Эффективное управление денежными средствами и контроль платежей. Эффективное управление денежными средствами и контроль платежей Задачи, которые позволит решить платежный календарь

В данном диалоге мы хотим обратиться напрямую к председателям кооперативов и ТСЖ, руководителям управляющих компаний. В Диалогах 2 («Первые шаги на пути исполнения нового законодательства») и 7 («Правовая сущность новой формы оплаты за потребленную электрическую энергию») мы говорили о порядке формирования и доставки платежных документов за электроэнергию потребителям, регламентируемым Постановлением Правительства РФ от 06.05.2011 № 354. Согласно данному нормативно-правовому документу, исполнителям коммунальных услуг необходимо ежемесячно:

− принимать/снимать показания индивидуальных и коллективных приборов учета;

− производить начисление платы за коммунальные услуги;

− формировать платежные документы (посредством печати и последующего конвертования, чтобы форма документа отвечала требованиям законодательства о персональных данных);

− осуществлять доставку платежных документов потребителям.

Исполнителем коммунальных услуг данное Постановление определяет юридическое лицо любой организационно-правовой формы или индивидуального предпринимателя, которые предоставляют потребителю коммунальные услуги. Управляющие компании в сфере ЖКХ, товарищества собственников жилья и жилищные кооперативы взяли на себя обязанности по управлению жилыми многоквартирными домами, что включает обязанность по осуществлению формирования и доставки платежных квитанций за электроэнергию, причем в ежемесячном режиме, как это и определено в Постановлении № 354.

15 мая 2013 года принято еще одно Постановление Правительства в сфере ЖКХ – «О порядке осуществления деятельности по управлению многоквартирными домами». Данный документ создает профессиональные основы деятельности по управлению жилыми многоквартирными домами, и нет никаких сомнений в том, что злоупотреблений со стороны лиц, осуществляющих такое управление, станет намного меньше. Как поясняется на сайте правительства России, постановление вводит понятия управления многоквартирным домом, утверждает стандарты управления многоквартирным домом, определяет порядок формирования и утверждения перечня услуг и работ по содержанию и ремонту общего имущества в многоквартирном доме, осуществления аварийно-диспетчерского обслуживания, передачи технической документации на многоквартирный дом и иных документов, связанных с управлением этим домом. Данное постановление было принято во исполнение статьи 161 Жилищного кодекса, которая гласит, что управление многоквартирным домом должно обеспечивать благоприятные и безопасные условия проживания граждан, а также предоставление соответствующего качества коммунальных услуг.

Постановление вводит пять групп лиц, осуществляющих управление многоквартирным домом:

− собственники помещений в многоквартирном доме при непосредственном управлении многоквартирным домом собственниками помещений в этом доме;

− товарищества собственников жилья, жилищно-строительные кооперативы, жилищные кооперативы или иные специализированные потребительские кооперативы, осуществляющие управление многоквартирным домом без заключения договора управления с управляющей организацией;

− управляющие организации, заключившие договор управления многоквартирным домом;

− управляющие организации, заключившие договор оказания услуг и (или) выполнения работ по содержанию и ремонту общего имущества в многоквартирном доме, количество квартир в котором составляет более чем 12;

− застройщики, управляющие многоквартирным домом до заключения договора управления многоквартирным домом с управляющей организацией.

Таким образом, исполнителями коммунальных услуг являются: собственники помещений в многоквартирном доме при непосредственном управлении многоквартирным домом собственниками помещений в этом доме; товарищества собственников жилья, жилищно-строительные кооперативы, жилищные кооперативы или иные специализированные потребительские кооперативы, осуществляющие управление многоквартирным домом без заключения договора управления с управляющей организацией; управляющие организации, заключившие договор оказания услуг и (или) выполнения работ по содержанию и ремонту общего имущества в многоквартирном доме, количество квартир в котором составляет более чем 12 (см. рис. 1).

Среди стандартов управления многоквартирным домом в Постановлении указаны обязанности исполнителя коммунальных услуг:

− заключение договоров энергоснабжения (купли-продажи, поставки электрической энергии (мощности) с ресурсоснабжающими организациями в целях обеспечения предоставления собственникам и пользователям помещений в многоквартирном доме коммунальной услуги соответствующего вида, а также договоров на техническое обслуживание и ремонт внутридомовых инженерных систем (в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации);

− организация и осуществление расчетов за услуги и работы по содержанию и ремонту общего имущества в многоквартирном доме, включая услуги и работы по управлению многоквартирным домом, и коммунальные услуги.

В числе услуг указаны многие, но в рамках данного диалога мы приведем следующие три (см. рис. 2):

− оформление платежных документов и направление их собственникам и пользователям помещений в многоквартирном доме;

− осуществление управляющими организациями, товариществами и кооперативами расчетов с ресурсоснабжающими организациями за электрическую энергию, поставленную по договорам энергоснабжения;

− ведение претензионной и исковой работы в отношении лиц, не исполнивших обязанность по внесению платы за жилое помещение и коммунальные услуги, предусмотренную жилищным законодательством Российской Федерации.

Таким образом, уважаемые директора управляющих компаний и председатели товариществ собственников жилья и жилищных кооперативов, если Вы приняли на себя обязанность управлять многоквартирными домами, возьмите на себя труд по оформлению платежных документов, направлению их собственникам помещений, своевременных расчетов с ресурсоснабжающими организациями и ведению претензионно-исковой работы в отношении должников. Не нужно сваливать данные обязанности на ресурсоснабжающие организации. ООО «СПГЭС» давно уже по отношению к своим непосредственным клиентам-потребителям выполняет требования законодательства в отношении формы платежного документа и сроков его формирования и доставки до граждан. К этим потребителям относятся жители частных домовладений и жители тех многоквартирных домов, которые выбрали непосредственное управление своими домами, заключив прямые договора об энергоснабжении с ООО «СПГЭС».

You have no rights to post comments

Информационная система «Платежный календарь» предоставляет инструменты для ежедневной коррекции планов платежей организации, формирования платежных документов и контроля их оплаты.

Коррекция планов платежей в системе платежного календаря выполняется с помощью документа «Реестр платежей» . Функциональные возможности документа позволяют на основании планов расходования денежных средств , внесенных в платежный календарь организации, формировать состав платежей на текущий день. Таким образом, выполняется актуализация планов расходования денежных средств в соответствии с фактическими остатками денежных средств на расчетных счетах организации и обеспечивается дополнительное ранжирование запланированных платежей по степени их приоритета. Запланированные платежи с высоким приоритетом включаются в реестр платежей в обязательном порядке, с более низким – в зависимости от степени выполнения плана поступлений денежных средств.

Такой подход к планированию платежей позволяет избегать кассовых разрывов и превышения установленных лимитов на остатки денежных средств в организации. Реестр платежей является дополнительной точкой контроля расходования денежных средств организации.

Формирование платежных документов (исходящих платежных поручений) в информационной системе "Платежный календарь" выполняется автоматически, на основании планов расходования денежных средств, включенных в реестр платежей (из документа "Реестр платежей").

Поскольку в программах компании SysTecs, включающих данную информационную систему, обеспечивается непрерывный обмен данными с информационной базой «1С:Бухгалтерия 8», сформированные платежные поручения в реальном режиме времени поступают в базу 1С:Бухгалтерии. Для дальнейшей передачи сформированных платежных документов в банк необходимо воспользоваться функциональными возможностями прикладного решения «1С:Бухгалтерия 8», которые раскрыты в документации фирмы 1С.

На основании банковских выписок в информационной базе «1С:Бухгалтерия 8» отражаются операции движения (поступления и списания) денежных средств на расчетных счетах организации и в результате обмена данными, автоматически передаются в систему «Платежный календарь». Фактическое движение денежных средств формирует исполнение планов поступления и расходования денежных средств и отображается в следующих интерфейсах и отчетах:

Функционал перечисленных инструментов обеспечивает контроль за расходованием денежных средств в организации.

Кроме этого, фактическое расходование ДС передается в систему управления заявками на платежи и отображается в интерфейсах и отчетах системы, сигнализируя менеджерам о необходимости продолжать работу по сделке (заявке).

Работа с документами, отражающими движение денежных средств на расчетных счетов организации, осуществляется в журнале банковских документов . Работа с реестрами платежей в системе «Платежный календарь» выполняется с помощью помощника "Формирование реестров платежей" . Движения наличных денежных средств в организации контролируются в журнале

Для удобного формирования Поступлений и Списаний безналичных денежных средств, а также РКО и ПКО, в системе реализованы специальные рабочие места. В них отражаются распоряжения для оформления платежных документов, а также - сами сформированные платежные документы. Рассмотрим.
АРМ формирования безналичных платежей . В первой закладке отображаются собственно платежные документы:

А на закладках К поступлению и К оплате - распоряжения на соответствующие операции. Список распоряжений к поступлению :

Список распоряжений к оплате зависит от включенной опции Заявки на расходование ДС . Если заявками не пользуемся - то распоряжениями выступают разнообразные документы (Заказа, ПТУ, Ведомости в банк, и т.д.):

А если же заявками пользуемся (соответствующая функциональная опция включена) - то в списке распоряжений будут только заявки:

АРМ формирования ПКО . Аналогично, в одной закладке список ПКО, а в другой - список распоряжений на их оформление:

АРМ формирования РКО . Если заявки на ДС не используются - то две закладки с перечнем документов-распоряжений. В первой, все кроме ведомостей ЗП:

Во второй ведомости в кассу:

А если опция Заявки на расходование ДС включена - то основаниями могут выступать только заявки:

Закладка К выплате зарплаты при этом пустая:

Вопрос 8.22 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0.

1. Договор с контрагентом
2. Счет на оплату
3. Списание безналичных денежных средств
4. Варианты 1 и 3
5. Варианты 2 и 3
6. Варианты 1 и 2 и 3

Проверено. Верный ответ - шестой, см. скриншот в статье.

Вопрос 8.23 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0. Распоряжением на оформление документа "Поступление безналичных денежных средств" может являться:

1. Заказ клиента
2. Возврат товаров поставщику
3. Варианты 1 и 3
4. Варианты 2 и 3
5. Варианты 1 и 2 и 3

Проверено. Верный ответ - четвертый.

Вопрос 8.26 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0.

1. Поступление услуг и прочих активов
2. Заказ поставщику
3. Варианты 1 и 3
4. Варианты 1 и 2 и 3
5. Варианты (1 и 2) или 3

Проверено. Верный ответ - пятый, см. скриншоты в статье. В печатной версии тестов, варианты 5 и 6 сформулированы иначе.

Вопрос 8.27 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0. Распоряжением на оформление документа "Списание безналичных денежных средств" может являться:

1. Авансовый отчет
2. Заявка на расходование денежных средств
3. Возврат товаров от покупателя
4. Варианты 1 и 3
5. Варианты 2 и 3
6. Варианты 1 и 2 и 3

Проверено. Верный ответ - пятый, см. скриншоты в статье.
Вопрос 8.24 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0.

1. Договор с контрагентом
2. Счет на оплату
3. Авансовый отчет
4. Варианты 1 и 3
5. Варианты 2 и 3
6. Варианты 1 и 2 и 3

Верный ответ - второй, см. скриншоты в статье.

Вопрос 8.25 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0. Распоряжением на оформление документа "Приходный кассовый ордер" может являться:

1. Заказ клиента
2. Ожидаемое поступление денежных средств
3. Реализация услуг и прочих активов
4. Варианты 1 и 3
5. Варианты 2 и 3
6. Варианты 1 и 2 и 3

Проверено. Верный ответ - четвертый, см. скриншоты в статье.

Вопрос 8.28 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0.

1. Поступление товаров и услуг
2. Заказ поставщику
3. Заявка на расходование денежных средств
4. Варианты 1 и 3
5. Варианты (1 и 2) и 3
6. Варианты 1 и 2 и 3

Проверено. Верный ответ - пятый, см. скриншоты в статье. В печатной версии теста, этот вариант звучит не так.

Вопрос 8.29 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0. Распоряжением на оформление документа "Расходный кассовый ордер" может являться:

1. Ведомость в банк
2. Ведомость в кассу
3. Заявка на расходование денежных средств
4. Варианты 1 и 3
5. Варианты 2 и 3
6. Варианты 1 и 2 и 3

Проверено. Верный ответ - второй, см. скриншоты в статье. При этом, видимо, заявка на расходование денежных средств за распоряжение не считается.

Вопрос 8.4 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0. В платежных документах обязательно должна указываться:

1. Статья движения денежных средств
2. Статья доходов/расходов
3. Статья активов
4. Варианты 1 и 2
5. Варианты 1 и 2 и 3
6. Варианты 1 и (2 или 3)

Проверено. Верный ответ - первый.

Сегодня основной проблемой для многих предприятий является поиск свободных финансовых ресурсов. Ведь невозможность их привлечения приводит к спаду производства, а снижение уровня доходов населения, потребительского спроса ведет к сокращению выручки предприятий, росту дебиторской задолженности

Оперативное планирование

В период экономического спада условия поставок от предприятий ужесточаются: минимизируя риски, компании предпочитают работать по предоплате. Поэтому дефицит живых денежных средств (далее — ДС) становится основной проблемой, которую приходится решать предприятию, чтобы в кризисной реальности обеспечить свою ликвидность и платежеспособность.

Механизмом, позволяющим контролировать ликвидность компании и максимально продуктивно использовать ДС, является платежный календарь.

Оперативное планирование денежного потока на определенный период осуществляется путем составления платежного календаря в рамках бюджета движения денежных средств (далее — БДДС) на основании текущего состояния платежей, заключенных контрактов, подписанных договоров и фактических обязательств.

С точки зрения бюджетирования платежный календарь представляет собой систему резервирования ДС из плана. Но в отличие от БДДС это более подробный документ. Ведь если при стратегическом планировании не имеет значения, от кого конкретно будут получены или кому заплачены деньги, то при оперативном — все как на ладони: вот должники-дебиторы, а вот — кредиторы.

Поэтому в платежном календаре можно подробно расписать: кому, когда, от кого, за что и сколько следует заплатить (получить).

Платежный календарь представляет собой план движения денежных средств (далее — ДДС) в краткосрочной перспективе (неделя-месяц), отражающий все виды деятельности предприятия (основную, финансовую, инвестиционную), утвержденный руководством в рамках лимитов и возможностей предприятия.

Кому необходим платежный календарь?

Информация, представленная в платежном календаре предприятия, необходима собственникам бизнеса, руководителям высшего и среднего звена, руководителям центров финансовой ответственности (далее — ЦФО) и работникам финансово-экономического блока.

С точки зрения бюджетирования платежный календарь представляет собой систему резервирования денежных средств из плана

Круг вопросов, относящихся к компетенции финансового директора, одного из наиболее важных руководителей предприятия, необычайно широк — от задач оперативного управления денежной наличностью до проблем стратегического развития компании. Кроме того, на любом предприятии финансовое управление тесно связано с его основной деятельностью — производством, торговлей или оказанием услуг, а следовательно, с управлением ресурсами. Внедрение платежного календаря позволит сократить трудозатраты финансового директора на контроль расходования ДС Если ранее ему приходилось просматривать и подписывать каждую заявку на оплату, то с внедрением платежного календаря, когда суммы выплат утверждены в бюджетах, а порядок согласования платежей формализован, контроль денежных потоков можно возложить на работника финансовой службы. Финдиректор же будет согласовывать только ограниченное количество платежей, как правило, сверхлимитных, крупных или нерегулярных. Например, сумму платежа за аренду офиса достаточно согласовать один раз при утверждении бюджета, оставив контроль самой процедуры проплаты и соответствия сумм бюджету за финансистом.

Правильно выстроенные бизнес-процессы помогают свести к минимуму риск злоупотреблений со стороны сотрудников предприятия за счет разделения функций контроля выплат и их инициации. Например, руководитель бизнес-направления акцептует все заявки на оплату по своему ЦФО и отвечает за выполнение бюджета, а сотрудник финансовой службы контролирует соответствие заявок бюджетным лимитам и выполнение регламентных процедур платежной системы.

Задачи, которые позволит решить платежный календарь

1. Не допускать кассовых разрывов и невыполнения обязательств компании перед контрагентами. Основная цель формирования платежного календаря — борьба с кассовыми разрывами, при которых денег в кассе и на расчетном счете нет. Являясь фактически плановым «расписанием» потока ДДС предприятия, платежный календарь позволяет прогнозировать кассовые разрывы, заблаговременно принимать меры, чтобы исключить ситуации необходимости осуществления платежей при отсутствии достаточных средств на счете компании. Следуя принципу «предупрежден — значит вооружен», можно оперативно изменить планы расходования ДС, тем самым предотвратив кассовый разрыв.

Можно делать предварительные «прикидки», изменять даты поступлений и платежей, согласовывать их с контрагентами — и отражать все это непосредственно в платежном календаре.

2. Не допускать расходования средств свыше утвержденных сумм. Даже если денег у компании много, это не значит, что их можно расходовать бездумно. Траты допустимы только в рамках принятых бюджетов. Непредвиденные ситуации, требующие выйти за рамки бюджета, являются, скорее, исключениями из общего правила. Платежный календарь позволяет контролировать, находится ли платеж в рамках бюджета.

3. Управлять ликвидностью компании. Одним из основных критериев правильности управленческих решений, принимаемых в финансовой сфере, является положительность совокупного потока ДС в любой момент времени.

4. Предоставлять достоверную информацию в on-line режиме. Финансовую информацию важно получать оперативно. Недостатком платежного календаря, реализованного в Excel, является расход времени на перепостроение отчетности. Платежный календарь должен быть интегрирован в систему оперативного учета так, чтобы для получения достоверных данных не требовалось двойного ввода.

5. Обеспечить надлежащее соблюдение процедур согласования оплаты расходов. Процедура согласования должна включать в себя определенное делегирование ответственности, в зависимости от важности того или иного платежа.

6. Максимально исключить человеческий фактор.

Планирование потоков ДО предполагает возможность управления ликвидностью компании. В показателе ликвидности предприятия учтено состояние и величина его текущих активов и обязательств.

Платежный календарь — это план движения денег в краткосрочной перспективе, отражающий все виды деятельности компании, утвержденный руководством в рамках лимитов и возможностей предприятия

Основные составляющие текущих активов — запасы, дебиторская задолженность и ДС, текущих обязательств — кредиторская задолженность.

Платежный календарь позволяет управлять кредиторской и дебиторской задолженностями. Особенно это актуально при возрастании числа покупателей либо поставщиков, поскольку появляется возможность четко определить даты выплат для своевременного получения сырья, услуг, обеспечения эффективности деятельности предприятия, предупреждения возникновения штрафных санкций.

Управление ДС, имеющими отношение к товарно-материальным запасам, сразу ставит задачу управления оборачиваемостью запасов. Чем она быстрее, чем меньше складских запасов, тем дешевле они обходятся компании, тем эффективнее используются ДС для приобретения необходимого сырья, материалов, товаров для основной деятельности.

При дефиците «живых» денег особо важна четкая работа предприятия по согласованию плана платежей на всех уровнях управления и грамотная, продуманная расстановка приоритетов.

На практике нередко возникает ситуация, когда план поступлений не выполняется, а план расходования ДС исполняется в полном объеме, соответственно, общая сумма заявок на оплату превышает реальное поступление ДС. Во избежание кассовых разрывов целесообразно ранжировать все платежи по степени их приоритетности или значимости. Оплата по статьям с наиболее высоким приоритетом проводится в обязательном порядке, с более низким — при наличии дополнительных условий. Например, заявки на оплату задолженности перед основными поставщиками продукции, налогов удовлетворяются в первую очередь, тогда как расходы на обучение, модернизацию оргтехники финансируются при выполнении плана продаж не менее чем на 90%.

В этой связи весьма полезен анализ так называемых постоянных платежей: зачастую на предприятиях есть расходы, к которым привыкли и не ставят под сомнение их целесообразность. Свежий взгляд на структуру платежей поможет определить, действительно ли эти расходы обязательны. Составление плана ДДС только тогда имеет смысл, когда можно быть уверенным, что все необходимые платежи учтены. План составляется для того, чтобы исключить необходимость «внезапного» финансирования каких-либо «суперважных» проектов. Продумывать направления расходования ДС необходимо заранее, в кризисной ситуации уместно введение более жестких сроков по согласованию плана платежей на всех уровнях управления предприятием.

Что касается исполнения плана, то заслуживает внимания практика ежедневной сверки баланса наличных ДС, которая позволит исключить возможные злоупотребления, даст менеджерам достоверную информацию о текущем остатке средств на счетах и в кассе предприятия, что необходимо для принятия решений об осуществлении текущих платежей.

Принципы, правила, последовательность формирования

При построении системы денежных платежей компании следует выделить два направления работы. Первое — формирование финансовых планов в среднесрочной перспективе, статей ДДС и иных аналитик (организации, договоры, контрагенты), лимитирующих выплаты ДС. Результатом является документ — «Платежный календарь». Второе — описание движения заявок (платежных реестров) в контексте участников процессов, временных рамок, что рассматривается как бизнес-процесс предприятия, направленный на реализацию документа «Платежный календарь» с точки зрения взаимодействия подразделений и менеджмента предприятия, требующий четкой координации и пристального внимания со стороны руководителей и исполняющего персонала.

Основные этапы разработки системы платежного календаря

1. Формирование плановых данных (этот процесс реализуется в рамках бюджетирования и является обязательным подготовительным этапом, т.к. проверка возможности оплат осуществляется по плановым данным).

2. Определение перечня аналитик (статья ДДС, контрагенты, договоры, источник ДС), в контексте которых будет проводиться проверка возможности выплат и поступлений.

3. Построение механизма формирования реестров платежей, заявок.

4. Описание бизнес-процесса «Платежный календарь», определение в его рамках ответственных лиц по процедурам, задачам.

5. Регламентация и документарное оформление бизнес-процесса «Платежный календарь».

6. Автоматизация бизнес-процесса «Платежный календарь».

1. Формирование плановых данных

Предполагается, что компания имеет финансовую структуру с выделенными ЦФО, бюджетирование как инструмент управления внедрен и работает. Этот этап является основой для платежного календаря, т.к. проверка возможности оплаты/поступления происходит в разрезе определенных плановых данных.

Важно составить БДДС относительно денежных потоков по основной, инвестиционной и финансовой деятельности, для чего необходимо иметь бюджеты как основной деятельности, так и инвестиционных проектов. За каждой статьей целесообразно закрепить ответственного (т.е. работника, который принимает решения и несет ответственность как за плановые, так и за фактические показатели, отклонения факт-плана).

2. Определение перечня аналитик

Перечень аналитик позволяет создать инструмент для проверки выплат/ поступлений на возможность реализации.

Можно использовать следующие аналитики: ЦФО, источник ДС, контрагент (получатель ДС), договор с контрагентом (в рамках которого будут осуществлены выплаты), статья ДДС (по которой пройдут выплаты ДС), проект (по которому идут инвестиционные выплаты), приоритет платежа.

Выделяя аналитики в учетной системе, необходимо помнить о принципе экономической целесообразности — завышенные требования к перечню аналитик делают систему трудоемкой и немобильной. Поэтому следует остановиться на перечне, минимально необходимом для решения задач, поставленных компанией перед учетной системой.

3. Построение механизма формирования реестров платежей, заявок

После определения аналитик и реквизитов платежа формируется инструментарий оплаты/поступления ДС. Система оперативного управления финансами предприятия, реализуемая через бизнес-процесс «Платежный календарь», включает в себя несколько участников (сотрудник, отдел, служба), и каждому необходим инструмент, с которым он будет работать в данной системе. Сотрудники отделов и служб подают заявки на выплату/поступление ДС, а руководство или сотрудники, уполномоченные принимать решения, реализуют их через реестры заявок. Заявка представляет собой документ-запрос на поступления или выплаты ДС, содержащий описательную информацию о данной операции. В заявке отражаются все утвержденные аналитики, вспомогательные реквизиты, приоритетность, если необходимо, и поле для комментариев каждого из участников будущего процесса платежного календаря.

Реестр заявок — это перечень заявок, консолидированных по определенному признаку (дата, ответственный, источник ДС, вид статей).

И заявка, и реестр заявок на выплату ДС должны содержать полный и достаточный объем информации для принятия решения о выплате/поступлении денег.

4. Описание бизнес-процесса «Платежный календарь»

После проверки и одобрения оплаты предоставленных заявок считается, что платежный календарь как бизнес-процесс реализован в реестрах, утвержденных заявках.

Далее нужно ответить на вопросы: кто, что, когда и в какие сроки. Именно на данном этапе важен процесс разработки платежного календаря, который устанавливает порядок взаимодействия работников и, следовательно, определяет результат платежной дисциплины предприятия и его репутацию добросовестного партнера. Вариантов взаимодействия работников в процессе согласования заявок множество, и каждое предприятие вырабатывает схему, целесообразную и удобную для него.

При проектировании бизнес-процесса необходимо следовать определенным принципам:

• достаточность полномочий и функций участников процесса (это означает, что каждая из согласующих и утверждающих сторон имеет право на принятие того или иного решения по платежу);
• организационная обеспеченность (любой хозяйственный платеж или заявка на поступление должны иметь единый орган согласования и утверждения, и ни одно подразделение, участие которого в процессе предусмотрено, не может быть исключено из цикла формирования платежного календаря);
• возможность контролирующей функции (все заявки должны иметь достаточный уровень проверки возможности оплаты, во избежание несанкционированных выплат);
• динамизм (система денежных платежей должна иметь оптимальную процедуру согласования, отвечающую требованиям платежной дисциплины предприятия (как правило, продолжительностью от двух до пяти дней), а процесс утверждения платежей оптимизирован в соответствии с работой с поставщиками).

Наиболее наглядный вариант представления бизнес-процесса — графический, в виде диаграммы (рисунок).

5. Регламентация бизнес-процесса «Платежный календарь»

На заключительном этапе бизнес-процесс управления денежными потоками закрепляется в регламентных документах, которые утверждаются внутренним приказом и являются обязательными для исполнения всеми подразделениями и работниками компании. Внутренний документ, определяющий правила функционирования платежной системы компании, должен содержать информацию о порядке прохождения заявок на оплату, сроках, лицах, ответственных за согласование и утверждение, обязанностях и полномочиях сотрудников, последовательности действий.

6. Автоматизация бизнес-процесса «Платежный календарь»

Для поддержания оперативного управления денежными потоками потребуется автоматизация соответствующих бизнес-процессов. Программное обеспечение должно позволять:

• создавать электронные учетные документы платежной системы (например заявки на оплату или реестры);
• формировать электронную отчетность, необходимую для контроля исполнения платежей, выполнения регламентов платежной системы, БДЦС (к примеру, платежного календаря);
• реализовывать поддержку процедур контроля и согласования (бюджетов, заявок на оплату и пр.).
• разграничивать права доступа к финансовой информации для разных уровней ответственности в компании.

Некоторые предприятия для автоматизации бизнес-процессов управления денежными потоками используют Excel и прочие непрофильные программы, хотя такой способ имеет ряд недостатков: низкую оперативность в отражении информации и формировании отчетности, незащищенность от сбоев, проблему двойного ввода данных, необходимость затрат времени на перепостроение отчетности. Поэтому все больше компаний склоняется к выбору специализированного программного обеспечения.

Контроль движения денежных средств – основная задача, которая стоит перед финансовой службой любого предприятия. При этом инструментом, позволяющим в наглядной форме управлять денежными потоками, является платежный календарь предприятия или график платежей организации.

Составление платежного календаря

Платежный календарь – это полезнейший и часто используемый инструмент казначея в части оперативного финансового планирования, позволяющий получить исчерпывающе подробную информацию по остаткам и движению денежных ресурсов в перспективе за произвольно установленный период времени.

Он может быть разработан как в разрезе отдельных денежных потоков, так и в целом по компании.

Исторически, на многих предприятиях составление и ведение платежного календаря производится с помощью электронных таблиц в Excel (скачать пример платежного календаря в Excel). Этот зарекомендовавший себя за многие годы способ, дает возможность базового финансового планирования, поскольку сильно зависит от «человеческого фактора». Продвинутый вариант, позволяющий раскрыть весь потенциал такого инструмента, как платежный календарь, заключается в его составлении и ведении с помощью автоматизированной финансовой системы.

Составленный платежный календарь предприятия в специализированной программе, разработанной на базе «1С: Предприятие», по своей сути является планом движения денежных средств на определенный период с необходимым уровнем детализации, достаточным для принятия решений по управлению движения денежными средствами (ДДС).

Предотвращение кассовых разрывов

Главная цель использования платежного календаря – борьба с кассовыми разрывами. Представление графика платежей в простой, наглядной форме позволяет явственней увидеть картину движения денежных средств, сформированную данными оперативного планирования на основании информации о плановых поступлениях и списаниях денежных средств.

Рисунок 1. Пример платежного календаря в профессионально специализированной программе «WA: Финансист».

Информация о прогнозном движении денежных средств с возможными кассовыми разрывами способствует оперативному принятию мер по недопущению данной ситуации.

Очень важным для использования данного инструмента управления движением денежных средств является его интерактивность и возможность настройки аналитики любой глубины в полезном разрезе.

Возможность переноса планового платежа непосредственно в форме с оперативным изменением ситуации по плану поступлений и расходования денежных средств дает пользователю наглядную картину ситуации по изменению денежных потоков предприятия.

Настраиваемые группировки инструмента предоставляют пользователю тот уровень детализации, который ему действительно необходим (от сводных оборотов по каждой заявке, до детализированных).

Использование информации о неснижаемом остатке, может быть эффективным механизмом накопления сумм на счете к определенной дате (например, для оплаты налогов или выплаты заработной платы).

Результатом оптимизации платежного календаря является упорядоченный план (прогноз) движения денежных средств, в котором отсутствуют кассовые разрывы.

Платежное поручение

На основании этих данных формируется реестр платежей и график платежей, с помощью которого создаются платежные поручения в банк.

Всем этим требованиям соответствует платежный календарь, реализованный в программном продукте на базе 1С - «WA:Финансист. Управление денежными средствами».

Платежный календарь в системе – это интерактивный инструмент, при помощи которого казначей управляет денежными потоками предприятия.

Рисунок 2. Пример платежного календаря в программе «WA: Финансист. Управление денежными средствами».

Форма платежного календаря состоит из следующих областей

Рисунок 3. Область настройки отчета в программе «WA: Финансист. Управление денежными средствами».

В настройках платежного календаря можно:

Все эти функции дают пользователю возможность не только управлять выводом данных, но и настраивать структуру платежного календаря «под себя», задавать отборы, создавать реестр платежей. Настройки системы, созданные пользователем один раз, могут быть, как сохранены и использованы самим пользователем, так и скопированы для других.

В соответствии с настройками пользователя, платежный календарь предприятия формируется с той или иной степенью детализации.

Рисунок 7. Пример детализации платежного календаря в программе «WA: Финансист. Управление денежными средствами».

В область данных выводится информация о планируемом движении денежных средств или графике платежей, визуально отображаются области, в интервале которых казначей может двигать дату платежа по заявкам без нарушений условий договора. Перемещение заявки на другую дату не требует редактирования документа. Пользователь просто «перетаскивает» заявку на другую дату. При этом автоматически пересчитывается план движения денежных средств по датам. Пользователь «перетаскиванием» может переносить заявки, как между интервалом дат, так и между местами хранения денежных средств.

Если для планирования необходима информация о неснижаемых остатках по счетам, пользователь может включить вывод этой информации, выбрав соответствующий пункт в настройках платежного календаря.

Рисунок 8. Ввод информации о неснижаемом остатке ДС в программе «WA: Финансист. Управление денежными средствами».

Для ввода данных о неснижаемом остатке денежных средств, используется специальный помощник, вызываемый по кнопке

После «нормализации» потоков денежных средств, пользователь может применить изменения в системе. После принятия изменений, график дат запланированных платежей зафиксируются в заявках.

На основании заявок можно сформировать реестр платежей или напрямую сформировать платежные поручения для отправки их в систему взаимодействия с программой «Клиент-Банк».