Порядок списания аттестатов в году. Акт о списании и уничтожении аттестатов и приложений, испорченных при заполнении - документ

В. Р. Захарьин , эксперт по бюджетному учету и налогообложению, к. э. н.

Оформление и выдача

Согласно пункту 338 Инструкции № 157н, аналитика по счету ведется в книге по учету бланков строгой отчетности (ф. 0504045 приложения 5 к приказу Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н). Кроме того, пунктом 6 Порядка также предусмотрено ведение книги для учета и записи выданных аттестатов.

Отметим следующий важный момент: факт заполнения бланков не является основанием для их списания, поэтому они продолжают учитываться на забалансовом счете до момента их выдачи. Вручение аттестатов выпускникам проводится не позднее десяти дней после даты издания приказа об окончании ими образовательного учреждения.

Забрать аттестат может родитель при предъявлении паспорта и иное лицо при наличии у него доверенности и документов, удостоверяющих личность. Подписи в получении аттестатов проставляются в книге для их учета.

Списание

В силу пункта 35 Порядка бланки аттестатов, испорченные при заполнении, списываются и уничтожаются по решению комиссии под председательством руководителя учреждения. При этом составляется акт в двух экземплярах с указанием их количества. Номера испорченных титулов аттестатов вырезаются и наклеиваются на отдельный лист бумаги, который прилагается к первому экземпляру, представляемому в уполномоченный орган исполнительной власти.

Отметим: бланки, оставшиеся после выдачи документов выпускникам, возвращаются по месту их получения в сроки, установленные уполномоченным органом исполнительной власти (п. 34 Порядка). В этом случае также оформляется их списание. Если по каким-то причинам аттестат не получен в год окончания учебы, то он хранится в учреждении до востребования. Поэтому на счете по состоянию на конец отчетного года могут быть остатки, что приводит к необходимости ведения дополнительного регистра аналитического учета, чтобы заполненные аттестаты могли учитываться обособленно от пустых бланков, которые будут приобретены в следующем году.

Новый порядок учета

С 1 сентября 2013 года будет действовать основная часть положений Федерального закона от 29 декабря 2012 г. № 273‑ФЗ «Об образовании в Российской Федерации», и самостоятельность образовательных учреждений значительно расширится.

В настоящее время Минобразования России подготовлен проект приказа, в котором отсутствует норма о централизованном обеспечении бланками. Поэтому если учреждениям предоставят право самостоятельно приобретать аттестаты, то возникнет необходимость отражать на балансе расходы по этой операции, одновременно учитывая за балансом поступление, выдачу и списание бланков.

Важно запомнить

Аттестаты необходимы для основной деятельности образовательного учреждения, поэтому расходы на их приобретение учитываются по коду вида финансового обеспечения «4».

Как правильно уничтожать испорченный бланк аттестата? Какова последовательность действий, какие распорядительные документы необходимы?

Ответ

По общему правилу, испорченные аттестаты списывают на основании акта о списании бланков строгой отчетности.

<…> Выбытие бланков строгой отчетности в связи с выявлением порчи, хищений, недостачи, принятием решения об их списании (уничтожении) производится на основании акта о списании, по стоимости, по которой бланки строгой отчетности были ранее приняты к учету ( Инструкции по применению единого плана счетов для государственных органов власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н). <…>

<…> Приказ Минфина России от 30 марта 2015 г. "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению" содержит форму акта о списании бланков строгой отчетности (). <…>

<…>Исходя из анализа регионального законодательства, как правило, списание и уничтожение испорченных при заполнении бланков аттестатов осуществляется по решению комиссии, создаваемой образовательной организацией под председательством ее руководителя. Помимо этого, списание и уничтожение бланков документов об образовании и бланков других документов оформляются отдельными актами.

Можно использовать способ уничтожения бланков аттестатов об образовании, который был закреплен ранее действовавшим приказом Минобрнауки России. Акты составлялись в двух экземплярах, в них указывались количество (числом и прописью) и номера уничтожаемых бланков аттестатов и приложений. Номера испорченных титулов аттестатов вырезались и наклеивались на отдельный лист бумаги, который прилагался к первому экземпляру акта. Первый экземпляр акта с приложением представлялся в уполномоченный орган исполнительной власти, второй экземпляр оставался в образовательной организации. <…>

Актуально сейчас:

Порядок учета и списания бланков аттестатов об основном общем и среднем общем образовании и приложений к ним

и медалей «За особые успехи в учении».
1.Порядок учета и списания бланков аттестатов об основном общем и среднем общем образовании и приложений к ним.

При поступлении.

Требования:

1.Бланки аттестатов об основном общем и среднем общем образовании и приложения к ним, поступившие в учреждение, принимаются материально ответственным лицом. Приемка производится в день поступления бланков документов. При приемке проверяется соответствие фактического количества, серий и номеров бланков документов данным, указанным в сопроводительных документах (накладных, квитанциях и т.п.). Операция по поступлению БСО отражается в книге учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045) по наименованиям, сериям и номерам.

Листы в книге должны быть пронумерованы, прошнурованы, подписаны руководителем, а также скреплены печатью учреждения.

Допускается внесение исправлений, содержащих дату исправления, фамилии и инициалы, а так же подписи лиц, оформивших документы, в которые внесены исправления.

2.Возврат не использованных и испорченных БСО отражается в книге учета бланков строгой отчетности (ф.0504045).

3.В бухгалтерском учете операции по учету БСО отражаются на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности» в разрезе ответственных за их хранение и (или) выдачу лиц, мест хранения в условной оценке: один бланк, один рубль.

При выбытии.

Требования:

Согласно п. 337 Инструкции N 157н:

Внутренние перемещения бланков строгой отчетности в учреждении производятся на основании первичного оправдательного документа - Акта приема-передачи. (Приложение № 2) Все операции по выбытию БСО отражаются в книге учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045) по наименованиям, сериям и номерам.

Выбытие БСО в связи с выявлением порчи, хищений, недостачи, принятия решения об их списании (уничтожении) производится на основании Акта о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816) в условной оценке: один бланк, один рубль.

В акте должен быть приведен состав комиссии по списанию, указаны дата и номер документа, которым данная комиссия была назначена, прописан период, за который производится списание. Списываемые БСО перечисляются с проставлением их номеров, серии и объяснением причин списания. Акт должен быть подписан членами комиссии и утвержден руководителем образовательного учреждения.

При списании БСО, оформленных соответствующим образом и выданных учащимся по завершении процесса образования о получении ими определенного уровня образования, при выдаче дубликата и порчи БСО, учитываются данные специальных книг регистрации выданных документов об образовании. Книга регистрации выданных документов об образовании ведется в соответствии с требованиями Приказа Министерства образования и науки РФ № 115 от 14.02.2014. К Акту о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816) (Приложение №3) прикладывается выписка из Книги регистрации выданных документов об образовании, заверенная подписью руководителя учреждения и скрепленная печатью.

(Приложение № 5)

При уничтожении.

Требования:

В случае уничтожения испорченных либо устаревших БСО составляются Акты о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816) отдельно на списание бланков о среднем общем образовании и основном общем образовании.

Уничтожение испорченных БСО следует производить в присутствии назначенной приказом руководителя комиссией путем:

Вырезания номера и приклеивания данного номера к Акту о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816);

При этом Акты о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816) будут являться одновременно и актами на уничтожение бланков строгой отчетности.

Отчетность образовательных учреждений.

По окончании выдачи БСО образовательное учреждение представляет в Централизованную бухгалтерию Отчет об израсходовании бланков документов об образовании (Приложение№ 4) и Акт на списание бланков строгой отчетности (ф.0504816) с приложением заверенной руководителем выписки из Книги регистрации выданных документов об образовании (Приложение № 5).

На основании предоставленных документов сотрудник Централизованной бухгалтерии проводит сверку данных бухгалтерского учета с Книгой учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045) о чем делается соответствующая запись.

Требования, предъявляемые к хранению бланков строгой отчетности.

Бланки строгой отчетности хранятся в условиях, исключающих несанкционированный доступ к ним, - в специально выделенном и оборудованном помещении, в сейфе или в металлическом шкафу с надежным внутренним или навесным замком, обеспечивающим их сохранность.

Приказом руководителя устанавливается перечень лиц, ответственных за получение, хранение и выдачу бланков строгой отчетности.

С работниками учреждения, которые отвечают за прием, учет, выдачу и хранение бланков, должен быть заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности по форме, утвержденной Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85.
Контроль над сохранностью бланков строгой отчетности.

Основными методами контроля за сохранностью бланков строгой отчетности является проведение инвентаризации и внутренние контрольные мероприятия.

Проверку фактического наличия бланков строгой отчетности следует производить в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49, по видам бланков с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.

При этом осуществляются подсчет фактического наличия бланков строгой отчетности и сверка их остатков с данными книги учета бланков строгой отчетности (ф.0504045) и бухгалтерского учета.

В ходе проведения инвентаризации необходимо также проверить и порядок ведения книги учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045): полноту ее заполнения, соответствие данных первичным документам и наличие остатков неиспользованных и испорченных бланков.

2.Порядок учета и списания медалей «За особые успехи в учении»
Бухгалтерский Учет медалей осуществляется на забалансовом счете 07 «Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры» в условной оценке один предмет один рубль.

Медаль вручается одновременно с выдачей аттестата об образовании с отличием. При выдаче медалей делается соответствующая запись в книге регистрации выданных медалей (п.3 Порядка выдачи медали «За особые успехи в учении» утв. Приказом Минобрнауки России от 23 июня 2014 г.№ 685).

По окончании выдачи медалей образовательное учреждение представляет в Централизованную бухгалтерию выписку из Книги регистрации выданных документов об образовании в части выданных аттестатов с отличием. (Приложение № 5)
Нормативные документы:

Приказ Минобрнауки России от 14 февраля 2014 г. N 115 «Об утверждении порядка заполнения, учета и выдачи аттестатов об основном общем и среднем общем образовании и их дубликатов»;

Приказ Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н «Об утверждении единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и инструкции по его применению»;

Приказ Минобрнауки России от 23 июня 2014 г.№ 685 «Об утверждении порядка выдачи медали «За особые успехи в учении».

Скорректирован порядок заполнения, учета и выдачи документов о высшем образовании, квалификации и их дубликатов. Так, если изменилась фамилия, имя или отчество выпускника, при выдаче дубликата старый диплом нужно изъять. О том, как соотнести эти новшества с бухучетом, читайте в статье.

Приход

В конце учебного года образовательные учреждения самостоятельно покупают необходимые бланки. Оприходуйте их по документам поставщиков (изготовителей). Расходы оплатите по КВР 244. В учете отразите затраты по подстатье 226 КОСГУ. Бланки дипломов и аттестатов обычно относят к бланкам строгой отчетности. Напомню, что перечень таких бланков учреждение разрабатывает самостоятельно и утверждает в рамках учетной политики. А сами бланки строгой отчетности учитывают на забалансовом счете 03 в условной оценке один бланк – 1 руб. либо по стоимости приобретения.

Изменения в порядок учета дипломов и аттестатов внесены приказом Минобрнауки России от 31 марта 2016 г. № 352 .

Пример №1

Общеобразовательная школа заключила договор на поставку бланков аттестатов.

Количество аттестатов об основном общем образовании – 60 штук, из них пять с отличием. А аттестатов о среднем общем образовании – 30 штук, в том числе два с отличием. Общая сумма по договору – 9 тыс. руб.

На основании документов поставщика в учете записано:

ДЕБЕТ 4 109 60 226 КРЕДИТ 4 302 26 730

– начислена задолженность по договору на поставку аттестатов;

– учтены аттестаты на забалансовом счете в условной оценке один бланк – 1 руб.

Кассир как материально ответственное лицо оприходовал бланки в кассу учреждения.

В книге учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045) для разных видов аттестатов предназначены разные страницы. Ниже вы увидите, как бухгалтер отразил поступление обычных аттестатов об основном общем образовании, указав их номера и серии:

Хранение и выбытие

Бланки строгой отчетности хранят либо в специальной кладовой в металлических ящиках, либо в несгораемых сейфах под замком.

Передачу бланков должностному лицу, которое будет их заполнять и выдавать документы об образовании выпускникам, оформите как внутреннее перемещение.

Пример №2

Заместитель директора получил бланки для оформления аттестатов об основном общем образовании.

53 аттестата выдали из кассы учреждения по требованию-накладной.

Бухгалтер оформил проводки:

– учтены аттестаты за заместителем директора по учебной работе;

ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 62

– отражена выдача аттестатов из кассы.

Когда придет время заполнить бланки и выдать документы выпускникам, отразите выбытие по ранее принятой стоимости. Сделайте это на основании акта о списании (ф. 0504816). По нему же спишите испорченные бланки.

Пример №3.

В учреждении оформили и выдали выпускникам 51 аттестат об основном общем образовании.

Заполняя документы, завуч испортил один бланк. Еще один бланк остался невостребованным. Завуч вернул его в кассу учреждения.

Бухгалтер указал в учете:

– выданы выпускникам оформленные аттестаты. Основание – акт о списании по форме 0504816(см. образец на стр. 28)*;

– списан испорченный аттестат*;

* Материально ответственное лицо – завуч.

– отражен возврат невостребованного бланка аттестата в кассу (материально ответственное лицо – кассир).

Последнюю операцию он отразил в книге учета бланков:

Скорректирован порядок заполнения, учета и выдачи документов о высшем образовании, квалификации и их дубликатов. Рассмотрим, как теперь ведется учет дипломов и аттестатов на примерах.

Учет дипломов и аттестатов: приход

В конце учебного года образовательные учреждения самостоятельно покупают необходимые бланки. Оприходуйте их по документам поставщиков (изготовителей). Расходы оплатите по КВР 244. В учете отразите затраты по подстатье 226 КОСГУ. Бланки дипломов и аттестатов обычно относят к бланкам строгой отчетности. Напомню, что перечень таких бланков учреждение разрабатывает самостоятельно и утверждает в рамках учетной политики. А сами бланки строгой отчетности учитывают на забалансовом счете 03 в условной оценке один бланк - 1 руб. либо по стоимости приобретения.

Пример 1:

Общеобразовательная школа заключила договор на поставку бланков аттестатов.

Количество аттестатов об основном общем образовании - 60 штук, из них пять с отличием. А аттестатов о среднем общем образовании - 30 штук, в том числе два с отличием. Общая сумма по договору - 9 тыс. руб.

На основании документов поставщика в учете записано:

ДЕБЕТ 4 109 60 226
КРЕДИТ 4 302 26 730
9000 руб.
- начислена задолженность по договору на поставку аттестатов;

ДЕБЕТ 03
90 руб.
- учтены аттестаты на забалансовом счете в условной оценке один бланк - 1 руб.

Кассир как материально ответственное лицо оприходовал бланки в кассу учреждения.

В книге учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045) для разных видов аттестатов предназначены разные страницы. Ниже вы увидите, как бухгалтер отразил поступление обычных аттестатов об основном общем образовании, указав их номера и серии:

Учет дипломов и аттестатов, хранение и выбытие

Бланки строгой отчетности хранят либо в специальной кладовой в металлических ящиках, либо в несгораемых сейфах под замком.

Передачу бланков должностному лицу, которое будет их заполнять и выдавать документы об образовании выпускникам, оформите как внутреннее перемещение.

Пример 2:

Заместитель директора получил бланки для оформления аттестатов об основном общем образовании.

53 аттестата выдали из кассы учреждения по требованию-накладной.

Бухгалтер оформил проводки:

ДЕБЕТ 03
53 руб.
- учтены аттестаты за заместителем директора по учебной работе;

КРЕДИТ 03
53 руб.
- отражена выдача аттестатов из кассы.

Когда придет время заполнить бланки и выдать документы выпускникам, отразите выбытие по ранее принятой стоимости. Сделайте это на основании акта о списании (ф. 0504816). По нему же спишите испорченные бланки.

Пример 3:

В учреждении оформили и выдали выпускникам 51 аттестат об основном общем образовании.

Заполняя документы, завуч испортил один бланк. Еще один бланк остался невостребованным. Завуч вернул его в кассу учреждения.

Бухгалтер указал в учете:

КРЕДИТ 03
52 руб.
- выданы выпускникам оформленные аттестаты. Основание - акт о списании по форме 0504816 (см. образец)*;

КРЕДИТ 03
1 руб.
- списан испорченный аттестат*;

* Материально ответственное лицо - завуч.

ДЕБЕТ 03
1 руб.
- отражен возврат невостребованного бланка аттестата в кассу (материально ответственное лицо - кассир).

Последнюю операцию он отразил в книге учета бланков:

Образец. Акт о списании дипломов и аттестатов