Образец записки расчета отпускных в году. Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику

«Обмен» отпуска на деньги допускается только в двух случаях:

1. при увольнении работника, если у него остаются неиспользованные отпуска;
2. при наличии дополнительных отпусков, превышающих 28 календарных дней.

В каждой ситуации бывают нестандартные вводные, поэтому остановимся на них подробнее.

Накопилась задолженность по отпускам — что делать?

Нередко у работников накапливаются задолженности по отпускам за несколько лет. И в таких случаях перед работодателем встает вопрос — как разобраться с этими «задолженностями»? Достаточно ли будет компенсировать их деньгами?

Как правило, через суд работодатель оспаривает такие действия налоговиков, ссылаясь на , которая говорит о том, что в соответствии с Трудовым кодексом он обязан выплатить компенсацию работнику за все неиспользованные отпуска.

Компенсация части отпуска при условии наличия дополнительного отпуска

Если работник собирается продолжать работать в компании, то заменить компенсацией ему можно только часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающего 28 календарных дней. То есть такая компенсация предусмотрена для тех категорий работников, которым по закону положен удлиненный основной отпуск — более 28 дней. К ним относятся:

• работники-инвалиды, продолжительность отпуска — не менее 30 календарных дней ();
• несовершеннолетние работники, продолжительность отпуска — 31 календарный день ();
• муниципальные служащие, продолжительность отпуска — 30 календарных дней ().

• работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда ();
• работники, имеющие особый характер работы ();
• работники с ненормированным рабочим днем ();
• работники, работающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностям ().

Дополнительные оплачиваемые отпуска могут устанавливаться по усмотрению работодателя с учетом производственных и финансовых обстоятельств. При этом условия и порядок предоставления таких отпусков прописывается коллективными договорами или локальными нормативными актами.

Стоит отметить, что замена части отпуска денежной компенсацией является не обязанностью, а правом работодателя. Поэтому он может отказать в компенсации. Эта позиция сформулирована, в частности, в Определении Верховного Суда Республики Коми от 15.08. 2011 № 33-4410/2011).

Компенсация при увольнении

Правило исчисления компенсации при увольнении в Трудовом кодексе не установлено. Поэтому работодателям следует руководствоваться старым документом - « » (утв. НКТ СССР 30.04.1930 № 169).

В Правилах важно обратить внимание на , где указано, что «при исчислении сроков работы, дающих право на пропорциональный дополнительный отпуск или на компенсацию за отпуск при увольнении, излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки, составляющие не менее половины месяца, округляются до полного месяца».

В связи с этим правилом может возникнуть вопрос: как отсчитывать половину месяца в феврале, в котором, как известно, 28 дней? Нужно ориентироваться не на календарный, а на рабочий месяц, так как отпуск предоставляется за рабочий год.

Допустим, вы приняли работника на работу 17 сентября 2018 года. С 30 ноября 2018 года он увольняется. Работодателю нужно посмотреть, сколько полных месяцев отработал сотрудник. Первые два месяца отработаны полностью: с 17.09.18 по 16.10.18 и с 17.10.18 по 16.11.18. А третий месяц сотрудник отработал с 17.11.18 по 30.11.18, поэтому, согласно п. 35 «Правил об очередных и дополнительных отпусках», компенсацию нужно платить только за два месяца.

5 нестандартных кейсов на тему компенсации отпуска

1. Работник отработал в организации 4 месяца, в этот период находился в отпуске без сохранения зарплаты 23 календарных дня. Положена ли ему компенсация при увольнении? .
2. Директор небольшой компании замещает несколько должностей. Он не был в отпуске уже 2 года. Можно ли ему выплатить компенсацию за отпуск? .
3. В компании единственный работник, его должность — генеральный директор. В отпуск он уйти не может. Должен ли он получить компенсацию за неиспользованный отпуск, чтобы не было проблем с ГИТ? .
4. Чтобы рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск, нужно определить средний заработок работника. Как быть с февралем? Считать ли только полные месяцы работы? .
5. Работник 12 месяцев был в отпуске без сохранения заработной платы. Как рассчитать сумму компенсации за неиспользованный отпуск? .

Алгоритм действий для оформления и получения компенсации за отпуск

Чтобы получить деньги взамен части отпуска, работнику необходимо написать соответствующее заявление. Можно воспользоваться .

Получив от работника заявление, работодатель издает приказ о замене части отпуска денежной компенсацией, составленный в произвольной форме.

В приказе нужно указать:

• ФИО и должность работника;
• количество дней отпуска, которые должны быть заменены денежной компенсацией, расчетный период;
• основание для издания приказа;
• реквизиты заявления работника.

Работник знакомится с приказом и ставить под ним подпись. После этого работодатель вносит в личную карточку работника (унифицированная форма Т-2) в раздел 8 «Отпуск» сведения о замене денежной компенсацией части ежегодного оплачиваемого отпуска.

Как заполняются остальные графы?

В графе 1 «Вид отпуска» уточняется, какой отпуск заменяется денежной компенсацией (основной, дополнительный).

Для заполнения граф 2 и 3 «Периоды работы» специфических замечаний нет — они заполняются по общим правилам.

Количество дней отпуска, которое подлежит замене компенсацией, указывается в графе 4 «Количество календарных дней отпуска».

В графах 5 и 6 вносится соответствующая запись «Замена отпуска денежной компенсацией».

В графе 7 «Основания» отражаются реквизиты приказа. Эту же информацию следует зафиксировать в графике отпусков — в графе 10 «Примечание». Просто внесите запись о том, что часть ежегодного отпуска заменена деньгами, укажите при этом количество компенсированных дней.

Расчет отпускных в 2019 году: калькулятор

Рассчитать отпускные можно с помощью бесплатного калькулятора от сервиса Контур.Бухгалтерия . Введите данные о периоде отпуска, расчетном периоде и массовых повышениях зарплаты, если они были (чтобы заработок сотрудника за месяцы до повышения проиндексировался и расчет выполнился по текущему заработку). Также укажите фактические начисления сотрудника за расчетный период, по которым выполняется расчет среднего дневного заработка. Сумма отпускных рассчитывается автоматически.

Основное предназначение данной записки - подтверждение факта предоставления работнику ежегодного оплачиваемого отпуска и подготовка расчета выплат причитающихся ему отпускных.

Для оформления записки-расчета применяется унифицированная форма № Т-60. Она является двухсторонней. Лицевая сторона бланка содержит основные сведения об отпуске работника и заполняется кадровиком на основании утвержденного руководителем . Оборотная сторона бланка предназначена для оформления расчета отпускных.

Рассмотрим правила заполнения некоторых граф и полей записки.
Период работы
При оформлении части ежегодного оплачиваемого отпуска в строке указывается целый год, даже если он еще не отработан работником. В случае оформления отпуска по беременности и родам или по уходу за ребенком строка не заполняется.

Графа 3
В графе указывается общая сумма выплат работнику за каждый месяц расчетного периода, с учетом всех (имеющих место) корректировок. Например, если в каком-то из месяцев работнику была повышена зарплата, выплачена премия или надбавка, в соответствующей строке графы необходимо указать уже скорректированную сумму, без приведения расчетов. Чтобы в дальнейшем не запутаться и не забыть на основании чего были произведены расчеты выплат для того или иного месяца, ниже, после таблицы, можно сделать соответствующие отметки (например, с какого числа была повышена зарплата, в какой месяц выплачена премия). Полученная итоговая сумма указывается в графе 3 и применяется в дальнейшем для расчета среднедневного заработка.

При использовании в расчетах корректировочного коэффициента, составляется бухгалтерская справка. Унифицированного бланка для данной справки не предусмотрено, поэтому составляется она бухгалтером самостоятельно, с указанием обязательных реквизитов, предусмотренных статьей 9 Закона "О бухгалтерском учете".

Графа 4
Необходимо помнить, что при расчете отпускных применяется "условное" число календарных дней, которое в полностью отработанном месяце составляет - 29,4 дня. В случае не полностью отработанного месяца применяется дополнительный расчет, путем деления "условного" числа на фактическое число календарных дней в месяце и умножением на отработанные дни. Например, если работник болел 5 дней в марте 2009 года, тогда количество отработанных им дней в марте составит: (29,4: 31) х (31 - 5) = 24,66 дней.

Графа 5
Заполняется, если работнику установлен суммированный учет рабочего времени.

Графа 6
Величина среднего дневного заработка определяется путем деления суммы начислений за расчетный период (итоговая строка графы 3) на количество календарных дней, принимаемых расчетного периода (данные из графы 4 или 5).

Расчет отпускных
Отпускные, подлежащие выплате работнику, рассчитываются путем умножения среднего дневного заработка (графа 6) на количество дней отпуска (графа 7) и вычитанием из полученной суммы налога на доходы и прочих удержаний.

Записка -расчет по унифицированной форме Т-60 служит для расчета работнику отпускных и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого , учебного или других видах отпуска.

Унифицированная форма Т-60 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Не запрещается использование записки-расчета по форме, которую вы разработаете самостоятельно.

Вообще предоставление отпуска работнику состоит из следующих действий:

• работодатель издает приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;
• затем происходит расчет , выплата отпускных;
• на заключительном этапе необходимо внести информацию об отпуске в кадровые документы.

Образец заполнения унифицированной формы Т60

Записка-расчет имеет две стороны. Лицевая сторона бланка состоит из основных сведений о работнике и предоставленном отпуске. На другой стороне бланка оформляется непосредственно расчет отпускных.

На первой странице необходимо заполнить данные работника: ФИО, структурное подразделение, должность. Затем необходимо заполнить графы на каком основании предоставляется отпуск и его длительность: а) ежегодный оплачиваемый отпуск и б) ежегодный дополнительный (другой) отпуск.

В графу 3 необходимо внести общую сумму выплат работнику отдельно за каждый месяц периода (по общему правилу период составляет 12 месяцев), с учетом всех корректировок - без каких-либо расчетов. Например, в феврале работнику повысили заработную плату, а в апреле он получил премию по итогам квартала - в справке вы указываете итоговую сумму.

При заполнении графы 4 необходимо учитывать, что при расчете отпускных применяется среднемесячное число календарных дней. В 2016 году 366 календарных дней. Из этого количества 119 дней являются выходными, рабочих дней при пятидневной рабочей неделе получится 247. Принятое среднемесячное количество календарных дней составляет 29,3 дня. Если работник отработал месяц не полностью, то необходимо произвести дополнительный расчет. Для этого поделите среднемесячное число дней (29,3) на фактическое число дней месяца и умножьте на отработанные дни. Например, работник болел 4 дня в августе 2016 года. В таком случае количество отработанных дней в августе получится: (29,3: 31) х (31 - 4) = 25,5 дней.

Графу 5 вы заполняете в случае, если сотруднику установлен суммированный учет рабочего времени.

В графе 6 необходимо указать средний дневной или часовой заработок. Как его рассчитать? В случае, если расчетный период отработан полностью, расчет выглядит так: заработок работника за расчетный период разделите на 12 и на среднемесячное число календарных дней - 29,3.

Отпускные, которые необходимо выплатить работнику, рассчитываются следующим образом: средний дневной заработок необходимо умножить на количество дней отпуска из графы 7 и вычесть из полученной суммы НДФЛ и иные удержания.

Ознакомьтесь с образцом заполнения формы, чтобы верно заполнить бланк и не допустить ошибок. Образец заполнения унифицированной формы Т-60 приводим ниже:

Актуальный бланк унифицированной формы Т-60

Каждый сотрудник, проработавший на предприятии больше полугода, может уйти в . Общая продолжительность отпуска составляет 28 дней.

Записка‑расчёт представляет собой документ, в котором указываются периоды, действующие в отношении конкретного сотрудника:

• рабочий год;
• ежегодный отпуск.

Также производится подсчёт отпускных.

Существует специальная форма записки - Т-60.

Бланк необязательный для применения, но может использоваться в любой компании. Тем более, что в нём учтены все обязательные включения.

Готовится записка кадровиком:

• при оформлении очередного отпуска сотрудникам;
• при увольнении (подсчитывается ).

В 2016 году процедура расчёта с отпускником следующая:

• принимается ;
• заявление визируется директором и передаётся кадровику;
• издаётся ;
• оформляется записка‑расчёт;
• отпускные выплачиваются за три дня до отпуска (в случае увольнения - в последний день работы).

Кто оформляет документ?

Документ двухсторонний, лицевая его сторона заполняется кадровиком, а оборотная - бухгалтером. Составлению записки‑расчёта всегда предшествует один из видов приказа:

• об увольнении;
• об отпуске.

Заполнение лицевой стороны

На первую страницу бланка кадровик (или другой работник, занимающийся кадровыми вопросами) вносит данные:

• номер и дату составления;
• ФИО отпускника;
• его табельный номер;
• должность, профессию (с разрядом);
• отдел;
• начало и окончание рабочего года;
• и его период.

Также вносятся данные о , если сотруднику он положен:

• вид отпуска (например, за );
• количество дней и период;
• реквизиты приказа.

После внесения перечисленных сведений кадровик указывает свою должность и расписывается.

Заполнение оборотной стороны

Вторая страница бланка расчётная, её заполняет бухгалтер. В графу «расчётный период» вносятся оплачиваемые периоды работы (месяц и год). Если сотрудница, например, была в отпуске по уходу за малышом, то этот промежуток времени в расчёт не берётся.

В периоды включаются все официальные выплаты:

• оклад;
• премия;
• надбавки и др.

Все выплаты суммируются и результат вносится в итоговую строку. В 4‑й графе указывается общее количество отработанных дней в году. Далее обсчитывается : общий заработок делится на отработанные дни.

Отпускные рассчитываются по формуле:

дневной заработок х на число отпускных дней

Рассчитывается и подоходный налог с отпускных с учётом вычетов. В итоге отпускник получит итоговую сумму за минусом налога или других обязательных платежей (алиментов, например).

Расчёт по правилам 2016 года

В этом году отпускные рассчитываются с учётом нюансов:

• если сотрудник отработал только , это срок и будет расчётным периодом;
• за расчётный год принимается период, отработанный сотрудником - полных 11 или 12 месяцев.

Сотрудник устроился на работу 2 марта 2015 года, а в отпуск хочет уйти только на 15 дней с 5 апреля 2016‑го. Его рабочий год - со 2.03.2015 до 01.03.2016. Так как год отработан полностью, отпускные насчитают за полный год, исходя из средней зарплаты..

В среднем отработанный полностью месяц даёт право на два с половиной дня отпуска.

Также следует учесть, что не все суммы, выплаченные в году работнику, участвуют в расчёте. Так, например, если сотруднику была выделена

Начисление отпускных в 2016 году производится, как и раньше – на основе рассчитанного среднедневного заработка за прошедший до отпуска год. Примеры расчета позволяют понять, как именно начисляются отпускные. Существуют три варианта расчета:

• если сотрудник проработал полный год до отпуска;
• при отработке менее 12 месяцев до отпуска;
• при увольнении и получении компенсации неиспользованного отпуска.

Начисление отпускных в обычном порядке

Если сотрудник трудится в данной организации более 12 месяцев, отпускные ему начисляются в таком порядке. Для расчета берут зарплату за год до отпуска. Если человек уходит в отпуск 1 июля 2016 года, то в расчете учитывается зарплата за срок с 1 июля 2015 по 30 июня 2016 года. Из этого времени исключаются такие промежутки:

• больничные;
• отпуск, связанный с беременностью и родами;
• неоплачиваемый отпуск;
• получение среднего заработка (к примеру, сотрудник был в командировке).

При расчете учитываются такие виды выплат:

• заработная плата;
• любые надбавки (например, за сложность или особые условия работы);
• районные коэффициенты и надбавки;
• доплаты за работу сверхурочно, в ночное время, в тяжелых условиях;
• премии.

Не учитываются всевозможные социальные выплаты, а также материальная помощь, выплачиваемая сотрудникам.

Для вычисления среднего заработка всю зарплату за год делят на двенадцать месяцев и на 29,3 – это среднее число дней в месяце. Например, Иванову за год была начислена зарплата в размере 500 тысяч рублей. Значит, его среднедневной заработок равен 500 000/12/29,3=1422 рубля. Иванов уходит в отпуск на 28 дней, это означает, ему будут начислены отпускные выплаты в размере 1422*28=39816 рублей.

Но такой случай – когда работник отработал полный год и не брал за это время больничный или отпуск – встречается крайне редко. Если сотрудник в каком-то месяце был в отпуске или на больничном, то количество расчетных дней рассчитывается так: 29,3/количество календарных дней в месяце*количество отработанных сотрудником дней.

Как начислить отпускные в 2016 году? Пример касается работника, отработавшего год. За год ему была уплачена зарплата в размере 350 тысяч рублей. За прошедший год он был на больничном в июне в течение 5 дней, в этом месяце количество принимаемых к расчету дней будет равно 29,3/30*25=24,4. Среднедневной заработок равен 350 000/12/(29,3*11+24,4)=1078. Работник идет в отпуск на 28 дней, он получит за это время 1078*28=30184 рубля.

Начисление отпускных при работе менее года

Если сотрудник уходит в свой основной отпуск раньше, чем после 12 отработанных месяцев, то для расчета берут выплаченную ему за отработанное время зарплату и делят её на отработанное количество дней. Так получается средний заработок за день, который необходимо умножить на количество дней отпуска, предоставляемого работнику.