Кто должен делать акт сверки. Акт сверки взаиморасчетов между организациями: с какой целью проводится, правила и образец заполнения

Посредством акта сверки партнеры отмечают статус взаиморасчетов на конкретную дату. Во избежание недоразумений и ошибок составлять документ следует с учетом определенных нюансов. Каковы особенности заполнения формы акта сверки взаимных расчетов?

Общие моменты

В акте сверки по взаимным расчетам отображается состояние расчетов меж контрагентами в определенном периоде. Законодательно не установлено обязанности составления данного документа.

Но в деловой практике акт сверки является неотъемлемой частью сотрудничества организаций. Своевременность сверки способна предотвратить многие ошибки бухгалтерского и налогового учета.

Особенность акта сверки еще и в том, что подписывается он главбухом и руководителем. Если акт подписывают лишь бухгалтера, то документ играет чисто техническую роль и юридической значимости не имеет.

Что это такое

Актом сверки взаиморасчетов именуется документ, отображающий расчеты двух организаций в определенном периоде. Выражаясь проще, акт это перечисление всех хозопераций меж партнерами за обусловленное время с указанием расчетных данных каждой стороны.

Резюмирует акт запись о наличии или отсутствии расхождений в расчетах. В идеале данные двух организаций должны совпадать. Но если выявляются расхождения, то осуществляется проверка первичной документации.

Так обнаруживаются неучтенные документы либо технические ошибки. Как организация устанавливает свою задолженность в пользу? Акт сверки, что означает отображенная в нем информация?

Составляет акт сверки любая из партнерствующих организаций, пожелавшая проверить точность расчетов. При этом выявляется задолженность в пользу поставщика или покупателя либо отсутствие оной.

Документ составляется в произвольной форме в двух экземплярах. Далее оба акта направляются контрагенту. В одной форме организация-партнер указывает данные своего учета.

Затем ставятся подписи и печать организации. В случае расхождений указывается ошибка со ссылкой на подтверждающие документы. Заполненный акт передается инициатору сверки.

Для чего он нужен

Необходимость использования акта сверки взаиморасчетов меж партнерами обусловлена, перво-наперво, соблюдением достоверности учета при длительном сотрудничестве.

Периодическая сверка помогает вовремя обнаружить даже незначительные ошибки, которые медленно, но все же искажают учет. Кроме того существуют основания и помимо долгого партнерства, например:

• возможность получения отсрочки платежа в будущем;
• широкий ассортимент продукции;
• высокая стоимость товаров;
• проведение ежегодной инвентаризации;
• проверка расчетов для предоставления отчета вышестоящему руководству.

Периодичность проведения сверки организация также утверждает самостоятельно. Единственное условие это включение в акт всех операций, осуществленных в выбранном периоде.

Иногда акт сверки составляется на момент проведения ежегодной , что позволяет сэкономить время. Но многие компании предпочитают составлять акт сверки ежемесячно, поскольку неизвестно, что случится за год.

Соблюсти актуальность актов сверки не сложно. Достаточно начать составление таких актов с самого начала сотрудничества, а затем составлять его за каждый период от даты подписания последнего акта.

Акт сверки можно составлять как по отдельному договору, так и по коммерческим операциям в определенном периоде. Если меж партнерами заключено несколько договоров, можно составить по каждому отдельный акт сверки и даже с разной периодичностью.

Правовое регулирование

Упоминание об акте сверки взаиморасчетов присутствует в .

В частности здесь сказано, что форма акта сверки взаимных расчетов меж хозяйствующими субъектами законодательно не предусмотрена.

Организации вправе самостоятельно разрабатывать форму документа и утверждать его в своей .

Некоторые бухгалтера считают акт сверки первичным документом. Мотивируется это тем, что по обыкновению документ содержит обязательные реквизиты, характерные для первичной документации.

Перечень таковых содержится в ФЗ №402 (ранее ). Но, по мнению ФНС , акт сверки не является первичным документом, поскольку не оказывает влияние на финансовое состояние партнеров, а всего лишь констатирует уже свершенные факты.

В то же время в случае истребования задолженности контрагента через суд акт сверки может являться одним из основных доказательств. Для этого на юридически значимом документе должны стоять подписи руководителей организаций.

В процессе технической сверки допускается подписание документа только бухгалтерами. Выступать от имени юрлица может исключительно руководитель.

Проведение актов сверки с поставщиками и покупателями

Проводя сверку расчетов с поставщиками и покупателями, целесообразно руководствоваться Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Здесь предусмотрены особенности инвентаризации, и в частности проверки расчетов.

При сверке расчетов с контрагентами, и покупателями, надлежит проверить обоснованность сумм, какие числятся на счетах бухучета.

Так проверке подлежит счет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Проверяют его по документам в соответствии с корреспондирующими счетами.

То есть при сверке расчетов проверить нужно:

Осуществляют сверку на основании договоров, и иной первичной документации. Данные документов сравниваются с данными, отраженными на бухгалтерских счетах.

При наличии нескольких контрагентов акт сверки составляется отдельно по каждому в двух экземплярах. В документе указываются следующие данные:

• период сверки;
• названия сторон;
• реквизиты договора;
• ответственные за подписание лица;
• данные учета от каждой стороны – начальное сальдо, суммы по дебету и кредиту со ссылкой на документы, конечное сальдо;
• сумма по данным учета на дату осуществления сверки;
• подписи сторон.

Основная часть акта сверки это таблица, в которой указываются сведения обо всех хозоперациях меж контрагентами. Как правило, левая часть таблицы отражает факты хозяйствования составителя.

При этом предусматривается четыре столбца – для порядкового номера записи, краткого содержания операции, суммы по дебету и кредиту. Правая часть заполняется принимающей акт стороной в процессе проведения сверки.

Каждая из организаций после внесения собственных учетных данных высчитывает обороты дебета и кредита, определяя конечное сальдо на дату сверки.

При отсутствии расхождений итоговые суммы левой и правой части таблицы должны быть идентичными. При наличии расхождений контрагент в этом же акте фиксирует пояснения. После этого акт возвращается инициатору сверки.

Что такое сальдо конечное

Что такое сальдо? Это разница между поступлением и расходом в определенном периоде времени. В бухучете сальдо представляет собой остаток по счету, то есть разницу меж суммой, указанной по дебету и суммой, отображенной по кредиту.

Различается сальдо дебетовое и кредитовое. При этом отдельные счета могут одновременно обладать двумя этими видами. Но на практике анализу подвергается не весь бухучет, а только часть его, за определенный временной промежуток.

При этом используются такие показатели как:

Для определения конечного сальдо при сверке расчетов необходимо прибавить к начальному остатку оборота одной стороны счета и из полученного итога вычесть результат оборота противоположной стороны.

Универсальная формула нахождения конечного сальдо выглядит так:

Если начальное сальдо находится дебетовой части счета, то знак его положительный и отрицательный при нахождении показателя в кредитовой части.

Дебет и кредит

Что отображать в акте сверки по дебету и кредиту? В первую очередь, следует определить счета, по каким в учете отображаются факты сотрудничества с контрагентом.

При составлении акта используются данные этого счета и корреспондирующих с ним счетов. Если организация составляет акт сверки с покупателем, то в документе отображается движение по счету 62, то есть реализация – Дт62 Кт90.

По кредиту отражается оплата реализованного товара – Дт50,51 Кт62. Когда у организации-поставщика получается сальдо дебетовое, значит продукции поставлено больше, чем оплачено.

При кредитовом сальдо наоборот – покупатель заплатил больше, чем получил продукции. В случае сверки с поставщиком в акте сверки осуществляется движение по счету 60. По дебету отображается оплата товара, а по кредиту его поступление – Дт41, 19 Кт60.

То есть для более простого понимания суть сводится к тому, что по дебету отражается поступление продукции, и т.д., а по кредиту показывается поступление платы.

В случае обнаружения дебиторской задолженности организация отправляет контрагенту напоминание об уплате с указанием суммы долга, порядка и срока выплаты.

При непризнании партнером своего долга можно обратиться с исковым . Доказательством становятся первичные документы и данные учета.

В случае списания дебиторской задолженности ее включают в расходы фирмы, учитывая на дебете забалансового счета 007. Сохраняется списанная сумма в учете в течение пяти лет на случай погашения ее должником.

Видео: акт сверки с поставщиком

Выявленная кредиторская задолженность сопровождается внесением исправлений пот дебету счетов. Кредиторка с истекшим сроком давности включается в прочие доходы организации.

Образец сопроводительного письма

При отправке акта сверки контрагенту к нему прилагается сопроводительное письмо.

В нем надлежит указать такие данные:

• период сверки;
• срок подписания акта;
• вариант отправки;
• способ подтверждения разногласий.

Образец сопроводительного письма к акту сверки может выглядеть следующим образом:

«Организация ___ направляет Вам, организации ___, акт сверки на ДД.ММ.ГГГГ. Просим Вас подписать один экземпляр акта в ___ дневный срок и вернуть его нам посредством почтового отправления (на электронный адрес, курьером и т.д.). При наличии разногласий просим приложить подтверждающие документы (накладные, счета-фактуры, акты и прочее). При неполучении в казанный срок подписанного акта или разногласий по нему признаем сальдо расчетов подтвержденным»

Но в любом случае, надо иметь в виду, что неподписанный контрагентом акт сверки не будет иметь никакой силы в случае судебных разбирательств.

Составление протокола разногласий

При выявлении разногласий в процессе сверки расчетов требуется их согласование с контрагентом. может являться частью самого акта.

При заполнении акта инициатор сверки в нижней части акта делает запись «По данным ___ задолженность ___ составляет ___ рублей на ДД.ММ.ГГГГ.».

Если контрагент согласен, то он просто ставит свою подпись. В случае расхождений контрагент после внесения данных своего учета делает запись по состоянию своего итога.

Другой вариант это составление контрагентом своего акта сверки и приложение к нему сопроводительного письма с указанием расхождений и приложением копий документов сверяемого периода.

Также допускает составить отдельный протокол разногласий и отправить его организации-партнеру. При этом выполняется запрос акта нового образца с учетом предоставленных данных.

Пример заполнения

Протокол разногласий по акту сверки составляется в свободной форме.

В нем указываются следующие данные:

• период сверки;
• выявленные расхождения;
• данные с учетом исправлений;
• ссылки на подтверждающие документы (копии прилагаются);
• итоговый результат учета.

Следует заметить, что обязанность подписания акта сверки контрагентом законодательно не закреплена. Партнер может отказаться от сверки расчетов.

Поэтому факт применения акта сверки в процессе сотрудничества следует обговорить на начальном этапе, закрепив условие в договоре.

Также следует оговорить сроки подписания акта. В этом случае отказ и несвоевременное подписание акта становятся нарушением условий договора.

А кт сверки взаиморасчетов - это документ, в котором отражено состояние расчетов за определенный период времени между двумя контрагентами. Несмотря на то, что в законодательстве не прописана обязанность составлять акты сверок, делать это следует регулярно. Своевременная сверка избавит вас от ошибок в налоговой и бухгалтерской отчетности. Акт сверки также свидетельствует о признании контрагентом долга. Причем в день подписания документа течение срока исковой давности прерывается и начинает идти заново .

Разрабатываем форму акта сверки

Форму акта сверки взаиморасчетов организации разрабатывают самостоятельно. В законодательстве не предусмотрено унифицированной формы данного документа (письмо Минфина России от 18.02.2005 № 07-05-04/2).

Прежде чем заняться разработкой реквизитов акта, следует понять, относится ли он к первичным учетным документам. Существуют две противоположные точки зрения.

С одной стороны, ФНС России в письме от 06.12.2010 № ШС-37-3/16955 отметила, что акт сверки не является первичным учетным документом, подтверждающим совершение хозяйственной операции. Чиновники объяснили это тем, что при подписании документа финансовое состояние сторон не меняется. По нашему мнению, такая позиция весьма логична.

С другой стороны, те же налоговики не раз пытались доказать в судах, что если акт сверки взаимных расчетов оформлен без учета обязательных реквизитов первичного бухгалтерского документа, то он не является основанием для перерыва течения срока исковой давности. Отметим, что данная точка зрения чиновников не находит поддержки у арбитров.

Судебная практика

Свернуть Показать

Судьи посчитали, что акт сверки не является документом строгой бухгалтерской отчетности, форма и обязательные реквизиты которого определены законом (постановления ФАС Московского округа от 04.09.2013 по делу № А40-148003/12-55-1356, Северо-Западного округа от 09.04.2013 по делу № А56-44437/2012, Уральского округа от 27.03.2012 № Ф09-933/12).

Приведем список реквизитов, которые, по нашему мнению, должен содержать акт сверки расчетов:

1. наименование документа;
2. наименования сторон;
3. даты подписания акта;
4. период, за который проводится сверка;
5. реквизиты договора, по которому проводится сверка;
6. ссылки на первичные документы (накладные, акты приема-передачи результатов выполненных работ / оказанных услуг, платежные поручения, кассовые ордера и т.д.);
7. суммы операций (факта хозяйственной жизни) в денежном выражении;
8. конечное сальдо в денежном выражении;
9. подписи сторон и Ф.И.О. лиц, подписавших акт;
10. печати сторон.

Вместе с тем отметим, что отсутствие какого-либо из перечисленных реквизитов автоматически не влечет недействительность акта (см. образец акта сверки в Примере).

Свернуть Показать

Судебная практика

Свернуть Показать

Высшие арбитры приняли во внимание акт сверки, в котором отсутствовали ссылки на первичные документы бухгалтерского учета, основание возникновения задолженности и дата подписания акта. Объяснили они это тем, что согласно ч. 2 ст. 71 АПК РФ суд оценивает как относимость, допустимость, достоверность каждого доказательства в отдельности, так и достаточность и взаимную связь доказательств в их совокупности. В данном деле суд сравнил содержащиеся в акте сверки суммы долга с суммами, которые указаны в подписанных актах выполненных работ и справке о выполненных работах и затратах. Также сыграло роль отсутствие доказательств наличия между сторонами иных договорных обязательств (постановление Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 13031/12).

Тем не менее чаще всего судьи настаивают на наличии в акте сверок ссылок на первичные документы.

Судебная практика

Свернуть Показать

Суд не признал задолженность, т.к. в акте сверки отсутствовали ссылки на первичные документы (не были указаны номера и даты) и дата подписания акта (определение ВАС РФ от 27.02.2013 № ВАС-1472/13).

По другому делу арбитры не приняли акт сверки взаиморасчетов, в котором отсутствовали ссылки на спорные товарные накладные (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 26.04.2010 по делу № А31-3047/2009).

Еще в одном случае акт не был принят судом, т.к. в нем упоминались договор подряда и акт взаимозачета (постановление ФАС Центрального округа от 05.06.2009 № Ф10-2002/09).

Кто подпишет акт?

Акт сверки составляют в двух экземплярах - по одному для каждой из сторон. Он ) либо представителем, действующим на основании выданной таким органом доверенности.

Чтобы акт сверки стал правомерным, он должен быть подписан обеими сторонами.

Судебная практика

Свернуть Показать

Представленные продавцом акты сверок взаимных расчетов признаны судами недопустимыми доказательствами, поскольку они подписаны в одностороннем порядке и не подтверждаются первичными бухгалтерскими документами (определение ВАС РФ от 30.01.2013 № ВАС-48/13).

При этом суды не принимают в качестве доказательства акты сверки, подписанные неуполномоченными лицами.

Судебная практика

Свернуть Показать

Акт сверки расчетов не принят судом в качестве доказательства прерывания срока исковой давности, поскольку подписан неуполномоченным лицом (определение ВАС РФ от 09.01.2013 № ВАС-17480/12).

Составление Акта сверки взаиморасчетов необходимо обычно в том случае, когда двум юридическим лицам надо удостоверить произведенные между друг другом перечисления. Чаще всего такие акты сверок производятся по конкретным договорам или счетам-фактурам, также возможны сверки и по контрактам за определенный временной период. Стоит отметить, несмотря на то, что данный документ не имеет обязательного значения и создается только по взаимному согласию сторон, он распространен во всех сферах деятельности и в ходу у большинства организаций.

ФАЙЛЫ

Кто составляет акт

Акт сверки может востребовать любая из сторон той или иной сделки. Составлением, как правило, занимаются бухгалтера.

Оформляется акт взаимных расчетов по запросу одной из сторон и его составлением занимаются специалисты бухгалтерских отделов. Перед тем, как отправить документ контрагенту, его необходимо обязательно подписать у главного бухгалтера или руководителя организации, либо уполномоченного на подписание таких документов сотрудника.

Как проводится сверка по расчётам

Данная процедура может производиться только по одной из следующих позиций: наименование или номер товара, договор, конкретная поставка, определенный промежуток времени. Чтобы данный документ являлся достоверным, его следует составлять либо после проведения последнего перечисления, либо с момента поставки. Кроме того, сверку удобно проводить во время ежегодной инвентаризации средств и имущества предприятия. Довольно часто по результатам подобных проверок выявляются задолженности: дебиторские или кредиторские.
Если подобные факты подтвердились, нужно сразу же сделать акт сверки и отправить его партнерской организации.

Правила оформления акта

Унифицированной, стандартной для всех формы составления акта не существует, поэтому его можно писать в свободной форме или же по разработанному на предприятии шаблону. Для заполнения подойдет обычный лист А4 формата.

Напечатать акт необходимо в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон.

Оба подписанных и заполненных экземпляра отправляются контрагенту, специалисты которого сравнивают сведения из присланного акта с имеющимися у них данными. Если возражений по финансовым перечислениям, указанным в акте, нет, вся информация совпадает, то контрагент подписывает документы и один экземпляр возвращает обратно, второй уставляет у себя.

При необходимости акт можно заверить печатью, но с 2016 года наличие печати у юридических лиц не является требованием закона (тем не менее, без печати, в случае возникновения судебных разбирательств, документ может быть признан не имеющим юридической силы).

Чтобы процесс по подписанию акта сверки не затянулся, при пересылке документа следует указать сроки, в которые его необходимо вернуть обратно.

Цель составления акта

Если информация в документе, составленном инициатором сверки, не будет совпадать с той, что имеется у его контрагента, то в конце документа следует зафиксировать имеющиеся расхождения. То же самое касается задолженностей: если такие факты будут выявлены, нужно обязательно обозначить период, в течение которого следует их погасить. В противном случае суд, при возникновении претензии, не сможет принять во внимание аргумент по нарушению сроков денежных перечислений.

Акт сверки взаиморасчетов по закону может являться основанием для прерывания трехлетнего срока исковой давности. То есть, в тех случаях, если должник подписывает акт сверки в течение трех лет, он считается признавшим свои долговые обязательства и обязан их погасить в установленные сроки.

Бывает так, что за истекший с момента подписания договора и исполнения обязательств период контрагент был признан банкротом. В таких ситуациях кредиторские долги спустя определенное время могут быть списаны на расходы организации.

Инструкция по заполнению акта сверки

В «шапке» нужно вписать данные о том, за какой период проводится акт сверки, а также указать договор, который послужил основанием для создания данного документа. Здесь же следует вписать название компаний в соответствии с учредительными документами (можно без таких подробностей, как КПП, ИНН, ОГРН и т.д.).

Вторая часть документа включает в себя таблицу, в которую каждая из сторон вносит сведения, содержащиеся в ее бухгалтерском учете по перечислениям согласно рассматриваемому договору или за определенный период времени. Они должны полностью совпадать. Под таблицей каждое предприятия вписывает имеющуюся задолженность. Эти данные также должны быть одинаковы. Если долги отсутствуют, это необходимо письменно отметить.

В завершение документ должен быть обязательно подписан руководителями предприятий с обязательным указанием должностей и расшифровкой подписей. Оформленный по всем правилам делопроизводства документ при наличии подписей директоров предприятий обретает юридическую силу.

Акт сверки взаимных расчетов — один из первичных документов бухгалтерского учета.

Суть такого документа в том, чтобы на определенный момент зафиксировать состояние взаимных расчетов между двумя контрагентами.

Так, акт сверки может быть подписан между покупателем и поставщиком, плательщиком и Пенсионным Фондом, между двумя предприятиями одного холдинга и даже между двумя структурными подразделениями одного предприятия.
К причинам подписания акта сверки можно отнести следующее:

• долгосрочное сотрудничество между двумя контрагентами;
• возможность отсрочки оплаты за товар;
• когда предприятие работает с широким ассортиментом товаров;
• когда товары обладают очень высокой стоимостью;
• инвентаризация состояния взаиморасчетов с контрагентами;
• потребность в подтверждении дебиторской или кредиторской задолженности перед контролирующими органами или высшим руководством и т.д.

Акт сверки взаиморасчетов может быть составлен за месяц, квартал, год или даже за весь период работы. Строгих требований, как к его оформлению, так и периодичности нет. Единственное, что необходимо соблюдать при составлении этого документа — это разделение данных по договорам.

К примеру, одна и та же организация выступает для вас покупателем по одним товарам, а поставщиком по другим товарам, то акта сверки лучше сделать два, по кредиторской задолженности (и соответствующему договору поставки) отдельно, по дебиторской — отдельно.

Оформление акта сверки взаимных расчетов

Законодательство не устанавливает единых правил составления и оформления акта сверки, однако есть базовые принципы, соблюдать которые просто необходимо. Как и любой первичный документ, акт сверки должен содержать такие обязательные реквизиты:

• название документа, а также дата его составления;
• название организации составителя и наименование контрагента, с которым подписывается акт;
• указание должностных лиц, уполномоченных подписывать акты сверки их фамилии и инициалы, а также подписи.

Сам акт сверки обычно оформляют в виде реестра документов, упорядоченных по дате их создания. Иногда вместо документов указывают суть операции (продажа, покупка, оплата и т.п.).

Для того чтобы акт сверки был актуальным, лучше составлять его с начала сотрудничества или же с момента подписания последнего акта сверки. Кроме составителя на этом документе обязательно должен подписаться директор предприятия.

Юридическую силу имеет оригинал акта сверки, подписанный директорами предприятий-контрагентов и заверенный их мокрыми печатями.

Подписание акта сверки и его юридическая сила

Помните, что контрагент (особенно ваш должник) может отказаться подписать акт сверки взаимных расчетов, и законодательно вам не удастся повлиять на его решение. А потому стоит прописать обязательную сверку взаимных расчетов и периодическое подписание соответствующих актов в договоре, с указанием сроков и порядка проведения такой сверки. Также стоит предусмотреть ответственность за отказ или уклонение от сверки.

При разрешении споров судьи неоднократно высказывали мнение о том, что акт сверки не является однозначным доказательством существующей задолженности, однако он может стать хорошим подкреплением имеющихся первичных документов, подтверждающих ее наличие.

Также подписанный акт сверки позволяет «отодвинуть» срок исковой давности. Новая исковая давность отсчитывается от даты подписания акта, независимо от даты совершения самой спорной операции.

Акт сверки документов оформляет процедуру сравнения взаиморасчетов между двумя деловым партнерами. В статье рассказывается, как правильно составить и оформить акт сверки документов.

Из статьи вы узнаете:

Юридически акт сверки (далее по тексту - АС) не относится к категории первичной документации.Он используется как дополнительное свидетельство в случае необходимости доказать факт задолженности одного из деловых партнеров. Другое назначение АС - продление срока исковой давности. Это связано с тем, что день подписания АС является точкой отсчета данного срока.

Очевидно, что кажущаяся необязательность и невысокий юридический статус данного документа вызваны недопониманием его возможностей как юридического инструмента воздействия на недобросовестного делового партнера. Впрочем, для того чтобы АС действительно стал таким инструментом, особое внимание нужно обратить на его грамотное составление и оформление. Об этом будет рассказано ниже.

Акт сверки: юридический статус

На любом этапе деловых взаимоотношений может возникнуть необходимость проведения процедуры проведения взаимных расчетов.

Взаиморасчеты проводят в том случае, когда один из партнеров оплачивает услуги, работы или товары, поставляемые другим участником деловой операции.

Накладные, чеки и другие документы, которые относятся к категории первичных, выступают подтверждением факта совершения хозяйственной операции. Эти бумаги служат основой для ведения бухучета . Даже незначительная ошибка в расчетах может существенным образом повлиять на корректность всего учета.

Со временем расхождения и несоответствия в учетных документах деловых партнеров приводят к появлению неучтенных выплат и образованию задолженностей.

Выявление на ранних стадиях некорректных записей и возможных расхождений - является основной задачей и функцией акта сверки. На практике проведение самой процедуры не вызывает затруднений. Технология сверки в общем виде сводится к тому, что учет, проводимый одной стороной, сопоставляется с учетом, проводимым другой стороной. В случае обнаружения расхождений или некорректных записей составляется акт, а все первичные документы сторон подлежат дополнительному анализу.

Что такое акт сверки

Акт сверки взаиморасчетов - документ, представляющий финансовые операции двух организаций-партнеров, совершенные в конкретный промежуток времени. В идеальном случае все данные, собранные в финансовых ведомостях одной стороны, должны полностью коррелировать с данными, собранными другой стороной. При выявлении малейших несоответствий составляется акт сверки.

Унифицированная форма данного акта не регламентирована действующими законодательными стандартами. Предприятия самостоятельно разрабатывают форму данной деловой бумаги и утверждают ее локальной нормативной документацией.

АС подписывается обеими сторонами, если они подтверждают факт согласия с обнаруженной задолженностью. Мы уже говорили выше, что срок давности определяется с помощью даты подписи акта сверки. Далее мы подробнее рассмотрим данный вопрос.

В общем случае, при проведении любой хозяйственной операции оформляется документ, относящийся к категории первичных. С этого момента исчисляется срок давности. Однако есть и частный случай, к которому относится случай составления акта сверки. Этот документ прерывает срок давности и начинает новый отсчет этого срока - с момента подписания АС.

Наличие обязательных элементов АС - реквизиты партнеров, дата и период сверки, перечень операций и расчетов - обеспечивает юридическую силу данной бумаги.

Как инструмент разрешения споров, акт сверки может быть с успехом использован только при наличии в нем всех необходимых реквизитов (это не отменят положения о том, что форма самого акта остается свободной).

К таким обязательным реквизитам относятся:

1. наименование деловой бумаги;
2. наименование стороны (юридическое название компании и ее реквизиты);
3. ссылка на первичную документацию, являющуюся исходной при расчетах и подтверждающую факт проведения хозяйтсвенных действий;
4. расчетные суммы;
5. сальдо-итог;
6. дата составления;
7. подписи лиц, ответственных за проведение расчетов с каждой стороны;
8. оттиски печатей каждой компании-партенра.

Также самими партнерами устанавливается масштаб сверки. Она может быть проведена в масштабе одного наименования товара, в масштабе одной поставки или одного контракта. В рамках проведения ежегодной инвентаризации, как правило, проводится и процедура сверки. Поводом для оформления АС становится любое несоответствие между записями в учетных документах сторон. Это вызвано с целью избежать выявления задолженности или недостачи после ликвидации или банкротства одной из сторон.

Полезная статья: Как правильно оформить акт сверки, образец заполнения в делопроизводстве можно найти .

Заполнение акта сверки документов

Форма составления и порядок оформления АС являются свободной для каждого предприятия. Инициатор проведения проверки поручает бухгалтерии составить акт . Далее документ должен быть заполнен, а два его экземпляра отправлены оппоненту.

В свою очередь, оппонент производит сверку своих данных с цифрами, предоставленными партнером. Если расхождения действительно имеют место, и оппонент признает этот факт, то оба экземпляра документа подписываются им и скрепляются оттиском печати фирма. Компания-инициатор спора получает подписанные и заверенные экземпляры обратно.

Счета-фактуры являются тем источником, которому должны соответствовать все данные из АС. Совпадение всех данных взаиморасчетов является обязательным. В противном случае расхождения должны быть зафиксированы в финальной части АС.

Если речь идет о внутреннем документообороте организаций-партнеров, то здесь достаточно подписи главных бухгалтеров обеих сторон. В случае же судебных разбирательств и тяжб, такой подписи будет недостаточно, и она должна быть подтверждена подпитию руководителя компании.

Образец акта сверки документов представлен ниже:

Как проверять акт сверки

Если вы хотите проверить правильность составления АС, то рекомендуем вам обратить внимание на ряд элементов, наличие которых является обязательным:

1. Заголовок;
2. Даты составления;
3. Полное наименование фирм, участников спора;
4. Данные о должностных лицах;
5. Данные о сотрудниках, несущих ответственность за составление и удостоверение бумаги;
6. Распределенные по договорам данные основной части АС.

За образец при составлении акта следует брать шаблоны первичной документации. Особенно это касается правил оформления реквизитов.

Каждая компания может разрабатывать свою форму акта, но многолетний опыт работы разных компаний подтвердил эффективность и преимущество следующей композиции материала:

1. Вступительная часть (преамбула) содержит обязательные реквизиты;
2. Основная часть содержит данные за выбранный период сверки (например, хронологический перечень сверяемых документов). В ряде случаев необходимо указать название проведенной операции - поставка или приобретение товара, перевод средства, продажа или списание ценностей и т.д.

Сопроводительное письмо по акту сверки

Как правило, к акту сверки прилагается сопроводительное письмо. Оно чаще всего содержит список приложений.

Текст письма обычно состоит из двух частей:

1. Констатация факта передачи (отправки) акта:
   Высылаем вам...., Направляем вам.., Передам вам...и т.д.
2. Цель письма:
   Для ознакомления; Для согласования; Для подписания; Просьба об своевременном ответе по акту.

   Это может быть подтверждение ознакомления, согласования и возврате подписанного экземпляра акта. Здесь уместны будут следующие слова и выражения:

   «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр акта сверки...» «Прошу направить в наш адрес один экземпляр надлежащим образом оформленного акта сверки...»

В конце приводится перечень документов, прилагаемых к письму: акт сверки, первичная документация, приказы, распоряжения и т.д.