Закрытие месяца. Регламентные действия

В настоящей публикации М.А. Власова, преподаватель-консультант Центра сертифицированного обучения компании "1С:Автоматизация", детально рассматривает реализованный в "1С:Комплексной автоматизации 8" механизм осуществления завершающих операций месяца, который предназначен для формирования предусмотренных законодательством проводок, закрытия ряда счетов и определения финансового результата деятельности. Особую актуальность и практическую ценность статье придают рекомендации автора по организации контроля правильности проведения регламентных операций, а также рассмотрение операций по закрытию года.

Процедура закрытия месяца

Процедура закрытия месяца состоит из ряда регламентных операций: начисление амортизации, погашение стоимости спецодежды и спецоснастки, определение стоимости движения МПЗ за месяц, переоценка валютных средств, списание на текущие затраты расходов будущих периодов, определение фактической себестоимости выпущенных продукции и услуг, выявление отклонений в оценках доходов и расходов в бухгалтерском и налоговом учете, начисление налога на прибыль, расчет обязательств по НДС и др. Все эти операции проводятся отдельными регламентными документами, создаваемыми и проводимыми в определенной последовательности.

Для облегчения работы пользователя по проведению регламентных операций в конфигурации "1С:Комплексная автоматизация 8" создан функционал "Закрытие месяца". Он позволяет выполнять настройку и контроль процедуры закрытия месяца и помогает координировать взаимодействие ответственных лиц, выполняющих отдельные регламентные операции.

Настройка процедуры закрытия месяца

Сначала выполняется предварительная настройка (меню - Регламентные операции - Настройка закрытия месяца ). Все настройки закрытия месяца являются элементами одноименного справочника. Каждая настройка создается независимо от организаций, входящих в состав предприятия, и может использоваться для любой из них.

В форме настройки указывается период, с которого она может применяться, а также признаки отражения в бухгалтерском, налоговом и управленческом учете. Следует выбрать также вариант системы налогообложения - общей или упрощенной (с разными видами налогооблагаемой базы), поскольку для разных налоговых режимов состав операций отличается.

На закладке Сводные настройки отмечаются те операции, которые должны быть осуществлены. По умолчанию в настройку закрытия месяца включаются все операции, которые могут выполняться, за исключением тех, которые не соответствуют настройке параметров учета (меню Интерфейс "Заведующий учетом" - Настройка учета - Настройка параметров учета ).

Так, в соответствии с настройкой параметров учета в программе может вестись партионный учет или применяться режим расширенной аналитики учета затрат (РАУЗ). При использовании РАУЗ ресурсоемкие регламентные операции Восстановить последовательность партионного учета и Скорректировать стоимость списания МПЗ не выполняются, поэтому на схеме, представленной на рис. 1, они неактивны, и настроить их применение нельзя.

Рис. 1. Перечень регламентных операций, которые будут выполняться при закрытии месяца

Все остальные, кроме неактивных, регламентные операции могут быть включены в настройку закрытия месяца или исключены из нее установкой соответствующих флажков. Так, например, если у организации нет валютных средств и договоров с контрагентами, заключенных в иностранной валюте, то нет необходимости проводить регламентную операцию Переоценить валютные средства и т. п.

Каждой регламентной операции должен быть назначен ответственный. При непосредственном выполнении процедуры закрытия месяца ему программой будет формироваться задание. Ответственные за выполнение регламентных операций назначаются на одноименной закладке. Это просто сделать, выбрав в левом поле операцию, а в правом - пользователя (или группу пользователей), который должен ее выполнить, а затем воспользоваться стрелкой (Рис. 2).

Рис. 2. Назначение пользователей, ответственных за выполнение регламентных операций

На закладке Распределение затрат следует указать способы распределения затрат, которые используются данной настройкой закрытия месяца. По умолчанию все затраты подразделений вида "Основное производство" и "Вспомогательное производство" распределяются по объему выпуска, а затраты подразделений с видом "Прочее" - по плановой себестоимости выпуска.

При необходимости настройку распределения затрат можно изменить, выбрав свой способ распределения, например, для каждой статьи затрат каждого подразделения (при расчете себестоимости в зависимости от вида производства - материалоемкое, трудоемкое и пр. - или других особенностей предприятия, а также в соответствии с утвержденной в организации нормативной документацией).

Кроме того, нужно иметь в виду, что для того, чтобы распределение затрат было произведено программой корректно, необходимо, чтобы в базе было настроено соответствие между подразделениями предприятия и подразделениями организаций (меню Интерфейс "Полный" - Справочники - Предприятие - Подразделения ).

Также в настройке закрытия месяца для каждой регламентной операции указывается, какие документы должны создаваться и проводиться при ее выполнении.

Как правило, каждой регламентной операции соответствуют один или несколько документов, которые должны быть созданы и проведены. Настройка такого соответствия осуществляется в регистре сведений Список Документы регламентных операций . Он открывается заполненным по умолчанию по нажатии на кнопку командной панели Документы регламентных операций (Рис. 3). Как правило, специально заполнять его не требуется.

Рис. 3. Документы для выполнения регламентных операций

При необходимости список соответствий может быть перезаполнен автоматически установками по умолчанию (кнопка командной панелиI), перед этим все ранее созданные записи будут удалены. Для некоторых регламентных операций документы при заполнении по умолчанию не устанавливаются:

• либо в связи с необходимостью выполнения дополнительных действий (например, может понадобиться ввести процент деятельности по ЕНВД при расчете зарплаты и "зарплатных" налогов);
• либо в связи с множественностью создаваемых документов, результаты заполнения которых зависят от проведения предыдущих (операция Начислить зарплату и ЕСН );
• либо в связи с отсутствием документов (регламентная операция может выполняться не только документом, но и специальной обработкой);
• либо в связи с тем, что порядок выполнения регламентной операции детализируется на отдельной схеме.

Предусмотрена также возможность настройки списка отчетов, который будет доступен пользователю для контроля результатов выполнения регламентной операции из формы Регламентная операция (по кнопке командной панели Отчеты ).

Настройка осуществляется в регистре сведений Список Отчеты регламентных операций (кнопка командной панели формы настройки закрытия месяца Отчеты регламентных операций ). Для одной регламентной операции может быть задано произвольное количество отчетов. Настройка состава отчетов не является обязательной.

Состав и последовательность выполнения операций отражается на графической схеме (документ Настройка закрытия месяца закладка Схема ). Включение/выключение выполнения регламентной операции и назначение ответственных можно выполнять непосредственно на схеме.

Рассмотрим порядок выполнения процедуры закрытия месяца.

Запуск процедуры закрытия месяца

Новая процедура закрытия месяца создается в меню Интерфейс "Заведующий учетом" - Регламентные операции - Процедура закрытия месяца .

В форме Закрытие месяца на закладке Параметры необходимо указать:

• закрываемый месяц;
• организацию;
• настройку закрытия месяца;
• принадлежность к видам учета (управленческий, бухгалтерский, налоговый).

Затем следует загрузить настройки и запустить процедуру, используя одноименные кнопки.

После выполнения этих действий появится информационное окно, в котором пользователь будет проинформирован о том, какие регламентные операции будут выполнены и каким ответственным они назначены. Если изменений не требуется, нажимаем на кнопку Запуск .

В ходе выполнения процедуры закрытия месяца:

• автоматически формируются задания ответственным лицам на выполнение регламентных операций;
• при выполнении очередной регламентной операции автоматически осуществляется переход к следующей операции - происходит формирование новых заданий. При этом некоторые операции могут выполняться параллельно (одновременно).

Процедура закрытия месяца считается завершенной после выполнения всех регламентных операций.

Контроль хода выполнения процедуры

На закладке Схема процедуры Закрытие месяца можно, используя графические изображения, наглядно увидеть текущее состояние отдельных регламентных операций (Рис. 4):

• не выполняемые (в связи с настройками программы) операции расположены на белом фоне; дополнительно указано: "Не выполняется";
• отключенные пользователем операции отображены серым цветом;
• операции, назначенные для выполнения текущему пользователю (или группе пользователей, в которую он входит), обведены жирной рамкой;
• операции, задания на выполнение которых еще не сформированы, отображены светлым без каких-либо обводок;
• операции, для которых на текущий момент сформированы задания (и которые ожидают выполнения), обведены красным пунктиром;
• выполненные операции заштрихованы;
• у завершенной процедуры закрытия месяца фон схемы становится темным.

Рис. 4. Графическое изображение процедуры закрытия месяца

Текущее состояние процедуры закрытия месяца ("запущена", "завершена") отображается в заголовке формы. Открыть форму регламентного задания можно по двойному щелчку левой кнопки мыши на соответствующем элементе графической схемы либо регламентном задании в списке регламентных операций. С помощью формы регламентного задания можно создать и провести сразу все необходимые для выполнения регламентной операции документы, проверить результаты их проведения по регистрам с помощью кнопок меню, просмотреть отчеты по выполнению регламентных операций (справки-расчеты), а также ввести в программу информацию о том, что данная регламентная операция выполнена.

Выполнение регламентных операций

Ответственные за выполнение регламентных операций могут видеть направленные им задания на выполнение регламентных операций в форме списка "Регламентные операции" (меню Интерфейс "Заведующий учетом" - Регламентные операции - Регламентные операции ).

Для выполнения каждой регламентной операции необходимо провести следующие действия.

1. Создать и провести соответствующие (назначенные регламентной операции) регламентные документы или выполнить обработки. Обработки выполняются отдельно от бизнес-процесса по закрытию месяца, с использованием кнопок основного меню программы. Создание документов можно производить также отдельно от бизнес-процесса, но разумно этот делать из формы регламентного задания - с помощью одноименной кнопки, которая позволяет создавать необходимые документы автоматически. Форма регламентного задания открывается по щелчку левой клавишей мыши по графическому изображению процедуры на схеме закрытия месяца либо при нажатии на соответствующую строку в списке регламентных заданий.

2. Проверить результат.

3. Отметить регламентную операцию как выполненную (кнопка "Отметить как выполненную"). При этом если регламентная операция процедурой Закрытие месяца была назначена, но фактически ее выполнение не требуется (о чем программа выдает соответствующее сообщение), то для такой регламентной операции в ее форме можно назначить действие "Выполнить без проверок".

Рассмотрим операции, входящие в состав регламентных.

Выполнить допроведение документов

Данная операция выполняется одноименной обработкой (меню Интерфейс "Заведующий учетом" - Отложенное проведение - Допроведение документов ). Процедура необходима, когда для организации был установлен режим отложенного проведения документов (Рис. 5).

Рис. 5. Установка режима отложенного проведения

При выполнении обработки документы, которые в течение месяца были проведены в соответствии с режимом отложенного проведения лишь по части необходимых регистров, будут проведены по всем остальным регистрам.

После завершения допроведения документов, помечаем регламентную операцию выполненной. При этом в списке регламентных операций программа установит флажки, свидетельствующие о том, что операция выполнена, а на графической схеме элемент, соответствующий выполненной регламентной операции, будет заштрихован (Рис. 6).

Рис. 6. Отметка о выполнении регламентной операции

Одновременно в списке регламентных операций процедура закрытия месяца сформирует задание на выполнение следующей регламентной операции, которая на графической схеме окажется обведенной пунктирной линией.

Аналогичные действия следует проводить при выполнении каждой регламентной операции.

Восстановить последовательность расчетов по приобретению (реализации)

Эти регламентные операции выполняются обработкой Восстановление состояния расчетов с контрагентами (меню Интерфейс "Заведующий учетом" - Регламентные операции - Восстановление последовательности расчетов ), которая предназначена для выявления наличия авансов (Рис. 7).

Рис. 7. Восстановление последовательности расчетов с контрагентами

Восстанавливая последовательности, обработка формирует проводки и движения специализированных регистров, связанные с погашением долга и зачетом аванса по расчетам с поставщиками и покупателями.

Кроме того, по расчетам в иностранной валюте обработка выполняет корректировку сумм поступления и реализации при зачете авансов по другому курсу, а также выполняет переоценку остатков по всем валютным счетам и формирует проводки по курсовым разницам в бухгалтерском и налоговом учете.

Восстановить последовательность партионного учета

Если предприятие не использует РАУЗ, то необходимо выполнить дополнительную операцию, выполняемую обработкой Проведение по партиям (меню Интерфейс "Заведующий учетом" - Учет затрат - Проведение по партиям ), которая предназначена:

• для восстановления правильной последовательности учета партий материально-производственных запасов, если документы оприходования и списания были проведены задним числом;
• для регламентированного списания стоимости партий запасов в случае, если такое списание не производилось в момент проведения документов (то есть в настройке параметров учета не был установлен флажок Списывать партии при проведении документов).

Если последовательность партионного учета не восстановится, следует проверить учет операций по поступлению и реализации (списанию) партий товарно-материальных ценностей и убедиться в том, что все документы, касающиеся движения запасов, проведены в информационной базе. (можно также до запуска обработки убедиться, что в базе нет отрицательных остатков по счетам материально-производственных запасов (например, с помощью отчета Ведомость по партиям товаров на складах ).

Для облегчения поиска ошибок рекомендуется воспользоваться также кнопкой "Настройка" в верхней части обработки Проведение по партиям , и, выбрав пункт меню Настройка обработки , установить флажок Останавливать проведение по партиям при нехватке партий . После выполнения обработки все сообщения о несписанных партиях можно получить из окна сообщений и журнала регистрации.

Скорректировать стоимость списания МПЗ

Если не применяется РАУЗ, то организация при закрытии месяца должна провести регламентную операцию по корректировке стоимости списанных МПЗ. Она выполняется документом (меню - Документы - Регламентные операции - Корректировка стоимости списания товаров ). Корректировка необходима для:

• расчета средневзвешенной стоимости списания партий при использовании способа оценки МПЗ "По средней" (в течение месяца стоимость учитывалась по средней скользящей, и данной операцией она пересчитывается).
• пересчета стоимости товарно-материальных ценностей с включением в нее дополнительных расходов на их приобретение, если отражение в учете таких расходов было произведено после списания ценностей.

Параллельное выполнение регламентных операций

Некоторые регламентные задания могут выполняться параллельно (Рис. 8). Это видно в списке регламентных заданий и еще более наглядно - на графической схеме (задания расположены на одном уровне, каждое обведено пунктирной линией).

Рис. 8. Назначения нескольких регламентных заданий одновременно

Выбираем операцию Начислить амортизацию ОС , которая предназначена для начисления амортизации и при необходимости амортизационной премии в соответствии с настройками, сделанными при принятии основного средства к учету (вводе в эксплуатацию). Открываем окно регламентной операции двойным щелчком левой клавиши мыши по элементу, изображенному на графической схеме, и нажимаем на кнопку "Создать документы". В результате будет создан документ "Амортизация ОС", датированный последним днем закрываемого месяца. Из формы регламентной операции документ, нажав на соответствующие кнопки, можно провести и посмотреть результат проведения в бухгалтерском и налоговом учете (Рис. 9).

Рис. 9. Проведение созданного документа Амортизация ОС

После этого операцию по начислению амортизации нужно отметить как выполненную. Делается это с помощью кнопки Отметить как выполненную в форме регламентной операции либо с помощью меню Действия - Выполнена в списке регламентных операций.

Аналогичным образом выполняются следующие операции.

Начислить амортизацию НМА. Эта операция начислит амортизацию нематериальных активов и спишет расходы на научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы (НИОКР) при проведении созданного документа Амортизация НМА .

Погасить стоимость спецодежды. При этой операции спишется часть стоимости специальной одежды и спецоснастки, если она не была полностью погашена при вводе в эксплуатацию. Сделано это будет при проведении документа Погашение стоимости (спецодежда, спецоснастка, инвентарь) .

Списать РБП. В ходе выполнения данной операции часть стоимости расходов будущих периодов будет перенесена на текущие расходы документом .

Переоценить валютные средства. Переоценка производится с помощью документа "Переоценка валютных средств", при проведении которого выполняется пересчет валюты и задолженностей, выраженных в иностранной валюте, в соответствии с бухгалтерским и налоговым законодательством.

Рассчитать расходы по страхованию. Создаваемый при выполнении этой операции документ "Расходы на добровольное страхование" предназначен для списания расходов будущих периодов по добровольному страхованию работников в бухгалтерском (76.01.2 "Платежи (взносы) по добровольному страхованию работников") и налоговом учете (97.02 "Расходы будущих периодов на добровольное страхование работников").

Документы следующей регламентной операции Начислить зарплату и ЕСН создаются, минуя ее форму. К таким документам относятся:

• Начисление зарплаты (меню Интерфейс "Расчет зарплаты работников организаций" - Расчет зарплаты - Начисление зарплаты );
• Расчет ЕСН (меню Интерфейс "Расчет зарплаты работников организаций" - Налоги - Расчет ЕСН );
• Отражение зарплаты в регл.учете (меню Интерфейс "Расчет зарплаты работников организаций" - Учет зарплаты - Отражение зарплаты в регл.учете ).

Операция Рассчитать НДС предполагает создание множества регламентных документов, в связи с чем ход ее выполнения можно контролировать с помощью отдельной графической схемы (Рис. 10). После выполнения всех предусмотренных регламентных операций фон схемы темнеет, и операция Рассчитать НДС на основной схеме становится выполненной (заштрихованной).

Рис. 10. Графическая схема выполнения регламентных операций по НДС

Выполнить распределение расходов по видам деятельности, нормирование расходов

При проведении документа Регламентные операции налогового учета (по налогу на прибыль) будут выполнены те регламентные операции, которые отмечены в форме диалога документа.

Распределение расходов по видам деятельности (ЕНВД/не ЕНВД). Данная операция используется, если наряду с деятельностью, подпадающей под уплату ЕНВД, осуществляется деятельность, не подпадающая под указанный спецрежим. Операция осуществляет распределение расходов, которые не могут быть непосредственно отнесены к какому-либо виду деятельности, пропорционально доле доходов от каждого вида деятельности в общем объеме доходов.

Нормирование расходов на рекламу. Нормирование расходов на добровольное страхование и расходов на возмещение затрат работников по уплате процентов. Нормирование представительских расходов. Данные операции используются в отношении указанных расходов, учитываемых для целей налогообложения по нормам, установленным главой 25 НК РФ.

Рассчитать себестоимость (БУ,НУ). Рассчитать себестоимость (УУ)

Создаваемые при проведении данных операций документы рассчитывают фактическую себестоимость производства продукции, выполнения работ, оказания услуг в бухгалтерском, налоговом и управленческом учете.

Операция Расчет себестоимости доступна только при использовании РАУЗ. Она выполняется документом Расчет себестоимости выпуска в несколько действий, состав которых может быть различным для разных организаций (Рис. 11).

Последовательность указания действий в документе не имеет значения, так как в программе заложен алгоритм их автоматического выполнения в правильной последовательности.

Рис. 11. Расчет себестоимости выпуска

Сформировать финансовый результат

Данная регламентная операция служит для определения финансового результата по доходам и расходам, отраженным в течение месяца на счетах 90 "Продажи" и 91 "Прочие доходы и расходы". Выявленный финансовый результат данным документом списывается на счет 99 "Прибыли и убытки".

Создаваемый документ также может списывать убытки прошлых лет для целей налогового учета, согласно требованиям статьи 283 НК РФ. Сумма убытков рассчитывается следующим образом: если на момент проведения закрытия месяца на счете 97.11 "Убытки прошлых лет" в налоговом учете числится дебетовое сальдо, происходит расчет сумм списания расходов будущих периодов по правилам, указанным в аналитике, построенной на справочнике Расходы будущих периодов . Полученные суммы списываются на счет 99.01 "Прибыли и убытки без налога на прибыль".

Рассчитать налог на прибыль

Документ I выполняет расчет постоянных и отложенных налоговых активов и обязательств в соответствии с нормами ПБУ 18/02 "Учет расчетов по налогу на прибыль", определяет сумму условного расхода (либо дохода) по налогу на прибыль, а также производит начисление текущего налога на прибыль в бюджет (с распределением по уровням бюджетов).

Закрыть год

Документ Закрытие года производит реформацию бухгалтерского баланса и закрытие счетов доходов и расходов в налоговом учете. Такой документ создается при закрытии декабря.

После выполнения всех регламентных операций, предусмотренных запущенной процедурой закрытия месяца, данная процедура считается завершенной. Фон графической схемы, отображающей регламентные операции, темнеет (Рис. 12).

Рис. 12. Графическая схема завершенной процедуры закрытия месяца

Отмена выполнения регламентных операций по закрытию месяца

Если требуется отменить выполнение одной из регламентных операций по закрытию месяца, то следует произвести следующие действия. На схеме запущенной процедуры закрытия месяца (меню Регламентные операции - Закрытие месяца ) нужно щелкнуть правой клавишей мыши по графическому изображению отменяемой операции и выбрать действие Отменить выполнение регламентной операции .

При этом программа отменит выполнение выбранной регламентной операции, а все регламентные операции, следующие по схеме за отмененной, будут удалены. Также отменится проведение документов, созданных в рамках этих регламентных операций.

Для того чтобы отменить выполнение не одной регламентной операции, а всей процедуры закрытия месяца, нужно, нажав на кнопку меню Действия формы процедуры закрытия месяца, нужно выбрать пункт Отменить запуск процедуры . Программа отменит выполнение всех регламентных операций и проведение документов, а процедура закрытия месяца будет переведена в состояние "не запущена".

Справки-расчеты по завершающим операциям месяца

Для создания учетной документации и вывода ее с целью утверждения и хранения на бумажный носитель предусмотрен набор отчетов, именуемых "Справки-расчеты" (меню Интерфейс "Бухгалтерский и налоговый учет" - Регламентные операции - Справки-расчеты ).

В их состав входят следующие справки-расчеты:

• Переоценка валютных средств (отражаются переоцененные счета в разрезе аналитики, курсовые разницы);
• Списание расходов будущих периодов (показывает сумму каждого РБП, отнесенную на текущие расходы, остаток несписанной суммы);
• Нормирование расходов (отчет включает базы для нормирования представительских, рекламных и пр. расходов, суммы, учитываемые при расчете налога на прибыль нарастающим итогом за налоговый период и за закрываемый месяц);
• Постоянные и временные разницы (отражает постоянные и временные разницы, порядок признания и списания рассчитываемых на их основе постоянных и отложенных налоговых активов и обязательств);
• Расчет налога на прибыль (сопоставляются учитываемые и не учитываемые для целей главы 25 НК РФ доходы и расходы, выявляется финансовый результат по данным бухучета, показываются корректировки бухгалтерского финансового результата, налоговая база по налогу на прибыль, рассчитывается налог);
• Пересчет стоимости отложенных активов и обязательств (применялся при пересчете ОНА и ОНО при законодательном уменьшении ставки налога на прибыль с начала 2009 года).

К регламентным операциям в 1С 8.3 относятся операции, которые выполняются в конце месяца и производят необходимые действия для закрытия периода.

Находятся они в меню «Операции» в разделе «Закрытие периода». Регламентные операции представляют собой специализированные документы, такие как начисление амортизации основных средств, закрытие затратных счетов и так далее.

Как правило, вручную эти операции (документы) не создаются, для этого служит помощник закрытия месяца. Он находится в том же разделе. Давайте его работу и рассмотрим.

Создание регламентных операций с помощью закрытия месяца

В разделах с 1 по 4 у нас все строки окрашены в зеленый цвет. Это означает, что выполнение данных регламентных операций прошло успешно. Но видим, что нужно повторить одну из операций, а именно « «, и программа подсказывает, с какого именно месяца нужно перепроведение:

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Это означает, что после выполнения регламентных операций за март 2013 года вносились изменения «задним числом».

И теперь, если мы попытаемся выполнить регламентные операции за следующий месяц, нам программа выдаст вот такое предупреждение:

Ну что же, деваться некуда, выполним . Программа вернет нас опять к январю месяцу, перепроведет документы, и нужно будет повторить закрытие месяца за январь, потом перепровести документы за февраль, так же повторить закрытие, и так далее.

Ручная корректировка проводок регламентных операций

Бывают случаи, когда регламентную операцию необходимо . Например, у меня до выхода определенного релиза обновлений при начислении амортизации в проводках не указывалось подразделение, хотя везде, где надо, оно было указано.

Для бухгалтерского учета характерна определенная цикличность выполнения учетных работ. Каждый месяц формируются финансовый результат от производственно-хозяйственной и финансовой деятельности предприятия, каждый квартал составляется промежуточная бухгалтерская отчетность, в конце года сдается годовая бухгалтерская отчетность. Наряду с бухгалтерской отчетностью ежеквартально и в конце года формируется и сдается налоговая отчетность, отчеты во внебюджетные фонды, статистическая отчетность и другая отраслевая и региональная отчетность. Формы любой утвержденной отчетности в компьютерном учете относятся к регламентированным отчетам (§ 5.1).

Выявлению финансового результата и составлению отчетности предшествует значительная подготовительная работа. Бухгалтеру приходится выполнять ряд регламентных процедур, связанных с закрытием месяца и отчетного периода. В системах компьютерного учета эти процедуры реализуются с разной степенью автоматизации. Каждая программа, предполагает использование определенной технологии закрытия месяца, отчетного периода, следовать которой должен бухгалтер. В процессе выполнения соответствующих процедур выполняется ряд расчетов, формируются необходимые проводки, выполняется окончательный расчет итогов оборотов и сальдо по счетам и только после этого формируется баланс и другие отчеты.

Рассмотрим вкратце основные регламентные процедуры, которые необходимо выполнить перед определением финансового результата и составлением отчетности.

К завершающим регламентным процедурам месяца относятся:

1. Исчисление амортизации основных средств и нематериальных активов.
2. Выполнение расчетов по отнесению доли ранее понесенных затрат, предстоящих расходов в издержки производства, незаработанных доходов в доходы отчетного периода.
3. Определение налогов и сборов, относимых на издержки производства.
4. Распределение накладных издержек между объектами калькулирования и/или их прямое списание на реализованную продукцию (работы, услуги).
5. Определение фактической себестоимости продукции, работ, услуг.
6. Выявление реализационной прибыли (убытка).
7. Выявление прибыли (убытка) от операций по реализации основных средств и прочих активов.
8. Выявление общего финансового результата деятельности предприятия.

Содержание соответствующих процедур регламентируется действующей нормативной базой, отраслевыми инструкциями и во многом зависит от декларированной предприятием учетной политики. Однако совершенно очевидно, что в конце месяца приходится выполнять большой объем достаточно сложных процедур, связанных с выявлением финансового результата деятельности предприятия. В системах компьютерного учета используются различные средства автоматизации этих процедур.

Например, в системе "1С: Бухгалтерия 7.7" действия по исчислению амортизации основных средств и нематериальных активов выполняются автоматически, путем проведения специализированных документов, содержание которых рассматривалось нами ранее. Выполнение расчетов по отнесению доли ранее понесенных затрат, предстоящих расходов в издержки производства, незаработанных доходов в доходы отчетного периода (2) и определению налогов и сборов, относимых на издержки производства (3) обычно производится с помощью аппарата типовых операций.

Для автоматического выполнения процедур 4-8 используется специализированный документ "Закрытие месяца"

Перечень выполняемых документом функций представлен в диалоговом окне документа. Каждая из перечисленных функций может быть включена или выключена пользователем путем установления или снятия флажка конкретной процедуры. Бухгалтер может выполнять последовательно процедуру за процедурой, контролируя результаты выполнения каждой процедуры. Но он может выполнить все процедуры за один прием с формированием всего комплекса проводок. В редакциях типовой конфигурации программы, существовавшей на момент написания этой книги, при проведении документа "Закрытие месяца" выполнялись следующие действия:

• Перенос остатков общепроизводственных (счет 25) и общехозяйственных (счет 26) расходов на счет производства (счет 20). При этом остатки распределяются по видам деятельности по каждому подразделению предприятия, пропорционально доле затрат на данный вид деятельности в общих затратах на оплату труда.
• Перенос остатков основного производства (счет 20) по видам деятельности, связанным с выпуском продукции, на счет выпуска продукции (счет 37). Затем последующий перенос остатков счета выпуска продукции (счет 37) в дебет счета реализации (счет 46). При этом, в зависимости от сальдо счета выпуска продукции (счет 37) проводка создается либо с положительной, либо с отрицательной суммой.
• Перенос остатков счета основного производства (счет 20) по видам деятельности, связанным с выполнением работ и оказанием услуг на счет реализации (счет 46).
• Определение прибыли или убытка с переносом остатков счетов реализации (счет 46, счет 47, счет 48) на счет прибылей и убытков (счет 80).

Для торговли перенос остатков издержек обращения (счет 44) на счет реализации (счет 46) пропорционально реализованному торговому наложению по каждому варианту реализации относительно общей суммы реализованного торгового наложения, а также вычисление сумм списания и формирование соответствующих проводок по статьям издержек "Транспортные расходы" и "Затраты на оплату процентов за пользование займом".

Как видим, документ "Закрытие месяца" реализует сложные, комплексные действия, выполнение которых вручную весьма трудоемко. При этом расчеты с использованием данного документа могут быть выполнены повторно при обнаружении ошибок в исходных данных. Для этого достаточно исправить неверные данные, а далее заново выполнить расчеты, используя документ "Закрытие месяца". Система автоматически удалит старые проводки и создаст новые, вытекающие из исправленных данных.

В типовой конфигурации заложена определенная методология учета, принимать во внимание которую следует бухгалтеру при организации учетных работ. Так, следует учесть, что учет затрат ведется не по калькуляционным статьям, а по элементам затрат. В связи с этим общепроизводственные и общехозяйственные затраты при распределении по видам деятельности разбиваются в соответствии с элементами затрат. Фактическая себестоимость продукции определяется в разрезе элементов затрат. Вид деятельности увязан с вариантом реализации, определяющим процентную ставку НДС, предусмотренную при реализации продукции. Поэтому на счете 46 "Реализация продукции (работ, услуг)" финансовый результат выявляется в разрезе видов деятельности. В типовой конфигурации нельзя определить фактическую производственную себестоимость каждого вида продукции в разрезе статей калькуляции. Методология, заложенная в типовую конфигурацию, ориентирована на составление внешней бухгалтерской отчетности, это первый шаг разъединения финансового и производственного учета. Вместе с тем следует отметить, что инструментальные средства, предоставляемые системой, позволяют перенастроить систему. Однако такая перенастройка сложна и обычно требует привлечения программиста.

При завершении квартала перед составлением промежуточной отчетности кроме перечисленных процедур дополнительно выполняются еще ряд расчетов. В их числе:

1. Расчет сумм налогов и сборов, расходы по уплате которых относят на финансовый результат предприятия (налог на имущество предприятий, местные налоги и сборы).
2. Переоценка остатков имущества и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте.
3. Расчет налога на прибыль.
4. Расчет налогов и сборов, расходы по уплате которых относятся на уменьшение чистой прибыли.

Как и процедуры завершения месяца, указанные действия выполняются в системах компьютерного учета с разной степенью автоматизации. Обычно наиболее полно реализуются только действия по переоценке остатков имущества и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте.

В результате проведения документа "Переоценка валюты" автоматически формируются проводки по начислению курсовых разниц по всем валютам и всем счетам, требующим переоценки.

По завершении года перед составлением годовой отчетности кроме вышеперечисленных выполняются процедуры:

1. Проведение инвентаризации для документального подтверждения наличия и состояния активов и обязательств организации и ввод в информационную базу учета необходимых проводок.
2. Реформация баланса.

Только после выполнения перечисленных процедур, формирования по ним проводок и отражения их в информационной базе учета, выполнения пересчета итогов оборотов и остатков по счетам, субсчетам, объектам аналитического учета можно приступить к составлению промежуточной или годовой бухгалтерской отчетности.

Чтобы правильно сформировать показатели отчетности пользователь должен придерживаться тех рекомендаций по ведению компьютерного учета, которые предлагаются системой. Так, бухгалтер должен внимательно отнестись к организации аналитического учета на счетах. Например, если он не будет вести аналитики на счете прибылей и убытков, то система не сможет сформировать показатели "Отчета о прибылях и убытках" (форма № 2). Много ограничений накладывает и налоговый учет, который ведется в рамках бухгалтерского учета. Например, только раздельный учет реализации продукции, облагаемых разными ставками налогов, позволяет правильно сформировать декларацию по налогу на прибыль. Таких соглашений множество. Перед организацией компьютерного учета бухгалтер должен изучить их и так построить свою систему учета, чтобы правильно формировались все показатели бухгалтерской и налоговой отчетности.

Желательно, чтобы перед составлением отчетности компьютерная система могла выполнить проверку корректности данных, участвующих в составлении отчетности.

Например, в системе "1С: Бухгалтерия 7.7" этой цели служит регламентированный отчет "Анализ составления бухгалтерского учета". Он включает 4 раздела:

• Анализ рабочего плана счетов.
• Анализ баланса счетов.
• Анализ бухгалтерских итогов.
• Анализ бухгалтерских проводок.

Анализ рабочего плана счетов . В разделе проверяется настройка плана счетов в соответствии с рекомендациями системы. Проверяется тип счета по отношению к балансу, структура аналитического учета на счетах. При отклонениях выдается сообщение об ошибке.

Анализ баланса счетов . В разделе проверяются бухгалтерские итоги на конец отчетного периода. Выполняется проверка по счетам, подлежащих закрытию на конец месяца или отчетного периода.

Анализ бухгалтерских итогов . Здесь проверяются остатки на счетах в соответствии с их типом по отношению к балансу, контролируются количественные остатки на счетах и в случае их расхождения со стоимостными остатками выдается сообщение об ошибке. Выявляются счета с признаком валютного учета, по которым не пересчитаны остатки на конец отчетного периода по курсу Центрального Банка РФ.

Анализ бухгалтерских проводок . Проверка наличия недопустимых бухгалтерских проводок, которые влекут неправильное формирование показателей отчетности. Такая предварительная проверка позволяет бухгалтеру выявить и исправить ошибки до составления бухгалтерской отчетности и налоговых и иных отчетов.

После того, как все первичные документы внесены в программу, необходимо закрыть период, для этого сотрудник бухгалтерской службы выполняет процедуры по закрытию. Все регламентные операции формируются на основании правильно внесённых данных в раздел «Учётная политика». В неё вносятся сведения по бухгалтерскому учёту, данные о системе налогообложения, указываются виды деятельности фирмы. Заполнение данных по учётной политике организации нужно в панели разделов «Главное» в блоке «Настройки».

Процедура по закрытию месяца в 1С, что это такое?

Необходимо учитывать, что закрытие месяца в 1С – это постоянная процедура, которая выполняется каждый месяц.

Все оформленные документы (операции) при этой процедуре являются регламентными, они влияют на:

• создание себестоимости продукции в производстве;
• итоги, как налоговые, так и бухгалтерские.

Регламентные документы после осуществления этих процедур определяют финансовую деятельность предприятия.

Где в программе находится блок «Закрытие периода»?

В панели разделов «Операции», существует блок «Закрытие периода», в него входят пять разделов:

• «Закрытие месяца»;
• «Регламентные операции»;
• «Справки — расчёты»;
• «Помощник по учёту НДС»;
• «Регламентные операции НДС».

Зачем нужен «Помощник по закрытию месяца?

Помощник выполняет регламентные мероприятия по закрытию налоговых и бухгалтерских счетов, они выполняются друг за другом, в строго определённой очерёдности.

Он необходим, для того чтобы осуществить контроль правильного и последовательного выполнения всех регламентных операций по предприятию (организации).

Документы в регламентной процедуре выделены в четыре блока:

• I(первый) – включает документы (операции), которые после их проведения в программе учитывают расходы организации. Все расходы фирмы нужно тщательно контролировать для того, чтобы операции при закрытии отражали полный и достоверный учёт;
• II (второй) — документ — «Расчёт списания долей косвенных расходов». При проведении его в базе происходят предварительные расчёты по счетам затрат;
• III (третий) — включает регламентную процедуру по закрытию счетов аккумулирования затрат и издержек обращения (счёт 20, счёт 23, счёт 25, счёт 26, счёт 44);
• IV (четвёртый) — операции, определяющие финансовые результаты за период (счёт 90, счёт 91).

Внутри блока регламентные документы можно выполнять в произвольном порядке, операции каждого блока нужно выполнять последовательно. Документы второго и последующего блока проводятся, в случае без ошибочного окончания проведения документов предыдущего блока.

Для совершения регламентных мероприятий, указывается период и выбирается организация. Выполняются данные регламентные операции при нажатии на кнопку «Закрытие месяца». По каждой операции создаётся отдельный документ. Проводя мероприятия по закрытию, довольно часто, выходит сообщение по ошибкам, в этом случае нужно ознакомиться с описанием ошибки, далее исправить её и затем вновь продолжить процедуру по закрытию месяца.

Обязательно, осуществлять все мероприятия по закрытию в строгой очередности, чтобы не тратить лишнее время на повторное выявление ошибок и проведение операций в базе.

Если после проведения операций по закрытию месяца все пункты приобрели:

• Зеленоватый цвет, то это означает, что всё завершено успешно;
• Бледно голубоватый цвет, и при этом выдано сообщение об ошибках, то это означает, что процедуру необходимо перепроводить до тех пор, пока не исправятся все ошибки.

Маркирование документов красным цветом означает, что они не выполнены из-за ошибок.

Какие ошибки встречаются при закрытии месяца?

Часто встречаемые ошибки:

• Не указана в документах реализации номенклатурная группа доходов по бухгалтерскому или налоговому учёту;
• Не закрывается счёт 25, так как невозможно определить по некоторым подразделениям базу для распределения расходов;
• В документах, отражающих операции по прочим доходам и расходам не указана аналитика;
• Нарушена процедура в 1С проведения документов по закрытию месяца в необходимом порядке.

Маркирование регламентных документов зеленоватым цветом, ещё не означает, успешное завершение проведения всех регламентных операций. Для того чтобы проверить правильно ли происходит процедура закрытия, можно сформировать, а затем проанализировать данные в оборотно-сальдовой ведомости, с учётом проверки остатков на конец периода.

При закрытии отчётного (календарного) года нужно дополнительно провести регламентные документы:

• Списание убытков прошлых лет;
• Реформация баланса.

При реформации баланса происходит закрытие налоговых счетов и бухгалтерских счетов, таких как счёт 90, счёт 91.

Если в программе 1С работает коллектив сотрудников бухгалтерской службы и других служб, то желательно при выявлении и исправлении всех ошибок, перезакрыть базу, а после этого закрыть период для редактирования, во избежание случайных изменений в проведённых документах.

Как закрыть период для редактирования в программе 1С: «Бухгалтерия 8 редакция 3.0»?

В панели разделов «Администрирование» есть блок «Поддержка и обслуживание», в нём находим позицию «Даты запрета изменения данных».

Запрет изменения данных в программе 1С может определяться как для:

• Конкретного пользователя;
• Всех пользователей.

Например: Дата запрета редактирования документов установлена 31 марта текущего года, то документы предшествующие этой дате будут доступны пользователям только для просмотра. Если пользователь попытается изменить данные в документе, на экране компьютера появиться предупреждение. То, что касается документов, начиная с 01 апреля текущего года, то в них можно не только заходить и просматривать, а изменять и перепроводить.

Не забывайте о том, что правильно выполненная процедура по закрытию месяца покажет полный и достоверный результат финансово-хозяйственной деятельности организации в целом.

Для формирования регламентных операций НДС откройте раздел Операции – Закрытие периода – Регламентные операции НДС:

Создать:

1. – операция по восстановлению принятых к вычету сумм НДС по нулевой ставке. При создании операции в шапке нужно указать, где будет проставлена сумма налога – в книге покупок либо продаж.
2. Восстановление НДС по недвижимости – операция по восстановлению сумм налога по объектам недвижимости, которые введены в эксплуатацию и используются для не облагаемых НДС операций, в соответствии с п.2 статьи 170 НК РФ.
3. Начисление НДС по СМР хозспособом – данная операция начисляет НДС по работам строительно-монтажного характера, выполненных самой организацией и не принятых к учету объектам строительства как основные средства (согласно п.10 статьи 167 НК РФ).
4. Подтверждение нулевой ставки НДС – данная операция подтверждает или не подтверждает нулевую ставку НДС по операциям реализации.
5. Подтверждение оплаты НДС в бюджет – операция регистрирует факт получения отметки налоговой в .
6. Распределение НДС – распределяет НДС по операциям, облагаемых налогом, не облагаемых, или облагаемых по нулевой ставке по ценностям, списанным на расходы.
7. Списание НДС – операция предназначена для списания на расходы НДС, который предъявлен поставщиком, но не может быть принят к вычету.
8. – операция отражает вычеты по НДС по счетам-фактурам, которые не попали в книгу покупок ранее, а также по счетам-фактурам, где налог принимается к вычету частями.
9. – операция по восстановлению НДС с авансов и отражения сумм в книге продаж.

Как найти и исправить ошибки по НДС в 1С 8.3 для правильного ведения учета и формирования отчетности по НДС читайте в .

Помощник по учету НДС

Для работы с регламентными операциями НДС в 1С 8.3 присутствует помощник. Он проверяет правильность и последовательность данных операций для корректного заполнения книг покупок и продаж, а также декларации по НДС. Помощник находиться в разделе Операции – Закрытие периода – Помощник по учету НДС:

Помимо самого списка операций, который должен быть выполнен, помощник фиксирует статус выполнения каждой их них:

• Ожидает выполнения;
• Выполнена, актуальна;
• Выполнена, не актуальна.

Для корректного формирования декларации НДС все операции должны иметь статус Выполнена, актуальна :

Внимание! Если в 1С 8.3 операции НДС были созданы в процессе работы по мере необходимости, то рекомендуется перед составлением отчетности воспользоваться помощником и перепровести указанный перечень в хронологической последовательности. Как это сделать .

Закрытие месяца в 1С 8.3 Бухгалтерия пошагово

Данная процедура состоит из регламентных операций. Каждая операция проводиться отдельным документом в определенной последовательности. Для формирования регламентных операций откройте раздел Операции – Закрытие периода – Регламентные операции:

Перечень всех возможных операций в программе 1С 8.3 доступен по кнопке Создать. Однако создавать операции вручную не рекомендуется, 1С 8.3 сама определяет необходимый перечень согласно установленным настройкам программы, учетной политики организации и проведенным первичным документам:

Шаг 1. Настройка процедуры закрытия месяца

Настройки параметров учета

После установки флажка в 1С 8.3 появиться функционал по учету специальной одежды, приспособлений, оборудования.

По оснастке, для которой первичными документами установлен срок полезного использования, при закрытии месяца будет создан расчетный регламентный документ Погашение стоимости спецодежды и спецоснастки.

Для настройки учетной политики в 1С 8.3 откройте раздел Главное – Настройки – Учетная политика:

При формировании регламентных документов важное значение имеет порядок закрытия счетов 20, 23, 25, 26. Правила распределения и списания затрат устанавливаются пользователем в настройках учетной политики на закладке Затраты . Например: если в организации основной вид деятельности – это выполнение работ либо оказание услуг, то необходимо установить порядок списания затрат с 20 счета:

По кнопке Косвенные расходы устанавливаются методы распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов.

Шаг 2. Запуск процедуры закрытия месяца

Для автоматического закрытия месяца и проведения необходимых регламентных операций в 1С 8.3 создан помощник Закрытие месяца:

1. Откройте помощник раздел Операции – Закрытие периода – Закрытие месяца или нажмите кнопку Закрытие месяца непосредственно в самом журнале регламентных операций:

2. Установите период закрытия:

3. Если в базе 1С 8.3 ведется учет не по одной, а нескольким организациям, то укажите наименование организации для которой осуществляется закрытие.

4. Для восстановления хронологической последовательности введенных документов воспользуйтесь функцией Проведение документов за месяц . Если перепроведение не требуется, то откройте гиперссылку и нажмите Пропустить операцию.

5. Чтобы запустить расчет регламентных документов нажмите кнопку Выполнить закрытие месяца.

Шаг 3. Последовательность закрытия месяца в 1С 8.3

Данная процедура состоит из 4 этапов:

1. К 1-му этапу относятся расчетные операции по различным участкам учета. Они могут осуществляться независимо друг от друга по мере готовности или не выполняться вовсе, если отсутствуют данные учета или не включены настройки. Например: если в учете отсутствуют расходы будущих периодов, то и расчет по ним производиться не будет.
2. Приступить ко 2-му этапу возможно только после расчета всех операций 1-го этапа, так как они могут повлиять на сумму формирования расходов. Этап состоит из одной операции Расчет долей списания косвенных расходов, которая определяет соотношение списания косвенных расходов между видами деятельности с разными системами налогообложения.
3. На 3-м этапе производится:

• закрытие производственных и коммерческих счетов затрат;
• расчет фактической себестоимости полуфабрикатов и готовой продукции, работ и услуг, произведенных за месяц;
• корректировка себестоимости реализованной продукции (работ, услуг);
• распределение расходов по видам деятельности для организаций на УСН и для учета ИП.

1. На 4-м этапе рассчитывается за месяц и сумма налога на прибыль. При выполнении регламентных операций за декабрь 1С 8.3 также проводит операцию Реформация баланса.

Процедура закрытия считается завершенной после выполнения всех перечисленных операций, то есть каждый регламентный документ должен иметь статус Выполнена, актуальна . В случае если операция выполнена с ошибкой, то 1С 8.3 присвоит ей соответствующий статус и приостановит закрытие месяца пока ошибка не будет устранена. Узнать информацию об ошибке можно кликнув мышью по названию операции.

Для отмены процедуры закрытия периода в целом воспользуйтесь кнопкой Отменить закрытие месяца . Для отмены отдельной регламентной операции нажмите кнопку Отменить операцию , при этом все последующие операции приобретут статус Выполнена, неактуальна :

Чтобы получить краткий отчет о проведенных операциях в 1С 8.3 воспользуйтесь кнопкой Отчет о выполнении операций.

Шаг 4. Отчеты по завершающим операциям месяца

Получить информацию о назначении каждой операции можно по кнопке Открыть справку в журнале Регламентные операции:

Шаг 5. Проводки и регистры

После завершения процедуры по каждой операции в 1С 8.3 доступны бухгалтерские проводки и регистры. Чтобы открыть записи для просмотра, щелкните мышью по названию операции и нажмите кнопку