningarna för denna skatt, behöver hon också de namngivna dokumenten.

Antag att en organisation beslutar att sälja avskrivningsbar egendom. Enligt stycke 1 i punkt 1 i artikel 268 i Ryska federationens skattelag har hon rätt att minska inkomsten från försäljningen med restvärdet av denna egendom. Men objektets restvärde måste återigen bekräftas av de relevanta dokumenten.

Således, även om en organisation som äger avskrivningsbar egendom inte planerar att sälja den, är det tillrådligt att den bevarar handlingar om förvärvet av denna fastighet, dess driftsättning och beräkningen av avskrivningsbelopp under hela företagets verksamhet.

Vid försäljning av annan egendom (med undantag av värdepapper, produkter av egen tillverkning, köpta varor) organisationen minskar inkomsten som erhålls med priset för att förvärva eller skapa denna egendom (underklausul 2, klausul 1, artikel 268 i Ryska federationens skattelag). Naturligtvis förutsatt att hon kan bekräfta det angivna priset med dokument. I avsaknad av sådana dokument har företaget inte rätt att minska skatteunderlaget för inkomstskatt med beloppet av utgifter för förvärv av egendom, eftersom dessa utgifter inte uppfyller kraven i punkt 1 i artikel 252 i skattelagstiftningen. Den ryska federationen. Villkoren för lagring av dessa dokument i detta fall spelar ingen roll. En liknande ståndpunkt ges i brevet från Rysslands finansministerium daterat den 15 september 2005 nr 03-03-02 / 84.

Dokumentlagring

Rimliga och dokumenterade utgifter för skattebetalaren redovisas som kostnader, och i de fall som anges i artikel 265 i Ryska federationens skattelag, förluster som han ådragit sig (klausul 1 i artikel 252 i Ryska federationens skattelag)

För skatteändamål bestäms restvärdet av avskrivningsbar egendom enligt reglerna i punkt 1 i artikel 257 i Ryska federationens skattelagstiftning.

Förteckning över handlingar från ett aktiebolag som det måste förvara på sin plats verkställande organ, fastställd i punkt 1 i artikel 89 i den federala lagen av 26.12. 95 nr 208-FZ

Villkoren under vilka en EDS i ett elektroniskt dokument motsvarar en handskriven signatur i ett pappersdokument specificeras i artikel 4 i federal lag nr. 1-FZ av den 10 januari 2002 "Om elektronisk digital signatur"

Organisationer vars handlingar inte är föremål för mottagande i statliga eller kommunala arkiv förstör handlingar med utgånget förvaring utan överenskommelse med arkivmyndigheterna (punkt 3.9 i anvisningarna)

Organisationens chef är ansvarig för att organisera lagringen av redovisningshandlingar, redovisningsregister och bokslut (paragraf 3, artikel 17 i lag nr 129-FZ)

Varje organisation bestämmer platsen för lagring av dokument självständigt. De flesta handlingarna läggs i regel på företagets kontor. Med betydande mängder dokumentation är det lämpligt att tilldela en särskild plats för arkivet eller till och med hyra ett separat rum för att transportera bearbetade dokument som inte längre används i det aktuella arbetet.

Ett annat alternativ är att överföra dokument för lagring till ett specialiserat arkivföretag. Men om organisationen är ett aktiebolag måste den ta hänsyn till följande funktion. Punkt 2 i artikel 89 i federal lag nr. 208-FZ av den 26 december 1995 anger att ett aktiebolag måste lagra ett antal dokument på platsen för dess verkställande organ. Sådana dokument inkluderar i synnerhet bokslut, redovisningshandlingar, dokument som bekräftar företagets rättigheter till egendom i dess balansräkning.

Naturligtvis, med tiden ökar volymen av arkiv för alla organisationer, nya lokaler krävs för att rymma dem. Det kan vara bekvämare att lagra dokument inte på papper, utan i i elektroniskt format?

Denna möjlighet tillhandahålls direkt i samband med primära redovisningshandlingar och redovisningsregister (paragraf 7, artikel 9 och paragraf 1, artikel 10 i lag nr 129-FZ). Dessutom anger artikel 314 i Ryska federationens skattelag att skattebokföringsregister upprätthålls på papper, i elektronisk form eller i något maskinmedium. Samtidigt måste de skyddas från obehöriga korrigeringar.

I en skrivelse daterad den 24 juli 2008 nr 03-02-07 / 1-314 förklarade det ryska finansministeriet att lagring av primära dokument, bokföringsdokument och skatteredovisningsdokument är tillåtet i elektronisk form, om inte annat föreskrivs av lagar. rättshandlingar RF och förutsatt att elektroniska dokument certifierad med en elektronisk digital signatur (EDS).

De grundläggande reglerna för arbetet i organisationers arkiv godkändes genom beslutet av federala arkivkollegiet av den 6 februari 2002 (nedan - de grundläggande reglerna). Klausul 2.3.1 i de grundläggande reglerna fastställer att det är nödvändigt att genomföra en årlig granskning av värdet av dokument, det vill säga att bestämma villkoren för deras lagring och välja dokument för långtidsförvaring och förstörelse.

Förstörelse och bortskaffande av dokument

Dokument vars lagringsperiod har löpt ut har organisationen rätt att förstöra på egen hand (riva manuellt eller med en dokumentförstörare, slänga, bränna) eller överföra för bortskaffande till ett specialiserat företag som arbetar med bearbetning av sekundära råvaror. Listan över dokument som ska förstöras eller kasseras godkänns av organisationens chef. Det kan utfärdas i form av en order eller order från chefen eller i form av en handling som utvecklats av företaget självständigt. Ett exempel på en sådan handling ges nedan.

Teckning. Exempel på handling om val av dokument för förstörelse

Dessutom kan organisationen använda en provhandling om tilldelning för förstörelse av dokument som inte är föremål för lagring. Formen godkänns i bilaga nr 4 till de grundläggande reglerna.

När man sammanställer en lista över dokument som ska förstöras är det inte nödvändigt att ange detaljerna för varje dokument. Detta följer av bestämmelserna i punkt 2.4.5 i de grundläggande reglerna. Där anges att homogena ärenden (handlingar) förs in i lagen under en allmän rubrik som anger antalet ärenden som hänförs till denna grupp (till exempel förhandsrapporter för 2000).

Överlåtelse av dokument för återvinning utfärdas med en faktura, som anger datum för överlåtelse, antal överförda dokument (antal pärmar, kartonger etc.) och returpappers vikt. Lastning och avlägsnande för bortskaffande utförs under kontroll av den anställde som är ansvarig för säkerheten för dokument i organisationen (klausul 2.4.7 i de grundläggande reglerna).

Om företaget förstör dokument på egen hand, utarbetar det detta faktum med en separat handling om förstöring av dokument. Eftersom den enhetlig form nej, den är också sammanställd i fri form. Observera att förstörelse av dokument efter utgången av lagringsperioden är rätten och inte organisationens skyldighet (se brev från Rysslands finansministerium daterat den 18 oktober 2005 nr 03-03-04 / 2/83 ). Ett företag kan med andra ord fortsätta att lagra dokument även efter att deras obligatoriska lagringsperiod har löpt ut.

Ansvar för förlust av dokument

beskatta. Den skattskyldiges brist på primära handlingar, fakturor eller bokföringsregister betraktas som ett grovt brott mot reglerna för redovisning av inkomster och utgifter samt beskattningsobjekt. För en sådan överträdelse föreskriver artikel 120 i skattelagen ansvar i form av böter till ett belopp av:

5000 rubel, - om det inte finns några dokument för en skatteperiod;

15 000 rub. - i avsaknad av dokument för mer än en skatteperiod;

10 % av beloppet obetald skatt, men inte mindre än 15 000 rubel, om skattebasen var underskattad på grund av bristen på dokument.

Dessutom, om en skattskyldig (avgiftsbetalare, skatteombud) underlåter att lämna handlingar eller annan information på begäran av skatteinspektionen, kommer han att debiteras böter på 50 rubel. för varje ej inlämnat dokument (klausul 1, artikel 126 i Ryska federationens skattelag).

Administrativ. Brott mot reglerna för förvaring, anskaffning, redovisning eller användning av arkivhandlingar ska medföra en varning eller utdömande av administrativa böter för tjänstemän på ett belopp av 300 till 500 rubel. Detta anges i artikel 13.20 i Ryska federationens kod för administrativa brott. För brott mot förfarandet och villkoren för lagring av redovisningshandlingar kan tjänstemän åläggas administrativ påföljd i mängden 2000 till 3000 rubel. (Artikel 15.11 i Ryska federationens kod för administrativa brott).

Kriminell. Stöld, förstörelse, skada eller döljande av officiella dokument, begångna av legosoldater eller andra personliga intressen, är straffbart med böter på upp till 200 000 rubel. eller till beloppet av den dömdes lön eller annan inkomst under en period av upp till 18 månader, eller genom korrigerande arbete under en period av upp till två år, eller genom arrestering i en tid av upp till fyra månader, eller av frihetsberövande under en period på upp till ett år (klausul 1, artikel 325 i den ryska federationens strafflag)

Federal lag "om redovisning" nr 402-FZ daterad 6 december 2011 (hädanefter kallad lagen) har tillämpats sedan 2012.

Införde skyldighet att överföra dokument vid byte av huvud

Federal lag Nr 134-FZ daterad 28.06.2013, artikel 29 "Lagring av redovisningshandlingar" kompletterades med punkt 4, enligt vilken, när chefen för organisationen byter, överföring av redovisningshandlingar för organisationen måste säkerställas.

Samtidigt fastställer den nya punkten 4 i artikel 29 i lagen att förfarandet för överföring av redovisningshandlingar bestäms av organisationen självständigt.

Detta innebär att organisationen måste fastställa det angivna förfarandet i redovisningsprincipen eller annan lokal standard som reglerar funktionerna i redovisningen i organisationen.

Den nya regeln gäller från 2013-06-30.

Det finns fall då en organisation är skyldig att upprätta delårsrapporter

Federal lag nr 251-FZ daterad 23 juli 2013 från 1 september 2013 införs ny utgåva punkt 4 i artikel 13 " Allmänna krav till bokföringen (bokslutet).

En ekonomisk enhet måste upprätta delårsbokslut (finansiella) i de fall där en sådan skyldighet fastställs:

Ryska federationens lagstiftning;

Tillsynsrättsakter av organ statlig reglering bokföring;

Avtal, ingående dokument för en ekonomisk enhet;

Beslut av ägaren till den ekonomiska enheten.

På en lapp

Enligt punkt 1 i art. 30 i lagen fram till godkännandet av nya federala och branschstandarder tillämpas de nuvarande reglerna för redovisning och upprättande av finansiella rapporter.

Enligt paragraf 48 i PBU 4/99 ska organisationen vara delårsrapportering under en månad, ett kvartal på periodiserad basis från början av rapporteringsåret, om inte annat föreskrivs i Ryska federationens lagstiftning.

Skyldighet att lägga fram revisionsberättelse införs

Federal lag nr. 251-FZ av den 23 juli 2013, med verkan den 1 september 2013, reviderade formuleringen av klausul 10 i artikel 13 "Allmänna krav för redovisning (finansiell) rapportering".

Nu i händelse av publicering, samt presentationer redovisning (ekonomiska) rapporter som är föremål för obligatorisk revision, sådana redovisningar (ekonomiska) ska offentliggöras och introducera dig själv tillsammans med revisionsberättelsen.

Införandet av denna norm beror på det faktum att den nya lagen revisionsrapport togs bort från de årsredovisningar som lämnats till användarna (se artikel 14 i lagen).

Följaktligen kommer organisationer som är föremål för obligatorisk revision, från och med årsbokslutet för 2013, att behöva lämna en revisionsberättelse till användarna tillsammans med bokföringen (ekonomisk) bokslutet.

På en lapp

Ärenden och förfarande lagstadgad revision fastställd av artikel 5 i den federala lagen av den 30 december 2008 nr 307-FZ "Om revision".

Lagringstiderna för revisionsberättelsen har fastställts

Federal lag nr 251-FZ av den 23 juli 2013 kompletterade punkt 1 i artikel 29 "Lagring av redovisningsdokument".

Det har konstaterats att revisionsberättelsen om bokföringen (ekonomisk) är föremål för lagring ekonomisk enhet inom de villkor som fastställts i enlighet med reglerna för den statliga arkivverksamhetens organisation, dock inte mindre än fem år efter redovisningsåret.

Regeln gäller från 1 september 2013.

På en lapp

Villkoren för lagring av redovisnings- och rapporteringsdokument fastställs i avsnitt 4 i ordern från Ryska federationens kulturministerium av den 25 augusti 2010 nr 558.

Förtydligade krav på revisorer

Punkt 4 i artikel 7 "Organisation av redovisning" innehåller krav som måste uppfyllas av huvudrevisorer (annat tjänstemän ansvarig för bokföring):

Öppna aktiebolag (exklusive kreditinstitut);

försäkringsorganisationer;

Icke-statliga pensionsfonder;

Aktieinvesteringsfonder;

Förvaltningsbolag för investeringsfonder;

ekonomiska enheter, värdepapper som tas upp till omlopp på organiserade auktioner (med undantag för kreditinstitut);

Förvaltningsorgan för statliga icke-budgetära fonder;

Förvaltningsorgan för statliga territoriella fonder utanför budgeten.

I synnerhet s. 1 s. 4 art. 7 (i den nya upplagan) fastställs att Kamrer ovanstående organisationer bör ha högre utbildning.

I förra upplagan angavs det - "högre professionell utbildning". Nu är ordet "professionell" uteslutet från den angivna normen. Detta beror på antagandet av den federala lagen "Om utbildning i Ryska federationen", som definierar vad som hänvisar till "yrkesutbildning".

Motsvarande ändringar har gjorts i paragraferna. 2 s. 4 art. 7 § om kravet på redovisningschefens tjänsteår. Chefsrevisorn för ovanstående organisationer måste ha arbetslivserfarenhet relaterad till redovisning, upprättande av bokslut (ekonomiska) eller revisionsverksamhet, minst tre år av de senaste fem kalenderåren och vid frånvaro högre utbildning i redovisning och revision- minst fem år av de senaste sju kalenderåren. I denna norm ersätts även begreppet "högre yrkesutbildning" med "högre utbildning".

Ändringarna infördes genom federal lag nr. 185-FZ daterad 02.07.2013 och är tillämpliga från 01.09.2013.

Fastställda krav på revisorer för finansiella organisationer

Enligt paragraf 7 i artikel 7 "Organisation av redovisning", chefsrevisorn kreditinstitut måste uppfylla de uppställda kraven centralbank Ryska Federationen.

Federal lag nr. 251-FZ av den 23 juli 2013 kompletterade denna bestämmelse. Från och med den 1 september 2013 måste chefsrevisorn för en icke-bankfinansiell institution också uppfylla kraven från Rysslands centralbank.

Ändrade förfarandet för utveckling och godkännande av branschredovisningsstandarder

Federal lag nr. 251-FZ av den 23 juli 2013 ändrade punkterna 1 och 2 i artikel 25 "Accounting Standards Board" och uteslöt punkterna 3 och 4 från denna artikel.

Det har fastställts att Accounting Standards Board under Rysslands finansministerium genomför en granskning av projekt inte bara federala utan också sektoriellt redovisningsstandarder.

Tidigare hade de statliga redovisningsmyndigheterna inom det relevanta området rätten att granska utkast till branschstandarder. ekonomisk aktivitet. Denna bestämmelse har undantagits från den nya lydelsen av artikel 25 i lagen.

Höger utveckling och uttalanden sektoriellt standarder tillkommer endast Rysslands centralbank inom dess behörighet (klausul 1 klausul 2 artikel 23 i lagen i en ny upplaga).

Order från Rysslands kulturministerium nr 558 av den 25 augusti 2010 godkände listan över standardiserade förvaltningsarkivdokument som genererats under verksamhetens gång statliga myndigheter, lokala myndigheter och organisationer, med angivande av lagringsperioderna (nedan - den nya listan). I detta avseende ogiltigförklarade förordningen från Federal Archive av den 26 augusti 2010 nr 63 listan över standardhanteringsdokument som genererades i organisationers verksamhet, som anger lagringsperioderna, godkänd den 6 oktober 2000 (nedan kallad gammal lista). Båda dokumenten ger en minsta lagringstid för dokument.

Beräkningen av villkoren för lagring av akter och handlingar börjar den 1 januari året efter det år då de avslutades av sitt kontorsarbete. Till exempel börjar beräkningen av lagringstiden för ärenden som avslutats i kontorsarbete 2010 den 1 januari 2011.
Beräkningen av villkoren för lagring av böcker (tidningar) för registrering (bokföring) börjar den 1 januari efter den sista anteckningen i boken (tidningen). Så om bokföringsboken för rörelsen av arbetsböcker och bilagor i dem har varit öppen sedan januari 2004 och den senaste inmatningen i den gjordes 2009, kommer beräkningen av hållbarhetstiden för boken att börja den 1 januari, 2010.

Den nya listan består av 12 sektioner:

1) dokument som återspeglar administrativa, organisatoriska funktioner ledning, kontrollfunktioner, samt juridiskt stöd för förvaltning, organisation av dokumentationsstöd för hantering och lagring av dokument av organisationer;
2) planerings- och prisdokument;
3) handlingar om finansiering och utlåning;
4) handlingar om redovisning och rapportering;
5) dokument om organisation och genomförande av ekonomiska, vetenskapliga, tekniska, kulturella och andra relationer mellan organisationer;
6) dokument om informationstjänster för organisationers verksamhet;
7) dokument om arbetets organisation, arbetsransonering, taxering, ersättning, arbetsskydd;
8) dokument om arbete med personal: antagning, överföring, uppsägning av anställda, förbättring av deras kvalifikationer, certifiering samt utmärkelser;
9) dokument om logistiken för aktiviteter och organisation av lagring av egendom och materiella tillgångar;
10) dokument om organisationers administrativa och ekonomiska tjänster: efterlevnad av interna regler, drift av kontorsbyggnader, transporttjänster, intercom, säkerställa organisationers säkerhet;
11) dokument som speglar sociala och inhemska frågor, inklusive socialförsäkring, bostads- och hushållsfrågor, organisation av fritid;
12) dokument som återspeglar organisationen av verksamheten i den primära fackföreningen och andra offentliga organisationer(föreningar).

Den nya listan gäller för alla organisationer, oavsett typ av verksamhet och ägarform. Listan över dokument om ransonering, tariffer och ersättningar, arbetarskydd och personalfrågor har utökats avsevärt. I avsnittet "Arbetsskydd" Särskild uppmärksamhet betalas till dokument om skador, arbete med skadliga och farliga arbetsförhållanden.

En mer detaljerad lista över beställningar av personal presenteras. Så i den gamla listan bör alla beställningar av personal behållas i 75 år (artikel 6). Undantagen var order om tillhandahållande av regelbundna semester- och studiesemester, tjänstgöring, straffavgifter, kortvariga inrikes tjänsteresor. Deras minsta hållbarhetstid var 5 år. I den nya listan utökas listan över beställningar (artikel 19). I 75 år bör följande order behållas för:
antagning, förflyttning, kombination, förflyttning, uppsägning;
certifiering, avancerad utbildning, tilldelning av titlar (rang);
namnbyte;
incitament, utmärkelser;
ersättningar, bonusar, olika betalningar;
alla typer av semester för anställda med svåra, skadliga och farliga arbetsförhållanden, föräldraledighet, obetald ledighet (lön);
skyldighet på profilen för huvudverksamheten;
långa inrikes och utländska tjänsteresor, tjänsteresor för anställda med svåra, skadliga och farliga arbetsförhållanden.

Under minst 5 år, order avseende:
disciplinära åtgärder;
årliga betalda semester;
ledighet i samband med utbildning;
i tjänst;
kortvariga inrikes och utländska affärsresor.

Tänk på hur vissa lagringsperioder har förändrats redovisningshandlingar. Liksom tidigare bör årliga och konsoliderade årliga (nu konsoliderade) balansräkningar och rapporter bevaras permanent (artikel 351). Kvartalsvis - 5 år, månadsvis - 1 år. Lagringstiden för analytiska dokument (tabeller, rapporter) för årsbokslut har dock minskats till 5 år (artikel 354). Tidigare ska de ha förvarats med årliga konton permanent (art. 137). Den nya förteckningen separat (artikel 352) belyser lagringsperioderna budgetrapportering(balansräkningar, rapporter, intyg, förklarande noter), även om lagringstiderna är likartade. För första gången fastställdes en bevarandeperiod (permanent) för bokföring (finansiella) rapporter för internationella standarder ekonomisk rapportering eller andra standarder (art. 358). Lagringstiden för fakturor har minskats från 5 (artikel 150) till 4 år (artikel 368). Om listan över personer som har rätt att underteckna primära redovisningshandlingar tidigare behövde behållas tills den ersattes med en ny (artikel 164), är den nu i minst 5 år efter att den ersatts med en ny (artikel 380). Enligt den gamla listan är lagringstiden för ett registreringsbevis i skattemyndigheter var lika med 5 år efter avregistrering (artikel 169), nu ska den behållas permanent (artikel 381). Separat anges lagringsperioderna för skatteredovisning och skatteredovisningshandlingar: beräkningsregister markskatt(artikel 389) - 5 år; lönelistor om avdrag av försäkringspremier till Ryska federationens FSS (artikel 391): årlig - konstant, kvartalsvis - 5 år; överföringsrapporter summor pengar för statlig och icke-statlig försäkring (artikel 391) - permanent; skattedeklarationer (beräkningar) juridiska personer för alla typer av skatter (artikel 392), skattedeklarationer och beräkningar förskottsbetalning enligt UST (artikel 393), skattekort blanketter 1-NDFL (artikel 394), deklarationer och beräkningar av förskottsbetalningar för obligatoriska pensionsförsäkring(395 §), inkomstuppgift individer(artikel 396) etc. bör lagras i 5 år. Vi påminner om att Art. 23 i Ryska federationens skattelag hänvisar till lagring av redovisningsdata och andra dokument som är nödvändiga för beräkning och betalning av skatter, samt dokument som bekräftar mottagna och uppkomna utgifter i fyra år. Register över uppgifter om enskildas inkomster bör bevaras i 75 år (artikel 397). Den nya Förteckningen innehåller en reservation beträffande handlingar på redovisning av personlig inkomstskatt, UST, försäkringspremier för pensionsförsäkring. Om organisationen inte har personliga konton är den minsta lagringsperioden för dessa dokument inte längre 5, utan 75 år. För första gången, lagringsperioden för bokföring av organisationers inkomster och utgifter och enskilda företagare tillämpa det förenklade skattesystemet (artikel 401) - ständigt. Enligt författaren försätter denna bestämmelse företagare som använder det förenklade skattesystemet i en ofördelaktig ställning jämfört med dem som använder det vanliga skattesystemet, eftersom de sistnämnda förvarar dokument som ligger till grund för sammanställningen. skatteåterbäring, mestadels 5 år. Det nya schemat beskriver lagringstiderna för revisionsdokument. Den gamla listan föreskrev en permanent lagringstid endast för revisionsberättelser (artikel 50). Nu är det nödvändigt att ständigt lagra inte bara revisionsberättelsen om årsredovisningen (ekonomisk) (artikel 408), utan också standarderna och metoderna för att genomföra en revision av en revisionsorganisation och en enskild revisor (artikel 404), allmänna planer revision (art. 405), allmänna revisionsprogram (art. 406). Dessa dokument fanns inte med i den gamla listan. Lagringsperioden för kontrakt för tillhandahållande av revisionstjänster förblev oförändrad - 5 år efter avtalets utgång.

En mer detaljerad lista över typer av kontrakt presenteras. Nästan alla har en lagringstid på minst 5 år efter avtalets utgång. Ett undantag görs för:
donationsavtal (artikel 439) - permanent;
hyresavtal (artikel 442) - permanent;
fastighetsleasingavtal (artikel 449) - permanent;
avtal om pantsättning av egendom - 10 år efter avtalets utgång.

Som du kan se är den nya listan mer detaljerad och tar hänsyn till de dokument som har dykt upp i organisationers verksamhet nyligen.